Open raadsinformatie: op weg naar een standaard

Hoe staat het ervoor met de actiepunten uit het Actieplan Open Overheid 2016-2017. Op 11 april bespraken de actiehouders de stand van zaken van de negen actiepunten. Via een reeks gastblogs vertellen ze op open-overheid.nl nog iets uitgebreider hoe het ervoor staat. Vandaag blogt Tom Kunzler (Pilotmanager Open Raadsinformatie bij KING Gemeenten) over Actiepunt 6: Open Raadsinformatie.

Open Raadsinformatie gaat over het ontsluiten van raadsinformatie – zoals agenda’s, besluiten, moties en stemuitslagen – als open data. Deze Open Raadsinformatie (eigenlijk: Open Raadsdata) kan door eenieder hergebruikt worden voor toepassingen die de lokale democratie versterken. Het gaat immers om democratische basisinformatie. Informatie die gebruikt kan worden om het lokale bestuur te kunnen volgen en mee te kunnen praten in de lokale democratie.

Hergebruikers hebben baat bij structuur
Raadsinformatie van gemeenten is nu veelal niet beschikbaar als open data. De informatie is wel publiek, maar niet eenvoudig machine-verwerkbaar. Daardoor is raadsinformatie niet geschikt voor hergebruik door app-makers, (data)journalisten, actieve bewoners en raadsleden zelf. Daarbij is de informatie ook niet gestandaardiseerd. Daardoor geeft elke gemeente, via leveranciers, de raadsinformatie op andere wijze vrij. Zowel de architectuur als de semantiek van raadsinformatie zijn momenteel nog niet gestandaardiseerd.

Het standaardiseren van architectuur gaat over de mogelijkheid om informatie via dezelfde systemen met elkaar uit te wisselen via eenzelfde bestandsformaat. Dit voorkomt bijvoorbeeld dat XML-documenten omgezet dienen te worden in het JSON-bestandsformaat. Semantiek gaat over het maken van afspraken over hoe documenten en metadatavelden genoemd worden. Spreken we bijvoorbeeld over ‘raadsnotulen’, ‘verslagen’ of ‘raadsverslagen’ en welke metadatavelden horen bij deze documenten en hoe noemen we deze velden.

Ongestructureerde data is de grootste complicerende factor die hergebruik van data van lokale overheden bemoeilijkt en resulteert in maatwerk. Er zijn namelijk 388 gemeenten die hun data vrij kunnen geven en je zadelt hergebruikers op met het handmatig vergelijkbaar te maken van de data. Het standaardiseren van raadsinformatie kan zodoende dus een grote impuls opleveren voor het hergebruik. En dus de impact die Open Raadsinformatie heeft.

Ook archiveren gaat beter met gestructureerde data
Ongestructureerde data is niet alleen voor hergebruikers onhandig. Voor leveranciers van raadsinformatiesystemen is het bij een overstap zaak om informatie over te zetten naar hun eigen standaard, een tijdrovende klus. Veel gemeenten kiezen er daarom voor om de oude informatie niet te laten overzetten en daardoor ontstaan er twee gescheiden bronnen voor de raadsinformatie: het oude systeem en het nieuwe systeem.

Daarnaast is het ook voor het archiveren vereist dat informatie op een goede wijze overgedragen kan worden aan het e-depot en voor duurzame toegankelijkheid zijn standaarden ook wenselijk. Maar wat standaardiseer je wel en niet? Moet je zowel de architectuur als de semantiek standaardiseren en ga je voor een minimale of maximale variant van standaardisatie en bij welke bestaande standaarden sluit je aan? En niet onbelangrijk hoe overtuig je leveranciers en gemeenten om mee te werken aan een standaard?

Hoe werkt het in de praktijk?
Om een standaard te ontwikkelen moet je eerst praktijkervaring opdoen. Hoe is de huidige data beschikbaar bij leveranciers en gemeenten? Welke verschillen zijn er tussen de data en de architectuur. KING Gemeenten is daarom bezig met een praktijkbeproeving. Onlangs is de raadsinformatie van tien extra gemeenten ontsloten als open data. Data afkomstig van de leveranciers iBabs (MSI) en GemeenteOplossingen. Dit ontsluitingsproces gaf inzicht in de verschillen tussen de data en de (on)mogelijkheden. Zo blijkt er een willekeur aan documentclassificaties te bestaan van ‘verslagen van de kindergemeenteraad’ tot alle vormen van commissievergaderingen en benamingen voor voorstellen en verslagen.

Deze input is verzameld en ook teruggekoppeld aan de leveranciers. Soms was er voor elke gemeente veel maatwerk mogelijk, soms voerde een gemeente informatie niet in of bood de leverancier de optie niet aan om iets te registreren.

Op weg naar een standaard
Vanuit het Actieplan Open Overheid werkt de VNG aan de mogelijkheid om raadsinformatie op een gestructureerde en vergelijkbare wijze als open data aan te bieden. Ondertussen zijn er twee leveranciersbijeenkomsten geweest en is er draagvlak onder raadsinformatieleveranciers voor standaardisatie. Bij KING hebben we gewerkt aan een informatiemodel waarvan het eerste concept op 16 juni positief besproken is. In juli en augustus wordt deze standaard verder verbeterd met input vanuit de leveranciers en een openbare consultatie.

Dit zal leiden tot een standaard die we in september kunnen afronden. Hierna kunnen leveranciers deze standaard gaan implementeren en zijn we dus een flinke stap dichterbij het vergelijkbaar kunnen aanbieden van raadsinformatie als open data. Uiteraard wordt de Vereniging van Griffiers ook nauw betrokken bij deze ontwikkeling en zullen we het aantal deelnemende gemeenten in aanloop naar de raadsverkiezingen nog verder gaan opschroeven en verder het hergebruik bevorderen. Tijdens de Accountability Hack 2017 op 9 juni in de Tweede Kamer was de Open Raadsinformatie API al een populaire bron van hergebruik namelijk.