Expertisepunt Open Overheid

In oktober 2014 lanceerde Hengelo ‘Wat doet Hengelo?’. Een applicatie waarmee je de voorgenomen activiteiten voor 2015 kunt bekijken, met de kosten die daarbij horen. Hengelo maakt aan de hand van de begroting voor 2015 inzichtelijk welke onderdelen hiervan verplicht zijn, bijvoorbeeld op basis van wetten en subsidies, en wat geen verplichte uitgaven zijn. Die laatste categorie is voor de gemeente interessant, omdat hier ruimte is om het geld op een andere manier te besteden. Hierdoor wordt het mogelijk om met elkaar in gesprek te gaan over de manier waarop geld besteed wordt binnen de gemeente.

“Het is misschien een cliché, maar vreemde ogen dwingen toch” – Gijs Tiebot, Afdelingshoofd Financiën gemeente Hengelo

 

Handreiking

De 7 stappen hieronder zijn het resultaat van een gesprek met Afdelingshoofd Financiën Gijs Tiebot en zijn collega’s Ruud Molenkamp en Mark Oude Bennink. Zij vertellen over de aanleiding, hun aanpak en de obstakels die ze tegenkwamen.

Stap 1. Erken de behoefte aan informatie

Het begint met het erkennen van de behoefte aan informatie. Soms vanuit een specifieke vraag van een specifieke doelgroep, soms vanuit het algemene besef dat inwoners recht hebben op verantwoordingsinformatie en transparantie onderdeel is van goed bestuur.

Achtergrondinformatie

Hengelo heeft te maken met een flinke bezuinigingsopgave, terwijl afgelopen jaren in Hengelo al flink bezuinigd is. Daar leek de rek uit, terwijl de bezuinigingsopgave bleef. Dit was in eerste instantie de aanleiding om anders naar de eigen begroting te kijken. Daarnaast bleek dat een groot deel van de nieuwe raad voor het eerst gemeenteraadslid werd. Zij hadden in verband met de bezuinigingsopgave behoefte aan meer inzicht en overzicht. Maar ook het belang van inwoners ging gaande weg een steeds grotere rol spelen.

“Door inwoners inzicht te geven en mee te laten denken, vergroot je de kans dat bezuinigingen op begrip kunnen rekenen.” – Gijs Tiebot

Stap 2. Stel vast wat het doel is, en welke informatie daarbij hoort

Het doel was helder: meer inzicht in de financiën voor gemeenteraadsleden en inwoners. Standaardbegrotingen zijn vaak ingewikkeld en geven weinig informatie over de beslisruimte die de gemeente heeft. ‘Wat doet Hengelo?’ moest dan ook inzichtelijk maken welke onderdelen van de begroting verplicht zijn, bijvoorbeeld op basis van wetten en lopende contracten, en welke uitgaven niet verplicht zijn. Die laatste categorie is voor de gemeente met name interessant, omdat dit ruimte biedt om met elkaar in gesprek te gaan over wat de gemeente anders kan doen of misschien helemaal niet meer zou moeten doen. Op de website zijn dan ook mogelijke alternatieven opgenomen onder ‘Wat kan de gemeente anders doen?’.

“Dat keuzes pijn doen kunnen we niet voorkomen. Wel kunnen we door open en eerlijk informatie te verstrekken keuzes inzichtelijk maken” – Gijs Tiebot

Stap 3. Zorg voor commitment binnen de eigen organisatie

Het betrekken van de organisatie zien Mark, Ruud en Gijs als belangrijke randvoorwaarde voor succes. In Hengelo deden ze dit door een aftrapbijeenkomst te organiseren, waarin tekst en uitleg gegeven werd over de nieuwe aanpak. Maar ook door iedereen goed op de hoogte te houden en helder te communiceren over wat de bedoeling is, werd draagvlak gewonnen. “Bijvoorbeeld door aan te geven dat de applicatie bedoeld is om inzicht te geven, en dat er nog verschillende stappen genomen zullen worden voordat er echt besluiten worden genomen op basis van de informatie” legt Mark uit.

“Collega’s moeten zich herkennen in wat er uiteindelijk opgeschreven wordt. Het nog eens voorleggen van de teksten, en het toetsen ervan is heel erg belangrijk. Die feedback-loop zorgt voor geruststelling en neemt koudwatervrees weg” – Mark Oude Bennink

Stap 4. Bepaal het format en houd daaraan vast

‘Wat doet Hengelo?’ moet inzicht en overzicht bieden. De wens dat was dan ook om niet alleen cijfers weer te geven, maar ook te omschrijven waar de posten op de begroting voor staan. Niet alleen voor de Gemeenteraadsleden. Voor iedereen, openbaar. Dit zorgt ervoor dat de teksten kort en bondig, helder en begrijpelijk moeten zijn.

In Hengelo werd een externe partij betrokken waarmee een kort traject werd ingezet waarbij binnen een aantal sessies met ambtenaren de informatie voor ‘Wat doet Hengelo?’ verzameld werd. Dat was niet altijd makkelijk. Vraag maar eens aan een medewerker of hij of zij in een aantal zinnen kan uitleggen wat de gemeente doet op het gebied van zorg en welzijn, of cultuur. “Elke ambtenaar denkt dat hij daar minstens een aantal pagina’s voor nodig heeft”, geeft Mark aan, “En we willen ook niet ontkennen dat achter die zinnen en cijfers een hele wereld schuil gaat. Maar voor het overzicht was het belangrijk dat iedereen het format aanhield. Dat viel niet mee”. De externe partij bleek belangrijk, geeft Gijs aan: “Het is hun vak om lastige vraagstukken kort en bondig weer te geven. Wij zijn toch besmet met ambtenaren jargon. Bovendien is een externe partij onafhankelijk en neutraal, waardoor er minder eindeloze discussies over formuleringen ontstaan. Zij hebben immers geen belang bij hoe de informatie opgeschreven wordt”. Ook geeft Gijs aan dat het een ambtelijk project is geweest. “Het college heeft hier niets van gezien tot dat het klaar was. Dat vertrouwen hebben we gekregen. Het moest geen politiek stuk worden”.

“De focus lag bij ons echt op wat we doen voor de stad. Wat doe je, en waarom doe je dat? Het gaat om wat we leveren” – Gijs Tiebot

Achtergrondinformatie

Niet alleen de inhoud van ‘Wat doet Hengelo?’ was van belang, ook de manier waarop de informatie geraadpleegd kan worden. Er werd gekozen voor een web-app die zowel op tablets als via computers te bekijken is, met als doel een zo breed mogelijke doelgroep te bereiken. Op social media oogste het initiatief veel lof, maar ook kritiek. Want was er wel aan de webrichtlijnen voldaan? En waarom wordt de data niet als open data aangeboden? In Hengelo wordt erkend dat daar geen aandacht naar uitgegaan is.

Gijs Tiebot legt uit: We staan in principe welwillend tegenover het aanbieden van Open Data, of het open source aanbieden van de app. We hebben dit project vanuit de financiële afdeling opgezet, waar geen specifieke technische kennis aanwezig is. We hebben heel sterk vanuit het doel gedacht. En om eerlijk te zijn missen we hier de expertise en capaciteit voor. Ook hebben we te maken met een externe partij waar we ons aan gecommitteerd hebben, waarvan ik niet weet hoe zij daarover denken”. Bij de doorontwikkeling worden deze aspecten mogelijk meegenomen. Voor andere gemeenten een waardevolle les, om hier vanaf het begin af aan rekening mee te houden. “Met ‘WatdoetHengelo.nl’ hebben we bereikt wat we voor ogen hadden: een eenvoudige en transparante manier van communiceren van complexe informatie” geeft Gijs aan. “Dat er nog kansen liggen om het te verbeteren en verder te ontwikkelen klopt zeker, maar het is een mooie eerste stap”.

Stap 5. Verzamel de juiste informatie

Het verzamelen van de juiste informatie vanuit de ambtelijke organisatie, werd in een aantal sessies gedaan. Maar dit was niet het startpunt. “Bereid je goed voor en doe een voorzet voor de verantwoordingsinformatie die je wilt delen. Bespreek dit vervolgens binnen de organisatie. Dit geeft richting, ruimte voor feedback en voorkomt ellenlange interne discussies” geeft Ruud aan. Een goede voorbereiding en zorgvuldigheid leverde bovendien vertrouwen op, merkten ze in Hengelo. Mark legt uit dat zij bij het verzamelen van de juiste informatie het voorwerk erg belangrijk vonden. “Je kunt dit aan de medewerkers zelf overlaten of in groepjes doen, maar onze vrees was dat het dan erg lang zou gaan duren. Wij hebben ervoor gekozen zelf een voorzet te doen, zodat we een basis hadden om over in gesprek te gaan”.

Natuurlijk werd de informatie gecontroleerd op juistheid en volledigheid en werd een juridische check uitgevoerd om te controleren of de informatie gepubliceerd mocht worden.

Stap 6. Publiceer de informatie en communiceer erover

In september ging ‘Wat doet Hengelo?’ live. Er werd een startbijeenkomst georganiseerd, de lokale pers was aanwezig en op de website van de gemeente werd er aandacht en besteed. Ook op de sociale media kreeg het initiatief de nodige aandacht. Dat roept reacties op, die overwegend positief zijn. “We hebben van andere overheidsorganisaties al verschillende opmerkingen gekregen dat zij ook op deze manier meer inzicht in de financiën zouden willen hebben” geeft Mark aan.

“Het grappige is dat raadsleden elkaar ook gaan aanvullen met weetjes. “Dat had je daar kunnen zien, het staat in de app”.” – Gijs Tiebot

Stap 7. Bepaal het vervolg

Op ‘Wat doet Hengelo?’ zijn mogelijke alternatieven opgenomen onder ‘Wat kan de gemeente anders doen?’. De ideeën hiervoor zijn naar aanleiding van de sessies met medewerkers afkomstig van de gemeente zelf. Maar de plannen om met inwoners in gesprek te gaan over hoe het geld anders besteed kan worden zijn gemaakt: de gemeenteraad heeft het vervolg, waarbij inwoners betrokken worden, inmiddels in de gemeenteraad vastgesteld. Gestart wordt vanuit het ‘Hengelo panel’ een groep van zo’n 3.000 inwoners die vaker worden geraadpleegd. Het begin van een Open Aanpak!

“De reacties zijn positief omdat het heel snel inzicht geeft in waar het geld naar toe gaat. Er hoeven geen dikke boekwerken meer doorgewerkt te worden. Dat scheelt een stuk” – Ruud Molenkamp

 

Praktische tips

Gijs, Mark en Ruud hebben 5 praktische tips voor Open Verantwoording.
Hoe vergroot je de kans op succes?

1. Houd het einddoel in zicht

Houd steeds het einddoel in zicht en vraag je continue af of wat je doet bijdraagt aan de behoefte die er is. “Misschien een open deur, maar bij ons hielp dat in combinatie met de nodige tijdsdruk wel” geeft Gijs aan.

2. Stel het format vast en houd er zoveel mogelijk aan vast

“We kozen voor een opzet waarbij de verschillende posten op de begroting in hele korte teksten moest worden toegelicht” vertelt Mark. “Heel veel collega’s vonden het moeilijk om zich te beperken tot een aantal zinnen, maar daarin zit juist de kracht. Het was dus belangrijk om hier aan vast te houden”.

3. Betrek collega’s bij de nieuwe aanpak

In Hengelo deden ze dit door een aftrapbijeenkomst te organiseren, waarin tekst en uitleg gegeven werd over de nieuwe aanpak. Maar ook door iedereen goed op de hoogte te houden en helder te communiceren over wat de bedoeling is win je draagvlak.

4. Doe een voorzet voor de verantwoordingsinformatie die je wilt delen

Bereid je goed voor en doe een voorzet voor de verantwoordingsinformatie die je wilt delen. Bespreek dit vervolgens binnen de organisatie. Dit geeft richting, ruimte voor feedback en voorkomt ellenlange interne discussies. Een goede voorbereiding en zorgvuldigheid levert bovendien vertrouwen op en neemt koudwatervrees weg.

5. Betrek indien nodig een externe partij

Het betrekken van een externe partij zorgde in Hengelo voor neutraliteit en een blik van buiten. Hengelo nam een bureau in de arm dat de sessies met medewerkers kon faciliteren. Dit levert twee grote voordelen op: er ontstaat minder discussie over de inhoud, omdat de begeleiders van de sessies geen belang hebben bij de uitkomst en het voorkomt teveel ambtelijk jargon in teksten.

Verdieping

Open Raadsinformatie

Open Raadsinformatie maakt het mogelijk de informatiepositie van raadsleden, inwoners en (lokale) journalisten te versterken. De verbinding met de samenleving staat daarbij voorop, technologie wordt ingezet om dit te ondersteunen. Waar staat Open Raadsinformatie precies voor? Dat lees je in Open Raadsinformatie in 11 vragen. Er zijn meer initiatieven om raadsinformatie op een opener manier beschikbaar te stellen, bijvoorbeeld Open de Raad.

Netwerk Actieve Openbaarheid

“Hoe kunnen wij elkaar zo versterken dat onze organisaties in 2015 een volgende stap zetten in actieve openbaarheid?” Dat was de hoofdvraag van de startbijeenkomst van het Netwerk Actieve Openbaarheid op 21 mei 2015. Tijdens de kick-off kwamen meer dan 25 deelnemers van zo’n 20 verschillende organisaties bij elkaar. Lees er meer over in het verslag en sluit je aan.

3 startdoelen voor Open Verantwoording

Als je met Open Verantwoording aan de slag wilt, waar begin je dan? In deze blog vind je 3 startdoelen die je op weg kunnen helpen. Van het in kaart brengen van de verschillende informatiecategorieën die er binnen je organisatie zijn, tot het bepalen wat je actief beschikbaar kunt stellen en het aanbieden van Open Raadsinformatie.

Begrotingswijzer ProDemos

De Begrotingswijzer van ProDemos is een tool waarmee gemeenten hun inwoners op een eenvoudige manier inzicht geven in de gemeentelijke begroting en mee kunnen laten praten. De Begrotingswijzer geeft niet alleen inzicht in de gemeentelijke begroting, het maakt ook participatief begroten mogelijk.

Digitaal projectenboek

Het projectenboek van de gemeente Leidschendam-Voorburg geeft de stand van zaken weer van de programma’s en projecten in de gemeente. De gemeente ziet het als meer dan slechts een rapportage. Zij omschrijven het als de zichtbare uiting van een verdere professionalisering van het onderliggende proces. Het projectenboek biedt zowel de gemeente als haar inwoners inzicht.

De Open Buurtbegroting

In het artikel ‘De Open Buurtbegroting: voor participatie en transparantie‘ gaat Jeroen van Spijk in op buurtbegrotingen, waarbij niet alleen sprake is van Open Verantwoording, maar ook van een Open Aanpak met behulp van Open Data. Jeroen van Spijk is voormalig wethouder van stadsdeel Oost, gemeente Amsterdam.

Openspending

Vanuit de wens om uitgaven en inkomsten van alle overheden openbaar te maken, heeft de Open State Foundation Openspending opgezet. Je kunt er de uitgaven van overheden vergelijken. Op basis van Open Data uiteraard. Open State is een non-profit organisatie die democratische transparantie, verantwoording en participatie bevordert door het ontwikkelen van online platformen en het bevorderen van het ontsluiten en gebruik van open data. Inmiddels biedt het CBS de achterliggende IV3 bestanden als Open Data aan. Openspending biedt de visualisatie van deze data.

Wetgeving bij openbaarheid

De Wob zorgt ervoor dat burgers inzage hebben in het overheidshandelen en dat zij kunnen deelnemen aan de democratie en overheidsbesluitvorming. Overheidsinformatie is altijd openbaar, tenzij de Wob of andere wetgeving bepaalt dat de gevraagde informatie niet geschikt is om openbaar te maken. Zo zijn ook de Auteurswet en de Wet Bescherming Persoonsgegevens van belang om auteursrechten en privacy te beschermen.

Gij zult openbaar maken

In het advies Gij zult openbaar maken, analyseert de Raad voor het openbaar bestuur naar eigen zeggen één van de belangrijkste randvoorwaarden voor betekenisvolle verbindingen tussen de verticale en de horizontale wereld: openbaarheid. In het rapport komt niet alleen de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) aan bod. De Raad kijkt ook naar de transparantie van politieke besluitvormingsprocessen.