Expertisepunt Open Overheid

Stapsgewijs werken aan een Open Overheid bij IenW

Gastblog door Nathalie Meeuwisse, programmasecretaris bij het Programma Open Overheid bij het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW).Open Overheid bij IenW

Open Overheid bij IenW
“Is het mogelijk om een zakje ‘open’ buttons te ontvangen? Om namens het Programma Open Overheid binnen het ministerie IenW uit te delen bij bijeenkomsten. Zo werken we aan een stukje bewustwording en zichtbaarheid van open overheid.” Met deze vraag klopte ik aan het bij het Leer- en Expertisepunt Open Overheid (LEEO). Mijn verzoek werd positief beantwoord. Of ik dan een blog wil schrijven voor open-overheid.nl, was de wedervraag. Deze blog gaat over de aanpak van het Programma Open Overheid binnen IenW.

Open overheid bij IenW
Het programma Open Overheid heeft een drieledige opdracht gekregen vanuit de IenW Bestuursraad. Dit betreft in de eerste plaats het voldoen aan wet- en regelgeving,  denk hierbij aan zowel de huidige Wob als de toekomstige Woo. Daarnaast gaat het over het verbeteren van transparantie en toegankelijkheid van informatie zowel binnen IenW als naar de buitenwereld. Kortom, het programma richt zich op meer dan alleen de Woo. De nieuwe wet geeft wel een extra stok achter de deur om de informatiehuishouding op orde te brengen.

Verschillende aspecten van de informatiehuishouding komen terug binnen het IenW Programma Open Overheid. Hierbij mag de maatschappelijke opgave, het primaire doel, van open overheid niet uit het oog worden verloren: informatie openbaar maken zodat de samenleving informatie eenvoudig kan vinden en daardoor meer vertrouwen krijgt in de overheid. En de kwaliteit van het functioneren van de overheid verbetert wanneer burgers en bedrijfsleven mee kunnen kijken met informatie.

Een team bestaande uit businessimplementatiemanagers, implementatiemedewerkers, projectleiders en een communicatieadviseur voert het programma uit. Het team wordt bijgestaan door een programmasecretaris, financieel controller en een enterprise architect en staat onder leiding van een programmamanager. Het programma richt zich op de IenW-onderdelen kerndepartement, Rijkswaterstaat (RWS), Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT), Koninklijk Nederland Meteorologisch Instituut (KNMI), Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS) en Planbureau voor de Leefomgeving (PBL).

Stap voor stap
De businessimplementatiemanagers toetsen het IenW-onderdeel op het openbaar maken van informatie en plegen interventies. Dit doen zij aan de hand van een aantal stappen:

  1. Onderzoeken hoe de organisatie ervoor staat: wat gaat goed en wat gaat nog niet (helemaal) goed conform de wet- en regelgeving voor openbaar maken. Dit onderzoek bestaat uit:
    1. Duiding van de wet- en regelgeving.
    2. GAP-analyse op huidige wetgeving en op de Woo.
  2. De organisatie in staat stellen om te kunnen doen wat ze moet doen, om te voldoen aan de wetgeving.
    1. Interventies plegen en faciliteren.
  3. Vooruitkijken: wat we nog meer willen doen, gericht op de toekomst.

Er is inmiddels een goed beeld hoe IenW er voor staat in het openbaar maken van verschillende documentcategorieën. Op de openbaar te maken documentcategorie externe onderzoeksrapporten onder ARVODI, worden nu zichtbare resultaten behaald bij het kerndepartement:

  • In het inkoopplan is een aan te vinken passage opgenomen over de verplichting externe onderzoeksrapporten openbaar te maken. Hiermee geven medewerkers aan zich hiervan bewust te zijn.
  • Er is een verbeterd proces opgesteld dat is vastgelegd in een overzichtelijke infographic die te vinden is op het intranet.
  • Een hand-out ‘Schrijven voor openbaarheid’ is ontwikkeld, bedoeld om mee te versturen met de opdrachtbrief voor een extern onderzoek.
  • Er is een elektronische parafeerlijn ingericht die eindigt bij de directie communicatie. Deze directie verzorgt de verdere openbaarmaking.

Ook bij RWS wordt er gewerkt aan het juist en tijdig openbaar maken van de externe onderzoeksrapporten onder ARVODI. Hiervoor wordt er in samenwerking met een procesmodelleur een generiek publicatieproces opgesteld. Daarnaast vindt samenwerking plaats met de vakgroep Publieksrecht en de afdeling Bestuurlijk Juridische zaken en Vastgoed, om openbaar te maken documenten te ontdekken en bijbehorende processen te inventariseren.

Inmiddels ligt ook het communicatieplan klaar voor de interne campagne om bewustzijn te creëren bij medewerkers en managers rondom het werken met overheidsinformatie en om hen daarbij een handelingsperspectief te geven. Het gaat over alle handelingen met overheidsinformatie: creëren, opslaan, raadplegen, delen, archiveren en vernietigen. Als we het hebben over delen, hebben we het ook over openbaar maken. De campagne moet helpen om openbaarheid van informatie in het werkklimaat/-proces van het departement te verankeren.

Succesfactoren
Of we het nu hebben over het kerndepartement, uitvoeringsorganisatie, inspectie of onderzoeksbureau, in alle gevallen geldt dat samenwerking met de lijnorganisatie een succesfactor is in het behalen van resultaten. De businessimplementatiemanagers werken nauw samen met de IenW-onderdelen. Ze voeren gesprekken en doen onderzoek waarbij zij gebruik maken van de kennis, energie en werkwijzen binnen het organisatieonderdeel.

Zo worden er stapsgewijs verbeteringen doorgevoerd in de dagelijkse praktijk. Hierbij is soms nog enige terughoudendheid aanwezig binnen de organisatie. Toch zien we dat organisatieonderdelen nu ook zelf kleine stapjes maken in denken over openbaarmaking. Zo ontvangen we suggesties om dossiers van actuele thema’s actief openbaar te maken en om te onderzoeken of ‘open by design’ te realiseren is. Dit alles met als doel de burger te informeren én omdat we in control willen zijn. Zo wordt IenW in kleine stapjes een open overheid.

Meer weten over Open Overheid bij IenW, neem dan contact op met het programma Open Overheid.

Ook een gastblog over Open Overheid schrijven?

Dat kan! Stuur je blog in.

Vuistregels voor het omgaan met informatie in tijden van COVID-19

Gastblog door Guido Enthoven (Instituut Maatschappelijke Innovatie) over het belang van een gedegen informatiehuishouding en het scheiden van openbare en niet-openbare informatie. Guido is actiehouder van het actiepunt Open by Design.

Tijdens de coronacrisis zijn maatregelen genomen die van invloed zijn op het dagelijks leven van vrijwel alle Nederlanders. Er is geen andere gebeurtenis in de naoorlogse geschiedenis die zoveel onzekerheid teweeg bracht en zoveel mensen zo direct raakte op het gebied van werk, studie, vrije tijd en sociale contacten met familie en vrienden. Het is dan ook logisch dat de coronacrisis – net als de ramp met MH17 – door de Nederlandse overheid wordt gekenmerkt als ‘hotspot’.

Het begrip hotspot is geïntroduceerd om ervoor te zorgen dat alle relevante informatie en archiefbescheiden worden aangewezen voor blijvende bewaring. Veel overheden maken gebruik van berichtenapps. Door het werken op afstand maken organisaties creatief gebruik van onbeheerde producten uit de markt. Het Nationaal Archief adviseert om zo snel mogelijk de nodige maatregelen te treffen om relevante informatie onder beheer te brengen en veilig te stellen.

Informatie bewaren voor later

Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of burgers onderling. Door een dossier of thema als hotspot te benoemen geven departementen invulling aan de beleidsambitie om tot een blijvend te bewaren archiefcollectie te komen die een reconstructie mogelijk maakt.

Het signaleren van hotspots en het selecteren van de betreffende archiefbescheiden kan kort op de gebeurtenis of kwestie plaatsvinden. Departementen zijn zelf verantwoordelijk voor het archiveren van de bij hen aanwezige informatie. Het ligt voor de hand om de regierol te leggen bij het verantwoordelijke onderdeel voor het informatiebeheer, of bij een ander centraal onderdeel.

“Alleen zo kan er een goede reconstructie van het beleid plaatsvinden.”

Dat neemt niet weg dat een maatschappelijke hotspot meestal de grenzen van de organisatie overschrijdt. De algemene rijksarchivaris bewaakt de eenheid van beleid en uitvoering en de samenhang tussen de waarderingen, door deelname aan het Strategisch Informatieoverleg. Het Nationaal Archief adviseert bij de inrichting van het proces en wordt betrokken bij de uitvoering.

Hotspots voldoen aan een of meer van de volgende criteria:

  1. Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media.
  2. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt veel emoties los.
  3. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de Nederlandse overheid.
  4. Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de minister of het kabinet ernstig is bedreigd.
Informatiebehoefte parlement

Vanuit de Tweede Kamer worden veel vragen gesteld aan het kabinet over de achtergrond, aanpak, prioriteiten, preventieve maatregelen, ziekenhuiszorg, compensatie voor getroffen bedrijven, etc. De coronacrisis is het enige thema waarvoor het parlement in deze tijd nog bijeen wordt geroepen. Het aantal vragen uit het parlement neemt de komende periode eerder toe dan af.

Daarnaast is het niet onwaarschijnlijk dat een parlementair onderzoek of Parlementaire Enquête zal plaatsvinden naar de aanpak rond corona. Alleen al vanwege de omvang van deze crisis en het maatregelenpakket ligt de inzet van deze zware controle instrumenten van het parlement in de rede. Dit stelt strenge eisen aan de opslag en het beheer van informatie. Alleen zo kan er een goede reconstructie van het beleid plaatsvinden.

Wob-verzoeken

Ook bij journalisten leven tal van vragen over de manier waarop de overheid reageert op deze crisis en hoe/waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. De eerste Wob-verzoeken (Wet openbaarheid van bestuur) zijn al binnengekomen bij verschillende departementen. Op dit moment ligt de prioriteit bij het uitwerken van concrete maatregelen en het zo goed mogelijk beheersen van deze crisis. Daarna zullen de Wob-verzoeken zo goed mogelijk beantwoord moeten worden. Enerzijds omdat het een wettelijke plicht is. Anderzijds vanwege het feit dat via de media ook verantwoording kan worden afgelegd over het gekozen maatregelenpakket dat zoveel invloed heeft (gehad) op het dagelijks leven van de bewoners van dit land.

“Het is goed om nu al rekening te houden met toekomstige Wob-verzoeken, bijvoorbeeld met Open by Design principes.”

Om de Wob-verzoeken goed te kunnen beantwoorden is een zorgvuldige opslag en beheer van alle gewisselde informatie noodzakelijk. Daarnaast is het goed om nu al rekening te houden met toekomstige Wob-verzoeken. Dit kan door het werken met een aantal Open by Design principes, zie hiervoor de vuistregels die hieronder worden genoemd. Daardoor kunnen deze Wob-verzoeken gemakkelijker en effectiever worden afgehandeld.

Vuistregels voor het omgaan met informatie in tijden van COVID-19

Op basis van bovenstaande overwegingen gelden de volgende vuistregels voor het verwerken en het opslaan van informatie.

  1. Sla alle informatie die je produceert en verwerkt op in de daarvoor bestemde systemen. Door het benoemen van de coronacrisis als hotspot wordt besloten dat alle documenten hierover, of het nu gaat om krantenartikelen, beleidsnota’s, notities, concepten, e-mails of Whatsapp, blijvend bewaard moeten worden. Dit stelt eisen aan het informatiegedrag van iedere overheidsprofessional. Informatie over COVID-19 dient vastgelegd te worden in de bestaande DMS-systemen en andere officiële overheidssystemen. Alleen zo kan later een goede reconstructie van het gevoerde beleid en de genomen maatregelen plaatsvinden. Het opslaan van informatie op persoonlijke schijven, netwerkschijven of USB-sticks leidt ertoe dat deze informatie later veel lastiger vindbaar is.
  2. Bij nota’s, notities en verslagen: maak een scheiding tussen openbare informatie en niet-openbare informatie. Maak bij nota’s en notities een basisdocument dat (later) eenvoudig openbaar gemaakt kan worden en een eventuele bijlage waarin vertrouwelijke informatie staat, zoals ‘persoonlijke beleidsopvattingen bestemd voor intern beraad’. Op deze wijze kunnen latere Wob-verzoeken veel gemakkelijker worden afgehandeld. Bij verslagen van overleggen is het verstandig een onderscheid te maken tussen verschillende onderdelen. De blokken ‘gespreksverslag’ en ‘rondvraag’ bevatten vaak persoonlijke beleidsopvattingen en hoeven niet openbaar gemaakt te worden. De blokken ‘conclusies’, ‘aanbevelingen’ en ‘actiepunten’ zullen vaak later op verzoek wel openbaar gemaakt moeten worden.
  3. Gebruik waar mogelijk gemeenschappelijke samenwerkingsruimte voor inhoudelijke discussies (dus niet via e-mail).
    De afhandeling van grote Wob-verzoeken levert vaak een aanzienlijke werklast op voor de organisatie. Een groot deel van deze werklast heeft betrekking op het toetsen van honderden of soms duizenden mails op de aanwezigheid van de uitzonderingsgronden van de Wob. Daarom experimenteren enkele overheden met de afspraak om géén inhoudelijke discussies via de mail te laten voeren, maar in een gemeenschappelijke werkruimte. Daardoor wordt het in een later stadium veel eenvoudiger om complexe Wob-verzoeken af te doen.

Ten slotte: democratische verantwoording en controle is een groot goed, juist in tijden van een grote crisis. Het is de verantwoordelijkheid van ambtenaren en publieke professionals om dit mogelijk te maken. De huidige tijd stelt daarmee hoge eisen aan het informatiegedrag van alle betrokkenen. Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding biedt desgewenst ondersteuning bij het organiseren en regelen van bovenstaande maatregelen.

Ook een gastblog over Open Overheid schrijven?

Dat kan! Stuur je blog in.

Studenten aan het woord over Open Overheid

De ontwikkeling van een Open Overheid vindt niet alleen in de praktijk plaats, maar wordt ook vanuit wetenschappelijk oogpunt onderzocht. Drie afstudeerstudenten vertellen speciaal voor Open Gov Week over hun onderzoeken en over hun keuze voor het onderwerp Open Overheid.

Dilemmalogica
Mijn naam is Renske Verstege en ik studeerde Sociologie aan de Universiteit Utrecht. Momenteel ben ik bezig met mijn afstudeerstage en -onderzoek bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Ik loop stage bij de afdeling Democratie, in het bijzonder bij het beleidsteam Open Overheid. Tot aan de zomer doe ik onderzoek naar het vertrouwen van inwoners in de overheid: één van de drijfveren voor de beweging naar een open(er) overheid. Meer specifiek wil ik onderzoeken wat het effect is van één van de elf actiepunten uit het nationale Actieplan Open Overheid 2018-2020, namelijk het actiepunt Dilemmalogica.

Lees hier de gastblog van Renske.

Open Data als beleidsinstrument
Mijn naam is Judith de Vries en ik studeerde bestuurs- en Organisatiewetenschap aan de Universiteit Utrecht. Ik ben bezig met de afronding van de master Publiek Management en doe een onderzoeksstage bij adviesbureau de Green Land. Mijn afstudeeronderzoek gaat in op de ontwikkeling van een Open Overheid en het gebruik van Open Data als beleidsinstrument. Het Actieplan Open Overheid 2018-2020 stelt dat, naast het gebruik van Open Data, een open aanpak en een open verantwoording van betekenis zijn en worden in overheidsorganisaties van de toekomst.

Lees hier de gastblog van Judith.

Open Data Governance in Nederland
Mijn naam is Anne Dijkstra, masterstudent Publiek Management aan de Universiteit Utrecht en afstudeerstagiair bij de Open State Foundation. Voor mijn afstuderen ben ik bezig met een onderzoek naar Open Data Governance in Nederland. Dat betekent dat ik inzichtelijk maak hoe het Open Data landschap er uit ziet. Welke organisaties en personen bevinden zich in dat landschap, wat is hun positie ten opzichte van anderen en welke instrumenten worden er ingezet om Open Data te stimuleren en door wie. Er wordt namelijk vaak gezegd dat in Nederland de regie op Open Data mist.

Lees hier de gastblog van Anne.

Open Data Governance in Nederland

Mijn naam is Anne Dijkstra, masterstudent Publiek Management aan de Universiteit Utrecht en afstudeerstagiair bij de Open State Foundation. Voor mijn afstuderen ben ik bezig met een onderzoek naar Open Data governance in Nederland. Dat betekent dat ik inzichtelijk maak hoe het Open Data landschap er uit ziet. Welke organisaties en personen bevinden zich in dat landschap, wat is hun positie ten opzichte van anderen en welke instrumenten worden er ingezet om Open Data te stimuleren en door wie. Er wordt namelijk vaak gezegd dat in Nederland de regie op Open Data mist.

We zouden hier vooral afhankelijk zijn van de goede wil van (publieke) organisaties om hun data openbaar te maken. Daarom vergelijk ik in mijn onderzoek daarnaast de Nederlandse Open Data governance-structuur met die van het buitenland. Ik hoop zo waardevolle lessen te kunnen formuleren voor het Nederlandse governance-model.

Open Data moeilijk vindbaar
Eerder heb ik deelgenomen aan twee Open Data onderzoeksprojecten, waarbij ik merkte dat Open Data verspreid is over veel verschillende organisaties en soms moeilijk te vinden of te gebruiken is. Wanneer je een verzoek deed om de data te ontvangen, gingen daar weken overheen of ontving je nét niet wat je nodig had. Vanuit deze ervaringen ben ik van mening dat er nog stappen te maken zijn op het gebied van Open Data governance. Daar hoop ik dan ook aan bij te dragen met de resultaten van mijn onderzoek.

Woonoverlast inzichtelijk
Tijdens het laatste onderzoeksproject hebben we als studenten data van verschillende organisaties geanalyseerd om de onderliggende oorzaken van woonoverlast in een gemeente in kaart te brengen. Door de data van verschillende organisaties te bundelen, kon de woonoverlast in de gemeente beter inzichtelijk gemaakt worden. Dat maakt dat beleid beter afgestemd kan worden op de behoeften in de gemeente. In de toekomst van Open Data hoop ik dan ook dat organisaties nog meer data zullen delen (uit zichzelf), deze informatie vaker door overheden wordt gebundeld en dat burgers er zelf ook keihard mee aan de slag gaan.

“Het ‘zijn’ van een Open Overheid betekent ook het contact zoeken met de ‘gebruiker’ van de producten die overheid levert.”

Mijn naam is Judith de Vries en ik studeerde bestuurs- en Organisatiewetenschap aan de Universiteit Utrecht. Ik ben bezig met de afronding van de master Publiek Management en doe een onderzoeksstage bij adviesbureau de Green Land.

Open Data als beleidsinstrument
Mijn afstudeeronderzoek gaat in op de ontwikkeling van een Open Overheid en het gebruik van Open Data als beleidsinstrument. Het actieplan Open Overheid 2018-2020 stelt dat, naast het gebruik van Open Data, een open aanpak en een open verantwoording van betekenis zijn en worden in de overheidsorganisatie van de toekomst.

Veel Open Data initiatieven bij lagere overheden worden opgezet vanuit de gedachte “hier moeten wij wat mee als organisatie”. Hieruit volgt vaak dat Open Data niet per se als een oplossing voor een specifiek probleem wordt gevonden, maar dat er een probleem bij de data wordt gezocht waarbij de data als oplossing dient. De data wordt op een platform gepubliceerd onder het mom van transparantie, of er worden apps gemaakt, die niet vallen binnen de behoeftes van burgers en bedrijven.

Het ‘zijn’ van een Open Overheid betekent ook het contact zoeken met de ‘gebruiker’ van de producten die overheid levert. In de praktijk betekent dit dat ambtenaren moeten zoeken naar contact met de ‘gebruiker’, voordat de oplossing van het probleem is gevonden of zelfs in samenwerking met de ‘gebruiker’ komen tot een oplossing die passend is voor de ontstane problemen.

Er wordt geschreven over de ambtenaar 2.0, maar de vraag rijst of deze ambtenaar een decennia later, capabel genoeg is voor een wereld vol met Open Data en om te werken binnen een Open Overheid. In mijn afstudeeronderzoek onderzoek ik welke competenties beleidsmedewerkers nodig hebben om te werken binnen een Open Overheid.

Waarom Open Overheid?
Ik heb dit onderwerp gekozen omdat het onderwerp vernieuwend is en ingaat op een ontwikkeling die, mijn inziens, de overheid kan/gaat veranderen. De ontwikkeling van een Open Overheid laat het belang zien van een vernieuwde werkwijze, waarin de relatie tussen overheid en burger intensiveert.

“Open overheid is in mijn beleving cultuur en emotie”

Mijn naam is Renske Verstege en ik studeerde Sociologie aan de Universiteit van Utrecht. Momenteel ben ik bezig met mijn afstudeerstage en -onderzoek bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Ik loop stage bij de afdeling Democratie, in het bijzonder bij het team Open Overheid. Tot aan de zomer doe ik onderzoek naar het vertrouwen van inwoners in de overheid; één van de drijfveren voor de beweging naar een open(er) overheid.

Dilemmalogica
Meer specifiek wil ik onderzoeken wat het effect is van één van de elf actiepunten uit het nationale Actieplan Open Overheid 2018-2020, namelijk ‘Project Dilemmalogica’. Het streven in deze is om dilemmalogica toe te passen in overheidscommunicatie richting inwoners: welke zienswijzen zijn er? Hoe kunnen deze worden geordend? En welke perspectieven kunnen hieraan worden verbonden? Overheidscommunicatie met de toepassing van dilemmalogica is wezenlijk anders dan de huidige communicatiestijl waarbij de focus ligt op de doelredenering. Dilemmalogica is juist gericht op het uitstellen van de doelredenering en het nadrukkelijk(er) communiceren over de maatschappelijke opgave.

Dilemmalogica is gebaseerd op procedurele rechtvaardigheid. In hoeverre de toepassing van elementen van deze vorm van rechtvaardigheid in overheidscommunicatie invloed heeft op het vertrouwen van inwoners in de overheid, ga ik dus onderzoeken. Dit wil ik gaan doen aan de hand van veldexperimenten bij een lokale overheidsorganisatie. De precieze context zal nog verder vorm krijgen.

Waarom Open Overheid?
Het thema open overheid spreekt me heel erg aan, omdat het volgens mij om veel meer gaat dan bijvoorbeeld het ontsluiten van overheidsinformatie in het kader van transparantie. Open overheid is in mijn beleving cultuur en emotie. Bovendien vind ik vertrouwen van inwoners in de overheid, als ook vertrouwen van de overheid in inwoners, een intrigerend onderwerp. Waar gaat het goed en waar schuurt het? Erg interessant om hier met onderzoek meer zicht op te krijgen. Persoonlijk draag ik graag bij aan het vertrouwen aan weerszijden. Beginnend bij het verkrijgen van inzicht, met als volgende stap een rijke verbinding van kennis en beleid betreffende open overheid.

Vijf praktische Open Overheid tips

Het Leer- en Expertisepunt Open Overheid vroeg de directie Participatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) om een gastblog te schrijven over Open Overheid in de Open Overheid week (Open Gov Week) van 2019! Natuurlijk was ons antwoord JA, maar we hebben wel even nagedacht over de inhoud ervan. Er is al zoveel geschreven over Open Data, Open Overheid en participatie. Iedereen is het er over eens dat het belangrijk is en dat het zorgvuldig moet worden opgepakt, maar vaak krijgen wij de vraag: hoe dan?! We gebruiken deze kans om in dit blogbericht onze visie op een participerende, Open Overheid met jullie te delen in vijf tips. Deze tips kan iedereen die werkzaam is bij de overheid toepassen in de praktijk. Wat kun je vanaf vandaag zelf doen of laten zien?

1. Begin bij jezelf en sta open
Begin bij jezelf. We werken allemaal in grote organisaties, olietankers. Een hele organisatie in één keer veranderen is lastig, dus begin bij jezelf en jouw eigen project of beleidsonderwerp. Open zijn is actief luisteren naar de samenleving en het liefst zo vroeg mogelijk. Ga in gesprek met burgers, bedrijven, initiatiefnemers en maatschappelijke organisaties! Zo ga je vanuit verschillende perspectieven naar het vraagstuk kijken. Het voordeel is dat de kwaliteit van het plan of besluit toeneemt als je actief gebruik maakt van de kennis en ervaring van het publiek.

2. Zorg voor een gelijkwaardig informatieniveau
Het publiek kan alleen maar in een plan of project participeren als het op de juiste momenten over alle relevante informatie beschikt. Heeft het publiek toegang tot alle benodigde informatie om een betekenisvolle bijdrage te leveren? Zijn alle belangrijke onderzoeksrapporten gedeeld? Is er kwantitatieve of kwalitatieve data beschikbaar over het vraagstuk? Deel het met alle gesprekspartners en maak – als het gevoelige informatie betreft – afspraken over het gebruik ervan.

3. Neem de input mee en leg verantwoording af
Maak alle wensen en belangen van het publiek inzichtelijk, zodat een bestuurder mede op basis van alle belangen een besluit kan nemen. Neem de input van het publiek mee in beslissingen en communiceer over wat met de input is gedaan. Geef ook aan waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de eenvoudige stoplichtmethode met een begrijpelijke toelichting(groen: kan mee worden genomen, oranje: wordt verder onderzocht/ is afhankelijk van politieke keuzes, rood: kan niet worden meegenomen, omdat….).

4. Goed samenspel van bestuurders, ambtenaren en publiek
Als ambtenaar is het onze rol om onze bewindspersonen, gedeputeerden, burgemeesters en wethouders te voorzien van alle benodigde informatie om alle belangen te kunnen wegen en keuzes te kunnen maken. Participatie is alleen succesvol als bestuurders het nut ervan zien, betrokken zijn en open staan voor de input van publiek. Als ambtenaren moeten we deze participatieprocessen vakkundig regisseren en het publiek moet bereid zijn mee te willen doen en input te leveren. Maak een plan voor dit samenspel/ deze samenwerking.

5. Investeer in relaties
Sta open voor uiteenlopende meningen en visies, wees oprecht geïnteresseerd. Blijf in contact, help elkaar, werk samen, denk met elkaar mee en schep de juiste verwachtingen! Participatie is er niet alleen voor de groepen die het meest van zich laten horen, maar ook voor de mensen die niet zo snel van zich doen spreken. Een overheid die investeert in de relatie met de samenleving heeft daar profijt van, ook bij toekomstige besluiten.

Janneke de Jong

“Het participatievak wordt steeds ingewikkelder. Nederland verandert snel, maatschappelijke opgaven zijn complexer en we denken heel verschillend over wat belangrijk is voor de toekomst van Nederland. Voor de een staat duurzaamheid voorop, voor de ander een goede infrastructuur, voor een derde betaalbaarheid. Een bestuurder weegt alle belangen en maakt keuzes. Daarmee krijgt niet iedereen zijn zin. Dat is niet erg zolang iedereen zich gehoord voelt, kan zien hoe besluiten tot stand komen en er vertrouwen is dat de overheid alle informatie die ertoe doet, inzet voor de beste beslissingen. Dit is waar de directie Participatie zich iedere dag voor inzet.”
Janneke de Jong (Plaatsvervangend directeur Directie Participatie van het ministerie van IenW)

 

Speciaal voor deze open overheid week zijn deze praktische tips opgesteld. Ga jij ze toepassen of heb je een vraag aan de directie Participatie van het ministerie van IenW? Schroom dan niet en mail naar info@platformparticipatie.nl.

Ook een gastblog insturen?
Dat kan! Via dit formulier stuur je gemakkelijk jouw gastblog in.

Gastblog Bregje Thijssen: ‘Bouwen op Data’

Auteur: Bregje Thijssen (DisGover)

Het woningbouwvraagstuk is een ingewikkelde. Daarom zijn wij (zeven trainees van DisGover) aan de slag gegaan om hierover het gesprek te voeren met verschillende stakeholders en inwoners. Een gesprek over wonen is vaak emotioneel, want wonen is iets heel wezenlijks en we wonen allemaal. Data kan helpen om het vraagstuk meer feitelijk aan te vliegen. Tijdens deze gesprekken hebben we geprobeerd om relevante data inzichtelijk te maken en in te zetten in het gesprek. Doel van ons project is om op een innovatieve manier te participeren met inwoners en stakeholders, en deze gesprekken met relevante data te onderbouwen.

Uitkomsten vooronderzoek
Na een uitgebreid vooronderzoek trokken we een aantal conclusies: het woningbouwvraagstuk is complexer dan we in eerste instantie dachten en bovendien zijn er meer betrokkenen dan je op het eerste gezicht ziet.

Zo spraken we verschillende gemeenteambtenaren. Van grote gemeenten met een flinke binnenstedelijke bouwopgave zoals de gemeente Leiden, tot kleinere gemeenten die kampen met krimp en vergrijzing zoals de gemeente Midden-Delftland. De uitdagingen rondom wonen verschillen dus erg per gemeente. Daarnaast verschilt ook de “data-volwassenheid” van gemeenten enorm. Waar de gemeente Zaanstad verschillende data-analisten en -scientists in dienst heeft, welke prachtige data pakhuizen en dashboards ontwikkelen, heeft de gemeente Hilvarenbeek slechts één ambtenaar in dienst die 4 uur per week beschikbaar is om datagestuurd werken op poten te krijgen. Uiteraard is dit geheel afhankelijk van de grootte van de gemeente en van de prioriteiten van de Raad.

Wat we ook merkten is dat gemeenten ontzettend graag met inwoners in gesprek willen, maar vaak nog niet goed weten hoe. En waar participeren in het ene geval ontzettend waardevol is, kan het is het andere geval meer kapot maken dan je lief is. Want op het moment dat er eigenlijk geen ruimte is voor participatie (wanneer er al beslissingen genomen zijn, de kaders heel beperkend of het budget gewoon te klein) kun je beter niet participeren. Wanneer een inwoner participeert en daarna niks meer hoort, daalt het vertrouwen. En dat is heel logisch.

Participeren kun je leren
Wij wilden het goede voorbeeld geven. We organiseerden een aantal kleine evenementen met verschillende doelgroepen. En in plaats van dat vanuit de ivoren toren te doen (zoals het ministerie of het stadhuis) kwamen wij naar mensen toe. Uit deze evenementen haalden we input op voor ons grote eindevenement en concrete ideeën voor ons adviesrapport. Op het eindevenement brachten we iedereen die het gesprek wilde aangaan over het woning(bouw)vraagstuk bijeen. We spraken op een informele manier en aan de hand van concrete casussen met elkaar over wonen. Een raadslid kon zo eens door de bril van een inwoner naar het thema kijken. En een toezichthouder bekeek de mogelijkheden door de ogen van een projectontwikkelaar. Dit was heel verfrissend, want waar de meningen soms tegengesteld zijn, willen we uiteindelijk allemaal hetzelfde: fijn en betaalbaar wonen. En dat is voor iedereen anders, maar ons doel is gemeenschappelijk. De adviezen uit alle bijeenkomsten zijn gepresenteerd op de Open Overheid-bijeenkomst ‘’Bouwen op Data’’ en samengevoegd in een adviesrapport. En met enige trots kijk ik terug op wat we afgelopen half jaar bereikt en geleerd hebben.

Heb je een vraag of wil je doorpraten? Mail mij op b.thijssen@disgover.nl

Fiets onbegluurd door de stad!

Gastblog ter ere van Open Gov Week, door Geogap, Geoloep en Webmapper.

Op de nieuwe website Onbegluurd zie je hoe vaak je op je dagelijkse fietsroute in de vier grote steden een camera tegenkomt. Daarnaast krijg je een alternatieve route die de camera’s zoveel mogelijk ontwijkt.

Op maandag 7 mei, tijdens Open Gov Week, verzamelden Geogap, Geoloep en Webmapper zich in Zwolle om gezamenlijk de website Onbegluurd te maken. Camera’s in de openbare ruimte spelen niet alleen een rol in het gevoel van veiligheid, maar ook in het gevoel van privacy. Openheid over de locaties, het eigendom en het doel van deze camera’s maakt je bewust van de hoeveelheid camera’s en geeft je meer grip om een afweging te maken tussen veiligheid en privacy. Met deze website laten we voor de steden Amsterdam, Den Haag, Rotterdam en Utrecht zien wat er mogelijk is als deze informatie openbaar en onder een open licentie beschikbaar wordt gesteld.

Open data
De gemeenten Amsterdam en Utrecht stellen de camera-locaties beschikbaar op hun websites. Deze informatie is aangevuld met camera’s, die de gemeenten hebben geleverd aan de Basisregistratie Grootschalige Topografie. Tenslotte hebben we de camera’s van de verdwenen website CameraLocaties.nl gebruikt. Het is opvallend dat de locaties van camera’s in de openbare ruimte niet zijn opgenomen in de Gemeentelijke High Value Datalijst.

De aanname is dat een persoon op een camerabeeld tot op een afstand van 25 meter herkenbaar is en dat alle camera’s 360° zicht hebben. Camera’s bovenop een gebouw zijn naar de dakrand verplaatst, om vanaf die nieuwe positie het zichtveld te berekenen. Het zichtveld van de camera’s is vervolgens berekend met inachtneming van de gebouwen uit de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG).

Op basis van OpenStreetMap berekenen we de fietsroutes. Er is een levendige community van vrijwilligers die de fietspaden in OpenStreetMap intekent en bijwerkt, met als resultaat een open dataset waarvan wij voor deze website nuttig gebruik konden maken.

Open overheid: sensorregister
Om deze website ook voor andere gemeenten te laten werken is een uitgebreidere zoektocht nodig langs de gemeentelijke open-datawebsites. Voor de BGT/IMGeo zijn camera’s slechts optionele inhoud en weten we alleen de locatie. Een landelijk sensorregister, waarin gemeenten verplicht zijn om naast de locatie ook het eigendom en het doel te vermelden van al haar camera’s, zou het mogelijk maken om deze website voor heel Nederland te gebruiken.

Initiatiefnemers Onbegluurd
De website is een gezamenlijk project van Geogap, Geoloep en Webmapper.

Open Overheid bij de provincie Zuid-Holland

In het kader van Open Gov Week schreef Jeroen Röttgering (provincie Zuid-Holland) een blog over de ervaringen van de provincie Zuid-Holland met Open Overheid.

De maatschappij verandert in hoog tempo. Dit betekent dat de overheid met dezelfde snelheid moet meebewegen, wil ze voldoen aan de vraag van inwoners en organisaties. Opgavengericht en netwerkend werken en Open Overheid zijn dan ook enkele speerpunten voor de provincie Zuid-Holland. Het college van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland legde in 2015 al vast dat de omslag naar een transparante overheid (Open Data, Open Overheid en Open Spending) bij uitstek gestimuleerd kan worden met een apart programma: Transparante en Open Provincie (TOP).

TOP
Het team van TOP zet zich met de gehele organisatie in om data op een heldere en verantwoorde manier te ontsluiten en waar mogelijk geschikt te maken voor hergebruik. Het programma heeft zorg gedragen voor het publiceren van besluiten van Gedeputeerde Staten via de website. Ook is er een subsidieregister gepubliceerd met gegevens op kaart. Recentelijk zijn ook glasnegatieven en historisch filmmateriaal uit de periode 1930-1965 digitaal ontsloten. Ook is het team bezig met het ontsluiten van archeologische data door middel van hackatons.

Datawarehouse
Binnen de provincie is TOP een van de drijvende krachten achter masterclasses Informatie. Deze masterclasses bieden medewerkers inspiratie over het omgaan met informatie en data. Verder werken verschillende afdelingen binnen de organisatie aan de bouw van een datawarehouse. Daarmee wordt alle data op een effectieve manier aangeboden aan de buitenwereld. De provincie wil hiermee een datagedreven organisatie worden, waarin alle mogelijkheden voor het gebruik van open data maximaal worden benut. Belangrijke factoren voor succes blijken steun van politiek bestuur en de ambtelijke top, om gedurende een aantal jaren ontwikkelingen in de gewenste richting te stimuleren en zo datagedreven te werken.

Lees ook het interview met Henk Burgering en Frans de Graaf over Top.