Expertisepunt Open Overheid

Hoe overtuig ik mijn collega’s?

Zelf wil ik graag dat mijn organisatie opener wordt, maar hoe overtuig ik mijn collega’s om mee te doen? Ik krijg heel vaak variaties op deze vraag. Als ik dan doorvraag naar wat er nodig is dan blijkt dat heel verschillend te zijn: van een verwijzing naar open-overheid.nl (lekker makkelijk voor mij) tot een energiek gesprek over kansen en voordelen van Open Overheid. Vaak voer ik lange, soms lastige gesprekken over de vermeende psychologie van collega’s. En eerlijk gezegd vind ik die gesprekken het interessantst. Wil je eens met me meedenken en meevoelen bij deze drie vraagstukken?

“Zet je praktische wijsheid in voor Open Overheid.”

Vraagstuk 1: Is mijn persoonlijke openheid iets anders dan openheid namens anderen?

Ja. Als persoon ben ik heel open, maar voor mijn organisatie moet ik af en toe mijn tong afbijten. Mijn minister kan ‘vallen’ als ambtenaren zoals ik te open zijn. Fouten worden vaak lang nagedragen. Ik doe het liever ‘niet fout’ dan dat ik snel inspeel op kansen zoals Open Overheid.’
Nee. Ikzelf ben steeds degene die de afweging maakt, of ik nu open ben namens anderen of alleen namens mezelf. Ik ben persoonlijk meer gesloten dan open, dus ook sneller geneigd om namens de organisatie niet te veel informatie vrij te geven. En het omgekeerde zie ik ook: openhartige collega’s zijn ook vaak voor de buitenwereld makkelijker tot openheid te bewegen.’
Ja of nee? Tot welk antwoord voel jij je het sterkst aangetrokken?

Vraagstuk 2: Hoe groot is de kans dat mijn professionele openheid straks met andere ogen bekeken wordt?

Groot. Dat kan zomaar gebeuren. Mijn naam stond per ongeluk open en bloot als opsteller van een brief van de IND over het uitzetten van een vluchteling. Dat was een gewone standaardbrief, niets spannends aan. Toen deze vluchteling kort na de uitzetting overleed werd ik daar vanuit de maatschappij hard en persoonlijk op aangesproken. Nu moet ik tot op de dag van vandaag nog steeds af en toe uitleggen dat ik ik juridisch correct handelde en dat ik natuurlijk ook geschokt was door zijn dood.’
Klein. Je kunt toch altijd uitleg geven over wat de context van jouw handelen was? En als ambtenaar dien je de politiek dus zij zijn altijd eindverantwoordelijk. Mijn collega’s en ik zien trouwens bijna nooit onoverbrugbare verschillen tussen het ene kabinetsbeleid en het andere. Het wordt vrijwel nooit extreem anders. Vaak zijn het toch variaties op de gekozen middenweg.’
Groot of klein? Op welk antwoord lijkt het jouwe?

Vraagstuk 3: Moeten ambtenaren of politici als eerste Open Overheid in de praktijk brengen?

Politici! Als politici de mond vol hebben over transparantie en openheid dan moeten zij het goede voorbeeld geven. Als het politieke proces niet open is dan is het gevaarlijk om wel open te zijn in over de ambtelijke processen. Wij als ambtenaren werken tenslotte niet voor onszelf, maar voor politici.’
Ambtenaren! Als ambtenaren moeten we ons aan de wet houden. Eén van die wetten is de Wob, de Wet openbaarheid van bestuur, vastgesteld door onze volksvertegenwoordigers. Daarin staat dat wij open zijn, tenzij er een uitzondering van toepassing is. Van de Wob moeten we zelfs actief openbaar zijn als overheid. Trouwens, ook politici hebben zich aan wetten zoals de Wob te houden. Maar principiëler: we werken voor de maatschappij, niet alleen voor wethouders, gedeputeerden en ministers.’
Politici of ambtenaren? Wat is je eerste impuls?

Intentie en gevoel

Deze blog begon met de vraag “Hoe overtuig ik mijn collega’s?” en daarin is de aanname meegebakken dat overtuigen de beste strategie is om de collega’s tot actie te bewegen. Mijn stelling is dat die aanname vaak niet klopt. Overtuigen werkt vaak niet. Want wat gebeurde er toen je bovenstaande drie vraagstukken las? Je kwam vast met vele vragen, gedachten en nuanceringen. Mijn observatie is dat de kansen en voordelen van Open Overheid meestal wel bekend zijn. Maar zelfs bij de grootste voorstanders komen vele vragen, gedachten en nuanceringen op. Soms is de rode draad in de antwoorden zelfs dat iemand anders eerst iets moet doen voordat wij aan de slag gaan. Als ik dan alleen argumenten blijf noemen, dan blijft het gesprek hangen in een web van vraagtekens.

“Mijn observatie is dat de kansen en voordelen van Open Overheid meestal wel bekend zijn.”

Ik merk steeds vaker dat een gesprek over intentie en gevoel beter werkt dan een gesprek over argumenten. Zo’n gesprek krijg ik door vragen te stellen als: Wat motiveert je? Wat voel je bij Open Overheid? Wat levert dat op? Wat zegt je intuïtie? Wat zou je willen als je als burger of ondernemer naar de overheid kijkt? Dan blijkt bij mij altijd dat ambtenaren vooral heel sterk gemotiveerd zijn om heel goed hun werk te doen. Angst is de vaakst genoemde emotie bij Open Overheid. Angst voor openheid blijkt vaak verbonden met angst voor kwetsbaarheid. Goed naar de eigen angst luisteren is een belangrijke ambtelijke vaardigheid met een donker randje. Angsten behoeden ambtenaren weliswaar voor misstappen, maar als we angst overdrijven dan missen we de kansen die Open Overheid biedt. Dat voelen mijn gesprekspartners intuïtief vaak wel aan.

“Ik merk steeds vaker dat een gesprek over intentie en gevoel beter werkt dan een gesprek over argumenten.”

En als ik vraag of mijn gesprekspartner vanuit het perspectief van burger of ondernemer naar Open Overheid kijkt, dan is de wens heel vaak dat de overheid veel opener kan of moet. Maar vaak moet ik dan eerst de grote berg aan argumenten terzijde schuiven en het gesprek op intentie en gevoel brengen. En vanuit daar de verbinding maken. Natuurlijk lukt dat niet altijd, maar vaak wel.

Dan komt het daarna eenvoudigweg aan op doen. Het zetten van een eerste stap. Vanuit je eigen wens en ambtelijk vakmanschap. Dus zet je praktische wijsheid in voor Open Overheid. Leef en leer. En beleef de verandering die je wilt zien in de wereld.

Oproep: Wat is jouw antwoord op de vraag: Hoe overtuig ik mijn collega’s? Jij hebt vast een heel ander antwoord. Laat het me weten via @mikisdewinter of mikis@open-overheid.nl

Na het plaatsen van bovenstaande blog en oproep sprak ik met Guido Rijnja. Hij is coördinator algemeen communicatiebeleid bij de Rijksvoorlichtingsdienst van het ministerie van Algemene Zaken. In 2012 promoveerde hij als gedragswetenschapper op de wijze waarop ambtenaren met tegenspel omgaan. Onder de titel: ‘Genieten van weerstand’. Hij las bovenstaande blog en ik stelde hem de vraag: Hoe overtuig ik mijn collega’s? Hieronder staat zij antwoord:

Collega’s zijn soms net burgers. Je moet achterhalen waar je collega mee zit. Wat hij of zij wil en of je daarop kunt aansluiten. Wees geïnteresseerd en ga vooral niet overtuigen, in de zin van alle zeilen bij zetten, omdat je de elementen niet in het snotje hebt. Maar dat laatste staat eigenlijk al in de blog. Leuk ook dat er dilemma’s in staan: wist je dat de meeste mensen ambtenaar worden juist omdat ze van problemen houden, juist watertanden van die sociale puzzels? Komt uit arbeidsmarktonderzoek.

Volgen Noël Slangen, een communicatiegoeroe uit Vlaanderen, is strategische communicatie het toevoegen van informatie aan de kennis van een ander. Dus je zult eerst moeten achterhalen wat top of mind is, wat ze weten, wat ze zoeken. Maar heel vaak weten ze dat zelf niet helemaal, want daar is die ander nog mee bezig. Je moet dan niet doen wat ze vragen, maar helpen duidelijk te krijgen wat ze willen. Daarom moet je in het gesprek heel goed op de stille signalen letten, de lichaamstaal, de stilte, de aarzeling en dat benoemen, daar op doorvragen. Dat als eerste met het bevestigen dat het moeilijk is. Dus eerst gevoelsmatig contact. Laat de ander komen en dan leer je dat hij of zij ergens tegen is, maar ook ergens voor. Daar kun je dan op aansluiten.

“Als je open naar elkaar bent op waardenniveau dan blijkt er bijna altijd een ‘doorwaadbare plaats’ te zijn”

Kijk eens hoe handig de Belastingdienst dat doet. Voordat ze zeggen ‘Wel makkelijker’, zeggen ze in de slogan eerst ‘Leuker kunnen we het niet maken’: wees er open over, ook als het negatief klinkt! Procedurele rechtvaardigheid noemt Kees van den Bos (Universiteit Utrecht) dat. We kennen allemaal de voordelen van Open Data en Open Overheid, maar wat heeft iemand procedureel nog nodig? Bijvoorbeeld: mag het even wat later? Wat gaat het me kosten? Hoe gaat dat dan? Het gaat om het aansluiten op het ritme van de ander. Herkennen, erkennen en dan volgen. Dan blijkt vaak dat in de veronderstelde weerstand juist betrokkenheid zit.

“Als Open Overheid moet je juist de discussie met de privacybeweging opzoeken!”

Dus als er weerstand is, zie dat dan om een schreeuw om hulp: besteed alsjeblieft aandacht voor ons probleem. De meeste ambtenaren willen er dan op af gaan maar krijgen dan vaak last van het Benny Neyman complex: ‘Ik weet niet hoe’. En daar hebben ze wat hulp bij nodig. Het gaat daarbij niet om het weten (de feiten), maar om het kunnen (de beweging). Er is geen land met zoveel cursussen als in Nederland, maar als het om het toepassen gaat dan hapert het. Wat er dan nodig is zijn hefbomen waardoor het wel lukt. Ik vond er in mijn onderzoek zes, maar de belangrijkste voor nu zijn persoonlijke kenmerken (extravert, open, vriendelijke, ordelijke en emotioneel stabiele personen) en sociale steun bij lastige situaties. Zo zag ik toen ik het onderzocht dat – net zoals in klassieke heldenverhalen – de held altijd een helper heeft. Vaak is zo’n helper iemand die goed kan luisteren, bekrachtigen wat goed is en waarmee je veilig kan reflecteren op fouten die je maakt. Deze hefbomen zorgen ervoor dat je de problematiek kunt aangaan. Dan kun je van een ikje een wij maken. En toen kwam er een belangrijk inzicht: het gaat in de kern altijd om de van-wie-vraag. Dus niet de vraag: wat zijn mijn doel en doelgroep? Als je dan de van-wie-vraag stelt, zet je iedereen meteen in een handelende of misschien wel in een activistische rol. Iedereen helpt mee in plaats van dat de overheid alleen gaat redderen.

“Dus eerst gevoelsmatig contact. Laat de ander komen en dan leer je dat hij of zij ergens tegen is, maar ook ergens voor. Daar kun je dan op aansluiten”

Als Open Overheid moet je dus de discussie met de privacybeweging opzoeken! En ik voorspel je, tussen die uiterlijke tegenstelling van privacy en openheid zitten waarden waarop je overeenstemming over kan bereiken. Als je open naar elkaar bent op waardenniveau dan blijkt er bijna altijd een ‘doorwaadbare plaats’ te zijn. Die openheid kan helpen de verschillen niet weg te moffelen, maar juist te laten zien. Als verschil er mag wezen, hebben mensen er oog voor elkaar. Dat wens ik iedereen die met Open Overheid bezig is van harte toe.

Netwerk

Wat gebeurt waar?

Ben je benieuwd welke initiatieven er al zijn rond de verschillende thema’s van Open Overheid? Je vindt een overzicht hiervan op de kaart, met een korte omschrijving en een verwijzing naar meer informatie. Zet via deze link ook jouw initiatief op de kaart, of een initiatief dat je waardeert!

Kaart van Nederland met initiatieven rond Open Overheid

Bekijk de volledige kaart

 

Doe mee!

Kennis en ervaring uitwisselen? Sluit je aan bij één van deze Communities of Practice:

Leerkring uitvoeringsinstellingen

Werk je bij een uitvoeringsinstelling en wil je meer weten over Open Overheid? Neem dan deel aan deze leerkring voor uitvoeringsinstellingen. Bekijk eerdere bijeenkomsten
Aanmelden

Kennisnetwerk Actieve Openbaarheid

“Hoe kunnen wij elkaar zo versterken dat onze organisaties in 2015 een volgende stap zetten in actieve openbaarheid?” Dat was de hoofdvraag van de startbijeenkomst van het Netwerk Actieve Openbaarheid op 21 mei 2015. Tijdens de kick-off kwamen meer dan 25 deelnemers van zo’n 20 verschillende organisaties bij elkaar. Lees er meer over in het verslag en sluit je aan.

Leerkring waterschappen

Werk je bij een waterschap en wil je helpen een eerste leerkring over Open Overheid vorm te geven?
Aanmelden

Right to Challenge (gemeenten)

Wil je meer weten over Right to Challenge? Kom dan naar de bijeenkomsten van deze Community of Practice voor gemeenten, mede georganiseerd door het Leer- en Expertisepunt Open Overheid.
Aanmelden

Open Data Support Rijk

Werk je bij een ministerie? Wil je weten hoe je Open Data beschikbaar stelt zodat de kansen en mogelijkheden voor hergebruik zo groot mogelijk zijn? Meld je dan aan voor de bijeenkomsten van Open Data Support Rijk, georganiseerd door het ministerie van BZK en het Leer- en Expertisepunt Open Overheid.
Aanmelden

Leerkring provincies

Ben je provincieambtenaar? Wil je weten hoe je open data beschikbaar maakt zodat de kansen en mogelijkheden voor hergebruik zo groot mogelijk zijn? Meld je dan aan voor de volgende leerkringbijeenkomst na de zomer, mede georganiseerd door het Leer- en Expertisepunt Open Overheid.

Aanmelden


 

“De leerkring Open Overheid biedt volop energie en inspiratie. Door kennis uit te wisselen met collega’s kan ik mijn werk beter doen” – Ines Balkema, gemeente Rotterdam

 

In gesprek

Wil je online van gedachten wisselen en inspiratie opdoen over Open Overheid?

Open Overheid op Twitter

twitter_OOBlauw

Open Data op Twitter

twitterOpenDataNL

Ga in gesprek op LinkedIn

linkedinOOBlauw

Bekijk ons YouTube-kanaal

YouTube button

Bekijk het Actieplan Open Overheid 2020-2022

Actueel en Agenda

Open op orde

Kick off Open op Orde

15 april 2021 | Geplaatst in: Agenda

Het Actieplan Open op Orde beschrijft een grote verbeterslag voor de informatiehuishouding van de gehele Rijksoverheid. Woensdag 21 apr…

Lees verder
Open source

Toolbox open source

15 april 2021 | Geplaatst in: Actueel

De toolbox open source staat online op de open source community op Pleio. In deze toolbox vind je praktische informatie om binnen jouw…

Lees verder
Actieplan Open Overheid 2020-2022

Update #1 Actieplan Open Overheid 2020-2022

14 april 2021 | Geplaatst in: Actueel

Hoe staat het ervoor met de actiepunten uit het Actieplan Open Overheid 2020-2022? Iedere 8 weken vertellen de actiehouders kort iets o…

Lees verder

Bijeenkomst stakeholderforum: blik op de toekomst

8 april 2021 | Geplaatst in: Actueel

Verslag bijeenkomst Stakeholderforum Actieplan Open Overheid, 18 maart 2021 Op 18 maart kwam het stakeholderforum voor het eerst bij el…

Lees verder