Innovatiegericht inkopen: meer mogelijk dan we denken!

Technologie, de wereld van start-ups en innovaties. Er wordt veel over gezegd en geschreven. Zelfs Matthijs van Nieuwkerk ontvangt zo nu en dan een startup aan tafel. Overheidsinstellingen oriënteren zich in toenemende mate op de kansen, maar ook op risico’s van technologie. Een manier om dat te doen is het inkopen van de laatste state of the art kennis en expertise. Veel overheidsinstellingen verkennen daarom de mogelijkheden van innovatiegericht inkopen. Floris den Boer (adviseur PIANOo), Mildo van Staden (CIO office BZK/Start-up officer BZK) en Paul Suijkerbuijk (Leer- en Expertisepunt Open Overheid) nemen je mee in de wereld van innovatiegericht inkopen.

Toegankelijker voor kleine partijen en startups
Overheidsinstellingen kijken naar nieuwe contractvormen, samenwerkingsovereenkomsten en co-creatie met innovatieve partijen. Daarnaast verkennen overheden de mogelijkheden om het aanbestedingsproces zo te veranderen dat het innovatiepotentieel van de markt beter benut en overheidscontracten toegankelijker worden voor kleinere partijen zoals startups.

Van het woord ‘aanbesteden’ krijgen veel mensen kriebels. Ze denken meteen aan een maandenlang traject met grote hoeveelheden juridische teksten. Of dat ze vast zitten aan mantels en het niet mogelijk is om kleinere partijen in te schakelen. Kriebels zijn niet altijd nodig!

Gemeenten en overheidsinstellingen hebben aanbestedingsspecialisten in dienst om alles in goede banen te leiden. Startups, aan de andere kant, weten vaak niet wat hun rechten en plichten zijn in een aanbesteding en welke informatie relevant is. Ze hebben simpelweg de tijd en kennis niet om mee te doen in een aanbesteding. Daarnaast voldoen ze vaak niet aan de eisen die gesteld worden door de aanbestedende partij. Er wordt bijvoorbeeld gevraagd om omzetcijfers van de afgelopen 3 jaar of 5-10 jaar ervaring in het betreffende domein. Deze eisen zijn voor startups onhaalbaar, waardoor overheden en startups elkaar vaak niet vinden. Overheden die zaken willen doen met startups versimpelen daarom hun aanbestedingsprocedures en maken deze vrij van ingewikkeld jargon.

Hoe kun je innovaties inkopen bij startups zonder een maandenlang traject?
Startup in Residence is een nieuw concept waarbij overheden ‘urban challenges’ bij startups neerleggen. Via dit programma kunnen startups meedoen in een (potentieel grote) aanbesteding terwijl ze werken aan hun eigen product of service én een maatschappelijk probleem oplossen.

Wat er wordt gegund is een programma van vijf maanden waarin startups hun producten of diensten verder ontwikkelen, onder inhoudelijke begeleiding van ambtenaren en ondernemers. Na deze vijf maanden heeft de aanbestedende dienst de mogelijkheid om op te treden als (eerste) klant of investeerder.

Ook bij het Startup in Residence concept volg je de kaders van de Aanbestedingswet. Het is nog steeds een volwaardig aanbestedingstraject, alleen een stuk korter, overzichtelijker en toegankelijker. Op basis van een functionele uitvraag zoek je de ondernemer met de beste oplossing. Door het concept actief te promoten zijn ook startups bekend met het programma. Deelname aan het programma en het oplossen van ‘urban challenges’ staat ook open bij andere ondernemers, maar blijkt vooral populair onder startups.

Productontwikkeling in opdracht (SBIR)
Een andere manier om te komen tot productontwikkeling biedt de overheid in de vorm van een SBIR-traject. SBIR staat voor Small Business Innovation Research. Een ministerie of andere overheidsdienst identificeert een specifieke uitdaging en stelt een budget beschikbaar. Bedrijven kunnen hierop inschrijven. De beste inschrijvers krijgen een SBIR-opdracht. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) kan ondersteunen bij het beschrijven van het vraagstuk in een SBIR-oproep en maakt deze oproep vervolgens openbaar. RVO informeert het bedrijfsleven en begeleidt het proces. Meer informatie over deze aanpak wordt gegeven op de website van RVO.

PIANOo
PIANOo is het expertise centrum aanbesteden van de overheid. PIANOo geeft een zeer rijk overzicht van de manieren waarop de overheid innovaties kan inkopen, bijvoorbeeld door doelgericht het bedrijfsleven uit te dagen een innovatieve oplossing te ontwikkelen voor haar probleem. Of zij kan ruimte bieden aan marktpartijen om een ontwikkelde innovatieve oplossing aan te bieden. De routekaart van PIANOo bij aanbesteden is weergegeven in een metrokaart inkopen en aanbesteden. Uitgewerkte instrumenten, trajecten en cases zijn te vinden in de innovatiekoffer.

Startups inzetten? Definieer een duidelijke vraag
Via SBIR, Hackathons en accelerators zijn er veel manieren om innovaties en startups in te zetten voor de doelen van de eigen organisaties. Maar voor het zover is moet je een goed inzicht krijgen in de eigenlijke vraag die er is. Welke maatschappelijke vraag moet opgelost worden. Vaak is een vraagstuk vanuit de eigen organisatie gedefinieerd en dan is het maar net de vraag of dat ook écht het vraagstuk is wat er opgelost moet worden.

Om te kunnen achterhalen wat de echte vraag is moet er gesproken worden met alle stakeholders. Dus met de betrokkenen bij de vraag, partijen die een mogelijke oplossing hebben en de overheid. Organiseer rondetafelgesprekken om de juiste vraag te definiëren. Deze gesprekken kunnen worden geïnitieerd en gefaciliteerd door de overheid, maar niet geregisseerd, het is aan alle partijen om daar met de goede ideeën en oplossingen te komen. Een open gesprek dus.

Tips:

1. Zorg voor een open aanpak bij het werken met start-ups en innovatieve ondernemers;
2. Kijk of een hackathon een goede manier is om innovatieve oplossingen te verkrijgen;
3. Zorg voor een innovatievriendelijk aanbestedingsproces;
4. Maak gebruik van de regelingen en diensten van de overheid als SBIR en PIANOo;
5. Anticipeer op aanbod van innovatieve oplossingen zoals Rijkswaterstaat dat doet;
6. Definieer een heldere en duidelijke maatschappelijke vraag in samenwerking met alle stakeholders;
7. Stel Open Data beschikbaar voor het maken van oplossingen;
8. Eigenaarschap van de oplossing hoeft niet altijd bij de overheid te liggen;
9. Betrek de eigen organisatie;
10. Deel de ervaringen.

Meer weten over samenwerken met startups? Bekijk dan ook het kennisinstrument een open samenwerking met een start-up, waarom en wat zijn de mogelijkheden?