Expertisepunt Open Overheid

Hoe ga je open?

Gastblog door Maike Klip, eerder verschenen op haar eigen website.  

Twee weken geleden schreef ik over de schoonheid van de achterkant van de overheid. De overheid moet open werken, dat maakt alles zoveel beter. Dat willen is één ding, maar hoe begin je? Na die blog kreeg ik een berichtje van drie dames van de Gemeente Amsterdam die met een project open wilden werken, maar niet wisten hoe ze concreet konden beginnen. Samen bedachten we een aantal stappen die je kunt nemen om ‘open te gaan’. In dit blog zet ik ze op een rij.

Stap 1: Voor wie ga je open?

Open ben je niet in je eentje. Dat doe je juist zodat de ander je kan zien en bij je kan komen. Zodat anderen je begrijpen en met je samen kunnen werken. De eerste stap die je moet nemen is bedenken wie die ander is. Met wie wil je samenwerken? Dat kan je doelgroep zijn, maar ook medewerkers van andere organisaties of kritische burgers en ondernemers.

Bijvoorbeeld, bij CoronaMelder werkten we open op verschillende manieren.

  • Alle code, designs en onderzoeken stonden op Github en werden besproken in een openbare Slackgroep. Hier zaten vooral kritische programmeurs en ontwerpers. Sommigen kregen zelfs toegang tot onze Figma zodat ze zelf aan de slag konden gaan in onze ontwerpbestanden om hun ideeën bij te dragen.
  • In de openbare Slackgroep zaten ook belangenorganisaties (bijvoorbeeld op het gebied van privacy) en journalisten. Zij volgden het project kritisch (terecht!).
  • Burgers die de app potentieel zouden gebruiken nodigden we uit om vanuit huis of in het onderzoekslab in Amsterdam de app uit te proberen. We lieten hen de app in een vroeg stadium zien en elke wijziging testten we opnieuw tot het goed was. We nodigden allerlei burgers uit, 60+’ers, mensen die Arabisch spreken, mensen die taalarm zijn, jongeren, mensen met een visuele beperking, en meer.
  • We betrokken wekelijks medewerkers van de GGD. Door met hen mee te lopen in hun werk maar ook door de verslagen van deze bezoeken met hen te delen. Ook op bestuurlijk niveau werd regelmatig advies gevraagd en geluisterd naar de GGD.
  • Daarnaast werkten we samen met een begeleidingscommissie van gedragswetenschappersdie ook toegang hadden tot dezelfde informatie als wij.

“Open werken is een gesprek en dat gesprek voer je niet met jezelf.”

Iemand test CoronaMelder in het Arabisch

Stap 2: Waar ga je open?

Voor wie je open gaat, bepaalt ook waar je dat doet. Welk platform kies je en voor wie moet welke informatie toegankelijk zijn? Bestuurders, programmeurs en gebruikers van je product vragen allemaal een andere taal en plek. Ik denk dat je een plek nodig hebt voor je informatie/ documentatie en een plek voor het gesprek hierover. Die plekken moeten toegankelijk zijn voor je doelgroepen, maar mogen best onhandig zijn voor wie je doelgroep niet is. Wil je bijvoorbeeld samenwerken met mensen die niet zo handig zijn met techniek, dan is een appgroep een beter idee dan Slack.

“Kies de plek die past bij je doelgroep.”

 

Bij CoronaMelder plaatsten we alle documentatie op Github, daar konden anderen ook wijzigingen voorstellen. We gebruikten Slack om het gesprek hierover te voeren. Dit had een kleine drempel. Je moest je aanmelden voor zowel Slack als Github. Hiervoor had je motivatie nodig maar ook een beetje inhoudelijke kennis. Later maakten communityleden een website om het meepraten over de app toegankelijker te maken. Deze drempel was ook fijn omdat een inhoudelijke discussie op Twitter soms niet te voeren was door de felheid en valse informatie.

“Je hebt een veilige plek nodig om te experimenteren en een open gesprek te voeren.”

 

Toen ik de afgelopen twee jaar aan De Begripvolle Ambtenaar werkte, deed ik dat ook open. Ik gebruikte dit blog om de voortgang te delen. Ik gebruikte sociale media (Twitter en Linkedin) om een gesprek te organiseren. Dit omdat de algoritmes van sociale media maakten dat het bereik groter werd dan mijn eigen netwerk maar ook omdat ik het belangrijk vond dat het thema van mijn onderzoek open en eerlijk besproken wordt (en niet in een semi-verborgen groep).

Stap 3: Geef context

Je kunt pas meepraten, als je weet waar het over gaat. Doe niet een code dump op Github, maar geef context bij het doel wat je wilt bereiken. Bij CoronaMelder delen we daarom ook al het onderzoek open, zowel gebruikersonderzoek als inzichten over het werk van de GGD. Die context hebt je nodig om ontwerpkeuzes te begrijpen en te kunnen bevragen.

Bij blogs die ik hier schrijf, deel ik in de inleiding ook altijd context. Bij het schrijven bedenk ik me altijd ‘Stel nu dat je voor het eerst op mijn blog bent: wat moet je dan weten om deze blog te begrijpen?’

“Deel je voorkennis en context zodat je op gelijke voet staat.”

Je werk wordt er altijd beter van als je het samen doet 🙂

Stap 4: Maak je documentatie op orde

Lijkt op stap 3, maar is toch anders. Maak van je kladblok heldere samenvattingen die je open kunt delen. Niet iedereen volgt automatisch je hersenspinsels of kent alle afkortingen van je organisatie. Open werken betekent dat je goed uitlegt wat je doet, wat je leerde en hoe je verder gaat.

“Deel elke stap en maak de stap niet te groot.”

 

  • Een kleine stap is makkelijker te overzien en sneller gedaan.
  • Kleine stappen zetten de ander niet buitenspel. Je kunt alleen meepraten als je toegang tot info hebt en er nog geen beslissing is genomen.
  • Het eindverslag schrijft zichzelf want elke stap is al goed gedocumenteerd.

Als je De Begripvolle Ambtenaar vanaf het begin volgde op dit blog, zal mijn eindpublicatie niet volledig nieuw zijn. Veel fragmenten uit mijn essays zijn eerder als blog hier verschenen. Soms kregen blogs later een nieuwe lading wanneer ik nieuwe inzichten op deed. Soms stuurden anderen na een blog een boekentip of een praattip waarmee ik een nieuw puzzelstukje vond.

Stap 5: Organiseer het gesprek

Niemand bedenkt op dinsdagmiddag ‘goh, eens kijken of de gemeente nog iets heeft gedeeld waar ik in mee kan denken’. Een gesprek ontstaan niet vanzelf.

“Nodig mensen actief uit om mee te doen.”

 

Dat deden we bij CoronaMelder bijvoorbeeld door deze post die ik op Linkedin deelde. Ik vroeg ontwerpers zich aan te melden voor onze community. De post werd veel gedeeld en meer dan 42.000 mensen hebben hem gezien. Er kwamen zo’n 300 ontwerpers de Slack in. Nog steeds melden zich nieuwe mensen, of worden mensen juist minder actief. Dat is okè!

Om dit in goede banen te leiden, is een community manager handig. Bij CoronaMelder is dit Edo Plantinga. Onvermoeibaar betrekt hij iedereen. Stelt hij vragen en gooit hij gesprekken open. Zit hij teamleden achter de broek dat er ‘2 dagen geleden al een vraag gesteld is waar niemand nog op heeft gereageerd, wie wil dat even doen?!’

“Geef iemand de rol van community manager in je open project.”

Edo organiseerde regelmatig openbare videocalls waar iedereen aan mee kon doen. Elke vrijdag hadden we een inloopspreekuurtje of een teamlid deed een AMA, een Ask Me Anything. Informeel bespraken we allerlei zaken over de app met communityleden.

“Organiseer laagdrempelige contactmomenten”

 

Behind the CoronaMelder app: Open source, experts & de overheid

Edo hoeft het niet alleen te doen. Open werken betekent ook dat teamleden zelf de gesprekken voeren en de discussie aangaan. Het is juist goed als je direct met het teamlid kunt sparren als communitymember. Hèt teamlid dat zelf aan de knoppen zit waar jij juist een goede inhoudelijke vraag over hebt. Niet alles hoeft langs communitymanagers of woordvoerders te gaan, het is veel beter voor het resultaat als het rechtstreeks gaat.

“Betrek het hele team erbij.”

 

Dit is spannend want in de ambtenarij zijn we gewend om anoniem te kunnen werken. Maak je een account op Github aan onder je eigen naam? Maar dan kunnen ook alle beslissingen teruggeleid worden tot jou persoonlijk. Als ambtenaar val je onder de ministeriële verantwoordelijkheid. Dat betekent dat ambtenaren niet zelf verantwoordelijkheid hoeven af te leggen over wat ze doen, dat doet de minister.

Deze zomer adviseerde de Raad van State om deze ministeriële verantwoordelijkheid aan te passen. ‘Uitleggen wat de overheid doet en waarom is belangrijker dan ooit. Er is een transparant en correct samenspel nodig tussen Kamer, Kabinet en Ambtenaren‘ en burger, voeg ik daar zelf even aan toe *angelface*. Dit onderwerp heb ik al uitgebreid uit de doeken gedaan op debegripvolleambtenaar.nl, maar ik stip het hier toch even extra aan omdat dit een van de redenen is waarom ambtenaren weinig naar buiten treden en daardoor moeilijk open kunnen samenwerken. Dat kan anders!

“Wees jezelf en ga het gesprek aan.”

Stap 6: Betrek de woordvoerder

Niet alleen de woordvoerder, ook de manager, de directeur, de minister of de burgemeester. Open werken zorgt voor een andere dynamiek. Vraag je af wie verantwoordelijk en aanspreekbaar is in je organisatie, dat ben jij niet alleen. Een open gesprek voer je samen, ook binnen je organisatie. Zorg ervoor dat iedereen die een rol speelt ook weet dat je open wilt werken en hoe je dat gaat doen. En werk samen om dit goed te doen.

Ik noemde al eerder: er zitten ook belangengroepen en journalisten in de zaal. Als het open is, kunnen zij ook meelezen en meevragen. Dat betekent dat het gesprek alle kanten uitgaat, in plaats van netjes via de minister die verantwoordelijk is om de Kamer eerst te informeren. Soms staan er details op Github, en dus binnen no time in de krant, die bijvoorbeeld niet in de Kamer zijn besproken. Is dat erg?

“Betrek de mensen in je organisatie die verantwoordelijk en aanspreekbaar zijn op wat je doet.”

 

En ja, niet altijd zal alles open kunnen zijn. In juni schreef de GGD een brief naar het ministerie van VWS over de app met allerlei zorgen. Die brief kwam later pas openbaar toen de NOS een wob-verzoek deed en erover publiceerde. Had deze brief eerder openbaar kunnen zijn? Misschien wel, misschien niet. Open werken betekent niet dat elke communicatie, elke overweging openbaar hoeft te zijn. Waar de grens ligt moeten we continu ontdekken, afspreken en weer aanpassen.

“Bespreek de grens van openheid met elkaar.”

 

Open werken maakt van het klassieke trapje ‘organisatie – minister – kamer/ journalist – burger’ een twee-richtingsgesprek. In de community worden zaken besproken die leiden tot nieuwe inzichten en dus nieuwe ontwerpkeuzes. Dat gaat geleidelijk in elkaar over. Bij CoronaMelder zorgden we ervoor dat de Kamer regelmatig geïnformeerd werd over het open proces en de stand van zaken. Op debegripvolleambtenaar.nl schreef ik al eerder over deze omgekeerde dynamiek als de oplossing om onbegripvolle patronen in de overheid te doorbreken.

Stap 7: Maak plezier

Het is heel leuk om open te werken. Je leert allerlei nieuwe mensen kennen en maakt iets veel beters dan wanneer je dat alleen met je eigen clubje had gedaan. Je ziet hoe je product in actie gebruikt wordt en je hebt zeker geen saaie kantoorbaan meer.

Sta open voor het gesprek. Dat is spannend want je stelt je kwetsbaar op. Je krijgt feedback, dat is leuk èn moeilijk. Meestal heb je echt wat aan de feedback, soms is het ongefundeerd (stap 3 en 4 maken de kans hierop veel kleiner). Soms is het ook gewoon moeilijk te verteren. Heb je zo je best gedaan, zet je het ’s avonds laat online en wordt je wakker met op sociale media ‘een dikke onvoldoende’ en zie je jouw werk met rode strepen. Ook dat hoort erbij. Neem het niet persoonlijk, en…

“Ga ’s ochtends niet voordat je koffie hebt gehad op Twitter.”

Ask Me Anything… hartje als toestemming dat je op de foto wil

Tot zover mijn tips hoe je kunt beginnen met open werken. Als je Ineke, Anouschka en Marieken van de Gemeente Amsterdam wilt helpen met hun open project, begin dan hier.

Hoe werk jij open? En hoe ben je begonnen?

De kansen en kanttekeningen van digitale burgerparticipatie

Terugblik op de bijeenkomst ‘Een Open Aanpak met E-democracy tools’

Digitale burgerparticipatie leeft! Op dinsdagmiddag 20 maart stroomde het Auditorium van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) vol voor de bijeenkomst Een Open Aanpak met E-democracy tools. E-democracy tools bieden mogelijkheden om burgers beter bij de politiek en beleidsvorming te betrekken. Daarmee zijn zij een goed voorbeeld van een Open Aanpak.

Hoe zijn de ervaringen van overheden met deze tools? En zijn E-democracy tools het juiste middel om burgers bij de politiek te betrekken? Josien Pieterse (directeur Netwerk Democratie), May-Britt Jansen (programmamanager OpenStad), Jeroen van Berkel (lid Dagelijks Bestuur, stadsdeel West) en Ira van Keulen (Senior Onderzoeker / Parlementair Liaison bij het Rathenau Instituut) deelden hun ervaringen en geleerde lessen en gingen het gesprek hierover aan met het publiek.

Direct aan de slag
Na een officiële aftrap van de bijeenkomst door Marieke Schenk (coördinator Leer- en Expertisepunt Open Overheid), lichtte Josien Pieterse toe dat digitale participatietools nieuwe mogelijkheden bieden om tot besluitvorming te komen. Hoe? Dat kan vrij gemakkelijk. Op de website van E-DEM staan open source tools klaar voor lokaal gebruik. Lokale overheden kunnen direct aan de slag zodra zij de software en handreiking hebben gedownload.

Koujin Sabir (BZK) vertelde ter aanvulling over de nieuwe ‘proeftuin digitale democratie gemeenten’. In ieder geval 10 gemeenten experimenteren hierin met vormen van digitale democratie. Deze proeftuin is hard nodig, omdat er onder burgers onvrede is over de responsiviteit van de overheid, blijkt onder andere uit onderzoek van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR). Meedoen aan de proeftuin betekent dat gemeenten ervaring opdoen met de beschikbare e-democracy tools om inwoners te betrekken.

Het gebruik van e-democracy tools is nog relatief nieuw voor Nederlandse overheden en dat levert ook wel wat spanningen op: sommige gemeenten vinden het bijvoorbeeld lastig dat door de inzet van deze tools een nieuwe dynamiek met inwoners ontstaat.

De Stem van West
In Amsterdam experimenteren ze al met digitale burgerparticipatie. “Normaal gesproken is Amsterdam tijdens bijeenkomsten aanwezig met de nodige hoofdstedelijke arrogantie, maar dit keer niet! Juist op het gebied van burgerparticipatie heeft Amsterdam niet altijd het recht om arrogant te zijn”, aldus May-Britt Jansen en Jeroen van Berkel van De Stem van West. May-Britt en Jeroen namen het publiek live mee naar de De Stem van West: een online platform waar bewoners voorstellen voor hun buurt kunnen indienen. Op een interactieve kaart is te zien dat burgers hun ideeën letterlijk op de kaart kunnen zetten. Voor deze ideeën verzamelen ze stemmen en iedere twee weken wordt het idee met de meeste stemmen op de raadsagenda van Amsterdam gezet.

De Stem van West is een ultieme online tool voor burgers om daadwerkelijk te participeren. En de tool gaat nog een stapje verder: burgers kunnen namelijk ook hun voor- en tegenargumenten voor een bepaald idee op de website plaatsen. Zo krijgen burgers en bestuurders inzicht in de argumenten van zowel voor- als tegenstanders.

Condities voor impact
Hoe succesvol zijn e-democracy tools? Ira van Keulen werkte vanuit het Rathenau Instituut mee aan een Europees onderzoek naar digitale burgerparticipatie. De onderzoekers analyseerden onder andere 22 inspraak-initiatieven. Een van de geleerde lessen is dat het een uitdaging is om met burgerparticipatie daadwerkelijk impact te hebben op besluitvorming en de politieke agenda. Er zijn genoeg kansen voor burgerparticipatie, maar hiervoor is ook tijd nodig. Van Keulen ziet digitale burgerparticipatie als kansrijk, maar het is zeker geen quick fix. Ira presenteerde zes condities die de impact kunnen vergroten:

  1. Verbinding met concrete formele agenda of besluit.
  2. Helderheid over participatieproces en doel.
  3. Feedback aan deelnemers.
  4. Kwantificeren via stemmen of prioritering.
  5. Actieve en gedifferentieerde mobilisatiestrategie.
  6. Leerproces: herhaal en verbeter.


Vertrouwen
Tijdens de interactieve afsluiting van de bijeenkomst kwam onder andere het thema vertrouwen aan bod. Vertrouwen is essentieel voor burgers om te participeren. Hoe kunnen we vertrouwen waarborgen? Uit onderzoek blijkt dat het gedrag van politici zorgt voor wantrouwen onder burgers. Wat kan een tool – zoals De Stem van West – bijdragen om het gedrag van politici te veranderen? Uit de reactie van de sprekers bleek dat dit niet de belangrijkste doelstelling is van de tools. Het is goed om te beseffen dat digitale tools er in de eerste plaats zijn om burgers de mogelijkheid te geven om te participeren. Als gedrag van politici hierdoor beïnvloed wordt, dan is dat mooi meegenomen.

Een ander punt dat samenhangt met vertrouwen, is de vraag hoe veilig burgers zijn als zij hun wensen online kenbaar maken. Bijvoorbeeld als buurvrouw X een initiatief van buurvrouw Y ziet – over een hekje dat moet verdwijnen in de buurt – en buurvrouw X het hier niet mee eens is. Hoe veilig is buurvrouw Y dan?

Jeroen en May-Britt van De Stem van West stelden dat dit in de praktijk geen problemen oplevert. De Stem van West is echt een tool waarin burgers met elkaar het gesprek aangaan. Het politieke spel vindt pas later plaats op de plek waar het hoort: in de politieke arena.

Meer teruglezen en terugkijken?

  1. Bekijk onze Storify met een selectie van de tweets over de middag.
  2. Op open-overheid.nl/schrijf-mee lieten bezoekers hun ideeën en vragen over digitale burgerparticipatie achter.
  3. Bekijk de PowerPointpresentaties van Josien Pieterse (NetwerkDemocratie), De Stem van West en van Ira van Keulen (Rathenau Instituut).


Verslag door Arnoud van Kooten (stagiair beleidsteam Open Overheid, BZK) en Ilse Ambachtsheer (Leer- en Expertisepunt Open Overheid)

Cultuur, houding en gedrag als mogelijk actiepunt?

Verslag vervolgbijeenkomst met departementen

Op 8 februari kwamen collega’s van verschillende departementen opnieuw bij elkaar om de mogelijkheden voor een gezamenlijk actiepunt over cultuur, houding en gedrag te bespreken. Deze bijeenkomst was een vervolg op de bijeenkomst in december. Tijdens die bijeenkomst bleek dat er behoefte was aan een verkenning: departementen doen al veel op het gebied van cultuur, houding & gedrag, maar wat doen ze precies?

Met een verkenning onder de deelnemers van de vorige bijeenkomst en hun netwerk, konden we weer iets beter in kaart brengen wat er speelt. Veel departementen hebben programma’s en projecten lopen, zoals:

  1. projecten gericht op een open en interactieve beleidsaanpak;
  2. projecten met een focus op het herstellen van vertrouwen;
  3. projecten die de ontwikkeling van een open houding onder medewerkers ondersteunen (bijvoorbeeld met een training).

Hoe verder na de verkenning?
De deelnemers van de bijeenkomst onderscheiden zelf twee hoofdthema’s:

  1. Transparantie
  2. Open beleidsaanpak

Opleiding en ondersteuning spelen voor beide thema’s een belangrijke rol. Diverse departementen ontwikkelden al trainingen over deze thema’s en hebben inmiddels al goede ervaringen met deze trainingen. Voor een mogelijk actiepunt is het de vraag of het wenselijk is om bestaande methoden (zoals die ook uit de verkenning komen) met elkaar uit te wisselen of dat departementen echt op elkaars projecten aanhaken.

Tijdens het gesprek dat hierop volgt komt aan de orde dat het ontwikkelen van middelen – zoals introductieprogramma’s en trainingen – en het uitwisselen van informatie nuttig is, maar dat een visie of kader vanuit de top essentieel is voor een meer open overheid. Het Actieplan Open Overheid zou een manier kunnen zijn om zo’n visie vast te stellen.

Open beroepshouding
Volgens Guido Rijnja (Algemene Zaken, AZ) zou een actiepunt zich kunnen richten op de open beroepshouding. Daar zou invulling aan gegeven kunnen worden door medewerkers te trainen in een aantal ‘spanningen’ of dilemma’s, zoals open tenzij, gesloten tenzij, tijdspanning, schakelen tussen verschillende rollen. Met een training of een module in het introductieprogramma leren ambtenaren hoe zij met deze spanningen om kunnen gaan.

Vanuit Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en Infrastructuur en Waterstaat (IenW) geven collega’s aan dat je de mate van openheid ontdekt door ermee aan de slag te gaan: “Dilemma’s zijn er altijd en je kunt per dilemma kijken hoever je gaat.” Wat een handig hulpmiddel is, is bijvoorbeeld het NSOB-model. Je bepaalt je rol, maar je switcht ook tussen rollen. Daarnaast speelt verwachtingsmanagement een hele belangrijke rol. Het Ontwikkelnetwerk, waarin een aantal departementen actief zijn, zou gevraagd kunnen worden om de verdere behoefte aan een rijksbreed (trainings)aanbod te verkennen.

Ontwikkelnetwerk als vraagbaak
Volgens Jan van Dommelen (SZW) zou het nuttig zijn om kennis met trainingen Rijksbreed te delen en ook Rijksbreed trainingen te ontwikkelen. Het Ontwikkelnetwerk zou hierbij kunnen helpen. Het Ontwikkelnetwerk is een netwerk waarin collega’s die zich bezighouden met projecten over cultuur, houding en gedrag kennis uitwisselen.

Collega’s die momenteel al onderdeel zijn van het Ontwikkelnetwerk, geven aan dat dit netwerk zich precies over dit soort vragen buigt. Onder de aanwezigen leeft de behoefte om kennis en ervaringen met cultuur, houding en gedrag met elkaar te delen. Een nieuw platform oprichten lijkt overbodig gezien het bestaan van het Ontwikkelnetwerk.

Er wordt afgesproken om de vraag waar echt behoefte aan is als het gaat om cultuur, houding en gedrag én op welke manier een actiepunt daaraan zou kunnen bijdragen, als vraag bij het Ontwikkelnetwerk neer te leggen.

Veel animo voor introductieprogramma
Aan het einde van de bijeenkomst inventariseren de deelnemers wat een mogelijk actiepunt zou kunnen zijn en waar de aanwezigen behoefte aan hebben. Daar komt onder andere het volgende uit:

  1. De deelnemers worden enthousiast van een goed introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Hierin zou aandacht kunnen zijn voor dilemma’s over wat je wel en niet open maakt. En hoe je omgaat met openheid versus “de minister beschermen” en je strakke tijdsplanning;
  2. Er is bij de deelnemers een brede behoefte aan verbinding en ondersteuning bij bijvoorbeeld het toepassen van de interactieve beleidsaanpak. Ook wil men leren van de lessen van IenW en EZ.
  3. Het Ontwikkelnetwerk lijkt een goede vraagbaak voor de verdere verkenning van een Actiepunt op het gebied van cultuur, houding en gedrag. Welke behoefte leeft daar?

 

Tijd voor de netwerkende en responsieve overheid?

Wat voor overheid willen wij zijn? Is het al tijd voor de netwerkende en responsieve overheid? In gesprekken merk ik dat iedere ambtenaar anders op deze vraag reageert. Met elkaar maken al die verschillende ambtenaren ‘de overheid’. Gandhi zei het al: “Wij mensen zijn het product van ons denken. Wat we denken, dat worden we.” Mij valt op dat ambtenaren steeds denken en praten over de vier overheidsrollen van de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur (NSOB): de rechtmatige overheid, de presterende overheid, de netwerkende overheid en de responsieve overheid. En als het gaat om Open Overheid, dan hoor ik ook steeds vaker verwijzingen naar de vier aanvliegroutes: Open Contact, Open Aanpak, Open Data en Open Verantwoording. Dat roept de vraag op: hoe verhouden de vier overheidsrollen en de vier open aanvliegroutes zich tot elkaar?

De vier overheidsrollen
Onderstaat figuur vat de vier overheidsrollen van de overheid krachtig samen. Deze figuur kreeg ik van de directie Participatie van het ministerie van Infrastructuur en Milieu en die baseerde zich op verschillende NSOB publicaties zoals Sedimentatie in sturing.


Bij verschillende departementen, provincies en gemeenten zie ik regelmatig variaties op de vier overheidsrollen: de rechtmatige overheid, de presterende overheid, de netwerkende overheid en de responsieve overheid. Mieke Visch van het ministerie van Infrastructuur en Milieu zei recent in een interview:

“We weten heel goed wat het betekent om een presterende overheid of rechtmatige overheid te zijn. Maar de ambtenaar in de energieke samenleving gaat veel meer richting de netwerkende en de responsieve overheid. Ik zou het mooi vinden als er met een bepaalde vanzelfsprekendheid wordt geschakeld tussen de verschillende kwadranten. En dat de responsieve overheid gewoon als onderdeel van het werk wordt gezien. Wees nieuwsgierig en open. Rondom wetgeving kun je ook – zoals bij de omgevingswet – veel stakeholders betrekken. Als je het hebt over openheid, dan kan dat zeker in alle kwadranten.”

Wat is dan de samenhang tussen de vier overheidsrollen en de vier open aanvliegroutes? 

De vier aanvliegroutes Open Overheid
Het figuur hieronder vat de vier aanvliegroutes voor Open Overheid goed samen.  Deze figuur is gebaseerd op drie jaar werken met Open Overheid vanuit het Leer- en Expertisepunt Open Overheid (LEOO).

Alle soorten van Open Overheid zijn nodig. Zonder Open Contact en Open Aanpak blijft de beweging te technisch en inhoudelijk, vaak ook zonder werkelijke samenwerking. En zonder Open Data en Open Verantwoording is er te weinig inhoudelijke basis. De tip van het LEOO is: start bij één van de aanvliegroutes, de aanvliegroute die bij jouw eigen organisatie het beste past. Dat geeft focus en kans op snel succes.

De vier verschillende aanvliegroutes vormen samen – als ze elkaar raken – het geheel van Open Overheid. Het burgerpanel Open Overheid sprak de wens uit voor een overheid die ‘samenwerkt en samen leert’. Dit past bijvoorbeeld onder Open Aanpak en Open Contact. Andere adviezen van het burgerpanel richten zich juist meer op Open Data en Open Verantwoording. Uiteindelijk zijn alle soorten van Open Overheid nodig.

Good practice: budgetmonitoring
Een voorbeeld van verschillende aanvliegroutes die ‘samenwerking,  is budgetmonitoring: een good practice uit Amsterdam-Oost waarbij inwoners en overheid samenwerken en in gesprek gaan over financiële keuzes. Dit bestaat voor een deel uit het ter beschikking stellen van begrotingsgegevens in de vorm van Open Data. Maar deze data op zichzelf doen nog niets. Inwoners kunnen er pas mee aan de slag als ze de procedures rond begrotingen kennen (Open Verantwoording). Wat zijn bijvoorbeeld de mogelijkheden als een inwoner invloed wil uitoefenen? Die mogelijkheden verschillen sterk per moment in het jaar. Bovendien is informatie nodig om de haalbaarheid van alternatieven in te schatten. Budgetmonitoring in Amsterdam werkt sterk vanuit interactie en rol (Open Aanpak): inwoners en overheid praten o.a. over wat de overheid doet en welke taken inwoners kunnen overnemen. Zonder vertrouwen en zonder het gevoel dat de deur bij zowel de inwoners als de overheid altijd openstaat, is dit niet mogelijk. Zonder Open Contact en het daaruit voortvloeiende vertrouwen is er niet veel mogelijk. Daarom is het voor overheden altijd zinvol om te investeren in goede contacten met inwoners en open te werken via de sociale media en Community Building. Lees meer over de vier aanvliegroutes.


Passen de vier aanvliegroutes en de vier overheidsrollen bij elkaar?
De afgelopen maanden heb ik veel gesproken met verschillende mensen over hoe de vier aanvliegroutes en de vier overheidsrollen met elkaar samenhangen. Gaan beide indelingen over iets anders? Of is er een gemeenschappelijke noemer? Ik denk dat laatste: beide indelingen gaan over de overheid en Open Openheid is een aspect van diezelfde overheid. De figuur hieronder toont de samenhang die ik zie.

Toelichting per kwadrant:

  1. Open Verantwoording past bij het eerste kwadrant: de rechtmatige overheid. Van een rechtmatige overheid willen mensen weten wat de overheid doet. Bijvoorbeeld wat er met hun belastinggeld gebeurt en hoe ze dit kunnen veranderen. Als overheidsorganisaties de inkomsten en uitgaven actief openbaar maken, zien burgers waaraan hun geld wordt besteed en kunnen ze meedenken over alternatieven. In het voorbeeld van watdoetHengelo is ook heel helder benoemd wat de gemeente anders kan doen.

 

  1. Open Verantwoording past ook bij het tweede kwadrant, de presterende overheid, maar Open Data past hier nog beter bij. Steeds meer overheidsorganisaties kiezen ervoor om gegevens kosteloos, rechtenvrij, openbaar, machine leesbaar en volgens open standaarden beschikbaar te stellen. Omdat een gemeente, provincie of waterschap simpelweg transparant wil zijn. Overheidsdata zijn immers op kosten van de burger verzameld en moeten dus ook voor hún doelen beschikbaar zijn. Overheden stellen ook hun gegevens beschikbaar om maatschappelijke en economische activiteit te stimuleren. Eén van de vele voorbeelden hiervan is OmgevingsAlert: een toepassing die inwoners vertelt waar in hun omgeving een verbouwing of een wegopbreking is.

 

  1. Voor de netwerkende overheid uit het derde kwandrant vormen transparantie, Open Data en Open Verantwoording een belangrijk fundament voor de aanvliegroute Open Aanpak. Een Open Aanpak zorgt voor beleid dat beter aansluit op de wensen uit de samenleving. Met een Open Aanpak werken overheden aan een goed resultaat voor alle partijen. Een voorbeeld is Right to Challenge, het recht van buurtgebonden (sociale) ondernemers en bewonersgroepen om lokale voorzieningen en taken van de gemeente over te nemen of in samenwerking met de overheid te te coproduceren, wanneer zij denken dat het beter of anders kan. Dit kan verschillende voordelen opleveren, zoals:
    1. Inwoners kunnen soms taken beter of efficiënter uitvoeren dan de gemeente.
    2. Nieuwe spelers vergroten de leefbaarheid en aantrekkelijkheid van stad of dorp.
    3. Het verbinden van kennis van bewoners en ambtenaren draagt bij aan een betere buurt.

 

  1. Een responsieve, participerende overheid (vierde kwadrant) voegt Open Contact als aanvliegroute toe, omdat deze overheid dichtbij, laagdrempelig, bereikbaar en betrouwbaar wil zijn. Publieke professionals kunnen zo beter inspelen op de behoeftes van mensen. Door op de sociale media te laten zien wat ze doen, maken zij de overheid toegankelijker en komt de overheid zelf in contact met ideeën en vragen uit de samenleving. Een vaak gehoord voorbeeld van Open Contact is de informele aanpak, zoals van het programma Prettig Contact met de Overheid. Dat betekent dat ambtenaren vaker bellen vóór ze een juridisch doorwrochte brief schrijven. Als een ambtenaar belt met een eerlijke houding en actief luistert en doorvraagt, dan wordt veel sneller duidelijk wat er precies aan de hand is. Zo kunnen ambtenaren dure en tijdrovende juridische procedures voorkomen.

 

Ik vertel op 10 mei tijdens de lunchlezing ‘Ambtelijk vakmanschap en Open Overheid in de energieke samenleving’ meer over bovenstaande en ga dan graag met iedereen in gesprek. Dat is trouwens mijn laatste ‘optreden’ voor het Leer- en Expertisepunt. Dus komt allen!

 

Is transparant hetzelfde als open?

Betekent het begrip transparant hetzelfde als open? De afgelopen drie jaar hoorde ik veel verschillende antwoorden op deze vraag. Eén van de antwoorden sprak me erg aan, namelijk een antwoord dat gebruik maakte van een metafoor: een vergelijking met een huiskamer. Het is transparant als je geen gordijnen hebt hangen, want dan kunnen buren door de ramen bij je naar binnen kijken. Je bent open als je je ramen open zet, zodat iedereen bij je binnen kan stappen of door het open raam met je in gesprek kan gaan. Het grootste verschil tussen open en transparant? Bij transparant kun je jezelf nog verstoppen op plekken die je door het raam niet kunt zien, als je geen bezoek of gesprek wilt.

Transparantie en openheid bij de overheid
Wat betekent dit dan voor de overheid? Zijn openbaar gemaakte onderzoeksrapporten open of transparant? Transparant! De Rijksoverheid verstrekt de onderzoeksrapporten actief, maar gaat niet het gesprek aan. De rapporten zijn voor iedereen ‘door het raam’ te bekijken. En als er persoonsgegevens in staan, bijvoorbeeld van geïnterviewden, dan maakt de overheid die vaak niet zichtbaar. Die worden dan bij wijze van spreken ‘achter de bank’ verstopt. En dat mag wettelijk gezien ook.

Vallen burgerparticipatie en overheidsparticipatie dan onder transparantie of openheid? Participatie gaat over open. Over het gesprek aangaan. De kern van burgerparticipatie en overheidsparticipatie is samenwerking. En daarvoor moet de deur van de overheid open. Bij overheidsparticipatie doet de overheid mee aan processen van burgers, bijvoorbeeld als burgers hun eigen buurtbudget willen besteden aan een nieuw plein. Bij burgerparticipatie doen burgers mee aan processen van de overheid, bijvoorbeeld een inspraakavond over een bouwplan van de gemeente.

En is Open Data dan transparant? Gaat openheid dan alleen over houding en gedrag? Als jouw gemeente data vrijgeeft – alleen omwille van transparantie – dan zeg ik ‘ja’ als antwoord op deze vraag. Het antwoord is ook ‘ja’ als een open houding en gedrag  zonder transparantie in data en informatie kunnen. Maar in de praktijk lopen openheid en transparantie dwars door elkaar heen. Zo was één van de belangrijkste tips over het onderwerp Right to Challenge: leg een basis met transparantie over data, documenten en informatie. Right to Challenge gaat over een samenwerkende overheid. Een Open Aanpak noemen we dat, waarbij open samenwerken centraal staat. Bij Open Data wemelt het vaak van tips als: betrek hergebruikers bij de keuze over welke dataset je als eerste vrij geeft.

Transparantie en openheid voor een goed functionerende overheid
Is transparant dan een onderdeel van open? Of is open een onderdeel van transparant? Daarover verschillen de meningen. En dat verklaart ook waarom er vaak misverstanden ontstaan als we beide begrippen door elkaar gebruiken. Het burgerpanel Open Overheid stelde voor om de grootste prioriteit aan een opener houding en gedrag van de overheid te geven. De redenen die zij hiervoor noemen zijn de wens voor een betere bejegening, een beter luisterende overheid en een overheid die inbreng en signalen van burgers serieus neemt. Bij dergelijke signalen is transparant een onderdeel van open. Anderen vinden dat open een onderdeel van transparant is. Zelf zie ik dat niet zo, maar ik ben dan ook van het Leer- en Expertisepunt Open Overheid en daar is ‘open’ het centrale begrip.

Waarom het nuttig  is om de begrippen open en transparant van elkaar te onderscheiden? Dat zit hem in het onderscheiden van wat we bij het LEOO de vier aanvliegroutes noemen: Open Contact en Open Aanpak gaan vaak over openheid. En de andere twee aanvliegroutes, Open Data en Open Verantwoording, gaan vooral over transparantie. Uiteindelijk zijn alle soorten van Open Overheid nodig. Transparantie kan niet zonder openheid en andersom. Zonder Open Contact en Open Aanpak komt een organisatie vaak te technisch en inhoudelijk over en komt er geen samenwerking tot stand. En zonder Open Data en Open Verantwoording is er te weinig inhoudelijke basis.

Wat mij betreft is de gouden tip: start bij openheid of transparantie. Het liefst met één van de bijbehorende aanvliegroutes, de route die het best bij jouw organisatie past. Bij die keuze is het heel handig als je de verschillende begrippen van elkaar kunt onderscheiden. Dat onderscheid én die keuze geven focus en kans op snel succes!

Als je wilt lezen hoe dat ook al weer werkt met de vier aanvliegroutes, lees dan de blog Daarom Open Overheid.

 

Een open samenwerking met een start-up, waarom en wat zijn de mogelijkheden?

Dit kennisinstrument gaat in op de vraag hoe de overheid de innovatieve kracht van start-ups kan benutten. Het werken met start-ups is nog geen gemeengoed. Het vergt een Open Aanpak van overheidsorganisaties om deze innovatiekracht in te kunnen zetten, een traditionele werkwijze past hier niet bij. Dit kennisinstrument zal op basis van ervaringen en ontwikkelingen worden doorontwikkeld.

De werkwijze van start-ups en overheid zijn niet altijd hetzelfde: waar de overheid zich vooral richt op volledigheid en zorgvuldigheid ontwikkelt een start-up veel vaker met ontwikkelingsmethoden als agile en scrum. Snelheid van ontwikkelen en veel proberen zijn dan veel belangrijker. En toch zijn er momenten waarop snel ontwikkelen voor de overheid zelf ook goed zou werken. Om dat als overheid te gaan doen is ingewikkeld. Beter is het dan om de innovatieve kracht van start-ups te gebruiken.

Op een open en innovatieve manier van werken met start-ups betekent een Open Aanpak. Het initiatief dat je neemt is niet meer een initiatief van een overheidsorganisatie maar het gevolg van samenwerking tussen partijen. Daarnaast kan een overheidsorganisatie ook nog zijn data aanbieden als Open Data.

De vraag is dan, hoe doe je dat? Hoe kun je als overheid een start-up inzetten voor innovatiekracht?

Wat doet een start-up
Start-ups zijn jonge bedrijven met een innovatief idee of product dat schaalbaar is. Start-ups hebben een ambitie om te groeien en werken volgens de ‘lean start-up methode’, dat wil zeggen dat je experimenteert, meteen feedback uit de markt ophaalt en en aan de hand daarvan je product verbetert. Over het algemeen krijg je het label start-up als je organisatie niet ouder is dan 3 jaar.

Hackathon
Een hackathon organiseer je door een aantal ontwikkelaars uit te nodigen om samen aan het ontwikkelen van apps of andere oplossingen te werken. Bij een hackathon is het handig om data beschikbaar te stellen in de vorm van open data, natuurlijk altijd handig om die open data dan ook gelijk structureel beschikbaar te stellen en beschikbaar te maken via data.overheid.nl. Een hackathon kun je ook organiseren met een specifiek vraagstuk als uitgangspunt. Die partijen die de beste oplossing maken voor dit specifieke vraagstuk krijgen daarvoor een prijs. Onderdeel van die prijs kan zijn dat er tegenover de financiële genoegdoening een doorontwikkeling van de toepassing staat. Een hackathon organiseren is nog niet zo eenvoudig. Je moet voldoende innovatieve partijen zoeken, een goede jury om de oplossingen te beoordelen, ruimte waar de hackathon plaats kan vinden en ook je organisatie moet hierin mee willen gaan. De oplossingen die ontwikkeld worden op een hackathon zijn vaak in een zeer korte tijdspanne ontwikkeld. Het is dan ook de vraag wat er kwalitatief verwacht mag worden van een dergelijke oplossing. Ook is de vraag wie uiteindelijk de eigenaar van de gemaakte oplossing wordt. Hackathons worden al langere tijd georganiseerd en het wordt ook steeds moeilijker om ontwikkelaars bij elkaar te krijgen die hun kostbare tijd aan hackathons willen besteden. Daarom is het handig om te bekijken of je de vraag nog specifieker uit kunt zetten door middel van een aanbesteding.

Aanbesteding
Veel gemeenten en overheidsinstellingen verkennen mogelijkheden om meer innovatie te kunnen inkopen en hoe ze dat op een vernieuwende manier kunnen doen.

Ze kijken naar nieuwe contractvormen, samenwerkingsovereenkomsten en co-creatie met innovatieve partijen. Daarnaast zetten ze het aanbestedingsproces in om innovatie in de markt te stimuleren en overheidscontracten toegankelijker te maken voor kleinere partijen.

Van het woord ‘aanbesteden’ krijgen veel mensen kriebels, ze denken meteen aan een maandenlang traject waarin grote hoeveelheden juridische teksten moeten worden geproduceerd. Gemeenten en overheidsinstellingen hebben aanbestedingsspecialisten in dienst om alles in goede banen te leiden. Start-ups, aan de andere kant, weten vaak niet wat hun rechten en plichten zijn in een aanbesteding en welke informatie relevant is uit de dikke pakken papier. Ze hebben simpelweg de tijd en kennis niet om mee te doen in een aanbesteding. Daarnaast voldoen ze vaak niet aan de eisen die gesteld worden door de aanbestedende partij. Er wordt bijvoorbeeld gevraagd om omzetcijfers van de afgelopen 3 jaar of 5-10 jaar ervaring in het betreffende domein. Deze eisen zijn voor start-ups onhaalbaar, waardoor overheden en start-ups elkaar vaak niet vinden.

Hoe kun je innovatief inkopen bij start-ups zonder een maandenlang traject?
Startup in Residence is een nieuw concept waarbij gemeentelijke en overheidsinstanties ‘urban challenges’ bij start-ups neerleggen. Via dit programma kunnen start-ups meedoen in een (potentieel grote) aanbesteding terwijl ze werken aan hun eigen product of service én een maatschappelijk probleem oplossen.

Wat er wordt gegund is een programma van vijf maanden waarin start-ups hun producten of diensten verder ontwikkelen, onder inhoudelijke begeleiding van ambtenaren en ondernemers. Na deze vijf maanden heeft de aanbestedende dienst de mogelijkheid om op te treden als (eerste) klant of investeerder.

De criteria die worden gesteld zijn bijvoorbeeld: de onderneming mag niet langer dan drie jaar ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel en de onderneming mag niet meer dan tien betaalde werknemers hebben.

In dit format wordt een Europese aanbesteding gedaan. Het is nog steeds een volwaardig aanbestedingstraject, alleen een stuk korter dan acht maanden en met overzichtelijke en duidelijke pakken papier!

Stimulering van productontwikkeling (SBIR)
Een andere manier om te komen tot productontwikkeling biedt de overheid in de vorm van een SBIR-programma. SBIR staat voor Small Business Innovation Research. Een ministerie of andere overheidsdienst identificeert een specifieke uitdaging en stelt een budget beschikbaar. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) ondersteunt bij het beschrijven van het vraagstuk in een SBIR-oproep en maakt deze oproep vervolgens openbaar. RVO informeert het bedrijfsleven en begeleidt het proces. Meer informatie over deze aanpak wordt gegeven op de website van RVO

PIANOo
PIANOo is het expertise centrum aanbesteden van de overheid. PIANOo geeft een zeer rijk overzicht van de manieren waarop de overheid innovaties kan inkopen, bijvoorbeeld door doelgericht het bedrijfsleven uit te dagen een innovatieve oplossing te ontwikkelen voor haar probleem. Of zij kan ruimte bieden aan marktpartijen om een ontwikkelde innovatieve oplossing aan te bieden. De routekaart van PIANOo bij aanbesteden is weergegeven in een metrokaart inkopen en aanbesteden

Aanbod van innovaties
Ook komt het voor dat innovaties zich aandienen. Ontwikkelaars bieden hun idee aan de overheid aan. Voor Rijkswaterstaat bleek het ingewikkeld om op een goede manier met deze innovaties om te gaan totdat de afdeling innovatie en markt er op een andere manier mee omging, juist actief inzetten op het versnellen van de innovaties. Via het LEF Future Center en Board of Innovation is de RWS accelerator opgezet. Op deze manier kunnen innovatieve ideeën gesteund worden.

Definieer een duidelijke vraag
Via PIANOo, SBIR, Hackathons en accelerators zijn er veel manieren om innovaties en start-ups in te zetten voor de doelen van de eigen organisaties. Maar voordat het zover is moet je een goed inzicht krijgen in de eigenlijke vraag die er is. Welke maatschappelijke vraag moet opgelost worden. Vaak een vraagstuk vanuit de eigen organisatie gedefinieerd en dan is het maar net de vraag of dat ook écht het vraagstuk is wat er opgelost moet worden. Om te kunnen achterhalen wat de echte vraag is moet er gesproken worden met alle stakeholders. Dus met de betrokkenen bij de vraag, partijen die een mogelijke oplossing hebben en de overheid. Organiseer rondetafelgesprekken om de goede vraag te definiëren. Deze gesprekken kunnen worden geïnitieerd en gefaciliteerd door de overheid, maar niet geregisseerd, het is aan alle partijen om daar met de goede ideeën en oplossingen te komen. Een open gesprek dus.

Open Data
Open Data kan een goed startpunt zijn voor de ontwikkeling van oplossingen. Het is de grondstof voor heel veel ontwikkelaars om een probleem te lijf te gaan. Zou kunnen geografische data helpen bij het maken van plattegronden en kaarten, kunnen statistische gegevens helpen bij inzichten in samenstellingen van wijken en kan financiële data helpen bij het opzetten van andere financieringsmodellen voor wijkinitiatieven. Er zijn maar weinig oplossingen waar Open Data níet een belangrijk startpunt vormen. Stel de data beschikbaar via een Open Data portaal en zorg voor vindbaarheid van de data via data.overheid.nl.

Eigenaarschap
Als overheden betrokken zijn bij de totstandkoming van oplossingen is het meestal ook de overheid die de verantwoordelijkheid voelt voor de oplossing. Dat is in het kader van continuïteit en zorgvuldigheid vaak ook wel een belangrijk uitgangspunt maar dat hoeft niet altijd zo te zijn. Het kan best zijn dat een oplossing ook gedragen kan worden door een ander initiatief of samenwerkingsverband en dat de rol van de overheid vooral bestaat uit het mogelijk maken van de oplossing, bijvoorbeeld door uitwisseling van informatie (Open Data) en door de aansluiting op de processen binnen de gemeente. Maar het is zeker de moeite waard om te overwegen de overheid niet de eigenaar van de oplossing te laten zijn.

Betrokkenheid van de organisatie
Innovatieve oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken moeten ook bekend zijn bij de overheid of aansluiten op de gemeentelijke processen. Zo kan er vanuit het Klant Contact Centrum (KCC) worden door verwezen naar een bepaalde oplossing of kan de communicatieafdeling dit bekendmaken. Verder kunnen er aansluitingen zijn op technisch vlak voor de uitwisseling van data, maar ook op het vlak van juridische en financiële afdelingen is het zinvol om de werking van de start-up goed bekend te hebben. Ook voor de lange termijn ontwikkeling is betrokkenheid van de organisatie van belang. De doorontwikkeling van de oplossing op lange termijn moet ook samen met de organisatie gemaakt worden.

Deel je ervaringen
Het werken met start-ups en innovatieve ondernemers is nog geen gemeengoed. Daarom is het delen van de ervaringen met dit type trajecten zinvol voor iedereen om daarvan te leren. Deel je ervaringen met een open aanpak, dat kan ook hier op www.open-overheid.nl, bijvoorbeeld via onze initiatievenkaart

Tips:

  1. Zorg voor een open aanpak bij het werken met start-ups en innovatieve ondernemers
  2. Kijk of een hackathon een goede manier is om innovatieve oplossingen te verkrijgen
  3. Zorg voor een innovatief aanbestedingsproces
  4. Maak gebruik van regelingen en diensten van de overheid als SBIR en PIANOo
  5. Anticipeer op aanbod van innovatieve oplossingen zoals Rijkswaterstaat dat doet
  6. Definieer een heldere en duidelijke maatschappelijke vraag in samenwerking met alle stakeholders
  7. Stel Open Data beschikbaar voor het maken van oplossingen
  8. Eigenaarschap van de oplossing hoeft niet altijd bij de overheid te liggen
  9. Betrek de eigen organisatie
  10. Deel de ervaringen

 

10 x tijd voor Open Overheid

Hoeveel tijd besteed jij aan Open Overheid? Vanuit het Leer- en Expertisepunt zijn we er allemaal gemiddeld drie dagen per week erg druk mee. We willen immers bijdragen aan een opener overheid door de community te ondersteunen en hun actie in beeld te brengen. Zo bouwen wij van het LEOO (Leer- en Expertisepunt Open Overheid) aan een community die van elkaar leert en opgedane kennis en expertise borgt. Dit doen we bijvoorbeeld door het voeren van vele gesprekken bij verschillende organisaties. Welke? Lees mee met wat 10 keer tijd voor Open Overheid opleverde.

1. Algemene Bestuursdienst (ABD)
Een aanzienlijk aantal topambtenaren van de Rijksoverheid meldden aan de ABD dat zij graag “met diepgang” meer te willen weten over open data. De ABD vroeg het LEOO of wij hierin konden samenwerken. Dit leverde concrete plannen op voor een dag waarop de topambtenaren in gesprek gaan met Saskia Stuiveling, de voormalig president van de Algemene Rekenkamer en deelnemers aan de SODA (Stuiveling Open Data Award) zoals Bleeve, de winnaar van vorig jaar.

2. Programma Modernisering Openbaarmaking Overheidsinformatie (MOOI)
Binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), de directie CIO-Rijk wordt op dit moment een nieuw programma ingericht. Doel van dit programma is te zorgen voor de doorontwikkeling van de wetgeving op het gebied van openheid en (passieve en actieve) openbaarheid van bestuur en de uitvoering daarvan. Wij maakten kennis met de programmamanager van MOOI en zij neemt vanaf februari van dit jaar ook deel aan de stuurgroep van het LEOO. Of de Woo (Wet open overheid) er nu wel of niet komt, één ding is zeker: Het LEOO wil graag aansluiten op de ontwikkelingen vanuit MOOI.

3. Handvestgroep Publieke Verantwoording (HPV)
Een reis naar Groningen leverde een lang gesprek op dat veel inzicht gaf op in de wijze waarop uitvoeringsinstellingen zoals DUO en de SVB omgaan met Open Verantwoording. Wij zetten de HPV op onze Open Kaart en Kaspar van den Ham schreef een informatierijke blog over het goede werk van de Handvestgroep Publieke Verantwoording (HPV).

4. Algemene Rekenkamer
De Stuiveling Open Data Award (SODA) is vernoemd naar de vorige president van de Algemene Rekenkamer, Saskia J. Stuiveling. Deze prijs, bedoeld om het innovatief gebruik van Open Data te stimuleren en te belonen, is vorig jaar voor het eerst uitgereikt. Om dit jaar de krachten nog meer te bundelen dan bij de eerste editie het geval was, zijn we met de Algemene Rekenkamer in gesprek over hoe we elkaar kunnen versterken.

5. Nationaal Archief
Met het Nationaal Archief voeren we vanuit het LEOO al langere tijd één-op-één gesprekken en dat is niet verwonderlijk. Want, zoals zij zelf zeggen: “Openheid van zaken geven als overheid is een groot goed. Maar: dat kan alleen als je je informatiehuishouding op orde hebt. Als je ervoor zorgt dat je informatie duurzaam toegankelijk is.” De afgelopen jaren resulteerde dit in diverse samenwerkingen. Het meest recente voorbeeld hiervan is de gastblog van Suzi Szabo, de eerste in een reeks gastblogs van het Nationaal Archief.

6. CBR
Het Centraal Bureau Rijvaardigheid (CBR) heeft gekozen voor een Open Aanpak in innovatie. Het CBR organiseerde een bijeenkomst met deelnemers vanuit verschillende hoeken. Zo waren er sprekers met een singularity University achtergrond, maar ook ontwikkelaars van Virtual Reality omgevingen en organisatiedeskundigen van banken. Vanuit het LEOO leverden we een bijdrage aan de onderdelen Open Aanpak en Open Data. Zo heeft een Open Aanpak het CBR zeker verder geholpen in het denken over innovatie. We vinden het indrukwekkend om te zien hoe innovatief het CBR al is. Het ontwikkelen van examens met behulp van virtuele beelden is al praktijk, en het ontwikkelen van beeldmateriaal is ook al heel ver gevorderd. Zo zagen we eenvoudige animaties van verschillende verkeerssituaties voor mensen met dyslexie en die waren voor hen direct helder.

7. Clarity
Clarity is een door de Europese Commissie gefinancierd project waarin een consortium met onder andere De Waag werkt aan het opstellen van uitgangspunten voor Open eGovernement services. Het project Clarity onderzoekt hoe de overheid digitale diensten kan aanbieden die het vertrouwen van burgers vergroten, en hoe daarbij transparantie en efficiëntie te bevorderen. Clarity doet daarom behoefteonderzoeken bij verschillende doelgroepen en verzamelt succesvolle voorbeelden van nieuwe en opkomende technologie. Vanuit het LEOO leverden we een inhoudelijke bijdrage aan de uitgangspunten van Clarity.

8. Stefaan Verhulst
Het LEOO is regelmatig (mede-)organisator van bijeenkomsten waarin we het gesprek aangaan met met toonaangevende sprekers. Afgelopen 2 maart was dat Stefaan Verhulst, Adjunct Professor aan New York University en medeoprichter van Governance Laboratory. Hij houdt zich primair bezig met (impact van) open data en open overheid. Daarnaast is hij editor en curator van de GovLab weekly, een onmisbare informatiebron als je op de hoogte wilt zijn van wat er over de grenzen heen gebeurt in de wereld van digitale overheid, Open Data en Open Overheid. Volgens Stefaan focussen veel data-aanbieders zich op het leveren van data, maar niet op de gebruikerskant of de impact van Open Data. Het doel is dan het openbaar maken en de aanname is dan dat hergebruik vanzelf gaat. Maar dat laatste gebeurt vaak niet. Lees hier een gastblog met een verslag van de presentatie van Stefaan Verhulst.

9. E-democracy
Binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties werken diverse ambtenaren aan ‘e-democracy’: het inzetten van technologische innovatie om inwoners inspraak te geven en democratische vernieuwing te realiseren. Concreet krijgt dit vorm in een aantal pilots bij gemeenten die gebruik zullen maken van de open source tools van het D-CENT project. Hier zijn zeker raakvlakken met Open Overheid, waardoor van beide kanten het voornemen is meer samen op te trekken.

10. Ministerie van Financiën
Een lunchgesprek leverde naast veel inspiratie om met Open Overheid door te gaan ook een prachtige vraag op: “Nu we de datasets geïnventariseerd en gepubliceerd hebben, hoe regelen we dan dat als we nieuwe data hebben, de datasets opnieuw gepubliceerd worden?” Het LEOO hoort variaties op deze vraag vaker, dus we gaven snel een antwoord in onze rubriek ‘Een open vraag over ….‘. Als je wilt weten hoe je Open Data up-to-date houdt, dan kun je het hier dus altijd teruglezen.

Maak jij tijd voor Open Overheid? En voeren wij samen een gesprek waarin jouw vraag of behoefte centraal staat? Neem dan contact met ons op!

Quick Scan met bijna 100 Open Overheid voorbeelden

Een kleine honderd voorbeelden komen uit de eerste landelijke quick scan transparantie en Open Overheid. De quick scan analyseert de openheid en transparantie van meer dan honderd overheidsorganisaties: provincies, grote gemeenten, waterschappen en uitvoeringsinstanties. Door goede voorbeelden te laten zien, willen de Provincie Zuid-Holland en het Leer- en Expertisepunt Open Overheid, als initiatiefnemers van de quick scan, overheden van elkaar laten leren hoe zij nog transparanter en opener kunnen worden.

Voorbeelden Open Overheid

De organisaties zijn onder de loep genomen door het bekijken van vier pijlers: Open Data, Open Verantwoording, Open Spending en Open Contact & Open Aanpak. Enkele Open Overheid voorbeelden zijn:

  1. De gemeente Schiedam heeft een interactieve kaart. Daarop zijn onder andere monumenten, kunst, molens, wandelingen en informatie over de oorlog te vinden. Naast de data en de locatie is er vaak een verhaal toegevoegd. Hierdoor gaat de data leven en wordt er meer duiding gegeven;
  2. De provincie Noord-Brabant ontsluit met haar begroting veel informatie en metadata over de financiële gegevens. Dit leidt ertoe dat de financiële gegevens beter te begrijpen zijn voor de lezer;
  3. Hoogheemraadschap van Delfland maakt de ontvangen Wob-verzoeken openbaar, inclusief de antwoorden. Dit zorgt ervoor dat ze bij een terugkerend Wob-verzoek de aanvragen kunnen doorverwijzen naar de openbare Wob-verzoeken.

Leren van elkaar staat bij de quick scan voorop. Eric Terlien (Provincie Zuid-Holland, opsteller van het rapport): “Het is in het maatschappelijk belang dat niet iedereen het wiel apart uitvindt op het gebied van transparantie en openheid. Dit kan het beste in samenwerking, met leerprocessen, gevormd worden. Deze leerprocessen zijn er al. Deze willen wij versnellen door middel van deze quick scan, waarin overheidsorganisaties van elkaars sterke punten leren.”

Waar staat jouw organisatie?

Ben je benieuwd waar jouw organisatie staat als het om transparantie en Open Overheid gaat, en waar kansen liggen? De quick scan biedt naast inspiratie ook de mogelijkheid de eigen organisatie onder de loep te nemen, door middel van het factoren model dat je in de quick scan vindt op pagina 18 en 19.

Leren van voorbeelden? Kom naar Hoe Open? Festival

Tijdens het Hoe Open? Festival op 12 december in TivoliVredenburg geeft Eric Terlien een workshop over de Quick Scan. In deze sessie worden persoonlijke favorieten toegelicht van Olle de Geest (UvW), Korald Postuma (KING) en Eric Terlien (Provincie Zuid-Holland). Wat kunnen we van hen leren? Daarnaast onthult Eric Terlien hoe spannend het proces was, om ongeveer de 120 grootste overheidsinstellingen met elkaar te vergelijken. Tot slot schetsen we de toekomst van de Quick Scan Openheid en Transparantie en daarbij telt vooral jouw mening! Kom naar deze sessie en maak Nederland meer open en transparant.

Je kunt je nog aanmelden voor het Hoe Open? Festival op 12 december en deze workshop – en vele andere sessies over Open Overheid – bijwonen. Bekijk hier het volledige programma van het Hoe Open? Festival.

De workshop ‘Open voorbeelden, tips en onthullingen’ is onderdeel van de #Voorbeeld track. Bekijk hier de overige sessies van de #Voorbeeld track.

Right to Challenge: echt een uitdaging!

Het is uitdagend als inwoners de gemeente uitdagen! Right to Challenge (RtC) is het recht van buurtgebonden (sociale) ondernemers en bewonersgroepen om lokale voorzieningen en taken van de gemeente over te nemen of te coproduceren, wanneer zij denken dat het beter of anders kan. Twee concrete voorbeelden van RtC vind je in deze nieuwe video van de Community of Practice over Right to Challenge:

Hoe zorg je dat je als gemeente ‘de kunst van het loslaten’ in de vingers krijgt? Hoe werk je echt vanuit bewoners in een Open Aanpak en hoe werk je barrières weg? Welke data en documenten hebben inwoners daarvoor nodig? En wat is eigenlijk precies de nieuwe rol van de gemeente? Dit soort vragen werden besproken worden in de Community of Practice over RtC. Deze Community werd georganiseerd door gemeenten (waaronder Rotterdam, Utrecht, Amsterdam en Arnhem), het ministerie van BZK en het Leer- en Expertisepunt Open Overheid en bestond uit ambtenaren van verschillende gemeenten in Nederland, actieve bewoners en sociaal ondernemers.  Dit leverde een top 10 aan tips op, bedoeld als handreiking voor iedereen die met RtC bezig is of wil gaan beginnen, zowel gemeenten als inwoners.

De 10 tips in het kort

Tip 1. Kies er bewust voor
Tip 2. Bepaal samen de definitie
Tip 3. Leg een basis met transparantie
Tip 4. Experimenteer, leer en reflecteer!
Tip 5. Houd een breed perspectief
Tip 6. Denk en werk procesmatig
Tip 7. Werk toe naar volwaardig partnerschap
Tip 8. Zoek ruimte in de regels
Tip 9. Werk met een vaste contactpersoon
Tip 10. Laat je inspireren

Lees hier een korte toelichting voor iedere tip en download hier het boekje met tien tips voor iedereen die met RtC bezig is of bezig gaat.

 

 

 

Right to Challenge Tip 9:

Tip 9. Werk met een vaste contactpersoon
Het is belangrijk voor de gemeente om werkprocessen te veranderen zodat het uitvoerbaar maken van een challenge niet een extra taak wordt bovenop het bestaande werk. Maak hierover werkafspraken binnen de organisatie, het liefst met een vaste interne contactpersoon. Zorg daarnaast dat de challengers een vaste contactpersoon krijgen. Bewoners hebben vaak al moeite genoeg om met ambtelijke structuren te werken; een vaste contactpersoon kan ervoor zorgen dat zij bij de juiste mensen en afdelingen terecht komen. Met onze tip ‘werk met een vaste contactpersoon’ hoeven ze hun verhaal niet steeds opnieuw te vertellen en ontstaat er wederzijds vertrouwen tussen bewoner en gemeente.

#9 Werk met een vaste contactpersoon

Meer weten over de 10 tips

Tip 1. Kies er bewust voor
Tip 2. Bepaal samen de definitie
Tip 3. Leg een basis met transparantie
Tip 4. Experimenteer, leer en reflecteer!
Tip 5. Houd een breed perspectief
Tip 6. Denk en werk procesmatig
Tip 7. Werk toe naar volwaardig partnerschap
Tip 8. Zoek ruimte in de regels
Tip 9. Werk met een vaste contactpersoon
Tip 10. Laat je inspireren

Download hier het boekje met de 10 tips voor inwoners en gemeenten over Right to Challenge.