Expertisepunt Open Overheid

Waarom?

Een overheid die Open Contact aangaat is nabij, laagdrempelig, bereikbaar en betrouwbaar. Publieke professionals zoals jij kunnen zo beter inspelen op de behoeftes van mensen. Door openlijk te werken, maken we de overheid toegankelijker en kunnen we zelf gebruik maken van de ideeën en vragen die uit de samenleving komen. Bijvoorbeeld door op sociale media te laten zien wat we doen. Open Contact met de overheid is belangrijk, voor iedereen. In de vorm van direct één-op-ééncontact, maar ook digitaal. Open, flexibel. In de wijk, op het gemeentehuis en via digitale wegen. In begrijpelijke taal. Formele klachten, bezwaarschriften en andere brieven vergen vaak lange, formele en juridisch doorwrochte procedures. Die kosten alle betrokkenen veel tijd, geld en energie.

 

Hoe?

Bel bijvoorbeeld even vóór je een juridisch doorwrochte brief terug schrijft. Want is het wel 100% helder wat de briefschrijver eigenlijk dwarszit? Als je belt met een eerlijke en nieuwsgierige houding, actief luistert en doorvraagt, kom je er vaak snel achter wat er precies aan de hand is. Zo’n informele aanpak is oplossingsgericht. Zo kun je dure en tijdrovende juridische procedures voorkomen.

Voor Open Contact moet je bereid zijn om in gesprek te gaan, om echt te luisteren naar mensen en open te zijn over je afwegingen en twijfels. Open Contact komt vaak voor in combinatie met andere vormen van openheid, zoals een Open Aanpak. Het vormt er zelfs vaak de belangrijkste randvoorwaarde voor.

Informele aanpak Wob

Wat doe je als het aantal Wob-verzoeken in korte tijd drastisch toeneemt, je capaciteit beperkt is en je mensen toch op een goede manier wilt informeren? Gouda stelde een Wob-team samen en ging voor de informele aanpak. Hierdoor nam het aantal ingebrekestellingen af en zijn er in 2014 geen dwangsommen meer uitbetaald, in tegenstelling tot het jaar er voor. Hieronder vind je meer over de aanpak van Gouda.

De WhatsAppende gemeente

Als inwoners vragen stellen via Whatsapp, beantwoordt de gemeente Terneuzen hen ook via dat kanaal. Binnen 24 uur. Het is een extra kanaal, bovenop de bestaande dienstverlening. Laagdrempelig en toegankelijk. Inwoners reageren positief op het initiatief en geven de service een 8,8. Privacygevoelige gegevens deelt de gemeente daarbij uiteraard niet. Inmiddels hebben verschillende gemeenten dit voorbeeld gevolgd.

Prettig contact met de overheid

Het project ‘Prettig contact met de overheid‘ verkent de mogelijkheden en effecten van informele interventies bij aanvragen, klachten en bezwaren. Ook wel bekend als ‘de informele aanpak’. Deze aanpak leidt tot kwalitatief betere besluiten, minder procedures en kortere doorlooptijden. Het project biedt verschillende concrete instrumenten.


Wat?

De gemeente Gouda heeft inmiddels een aardige reputatie opgebouwd op het gebied van Open Contact. Zij zijn al jaren bezig met de informele aanpak. In 2009 had Gouda het project ‘Bel en Win!’. Bij dit project nam de gemeente binnen drie werkdagen telefonisch contact op met de indiener van een bezwaar om erachter te komen wat er precies aan de hand was.

Toen het aantal Wob-verzoeken in 2013 in korte tijd snel toenam, zocht Gouda dan ook naar een informele aanpak van Wob-verzoeken. Met succes. Door vaker de telefoon te pakken of een afspraak te maken, handelt Gouda verzoeken vlotter af en zijn er in 2014 geen dwangsommen meer betaald en geen bezwaarschriften ingediend. Marieke van Paassen van de gemeente Gouda vertelt over deze aanpak. Zij omschrijft de stappen die je kunt nemen naar meer Open Contact, en geeft zeven tips.

Ga naar de Toolkit van Open Contact