Woo-processen versnellen doe je zo
Voor de meeste beleidsmedewerkers is het proces van een Woo-verzoek een mysterie. Totdat je er zelf mee te maken krijgt en aan de bak moet. Bepalen welke informatie je op moet zoeken en wat er allemaal voor nodig is, kost vaak veel tijd. Soms komt beleid maken hierdoor zelfs stil te liggen. Het Woo-team bij het ministerie van Binennlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), dat vorig jaar als experiment begon, maakte een vliegende start. Het team ondersteunt beleidsdirecties bij het versnellen van het afhandelen van Woo-verzoeken.
Behalve het Woo-proces versnellen, houdt het Woo-team zich ook bezig met procesverbetering en het inzetten van slimme tools. Een Woo-regisseur houdt de vinger aan de pols, weet waar het Woo-verzoek in elke fase ligt en houdt regie op de taakverdeling. Ruben Loose, beleidsondersteuner bij de directie Democratie en Bestuur, ziet de waarde van een Woo-regisseur vooral hierin: ‘Iemand die buiten de inhoud staat en alles overziet, kan goed een norm bepalen zodat er een duidelijke werkwijze is.’
Aan de voorkant beter opslaan
‘Het begint allemaal bij informatiehuishouding’, vertelt informatiespecialist Sheryl Ettenberg. Zij ondersteunt bij het zoeken en vinden van documenten en bij het lakken van de stukken. Het grootste probleem bij het zoeken en vinden van documenten is dat documenten op verschillende locaties staan. Daarnaast is juiste naamgeving een groot struikelblok: verschillende versies en mailwisselingen die onder één onderwerp staan, eist handmatig uitzoekwerk. En uiteraard valt er veel te winnen in de ondersteuning van technologie. ‘Aan de voorkant beter opslaan is een verbeterslag die we moeten maken en veel tijd kan schelen’, zegt Sheryl.
Aandacht voor proces en verzoeker
Met het Woo-team is er nu ook meer contact met de Woo-verzoeker tijdens het proces. Terwijl een Woo-verzoeker geen idee heeft waar het verzoek ligt in de organisatie, kan een Woo-regisseur makkelijker tot de kern komen en iemand meenemen in het proces. ‘De aandacht voor proces en verzoeker creëert een samenspel binnen én buiten de organisatie’, zegt Woo-regisseur Margo Koot. ‘Je werkt met z’n allen ergens naartoe. En het uitgangspunt is een tevreden Woo-verzoeker.’ Ook journalist Bas van Beek ziet de voordelen van echt samenwerken aan een Woo-verzoek.
BZK moet vooroplopen
De komende tijd zet het Woo-team vooral in op nieuwe werkwijzen, vertelt Roelie den Dulk, teamleider van het Woo-team. Bijvoorbeeld door het werken met een inventarisatielijst van de meest relevante documenten, vaker een vertrouwelijke inzage doen met een Woo-verzoeker en meer interviews met een beleidsmedewerker om relevante informatie op te halen. ‘We moeten als BZK vooroplopen in open en transparant zijn. En dat begint bij de manier waarop we samenwerken.’
Goede ervaring
‘Zo begonnen we laatst met 17.000 documenten. Maar dat werden er toen 1.500 na een interview met een beleidsmedewerker’, vertelt Margo. ‘Zo’n goede ervaring laat ook zien aan beleidsmedewerkers dat het niet allemaal moeilijk hoeft te zijn.’ Roelie is positief over de toekomst: ‘Met de inzet van het Woo-team, kunnen we samen met de beleidsafdelingen en CZW zorgen voor een versnelling en verbetering in de afhandeling van Woo-verzoeken. Je kunt al heel veel doen met kleine en eenvoudige stappen.’