Expertisepunt Open Overheid

Focus nieuw actieplan: Open Democratie & Open Organisatie

Verslag actiehoudersbijeenkomst Actieplan Open Overheid

Op dinsdag 9 juni vond de virtuele actiehoudersbijeenkomst van het Actieplan Open Overheid plaats. In dit verslag tref je een samenvatting van de besproken onderwerpen. Op het programma stonden het huidige Actieplan Open Overheid, het Design Report van het Independent Reporting Mechanism (IRM) van het Open Government Partnership (OGP) en het nieuwe actieplan.

Net als bij de laatste bijeenkomst op 11 juli 2019 waren ook dit keer de leden van het stakeholderforum uitgenodigd. Daarnaast waren ook de actiehouders van het nieuwe actieplan van harte welkom.

Hulpvragen
Het huidige actieplan loopt tot 31 augustus 2020 eind 2020. Een van de actiepunten is al afgerond, namelijk Transparantie financiën decentrale politieke partijen, van actiehouder BZK. Andere actiepunten bevinden zich momenteel in de afrondende fase of worden verder ontwikkeld zodat ze na de duur van dit actieplan doorlopen.

De actiehouders kregen voorafgaand aan de bijeenkomst de vraag om na te denken over wat zij nodig hebben om hun actiepunt verder te brengen. Daar kwam onder andere het volgende uit:

  • Open Wob: de actiehouders (provincie Noord-Holland en Open State Foundation) melden dat de semantische standaard gereed is. De ambitie voor een gezamenlijk platform staat nog op het verlanglijstje. Hiervoor willen de actiehouders graag in gesprek gaan met de beheerders van PLOOI. Ook is er een klein budget nodig voor de ontwikkeling van een informatiemodel en bijbehorende API’s. Tot slot vragen zij zich af hoe ze het project kunnen voortzetten als het niet terugkomt in het nieuwe actieplan. Is aansluiting op de Wet open overheid (Woo) een logische stap?
  • Open aanbesteden: dit actiepunt bevindt zich in de afrondende fase. Er zou eind mei een internationale bijeenkomst zijn met EU-landen, maar die ging in verband met de coronacrisis niet door. Op 7 juli is er wel een internationaal webinar om digitaal kennis uit te wisselen. Actiehouder BZK onderzoekt hoe het actiepunt een doorstart kan maken in een nieuw project, namelijk het Contract Register. BZK ontving hiervoor al subsidie van de EU. Bij de zoektocht naar een doorstart zijn tips en hulp welkom. Ook zou de actiehouder graag verkennen of zijn project aansluit bij het nieuwe actieplan.
  • Open Algoritmen: actiehouders Rijkswaterstaat en VNG geven aan dat zij hopen op een vervolg op het huidige actiepunt. Tot nu toe is vooral het proces omschreven en daar willen ze graag op verder bouwen. En – in overeenstemming met het OGP – willen zij inwoners hier meer bij betrekken. Het contact tussen de actiehouders is niet altijd intensief geweest, onder andere door personele wisselingen. De actiehouders geven aan blij te zijn elkaar tijdens deze actiehoudersbijeenkomst te treffen.
  • Open by Design: de pilot met betrekking tot actieve openbaarmaking loopt voornamelijk op Rijksniveau. Er zijn op dit moment acht verschillende pilots bij vier departementen. De actiehouder wil graag weten welke gemeenten of provincies willen experimenteren met Open by Design. Gemeente Amsterdam geeft aan interesse te hebben. Ook interesse in een Open by Design pilot? Laat het weten!

Design Report OGP
Eind april publiceerde het OGP het Design Report over het Nederlandse actieplan voor een breed publiek. Dit rapport werd opgesteld door het Independent Reporting Mechanism (IRM) van het OGP. In dit rapport deelt het IRM haar bevindingen over het actieplan. Hierin staat onder andere:

  • Positieve feedback over het proces voorafgaand aan het derde Actieplan. Met name over de consultatierondes met (de)centrale overheden en maatschappelijke organisaties en de samenwerking met het multi-stakeholderforum.
  • Waardering voor de diverse set aan actiepunten met focus op lokale overheden.
  • Een positieve reactie over het opnemen van actiepunten die betrekking hebben op burgerparticipatie.

Het rapport van het IRM stond open voor consultatie. Hoe vonden de actiehouders deze tussentijdse review? Over het algemeen konden de actiehouders goed uit de voeten met de bevindingen van het IRM. Ook gaf een van de actiehouders aan een goed gesprek te hebben gehad.

Vooruitblik op het nieuwe Actieplan Open Overheid
Het nieuwe Actieplan is in de maak en Marieke Schenk van het Leer- en Expertisepunt Open Overheid presenteerde tijdens de bijeenkomst de contouren van het nieuwe plan. Eind 2020 wordt het plan gepresenteerd, de deadline is 31 december.

Het centrale thema van het nieuwe actieplan is open overheidsorganisaties voor een open democratie. Hierop aansluitend is het actieplan in te delen in twee categorieën met daarin een aantal mogelijke actiepunten. Namelijk:

  • Categorie Open Democratie
    1. Wet op de politieke partijen (Wpp)
    2. Wet open overheid (Woo)
    3. Direct Duidelijk Brigade
    4. Open data, algoritmen en open source
    5. Transparantie processen-verbaal verkiezingen
  • Categorie Open Organisatie
    1. Beleidsintimiteit
    2. Tijd en ruimte
    3. Organisatiecultuur

De presentatie van het actieplan wordt als “aansprekend” ontvangen. Aandachtspunten die uit de feedback van de aanwezigen volgen zijn:

  • Het actiepunt ‘open data, algoritmen en open source’ roept de meeste vragen op. Hoe verhoudt open source zich precies tot open data en algoritmen?
  • Het onderwerp beleidsintimiteit wordt positief ontvangen als actiepunt. Maar hoe maak je dit concreet? Met webinars en workshops? Of een netwerk? Ideeën zijn welkom.
  • De Woo als onderdeel van het actieplan wordt door een van de actiehouders als een must
  • Een van de actiehouders benoemt dat er aandacht moet zijn voor het feit dat een open democratie meer is dan een open overheid. Is er ruimte voor dialoog? “Het lijkt nu wel heel erg: wij als overheid richting de samenleving.”
  • De deelnemers vinden het belangrijk om een externe consultatie te organiseren. Wat vindt de buitenwereld van dit plan? Er bestaan klankbordgroepen in Amsterdam en Utrecht die wellicht een rol kunnen spelen bij deze consultatie.
  • Tot slot wordt benadrukt dat politieke urgentie echt belangrijk is voor open overheid. Welke rol kan de minister van BZK hierbij spelen? Een ‘alliantie open overheid’ (zie verderop in dit verslag) kan helpen bij het creëren van politieke urgentie.

Verbinding
Actiehoudersbijeenkomsten zijn normaal gesproken hét moment om elkaar weer te spreken en kennis en ervaringen uit te wisselen. Het verbindende karakter is belangrijk. De oproep van Eric en Marieke is dan ook om elkaar virtueel op te blijven zoeken.

In het kader van ‘elkaar opzoeken’ werd ook het idee voor een ‘alliantie open overheid’ besproken. Een netwerk dat huidige actiehouders, toekomstige actiehouders en iedereen die een opener overheid verder wil brengen met elkaar verbindt. Hoe dit netwerk er precies uitziet moet nog worden uitgewerkt. Actiehouders en leden van het stakeholderforum worden van harte uitgenodigd om hierover mee te denken en zich aan te sluiten. Welke ideeën zijn hiervoor? En welke naam zou zo’n alliantie moeten krijgen?

Denk mee!
Ook als je niet bij de actiehoudersbijeenkomst was en op dit moment niet betrokken bent bij het Actieplan Open Overheid horen we graag meer over jouw open ideeën.

Terugkijken: week van Grip op Informatie

Van 11 t/m 15 mei organiseerde VNG Realisatie de eerste week van Grip op Informatie. Dit online congres, bestaande uit vijftien webinars verspreid over de week, stond in het teken van informatiebeheer, actieve openbaarmaking en digitale duurzaamheid. De in totaal veertig bijdragende sprekers trokken 540 deelnemers.

Terugkijken en feedback

Vooraf werd aangegeven dat de webinars allen terug te zien waren. VNG Realisatie heeft nu alle webinars op haar Youtube-kanaal geplaatst, en de in de webinar gebruikte presentaties en andere documenten op de themapagina van ‘kennisnetwerk informatie en archief’. Tijdens de webinars kwamen verscheidene conceptproducten naar voren. VNG Realisatie vraagt alle gemeenten voor 1 september a.s. feedback te geven op deze concepten op het VNG forum ‘marktplaats Woo en duurzaam toegankelijk op orde (DTOO)’.

Tweede week

VNG Realisatie heeft ook een tweede week gepland, van 23 november tot en met 27 november. Tijdens deze week worden de eindresultaten van de proeftuinen uit het project proeftuinen Wet open overheid gepresenteerd. Zie ook onze agenda, of de website van VNG Realisatie.

Open Raadsinformatie helpt gemeenteraad tijdens de coronacrisis

Actiepunt 1: Open besluitvorming bij gemeenten en provincies

Dit bericht is overgenomen van VNG Realisatie. Oorspronkelijke publicatiedatum 18 mei 2020.

Sinds de inwerkingtreding van de tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming kan de gemeenteraad digitaal vergaderen én besluiten nemen. Om dat zo transparant mogelijk te doen, is het belangrijk dat deelnemers en belangstellenden over alle relevante stukken beschikken. Daarbij biedt Open Raadsinformatie de helpende hand.

Tijdelijke wet

Beraadslaging door de gemeenteraad door middel van een digitale vergadering is op grond van de Gemeentewet al langer mogelijk; besluitvorming was dat tot voor kort nog niet. Om die besluitvorming ook mogelijk te maken is onlangs de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming vastgesteld. Sinds 9 april 2020 is deze wet ook daadwerkelijk van kracht.

Publiek toegankelijk

Een belangrijke voorwaarde voor democratische besluitvorming is openheid en transparantie. Daarom dienen de digitale raadsvergaderingen via een open en voor het publiek toegankelijke videoverbinding plaats te vinden. Natuurlijk is het daarbij van belang dat alle deelnemers en belangstellenden ook kunnen beschikken over alle relevante stukken, zoals de agenda en de besluiten van eerdere vergaderingen. Open Raadsinformatie maakt het mogelijk deze raadsstukken gestructureerd en makkelijk vindbaar beschikbaar te stellen als open data. Zo worden alle stukken op gelijke wijze beschikbaar gemaakt voor alle betrokkenen. Niet alleen de lokale stukken, Open Raadsinformatie biedt toegang tot de stukken van alle deelnemende gemeenten in heel Nederland. Daarmee geeft Open Raadsinformatie ook een impuls aan allerlei vormen van participatie door inwoners, instellingen en ondernemers.

Binnen drie weken aangesloten

Aangezien de invoering van de spoedwet nu voor veel gemeenten prioriteit heeft, ondersteunt VNG Realisatie u graag bij het zo snel en eenvoudig mogelijk aansluiten van uw gemeente op Open Raadsinformatie. Werkt u samen met een van de volgende vijf leveranciers, dan zorgen wij dat uw informatie binnen drie weken na aanmelding via Open Raadsinformatie beschikbaar is. Het gaat om Company Webcast, Gemeente Oplossingen, iBabs, NotuBiz, Parlaeus en Visma Roxit, voorheen Green Valley.

Meer informatie en aanmelden

Wilt u meer informatie over wat te doen bij de invoering van deze spoedwet? Kijkt u dan verder in het startdocument: Bij vragen kunt u contact opnemen met Sander Bakker, projectleider Open Raadsinformatie.

Actieplan Open Overheid 2020-2022

Actieplan Open Overheid 2020-2022

De voorbereidingen voor alweer het vierde Nederlandse Actieplan Open Overheid zijn in volle gang. Op deze pagina houden we je op de hoogte van de stand van zaken van het nieuwe actieplan van het ministerie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

In het vierde Actieplan Open Overheid ligt de focus op de thema’s Open Democratie en Open Organisatie. Het ministerie van BZK werkt momenteel aan de uitwerking van de daarbij aansluitende actiepunten.

Daarom een Actieplan Open Overheid
Met het Actieplan Open Overheid zet Nederland zich in voor Open Overheid. In het actieplan staan de ambities van het kabinet en andere actiehouders beschreven. Het moet ertoe bijdragen dat overheidsorganisaties, maatschappelijke organisaties en burgers samenwerken aan een opener overheid. Waarom dit belangrijk is? Een opener overheid is een effectievere overheid, die burgers en maatschappelijke organisaties in een goede informatiepositie zet om gezamenlijk maatschappelijke vraagstukken aan te pakken.

Om daarbij ook internationale kennis, ervaring en instrumenten te benutten – en beschikbaar te stellen – is Nederland lid van het Open Government Partnership (OGP). OGP is sinds de oprichting in 2011 uitgegroeid tot een wereldwijde beweging waar meer dan 75 landen bij zijn aangesloten. Deze landen stellen in het kader van hun OGP lidmaatschap eens in de twee jaar een nieuw Actieplan Open Overheid op.

Planning
Vanwege COVID-19 verplaatst het OGP de deadline voor het nieuwe actieplan van 1 juli naar 31 december 2020.

Meer informatie over de inhoud van het nieuwe Actieplan Open Overheid volgt binnenkort. Heb jij nu al goede ideeën voor het nieuwe actieplan? Laat het ons dan gerust weten!

Stand van zaken Actieplan Open Overheid 2018-2020


In oktober 2018 ging het derde Actieplan Open Overheid van start. De acties uit dit plan zijn soms nog in volle gang en soms al (bijna) afgerond. Volgens de planning van het huidige actieplan worden de actiepunten voor 1 juli 2020 afgerond.

Meer weten over het Actieplan Open Overheid 2018-2020?

Aftrap Actieplan Open Overheid 2018-2020 in beeld

Meer weten of zelf aan de slag?
Wil jij meer weten over het Actieplan Open Overheid? Zie jij kansen voor samenwerking met een van de huidige actiehouders of wil jij binnen jouw organisatie met een van de actiepunten aan de slag? Laat het ons weten, we vertellen je graag meer over het actieplan en brengen je graag in contact met de juiste personen.

Stapsgewijs werken aan een Open Overheid bij IenW

Gastblog door Nathalie Meeuwisse, programmasecretaris bij het Programma Open Overheid bij het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW).Open Overheid bij IenW

Open Overheid bij IenW
“Is het mogelijk om een zakje ‘open’ buttons te ontvangen? Om namens het Programma Open Overheid binnen het ministerie IenW uit te delen bij bijeenkomsten. Zo werken we aan een stukje bewustwording en zichtbaarheid van open overheid.” Met deze vraag klopte ik aan het bij het Leer- en Expertisepunt Open Overheid (LEEO). Mijn verzoek werd positief beantwoord. Of ik dan een blog wil schrijven voor open-overheid.nl, was de wedervraag. Deze blog gaat over de aanpak van het Programma Open Overheid binnen IenW.

Open overheid bij IenW
Het programma Open Overheid heeft een drieledige opdracht gekregen vanuit de IenW Bestuursraad. Dit betreft in de eerste plaats het voldoen aan wet- en regelgeving,  denk hierbij aan zowel de huidige Wob als de toekomstige Woo. Daarnaast gaat het over het verbeteren van transparantie en toegankelijkheid van informatie zowel binnen IenW als naar de buitenwereld. Kortom, het programma richt zich op meer dan alleen de Woo. De nieuwe wet geeft wel een extra stok achter de deur om de informatiehuishouding op orde te brengen.

Verschillende aspecten van de informatiehuishouding komen terug binnen het IenW Programma Open Overheid. Hierbij mag de maatschappelijke opgave, het primaire doel, van open overheid niet uit het oog worden verloren: informatie openbaar maken zodat de samenleving informatie eenvoudig kan vinden en daardoor meer vertrouwen krijgt in de overheid. En de kwaliteit van het functioneren van de overheid verbetert wanneer burgers en bedrijfsleven mee kunnen kijken met informatie.

Een team bestaande uit businessimplementatiemanagers, implementatiemedewerkers, projectleiders en een communicatieadviseur voert het programma uit. Het team wordt bijgestaan door een programmasecretaris, financieel controller en een enterprise architect en staat onder leiding van een programmamanager. Het programma richt zich op de IenW-onderdelen kerndepartement, Rijkswaterstaat (RWS), Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT), Koninklijk Nederland Meteorologisch Instituut (KNMI), Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS) en Planbureau voor de Leefomgeving (PBL).

Stap voor stap
De businessimplementatiemanagers toetsen het IenW-onderdeel op het openbaar maken van informatie en plegen interventies. Dit doen zij aan de hand van een aantal stappen:

  1. Onderzoeken hoe de organisatie ervoor staat: wat gaat goed en wat gaat nog niet (helemaal) goed conform de wet- en regelgeving voor openbaar maken. Dit onderzoek bestaat uit:
    1. Duiding van de wet- en regelgeving.
    2. GAP-analyse op huidige wetgeving en op de Woo.
  2. De organisatie in staat stellen om te kunnen doen wat ze moet doen, om te voldoen aan de wetgeving.
    1. Interventies plegen en faciliteren.
  3. Vooruitkijken: wat we nog meer willen doen, gericht op de toekomst.

Er is inmiddels een goed beeld hoe IenW er voor staat in het openbaar maken van verschillende documentcategorieën. Op de openbaar te maken documentcategorie externe onderzoeksrapporten onder ARVODI, worden nu zichtbare resultaten behaald bij het kerndepartement:

  • In het inkoopplan is een aan te vinken passage opgenomen over de verplichting externe onderzoeksrapporten openbaar te maken. Hiermee geven medewerkers aan zich hiervan bewust te zijn.
  • Er is een verbeterd proces opgesteld dat is vastgelegd in een overzichtelijke infographic die te vinden is op het intranet.
  • Een hand-out ‘Schrijven voor openbaarheid’ is ontwikkeld, bedoeld om mee te versturen met de opdrachtbrief voor een extern onderzoek.
  • Er is een elektronische parafeerlijn ingericht die eindigt bij de directie communicatie. Deze directie verzorgt de verdere openbaarmaking.

Ook bij RWS wordt er gewerkt aan het juist en tijdig openbaar maken van de externe onderzoeksrapporten onder ARVODI. Hiervoor wordt er in samenwerking met een procesmodelleur een generiek publicatieproces opgesteld. Daarnaast vindt samenwerking plaats met de vakgroep Publieksrecht en de afdeling Bestuurlijk Juridische zaken en Vastgoed, om openbaar te maken documenten te ontdekken en bijbehorende processen te inventariseren.

Inmiddels ligt ook het communicatieplan klaar voor de interne campagne om bewustzijn te creëren bij medewerkers en managers rondom het werken met overheidsinformatie en om hen daarbij een handelingsperspectief te geven. Het gaat over alle handelingen met overheidsinformatie: creëren, opslaan, raadplegen, delen, archiveren en vernietigen. Als we het hebben over delen, hebben we het ook over openbaar maken. De campagne moet helpen om openbaarheid van informatie in het werkklimaat/-proces van het departement te verankeren.

Succesfactoren
Of we het nu hebben over het kerndepartement, uitvoeringsorganisatie, inspectie of onderzoeksbureau, in alle gevallen geldt dat samenwerking met de lijnorganisatie een succesfactor is in het behalen van resultaten. De businessimplementatiemanagers werken nauw samen met de IenW-onderdelen. Ze voeren gesprekken en doen onderzoek waarbij zij gebruik maken van de kennis, energie en werkwijzen binnen het organisatieonderdeel.

Zo worden er stapsgewijs verbeteringen doorgevoerd in de dagelijkse praktijk. Hierbij is soms nog enige terughoudendheid aanwezig binnen de organisatie. Toch zien we dat organisatieonderdelen nu ook zelf kleine stapjes maken in denken over openbaarmaking. Zo ontvangen we suggesties om dossiers van actuele thema’s actief openbaar te maken en om te onderzoeken of ‘open by design’ te realiseren is. Dit alles met als doel de burger te informeren én omdat we in control willen zijn. Zo wordt IenW in kleine stapjes een open overheid.

Meer weten over Open Overheid bij IenW, neem dan contact op met het programma Open Overheid.

Ook een gastblog over Open Overheid schrijven?

Dat kan! Stuur je blog in.

Open moet het zijn! Update #8

Elke acht weken publiceren we een blog waarin je de laatste stand van zaken over alle actiepunten uit het Actieplan Open Overheid leest. De actiehouders die verantwoordelijk zijn voor de actiepunten leveren deze informatie aan.

Actiepunt 1: Open Besluitvorming bij gemeenten en provincies

Actiehouder: Provincie Zuid-Holland en VNG. In samenwerking met: Open State Foundation (OSF) en overige provincies

De helft van de provincies doet inmiddels mee aan Open Stateninformatie. Een zevende provincie heeft inmiddels interesse getoond. Tegelijkertijd heeft de integratie met Open Raadsinformatie verder vorm gekregen. Stateninformatie en raadsinformatie zijn nu in één zoekmachine geïntegreerd: openbesluitvorming.nl. De ‘oude’ zoekmachine blijft tijdelijk op de achtergrond werken tot de nieuwe zoekmachine optimaal functioneert.

Het uitgangspunt van VNG, de provincies en Open State Foundation blijft om Open Besluitvorming op het Platform Openbare Overheidsinformatie (PLOOI) aan te sluiten. Samen werken zij aan een lijst van minimale randvoorwaarden waar een eerste versie van de koppeling aan moet voldoen.

De stuurgroep van de deelnemende provincies heeft in het eerste kwartaal van 2020 besloten het (technische) beheer van Open Stateninformatie met Argu met een jaar te verlengen. Deze organisatie beheert ook Open Besluitvorming. Hiermee wordt een warme overdracht van het beheer naar Kennis- en exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) – de organisatie achter PLOOI – verzekerd.

Actiepunt 2: Transparantie financiën decentrale politieke partijen

Actiehouder: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In samenwerking met: diverse landelijke en lokale partijen

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft de ontwikkeling van de module ‘transparantie financiën decentrale politieke partijen’ afgerond. De module is in januari 2020 gepubliceerd op de website van het Kennispunt Lokale Politieke Partijen.

Het actiepunt is hiermee afgerond.

Actiepunt 3: Pioniersnetwerk Open Overheid voor gemeenten

Actiehouder: Gemeente Schiedam. In samenwerking met: gemeenten Utrecht en het Leer- en Expertisepunt Open Overheid

Op dit moment zijn er geen vorderingen te melden. We plaatsen daarom nogmaals de update van november 2019.

Het onderwerp participatie staat bij gemeenten hoog op de agenda. Daarom wordt er op veel fronten hard gewerkt aan beleid rondom participatie. De afgelopen acht weken leverden diverse gemeenten beleidsdocumenten op. Binnenkort organiseren we daarom een bijeenkomst om met elkaar deze beleidsdocumenten te bestuderen en bediscussiëren. Het is belangrijk om van elkaar te leren en elkaar te inspireren om zo tot passend beleid te komen.

Wij nodigen beleidsmedewerkers van harte uit om zich aan te melden voor onze bijeenkomst in het eerste kwartaal van 2020 (datum volgt). Meer informatie? Mail dan naar: m.kuitert@schiedam.nl.

Actiepunt 4: Open Parlement

Actiehouder: Tweede Kamer

De afgelopen periode is geïnvesteerd om het onderwerp digitale toegankelijkheid breder in de organisatie te laten landen. Er worden awareness-sessies gepland waarvoor met name betrokkenen zijn uitgenodigd die aan de bron staan van de parlementaire documenten. Op basis van het onderzoek naar het digitaal toegankelijk publiceren van de parlementaire documenten zijn activiteiten opgenomen in de I-strategie voor de komende jaren, zoals het publiceren van HTML naast de PDF vorm. Tevens is het onderwerp bestuurlijk geborgd, zodat integraal kan worden gestuurd op projecten.

Hiermee zijn ook de projecten geborgd die verder gaan dan alleen de parlementaire documenten, zoals websites en video’s van vergaderingen.

Actiepunt 5: Open Wob

Actiehouder: Provincie Noord-Holland. In samenwerking met: Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en Open State Foundation (OSF)

Met de komst van corona heeft ook het Open Wob traject een vertraging opgelopen. De draad is weer opgepakt en het overleg van eind april is digitaal gevoerd. We hebben twee nieuwe gemeenten mogen verwelkomen, namelijk de gemeente Tilburg en de gemeente Buren.

Op dit moment zijn alle leden van de werkgroep druk bezig de eigen organisatie aan te passen aan de standaard. Ze beginnen met de metadata van de semantische standaard, procesaanpassingen en systeemaanpassingen. Bij een paar deelnemers vraagt dit ook om een aanpassing van het aanvraagformulier, in verband met de toegankelijkheid. De technische gezamenlijke aansluiting wordt nu voorbereid.

Actiepunt 6: Open Algoritmen

Actiehouder: Rijkswaterstaat & VNG

Op dit moment zijn er geen vorderingen te melden. We plaatsen daarom nogmaals de update van november 2019.

Het actiepunt Open Algoritmen organiseert op 18 september een Meet-up voor overheidsdeelnemers. Het onderwerp vraagt om een gesprek ten behoeve van meer maatschappelijke inbedding. Het vertrouwd raken met de werking en het effect van het werken met algoritmen staat op de agenda. Voor vragen en aanmeldingen kunt u met de actiehouders contact opnemen. Stuur een e-mail naar gwen.wijman@rws.nl en maike.popma@vng.nl voor meer informatie.

Actiepunt 7: Project ‘Dilemmalogica’

Actiehouder: Voorlichtingsraad en Ministerie van Algemene Zaken

Dilemmalogica staat voor actieve openbaarheid over kwesties die zich als dilemma of ronduit ingewikkeld voordoen. In de afgelopen periode is een train-the-trainer voorbereid om publieke professionals in staat te stellen om zelf een sessie te organiseren waarin dilemmalogica wordt toegepast. Door de fysieke beperkingen vanwege de huidige coronacrisis wordt de training nu omgezet naar een online versie. Hierover kan contact worden opgenomen met de projectleider, Guido Rijnja, adviseur communicatiebeleid bij de Rijksvoorlichtingsdienst.

Naast de training vinden regelmatig werksessies plaats bij departementen en gemeenten, aan de hand van concrete cases. In voorbereiding is een pool van collega’s die dilemmalogica als werkvorm verder kunnen brengen. De coronacrisis zelf biedt ook op diverse mogelijkheden om te laten zien wat het betekent als bestuurders en medewerker handelen volgens het gedachtegoed van dilemmalogica. Ze tonen oog te hebben voor zorgen en verlangens, helpen contact te maken over wat bij zienswijzen scheidt en bindt, en passende perspectieven aan te verbinden. Het is de bedoeling later dit jaar ook een studiedag te wijden aan de toegevoegde waarde(n) van het werken met dilemmalogica.

Actiepunt 8: Pilot ‘Open by Design’

Actiehouder: Programma ‘Rijk aan informatie’. In samenwerking met: Instituut Maatschappelijke Innovatie (IMI)

In het kader van de coronacrisis schreef Guido Enthoven, actiehouder namens het Instituut Maatschappelijke Innovatie, een betoog over Open-by-Design-principes, om later gemakkelijker te kunnen voldoen aan Wob-verzoeken. Lees hier het volledige betoog van Guido Enthoven.

1 . Sla alle informatie die je produceert en verwerkt op in de daarvoor bestemde systemen.
2 . Bij nota’s, notities en verslagen: maak een scheiding tussen openbare informatie en niet-openbare informatie.
3 . Gebruik waar mogelijk gemeenschappelijke samenwerkingsruimte voor inhoudelijke discussies (dus niet via e-mail).

Actiepunt 9: Toetreding tot het Extractive Industries Transparency Initiative (EITI)

Actiehouder: Ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa). In samenwerking met: Ministerie van Economische zaken en klimaat (EZK)

Op dit moment zijn er geen vorderingen te melden. We plaatsen daarom nogmaals de update van februari 2020.

De implementatie van EITI verloopt voorspoedig in Nederland. Nu het eerste transparantierapport over de delfstoffensector is gepubliceerd, kun je al stellen dat de standaard is geïmplementeerd.

Actiepunt 10: Open Aanbesteden (pilot OCDS)

Actiehouder: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

De subsidieaanvraag voor het onderzoek naar de communicatie over de Open Inkoopdata is op 12 november bij de Europese Unie (EU) ingediend, in mei 2020 neemt de EU hierover een besluit.

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het Open Contracting Partnership en Hivos organiseren een internationale seminar over het beleid voor de Open Inkoopdata van de EU-landen. Dit seminar vindt begin oktober 2020 plaats. Dit zou eerst 27/28 mei zijn, maar moest helaas uitgesteld worden wegens de coronacrisis. Meerdere landen zullen daarbij hun aanpak toelichten en met elkaar kennis en expertise hierover delen vanuit het perspectief van het EU-beleid voor de Open Inkoopdata.

Voor dit seminar is nog een aantal plaatsen beschikbaar. Interesse? Stuur dan een e-mail naar de manager Inkoopinformatie Rijk van BZK: Peter.Specker@minbzk.nl.

Actiepunt 11: Lokale Digitale Democratie

Actiehouder: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In samenwerking met: Partners ‘Democratie in Actie’ programma

De uitbraak van het coronavirus brengt ook grote uitdagingen met zich mee voor het functioneren van decentrale overheden (provincies, gemeenten en waterschappen). Het is van groot belang dat ondanks de beperkende maatregelen het openbaar bestuur zijn democratische verantwoordelijkheid neemt. Echter, de maatregelen tegen het virus kunnen ertoe leiden dat de mogelijkheden voor volksvertegenwoordigers en bestuurders om fysiek bijeen te komen, beperkter zijn. Het is van belang oog te hebben voor de wettelijke kaders en begrip te hebben voor de zorgen die onder volksvertegenwoordigers en bestuurders leven over de risico’s die een fysieke vergadering op dit moment met zich meebrengt.

Daarom heeft de minister van BZK, gesteund door de beroeps- en belangenverenigingen in de lokale democratie, het initiatief genomen om voor deze uitzonderlijke situatie een tijdelijke wettelijke voorziening te treffen, een spoedwet, die digitale besluitvorming mogelijk maakt. Deze tijdelijke wet, die vooralsnog tot 1 september 2020 geldt, maakt het onder meer mogelijk dat Provinciale Staten, de gemeenteraad, de eilandsraad en het algemeen bestuur van het waterschap, in een digitale omgeving kan vergaderen en rechtsgeldige digitale besluiten kan nemen. Hierdoor kan het openbaar bestuur juist in deze tijd de besluiten nemen die zij in het belang acht van alle inwoners.

Vanuit het samenwerkingsprogramma Democratie in Actie werken het Ministerie van BZK, de VNG, de Vereniging van Griffiers en alle andere beroeps- en belangenverenigingen nauw samen om provincies, gemeenten, waterschappen en de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba waar mogelijk te ondersteunen bij de implementatie en uitvoering van de tijdelijke wet. Verschillende praktische handreikingen, Q&A’s en videos over de tijdelijke wet en digitaal beraadslagen en besluiten zijn te vinden op de website www.lokale-democratie.nl/coronavirus. De aandacht richt zich ook op ondersteuning op het terrein van digitale inspraak en participatie in coronatijden, zodat democratische besluitvorming doorgang kan vinden.

Vuistregels voor het omgaan met informatie in tijden van COVID-19

Gastblog door Guido Enthoven (Instituut Maatschappelijke Innovatie) over het belang van een gedegen informatiehuishouding en het scheiden van openbare en niet-openbare informatie. Guido is actiehouder van het actiepunt Open by Design.

Tijdens de coronacrisis zijn maatregelen genomen die van invloed zijn op het dagelijks leven van vrijwel alle Nederlanders. Er is geen andere gebeurtenis in de naoorlogse geschiedenis die zoveel onzekerheid teweeg bracht en zoveel mensen zo direct raakte op het gebied van werk, studie, vrije tijd en sociale contacten met familie en vrienden. Het is dan ook logisch dat de coronacrisis – net als de ramp met MH17 – door de Nederlandse overheid wordt gekenmerkt als ‘hotspot’.

Het begrip hotspot is geïntroduceerd om ervoor te zorgen dat alle relevante informatie en archiefbescheiden worden aangewezen voor blijvende bewaring. Veel overheden maken gebruik van berichtenapps. Door het werken op afstand maken organisaties creatief gebruik van onbeheerde producten uit de markt. Het Nationaal Archief adviseert om zo snel mogelijk de nodige maatregelen te treffen om relevante informatie onder beheer te brengen en veilig te stellen.

Informatie bewaren voor later

Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of burgers onderling. Door een dossier of thema als hotspot te benoemen geven departementen invulling aan de beleidsambitie om tot een blijvend te bewaren archiefcollectie te komen die een reconstructie mogelijk maakt.

Het signaleren van hotspots en het selecteren van de betreffende archiefbescheiden kan kort op de gebeurtenis of kwestie plaatsvinden. Departementen zijn zelf verantwoordelijk voor het archiveren van de bij hen aanwezige informatie. Het ligt voor de hand om de regierol te leggen bij het verantwoordelijke onderdeel voor het informatiebeheer, of bij een ander centraal onderdeel.

“Alleen zo kan er een goede reconstructie van het beleid plaatsvinden.”

Dat neemt niet weg dat een maatschappelijke hotspot meestal de grenzen van de organisatie overschrijdt. De algemene rijksarchivaris bewaakt de eenheid van beleid en uitvoering en de samenhang tussen de waarderingen, door deelname aan het Strategisch Informatieoverleg. Het Nationaal Archief adviseert bij de inrichting van het proces en wordt betrokken bij de uitvoering.

Hotspots voldoen aan een of meer van de volgende criteria:

  1. Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media.
  2. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt veel emoties los.
  3. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de Nederlandse overheid.
  4. Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de minister of het kabinet ernstig is bedreigd.
Informatiebehoefte parlement

Vanuit de Tweede Kamer worden veel vragen gesteld aan het kabinet over de achtergrond, aanpak, prioriteiten, preventieve maatregelen, ziekenhuiszorg, compensatie voor getroffen bedrijven, etc. De coronacrisis is het enige thema waarvoor het parlement in deze tijd nog bijeen wordt geroepen. Het aantal vragen uit het parlement neemt de komende periode eerder toe dan af.

Daarnaast is het niet onwaarschijnlijk dat een parlementair onderzoek of Parlementaire Enquête zal plaatsvinden naar de aanpak rond corona. Alleen al vanwege de omvang van deze crisis en het maatregelenpakket ligt de inzet van deze zware controle instrumenten van het parlement in de rede. Dit stelt strenge eisen aan de opslag en het beheer van informatie. Alleen zo kan er een goede reconstructie van het beleid plaatsvinden.

Wob-verzoeken

Ook bij journalisten leven tal van vragen over de manier waarop de overheid reageert op deze crisis en hoe/waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. De eerste Wob-verzoeken (Wet openbaarheid van bestuur) zijn al binnengekomen bij verschillende departementen. Op dit moment ligt de prioriteit bij het uitwerken van concrete maatregelen en het zo goed mogelijk beheersen van deze crisis. Daarna zullen de Wob-verzoeken zo goed mogelijk beantwoord moeten worden. Enerzijds omdat het een wettelijke plicht is. Anderzijds vanwege het feit dat via de media ook verantwoording kan worden afgelegd over het gekozen maatregelenpakket dat zoveel invloed heeft (gehad) op het dagelijks leven van de bewoners van dit land.

“Het is goed om nu al rekening te houden met toekomstige Wob-verzoeken, bijvoorbeeld met Open by Design principes.”

Om de Wob-verzoeken goed te kunnen beantwoorden is een zorgvuldige opslag en beheer van alle gewisselde informatie noodzakelijk. Daarnaast is het goed om nu al rekening te houden met toekomstige Wob-verzoeken. Dit kan door het werken met een aantal Open by Design principes, zie hiervoor de vuistregels die hieronder worden genoemd. Daardoor kunnen deze Wob-verzoeken gemakkelijker en effectiever worden afgehandeld.

Vuistregels voor het omgaan met informatie in tijden van COVID-19

Op basis van bovenstaande overwegingen gelden de volgende vuistregels voor het verwerken en het opslaan van informatie.

  1. Sla alle informatie die je produceert en verwerkt op in de daarvoor bestemde systemen. Door het benoemen van de coronacrisis als hotspot wordt besloten dat alle documenten hierover, of het nu gaat om krantenartikelen, beleidsnota’s, notities, concepten, e-mails of Whatsapp, blijvend bewaard moeten worden. Dit stelt eisen aan het informatiegedrag van iedere overheidsprofessional. Informatie over COVID-19 dient vastgelegd te worden in de bestaande DMS-systemen en andere officiële overheidssystemen. Alleen zo kan later een goede reconstructie van het gevoerde beleid en de genomen maatregelen plaatsvinden. Het opslaan van informatie op persoonlijke schijven, netwerkschijven of USB-sticks leidt ertoe dat deze informatie later veel lastiger vindbaar is.
  2. Bij nota’s, notities en verslagen: maak een scheiding tussen openbare informatie en niet-openbare informatie. Maak bij nota’s en notities een basisdocument dat (later) eenvoudig openbaar gemaakt kan worden en een eventuele bijlage waarin vertrouwelijke informatie staat, zoals ‘persoonlijke beleidsopvattingen bestemd voor intern beraad’. Op deze wijze kunnen latere Wob-verzoeken veel gemakkelijker worden afgehandeld. Bij verslagen van overleggen is het verstandig een onderscheid te maken tussen verschillende onderdelen. De blokken ‘gespreksverslag’ en ‘rondvraag’ bevatten vaak persoonlijke beleidsopvattingen en hoeven niet openbaar gemaakt te worden. De blokken ‘conclusies’, ‘aanbevelingen’ en ‘actiepunten’ zullen vaak later op verzoek wel openbaar gemaakt moeten worden.
  3. Gebruik waar mogelijk gemeenschappelijke samenwerkingsruimte voor inhoudelijke discussies (dus niet via e-mail).
    De afhandeling van grote Wob-verzoeken levert vaak een aanzienlijke werklast op voor de organisatie. Een groot deel van deze werklast heeft betrekking op het toetsen van honderden of soms duizenden mails op de aanwezigheid van de uitzonderingsgronden van de Wob. Daarom experimenteren enkele overheden met de afspraak om géén inhoudelijke discussies via de mail te laten voeren, maar in een gemeenschappelijke werkruimte. Daardoor wordt het in een later stadium veel eenvoudiger om complexe Wob-verzoeken af te doen.

Ten slotte: democratische verantwoording en controle is een groot goed, juist in tijden van een grote crisis. Het is de verantwoordelijkheid van ambtenaren en publieke professionals om dit mogelijk te maken. De huidige tijd stelt daarmee hoge eisen aan het informatiegedrag van alle betrokkenen. Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding biedt desgewenst ondersteuning bij het organiseren en regelen van bovenstaande maatregelen.

Ook een gastblog over Open Overheid schrijven?

Dat kan! Stuur je blog in.

OGP in actie voor open aanpak COVID-19

Het Open Government Partnership (OGP) lanceerde eind april de campagne Open Response + Open Recovery. Hiermee roept OGP haar netwerk op om samen te werken in de strijd tegen COVID-19. De campagne benadrukt dat fundamentele open overheid waarden als transparantie en verantwoording belangrijk zijn bij de aanpak van COVID-19 door overheden. Ook roept zij haar netwerk op om voorbeelden van een open COVID-19 aanpak te delen.

Online forum
Als onderdeel van deze campagne was er op 5, 6 en 7 mei een online forum. Dit online forum bestond uit een serie webinars die nu terug te zien zijn en ging van start met het openingswebinar ‘How to respond to COVID-19 through open government.’

Doe mee!
Wil je meer weten over of bijdragen aan Open Response + Open Recovery? Onderstaande informatie helpt je verder:

Publieke consultatie Design Report

Het Independent Review Mechanism (IRM) heeft een conceptversie van de evaluatie, ook wel Design Report, van het Actieplan Open Overheid 2018-2020 gepubliceerd. Tot en met 7 mei staat dit concept Design Report open voor commentaar. Dit geeft onder andere actiehouders de mogelijkheid om te reageren op de bevindingen van IRM.

Actieplan Open Overheid
IRM voert de evaluatie van het Actieplan Open Overheid uit in opdracht van het Open Government Partnership (OGP). OGP ondersteunt zowel overheden als maatschappelijke organisaties bij hun inzet om Open Overheid hoog op de politieke agenda’s te zetten en veranderingen door te voeren. Daarnaast brengt OGP landen uit de hele wereld bij elkaar om samen op te trekken en van elkaars Open Overheid ervaringen te leren.

Nederland is lid van OGP en stelt – mede daarom – iedere twee jaar een Actieplan Open Overheid op. Het huidige actieplan werd in oktober 2018 gelanceerd. Momenteel werkt het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de voorbereidingen van alweer het vierde Nederlandse Actieplan Open Overheid. Naar verwachting wordt dit actieplan in december 2020 gepresenteerd.

 

Oproep: deel alle kennis en data over Covid-19

Bericht van Open State Foundation

Namens 33 maatschappelijke organisaties, politieke jongerenorganisaties en 20 volksgezondheidsexperts roept gezondheidsorganisatie Wemos het kabinet op om bij te dragen aan een wereldwijde COVID-19-pool.

De kern van de boodschap aan de Nederlandse overheid is dat kennis, data en intellectueel eigendom rondom COVID-19 vrij moet worden gedeeld. Open State Foundation is een van de ondertekenaars van de brief aan de ministers Van Rijn (Volksgezondheid), Kaag (Buitenlandse Handel) en Wiebes (Economische Zaken).

De oproep volgt op een brief die Costa Rica vorige week stuurde aan Dr. Tedros, de hoogste baas van de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO). Het land verzoekt de WHO om een ​​wereldwijde pool te creëren voor de data, kennis en technologieën die nuttig zijn bij de preventie, detectie en behandeling van de corona-pandemie. De Nederlandse organisaties roepen de overheid op om zich achter het voorstel van Costa Rica te scharen en zich hier actief voor in te zetten.

Lees de brief aan het kabinet.