Expertisepunt Open Overheid

Handreiking Open Data

Stap 1. Enthousiasme en draagvlak verzamelen

Als je van start gaat wil je weten hoe er binnen de organisatie over Open Data gedacht wordt. Wie zien de meerwaarde? Zijn er enthousiaste collega’s te vinden? Wie zijn vanuit hun functie betrokken bij het onderwerp? Door je eigen enthousiasme uit te dragen en met anderen in gesprek te gaan kun je hier snel een beeld van vormen. Ook politieke en bestuurlijke steun is van groot is belang.

Achtergrondinformatie

Het begon in Eindhoven met nieuwsgierigheid naar Open Data. “We zijn eigenlijk begonnen omdat we het zelf belangrijk én leuk vonden” geeft Gaby aan, “We zijn begonnen vanuit passie omdat we het gevoel hadden dat Open Data iets groots en geweldigs kon worden. Vervolgens hebben we ons enthousiasme overgebracht op anderen, en zijn we het onderwerp verder gaan verkennen”. Joop vult aan: “We hebben een wethouder Mary-Ann Schreurs, die er heel erg kien op is dat we bezig zijn met openheid en innovatie. En ook binnen de directie is er steun. Dat is wel een belangrijke voorwaarde”.

Stap 2: Richt je op maatschappelijke meerwaarde én inzet voor beleid

Het belang van Open Data om meer transparantie te bewerkstelligen en nieuwe toepassingen te laten ontstaan, wordt door velen erkend. Maar ook voor overheidsorganisaties zelf kan Open Data van grote toegevoegde waarde zijn, ook voor de eigen beleidsprocessen. Bijvoorbeeld omdat de organisatie minder informatieverzoeken hoeft af te handelen, of omdat er nieuwe toepassingen ontstaan die de dienstverlening verbeteren. Maar ook omdat nieuwe toepassingen binnen de organisatie nieuwe inzichten opleveren.

 

 “Het is geen feestje erbij. Het moet onderdeel zijn van de staande organisatie.”

Achtergrondinformatie

Joop geeft heel nadrukkelijk aan, dat het belang van Open Data juist ook binnen de eigen organisatie ligt: “Het is geen feestje erbij. Het moet onderdeel zijn van de staande organisatie. Er is een mooie toepassing gemaakt over meldingen openbare ruimte op basis van Open Data. De afdeling die daarover gaat is nu zo ver, dat ze een dashboard willen op basis van die toepassing. Met informatie over doorlooptijden van afhandeling onder andere. Dit is een vooruitstrevende afdeling die zelf nadenkt over mogelijk toepassingen”.

Als je bezig bent met Open Data, heb je al snel te maken met de andere thema’s van Open Overheid, legt Joop uit: “Als je met Open Data bezig bent, ben je al snel met Open Verantwoording bezig. Wij proberen onze data bijvoorbeeld ook aan te leveren aan Openspending. En wethouder Mary-Ann Schreurs, die voorstander is van Open Data, vindt dat vooral belangrijk vanuit de participatiegedachte. Data op zichzelf is eigenlijk niks. Het gaat om wat we er mee kunnen doen, om wat het betekent voor de stad.” 

Stap 3: Begin klein. En vooral: begin!

Het is een veel gehoord devies: begin klein. Durf te beginnen. Hoe klein het ook is, dat maakt niet uit. Begin, en draag het voorbeeld uit. Ga geen dikke rapporten schrijven, of enorme boekwerken. Mensen zijn overtuigd of ze zijn het niet, maar met een dik boekwerk ga je ze in elk geval niet overtuigen. Het is voor heel veel mensen moeilijk voor te stellen wat er mogelijk is met Open Data. Zoek concrete voorbeelden, maak het tastbaar.

 

“Begin desnoods met het bomenbestand en leer daar je kunstje mee. Daar kun je geen brokken mee maken. Maak het zo klein dat je het op kunt lossen.”

Achtergrondinformatie

Wat in Eindhoven voor en vliegende start heeft gezorgd, was de keuze voor het Open Data portaal. Er werd een platform aangekocht om uit te proberen, dat heeft een aanjagende functie gehad. “Het voordeel was dat het platform kwam op het moment dat we de organisatie al mee hadden” vertelt Gaby “Daardoor kon het ook wel zijn werk doen”. Eindhoven koos voor een portaal dat als service wordt aangeboden en dat bevalt goed. Het ontzorgt en de dienst blijft zich ontwikkelingen, waardoor er vanzelf nieuwe functionaliteit bijkomt. Wel raakt dit aan een fundamentele discussie over openheid: hoort bij Open Data ook standaard open source? Joop en Gaby waarschuwen ervoor niet te verzanden in de discussie wat het juiste portaal is: “Bij ons staat voorop wat we ermee doen” geeft Joop aan. Dankzij het platform wordt Open Data aanbieden erg eenvoudig. “Dan is data aanleveren het enige punt. Dit kun je al doen door een data dump te maken en die te uploaden. Het maken van een data dump is een half uur werk voor een systeembeheerder. Het hoeft geen technisch probleem te zijn.”

Stap 4: Vergroot de interne betrokkenheid

Vergroot de betrokkenheid binnen je organisatie. Niet alleen van degenen die in eerste instantie al enthousiast waren, van iedereen.

“Wij willen naar open data als business als usual voor de organisatie en voor de stad”

“Het is voor heel veel mensen een ver van hun bed show” geeft Joop aan. “Collega’s kunnen zich moeilijk voorstellen waar je het over hebt”. Zoek concrete voorbeelden, maak het tastbaar, is zijn advies. Juist ook voor hun eigen situatie. “Ik ga de hele organisatie door en presenteer op elke afdeling wat Open Data is en wat de mogelijkheden zijn. Zo wordt het veel concreter en worden mensen uitgedaagd zelf te bedenken hoe Open Data voor henzelf nuttig zou kunnen zijn.”

“Ik ga de hele organisatie door en laat, op de man af, zien wat Open Data kan betekenen”

Stap 5: Luister naar de omgeving en werk samen

Bij Open Data gaat het niet alleen om het beschikbaar stellen van data. Natuurlijk is dit belangrijk, en er zijn hergebruikers van data die dit voldoende vinden. In praktijk blijkt dat concrete vraagstukken voorleggen, enige tekst en uitleg geven bij de data en helder communiceren de kans vergroot dat er daadwerkelijk mee gewerkt wordt. Biedt het dus beide aan: zowel de ruwe data, als duiding. En wil je Open Data inzetten om een concrete bijdrage te leveren aan het oplossen van maatschappelijke problemen, of kwesties binnen de eigen organisatie? Creëer dan een context waarbinnen die oplossingen kunnen ontstaan.

 

“Het gaat om een open dialoog: hoe ben je transparant en hoe interacteer je met de stad”

Achtergrondinformatie

“Ik zie veel desillusie bij andere organisaties: nu hebben we dit allemaal opgebouwd, een portaal vol met datasets, gebeurt er niks. Wij geloven zelf heel erg in de kracht van delen, maar met alleen maar iets beschikbaar stellen ben je er nog niet” vertelt Joop. Eindhoven heeft daarom in de beginperiode, een aantal jaar geleden, een wedstrijd en challenges georganiseerd. Ook binnen de eigen organisatie. Die wedstrijden zijn zeker in het begin heel erg leuk, geven Gaby en Joop aan. Ze leveren nieuwe ideeën en positieve energie op. “Het leuke is ook dat er inmiddels allerlei challenges en hackathons worden georganiseerd. Dat hoeven we niet meer zelf te doen” geeft Gaby aan. Eindhoven organiseert wel zelf jaarlijks een Open Data congres om de laatste ontwikkelingen te laten zien en met anderen in gesprek te gaan.

Maar wedstrijden en hackathons zijn niet genoeg. Eindhoven kijkt nu vooral naar waar ze slimme samenwerkingen aan kunnen gaan en naar de inzet van Open Data binnen de eigen organisatie. Dit vraagt wel bereidheid om na te denken over de verdienmodellen die bij Open Data horen. Ben je als organisatie bijvoorbeeld bereid te betalen voor diensten en producten op basis van Open Data? Hoe geef je dit op een goede manier vorm?

“Er is weinig zo leuk als dat” zegt Joop over de samenwerking die de gemeente is aangegaan met de TU Eindhoven. “Formuleer een probleem dat je toch al had, kijk of je de data beschikbaar kan maken en studenten maken de meest geweldige dingen. In hele korte tijd”. De gemeente Eindhoven brengt concrete cases in bij universiteit. Uit deze samenwerking is ‘KenOnzeWijk‘ ontstaan, een website waarop je per buurt de meldingen openbare ruimte kunt zien en vergelijken.

“Het gaat over openheid. Zoek de oplossing niet binnen je eigen organisatie. Die zijn buiten.”

Stap 6: Schaalvergroten, massa maken

Naast het zelf beschikbaar stellen van data en samenwerking zoeken met anderen, is een volgende stap om naar schaalvergroting te kijken en massa te maken. Door nog meer de verbinding met anderen te zoeken en te participeren in (online) netwerken.

Achtergrondinformatie

Eindhoven probeert massa te maken en de schaal te vergroten door deel te nemen in verschillende netwerken. Zowel internationaal, als een netwerk van grote steden in Nederland. Evengoed blijft de schaal een aandachtspunt. “Schaal is een probleem, dat klopt” erkent Joop “Maar als je daar te veel aandacht aan spendeert, gebeurt er niks. We kunnen dat probleem niet zelf oplossen. Kijk ook naar lokale toepassingen waar je zelf rendement van hebt. Laat het schaalprobleem en discussies over het juiste portaal niet de belemmering zijn die je er van weerhoudt om iets te doen.” Als concreet voorbeeld noemt Joop de applicatie waarin de meldingen openbare ruimte staan. Deze kan ook bij andere gemeenten worden ingezet. Dit geldt ook voor toepassingen voor vergunningen, parkeren, of milieuvervuiling. Zo kunnen lokale oplossingen toch op grotere schaal bruikbaar worden. Daarnaast wordt alle Open Data van de gemeente Eindhoven ook op data.overheid.nl geplaatst, zodat deze voor iedereen vindbaar is.

Praktische tips uit Eindhoven

Dankzij een aantal jaar ervaring met Open Data, hebben Gaby en Joop inmiddels de nodige tips die ze kunnen delen:

1. Zoek oplossingen niet binnen

Zoek oplossingen niet binnen je eigen organisatie. Ze zijn vooral daarbuiten te vinden.

2. Je hoeft het niet allemaal zelf te doen

In Eindhoven kwam dit bijvoorbeeld tot uiting in de keuze voor het platform waarop de data wordt aangeboden. Door dit als dienst af te nemen, wordt veel werk uit handen genomen.

3. Durf te beginnen

Durf te beginnen. Hoe klein het ook is. “Maar dan heb ik een onnozel eindproduct” is dan vaak de reactie. Dat is niet zo, volgens Joop: “Je hebt daardoor iets, in plaats van niets. De voetreis naar Rome begint ook met de eerste stap”.

4. “Het is geen feestje erbij”

Maak Open Data onderdeel van de werkprocessen en kijk naar de waarde die Open Data kan hebben voor de eigen organisatie.

5. Laat je niet weerhouden door lopende discussies

Natuurlijk gaat Open Data ook gepaard met risico’s en kwesties die momenteel nog onopgelost zijn. “Er zijn lastige kanten, maar laat je daardoor niet weerhouden om ook de leuke en nuttige kanten te zien” geeft Joop aan. “Leer nu hoe die wereld werkt, dan weet je ook hoe het werkt op het moment dat er iets onverwachts gebeurt”. Er zijn verschillende hulpmiddelen beschikbaar die je kunnen helpen om rekening te houden met risico’s, zoals het uitgebreide stappenplan met juridische checks op het Open Data Portaal van de Rijksoverheid.