Expertisepunt Open Overheid

15 tips voor een Open Overheid

Open Overheid levert een belangrijke bijdrage aan de verbinding tussen inwoners en overheden. Wil jij ook kennismaken met de voordelen van Open Overheid? Bekijk dan onderstaande 15 tips. Download & print ook de Open Poster.

Open Aanpak

1. Breng maatschappelijke partners en initiatiefnemers in beeld.
Maatschappelijke opgaven zoals een leefbare wijk of veilig verkeer zijn van iedereen. Overheidsorganisaties hebben formele taken waarbij het gewenst is om aan te sluiten op de denk- en doekracht uit de samenleving. Daarom is het belangrijk om maatschappelijke partners en initiatiefnemers in beeld te brengen zoals buurtbedrijven, individuele inwoners, stichtingen, belangenorganisaties en sociaal ondernemers. Lees meer over de startdoelen voor Open Aanpak.

2. Wees bij burgerparticipatie helder over wat partners van jouw organisatie kunnen verwachten.
Bij burgerparticipatie participeren maatschappelijke partners in de processen van de overheid. Vaak zijn de wederzijdse verwachtingen onuitgesproken en niet expliciet. Wees helder over wat maatschappelijke partners van jouw organisatie mogen verwachten. Bijvoorbeeld: informeren, meedenken, meebeslissen, co- creëren, ontleend aan de bekende participatieladder en de vele varianten daarop.

3. Maak verwachtingen helder bij overheidsparticipatie.
Bij overheidsparticipatie participeert de overheid is de processen van maatschappelijke initiatiefnemers. Vaak zijn de wederzijdse verwachtingen onuitgesproken en niet expliciet. Wees helder over wat maatschappelijke initiatiefnemers van jouw organisatie mogen verwachten. Bijvoorbeeld:

  1. Welke ruimte is er om beleid of regels aan te passen?
  2. Is er een vergunning nodig en hoe lang duurt de procedure?
  3. In hoeverre kan onze organisatie helpen met kennis, expertise en advies?
  4. Zijn er subsidies of startsubsidies beschikbaar?

Open Contact

4. Zet de informele aanpak in.
Geen juridisch doorwrochte brieven schrijven, maar de telefoon pakken en even bellen. Want is het wel 100% helder wat de briefschrijver eigenlijk dwarszit? Dat is waar de informele aanpak over gaat. Als je belt met een eerlijke en nieuwsgierige houding, actief luistert en doorvraagt, dan kom je er vaak snel achter wat er precies aan de hand is. Zo’n informele aanpak is oplossingsgericht en kan bovendien dure en tijdrovende juridische procedures voorkomen. Het is de moeite waard om te verkennen of de informele aanpak ook voor jouw organisatie praktijk kan worden. De website van Prettig contact met de overheid biedt veel voorbeelden, handleidingen, tips en trucs voor de informele aanpak. In de bibliotheek op de website vind je tal van publicaties, documenten en instrumenten waar je je voordeel mee kunt doen.

5. Pas de informele aanpak van Wob-verzoeken toe.
Wat doe je als het aantal Wob-verzoeken in korte tijd drastisch toeneemt, je capaciteit beperkt is en je mensen toch op een goede manier wilt informeren? Gouda stelde een Wob-team samen en ging voor de informele aanpak. Hierdoor nam het aantal ingebrekestellingen af en zijn er in 2014 geen dwangsommen meer uitbetaald, in tegenstelling tot het jaar er voor. Lees meer over de informele behandeling van Wob-verzoeken en de aanpak van Gouda.

6. Stel de gebruiker centraal.
Hoe kan de overheid haar informatievoorziening zo aanpassen dat deze aansluit bij de individuele informatiewens van mensen? Het rapport ‘Informatie op maat’ biedt op grond van onderzoek een aantal richtlijnen bij het vormgeven van ‘informatie op maat’ zoals ‘wees zo specifiek mogelijk’, van ‘informatie naar contact’ en ‘bekijk alle processen vanuit de doelgroep’. Een van de belangrijkste conclusies uit het rapport is dat er een verandering nodig is van het enkel aanbieden van informatie naar het aangaan van contact. In het rapport ‘Informatie op maat’ lees je meer over hoe je deze verandering binnen jouw organisatie vorm kunt geven.

Innovatie

7. Laat je inspireren door technologie en kijk of dit jouw activiteiten kan versterken.

Open Verantwoording

8. Breng in beeld welke informatiecategorieën je hebt.
Bepaal welke informatiecategorieën jouw overheidsorganisatie heeft. Je kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan onderzoeksrapporten, uitvoeringstoetsen, inkoopinformatie en subsidie-informatie. Als je hierover op de website publiceert dan wordt publiek bekend welke informatie jouw organisatie heeft en of jouw organisatie die openbaar gaat maken. Dat vergroot de kans dat belanghebbenden en belangstellenden die informatie weten te vinden.

9. Maak relevante informatiecategorieen actief openbaar.
Bepaal welke informatiecategorieën je actief openbaar maakt zoals onderzoeksrapporten, uitvoeringstoetsen, inkoopinformatie en subsidie-informatie. Om die informatie op een eenvoudige manier periodiek actief beschikbaar te stellen zijn waarschijnlijk aanpassingen in de informatievoorziening nodig. Openbaarheid inregelen kun je het best zo vroeg mogelijk in het proces doen. Toch kun je ook al stappen nemen zonder dat de informatievoorziening drastisch op de schop gaat. Kies je voor het actief beschikbaar stellen van informatie waar je veel op bevraagd wordt, dan profiteer je daar als organisatie ook van, door bij informatieverzoeken te verwijzen naar de plek waar de informatie al te vinden is. Als je communiceert over welke informatie actief beschikbaar gesteld wordt, is de kans bovendien groot dat men zelf de informatie weet te vinden.

10. Maak Open Raadsinformatie beschikbaar.
Open Raadsinformatie maakt het mogelijk de informatiepositie van raadsleden, inwoners en (lokale) journalisten te versterken. De verbinding met de samenleving staat daarbij voorop, technologie wordt ingezet om dit te ondersteunen. Waar staat Open Raadsinformatie precies voor? Dat lees je in Open Raadsinformatie in 11 vragen. Er zijn meer initiatieven om raadsinformatie op een opener manier beschikbaar te stellen, bijvoorbeeld Open de Raad. Uit eerder onderzoek van Open State Foundation blijkt dat raadsinformatie vaak slecht vindbaar is en dat de informatie van verschillende gemeenten onderling niet te vergelijken is. Open Raadsinformatie heeft als doel daar een oplossing voor te bieden.

11. Open Spending: maak je huishoudboekje open.
Vanuit de wens om uitgaven en inkomsten van alle overheden openbaar te maken, heeft de Open State Foundation Openspending opgezet. Je kunt er de uitgaven van overheden vergelijken. Op basis van Open Data uiteraard. Open State is een non-profit organisatie die democratische transparantie, verantwoording en participatie bevordert door het ontwikkelen van online platformen en het bevorderen van het ontsluiten en gebruik van open data. Inmiddels biedt het CBS de achterliggende IV3 bestanden als Open Data aan. Openspending biedt de visualisatie van deze data.
Kijk hier voor meer informatie over Open Spending.

Open Data

12. Inventariseer welke data jouw organisatie heeft.
Ook het openen van data begint met een eerste stap. Een goede eerste stap is het krijgen van een overzicht van data in de organisatie die voor Open Data in aanmerking komt. Om dat overzicht te krijgen kun je een inventarisatie uitvoeren. Inventariseren kan je doen op verschillende manieren. Je kan de gehele organisatie interviewen of je gaat kijken wat het laaghangend fruit is. Inventariseren kun je doen aan de hand van de blog inventariseren kun je leren.

13. Beoordeel welke data open mogen
Via het startdoel inventarisatie heb je inzicht gekregen in de data die beschikbaar is binnen je organisatie. Alvorens je kunt besluiten deze data als Open Data beschikbaar te stellen dien je een check te doen op aansprakelijkheid en strijdigheid met rechtsregels. Hiertoe is op data.overheid.nl een uitgebreide handreiking beschikbaar waarmee je dit kunt vaststellen.

14. Biedt aan in herbruikbaar formaat en publiceer op data.overheid.nl.
Het publiceren van data start je met een aantal stappen. Maak de data duurzaam beschikbaar, zorg voor ontsluiting onder de juiste voorwaarden en zorg voor een plaats op het internet waar de data beschikbaar gesteld kan worden. Een overzicht van de stappen die je kunt zetten om Open Data te publiceren is gegeven in de blog Publiceer!

15. Werk samen rondom maatschappelijke vraagstukken.
Open Data is geen doel op zich: Open Data biedt de mogelijkheid om dingen anders op te lossen dan we gewend zijn. Ga in gesprek met jouw omgeving en formuleer de maatschappelijke vraag. Denk aan een open houding ten aanzien van jouw omgeving en je collega’s die gespecialiseerd zijn in het onderwerp.

 


Plaats reactie