Expertisepunt Open Overheid

Winnaars data-challenge ‘Versterk de petitie’

Winnaars data-challenge ‘Versterk de petitie’

Lees hier hoe You-get er met de winst vandoor ging!

In een prachtig pand aan de Oosterburgervoorstraat in Amsterdam ontvangen de winnaars van de data-challenge ‘Versterk de petitie’ mij in het kantoor van You-Get.

Ik zit aan tafel met Johan van Zaanen en Tom Maaneman. Op 12 oktober hebben zij de data-challenge ‘Versterk de petitie’ gewonnen. Deze data-challenge is georganiseerd door DuiDt, de Vrije Universiteit, Open State Foundation en de Universiteit Twente in het Designlab op de Universiteit Twente. De vraag waarmee aan de slag is gegaan op 12 oktober was:

‘Hoe kan de beleidsinvloed van petitionarissen worden versterkt door de kracht (netwerk, kennis, en vaardigheden) van het gemobiliseerde netwerk beter te benutten?’

In onderstaand interview lees je hoe Tom en Johan deze vraag hebben aangepakt en wat het winnende idee is.

Wat is You-Get?
Bij You-Get zijn we gespecialiseerd in business proces management (BPM). We leveren oplossingen, implementatie en advies over hoe je processen optimaal kunt inrichten. We leveren, naast advies, niet alleen processoftware maar ook cognitieve oplossingen en robotics.

Wat zijn cognitieve oplossingen?
Bij cognitieve oplossingen worden menselijke intelligentie en handelingen nagebootst. Een goed voorbeeld hiervan is het lezen van een brief. Geschreven tekst is voor computers moeilijk te begrijpen doordat er geen regels aan verbonden zijn. Teksten zijn geschreven door mensen voor mensen. Met cognitieve oplossingen gaan we opzoek naar een manier waarop een computer deze teksten wel kan lezen.

Hoe gingen jullie de dag tegemoet? Bereid je je al voor?
Ja deels. Wij hebben als voorbereiding gekeken naar de beschikbare data.  Er was vooral veel tekstuele data beschikbaar. Erg interessant voor ons omdat wij bij You-Get veel bezig zijn met ongestructureerde data en kunstmatige intelligentie. We hadden dus van tevoren al het idee om een cognitieve oplossing te bieden voor het probleem door structuur aan te brengen in ongestructureerde data. Op de dag zelf werd er nog meer data beschikbaar gesteld. Op dat moment zijn we echt aan de slag gegaan met de vraag van de data-challenge. Wat wil je precies weten? Welke informatie mist er om petitionarissen kracht bij te zetten? We denken vanuit You-Get altijd vanuit het probleem of de ambitie.

 

“Welke informatie mist er om petitionarissen kracht bij te zetten?”

 

 

Wat zagen jullie als probleem of ambitie in deze vraag?
Een probleem bij het indienen van petities is dat er geen terugkoppeling plaatsvindt aan de petitionaris. Het is moeilijk om erachter te komen wat er met de petitie is gedaan en of er wel daadwerkelijk over gesproken is binnen een raadsvergadering van een gemeente. Met ons winnende idee kun je op een eenvoudige manier stukken doorzoeken op onderwerp.

Hoe werkt dat doorzoeken?
Met IBM Watson kan je teksten doorzoeken en interpreteren. Hierdoor kan op een makkelijke en snelle manier gekeken worden of er over een petitie is gesproken en in welke context er over deze petitie is gesproken. Vaak wordt in raadsvergaderingen niet precies de inhoud van een petitie besproken. Met onze oplossing kunnen we breder zoeken dan enkel op een 1 op 1 match. Het gaat verder dan alleen maar keyword search. We kijken niet alleen naar het woord maar geven ook een waarde aan de woorden die in de zin staan. Hierdoor ontstaat er een context waarin de bepaalde woorden worden genoemd. Door deze context te gebruiken kun je veel specifieker zoeken.

Krijg je juist niet veel meer informatie door met context te zoeken?
Nee, je maakt de zoekopdracht juist specifieker. Als voorbeeld: neem verkeersveiligheid in politieke context. Wanneer je verkeersveiligheid in de context van Justitie en Veiligheid zoekt krijg je beleidsstukken over drank- en drugsmisbruik en boetes. Terwijl verkeersveiligheid in de context van Infrastructuur beleidsstukken geeft over kruisingen op de weg en het aanleggen van drempels en rotondes. Hetzelfde woord levert dus andere resultaten op in een andere politieke context. Resultaten die niet bij de context passen, kunnen worden gefilterd.

Waarom zijn jullie als winnaar gekozen?
Het is een unieke extra stap, het gaat verder dan zoekwoorden matchen. Het begrijpt de context waarin iets gezegd wordt en dat kon voorheen nog niet. Wij combineren ongestructureerde data (tekst) met kunstmatige intelligentie, en dat is uniek. De tekstanalyse tussen datasets maakt dat je beter kunt volgen en analyseren wat de impact van petities op beleid is. Dit geeft ons idee een grote potentiële impact.

Waar zijn jullie nog meer de missing link?
Iedereen die te maken heeft met grote hoeveelheden ongestructureerde tekst, kan gebaad zijn bij een cognitieve oplossing. De technologie is toegespitst op inzicht krijgen en het verwerken van tekst.

Wat kunnen de gevolgen zijn van deze oplossing?
Je kan hier twee kanten op. Of je brengt een bepaalde innovatie aan om je bedrijfsproces te verbeteren, of je gaat de technologie gebruiken om analyses te doen. Zo zetten we de technologie ook in voor onze klanten.

Door dit idee wordt de behandeling van de petitie transparanter. Dit doordat je informatie teruggeeft over het behandelen van petities in vergaderingen in gemeenten. Daardoor wordt de informatie toegankelijker voor een groter publiek. Hierdoor stimuleer je burgers om vaker een petitie te tekenen omdat de impact makkelijker terug te zien is. Je kunt dus direct transparantie van politieke besluitvorming bevorderen en burgerparticipatie indirect.

Ook kan de informatie gebruikt worden voor analyse. IBM Watson voert een tekstanalyse uit die te arbeidsintensief is om door mensen te laten doen. Ministeries en Universiteiten kunnen vanuit de analyse kijken wat de impact van petities zijn in Nederland. Hier kan je uiteindelijk statistische conclusies aan verbinden. Wat kun je leren uit de bulk petities voor in de toekomst?

 

“Je kunt dus direct transparantie van politieke besluitvorming bevorderen en burgerparticipatie indirect.”

 

Hoe draagt dit idee bij aan kracht van een petitionaris?
Als je helder in kaart kan brengen wat het effect is van je petitie dan kun je vervolg stappen ondernemen. Bijvoorbeeld het informeren van je achterban. Je kunt precies teruggeven, welke invloed zij uitoefenen op beslissingen. Of het daadwerkelijk besproken wordt, en hoe het besproken wordt. De terugkoppeling van informatie heeft een zelfversterkend effect. Als je in een oogopslag ziet wat jouw impact en invloed van je petitie is, vergroot dit het gevoel dat je werkelijk invloed hebt en iets kan betekenen. Naast het zelfversterkende effect kan je veel leren van de terugkoppeling, zoals welke punten uit de petitie opvallen en waar in Nederland de petitie wordt behandeld. Deze kennis kan bijdragen aan het opstellen van petities in de toekomst.

Hoe zien jullie een Open Overheid?
De overheid is al veel aan het delen. Als je weet waar je moet zoeken, dan is er veel informatie beschikbaar. De uitdaging hiervan is dat informatie niet goed doorzoekbaar is. Wij willen burgers een gebruiksvriendelijke oplossing bieden. Door te kunnen zoeken in verschillende contexten maar ook door informatie visueel te maken. Het visueel, makkelijk, goed te volgen en toegankelijk maken van informatie is wat You-Get kan toevoegen aan een Open Overheid.

Open Overheid in Costa Rica

Open Overheid in Costa Rica: Geef Open Overheid een centrale plek

Auteur: Ilse Ambachtsheer

In mijn afscheidsblog schreef ik dat ik naar Latijns-Amerika zou reizen. Onder andere voor de natuur, de cultuur en om reizen te begeleiden. Inmiddels is ook Open Overheid onderdeel geworden van mijn reis. Zo sprak ik in Costa Rica met Independent Reporting Mechanism (IRM) onderzoeker Israel Aragon, onafhankelijk onderzoeker namens het Open Goverment Partnership voor Costa Rica en Panama. Hoe pakken ze Open Overheid aan in Costa Rica? Welke resultaten behaalde Costa Rica? En wat kunnen we van elkaar leren? Hieronder lees je een korte samenvatting van het twee uur lange gesprek – dat ik grotendeels in het Spaans had, leuk en leerzaam! – met de enthousiaste Israel.

Wat vooraf ging…
Costa Rica is – net als Nederland – sinds 2012 lid van het Open Government Partnership (OGP). Ook voor die tijd werkten overheden met maatschappelijke organisaties samen, maar het concept ‘Open Overheid’ was nog onbekend. Dit veranderde dankzij  een bezoek van voormalig president Laura Chinchilla Miranda – tevens de eerste vrouwelijke president van Costa Rica – aan een bijeenkomst van de Verenigde Naties. Tijdens een ontmoeting met Hilary Clinton hoorde Laura Chinchilla Miranda meer over Open Overheid en het OGP. Bij terugkomst in Costa Rica liet zij een commissie onderzoek te doen naar de voor- en nadelen van een lidmaatschap aan OGP. Al snel bleek dat het een goed idee zou zijn om aan te sluiten bij het wereldwijde netwerk.

In eerste instantie werd het onderwerp Open Overheid ondergebracht bij een departement dat zich bezighoudt met digitalisering. Men dacht: een Open Overheid is een digitale overheid. Het eerste Actieplan ging daardoor vooral over een digitale overheid. Costa Rica leerde tijdens deze periode veel over wat Open Overheid precies betekent. Maatschappelijke organisaties speelden hierbij een belangrijke rol en wezen de regering op het idee achter Open Overheid.  Na een ‘valse start’ met het eerste Actieplan, richtten de acties uit het tweede Actieplan zich daarom veel meer op het betrekken van inwoners. Israel vertelt over twee mooie resultaten van Costa Ricaanse Actiepunten:

Scoren met Open Overheid
Costa Rica heeft een nationale index die alle overheidsorganisaties – en dat zijn er in totaal 330 in Costa Rica, zoals ministeries, maar ook veel organisaties die onderdeel zijn van deze ministeries en lokale overheden – evalueert. Een positief resultaat voor Open Overheid is dat deze index overheidsorganisaties nu ook beoordeelt op mate van transparantie, mogelijkheden voor participatie en toegang tot informatie.

In Costa Rica is deze index erg belangrijk en de resultaten van deze index genereren veel aandacht. Overheidsorganisaties hechten om die reden belang aan hoe zij in deze index verschijnen. Ze doen hun best om hoog te scoren, ook op het gebied van Open Overheid. Om beter te scoren werkten organisaties de laatste jaren aan het openen van hun data en aan het op orde brengen van informatie op overheidswebsites.

Echt luisteren naar inheemse bevolkingsgroepen
Open Overheid draagt in Costa Rica bij aan het verbeteren van de relatie tussen inheemse bevolkingsgroepen en de regering. Eerder betrok de regering deze groepen niet of nauwelijks bij haar besluitvorming, ook niet als deze direct invloed had op het leven van inheemse bevolkingsgroepen. Costa Rica maakt bijvoorbeeld veel gebruik van waterkracht en veel van deze energieprojecten worden geïmplementeerd op het grondgebied van inheemse bevolkingsgroepen. Omdat er niet echt een manier was om de dialoog met deze groepen te voeren, riepen deze projecten veel controversie op.

Een van de meest georganiseerde inheemse groepen ging over tot actie en maakte een overzicht met hun behoeften. Dit zorgde voor een wake-up call en voor betere communicatie tussen de regering en deze groepen. Overheidsorganisaties gingen ineens op bezoek bij inheemse groepen, een enorme stap. Doordat overheidsorganisaties nu beter begrijpen waar hun behoeften liggen, kunnen ze hier beter rekening mee houden. Dit zorgt voor een win-win situatie voor beide partijen. Bekijk in deze video wat betere communicatie teweeg kan brengen.

 

Overheidsorganisaties gingen ineens op bezoek bij inheemse groepen, een enorme stap. Doordat overheidsorganisaties nu beter begrijpen waar hun behoeften liggen, kunnen ze hier beter rekening mee houden. Een win-win situatie.

 

Leerpunten en mogelijkheden
Het proces naar het derde actieplan wordt door Israel als ‘weer een stukje volwassener’ omschreven. Om tot het derde Actieplan te komen werkten maatschappelijke organisaties en de overheid samen. De betere samenwerking en participatie kwam tot stand doordat er vooraf vijf duidelijke onderwerpen waren gedefinieerd. Met geïnteresseerde stakeholders werden workshops georganiseerd over deze onderwerpen en hieruit vloeiden vervolgens de beste acties voor het Actieplan uit voort.

Een terugkerend verbeterpunt dat Israel noemt is het delen van informatie. Er wordt te weinig gecommuniceerd over de Actiepunten. Ook is Open Overheid voor veel mensen nog een onduidelijk begrip. Betere en meer communicatie over wat Open Overheid is, is noodzakelijk. Dat dit nu te weinig gebeurt is deels te wijten aan het gebrek aan financiële middelen.

Verder zou hij graag zien dat meer maatschappelijke organisaties zich aansluiten bij het Actieplan en dat echte interactie met maatschappelijke organisaties en burgers nog meer wordt opgezocht. Ook ziet hij kansen voor thema’s die een plek verdienen binnen een toekomstig Actieplan. Bijvoorbeeld een initiatief rondom natuurbescherming en duurzaamheid – een onderwerp waar Costa Rica hoog op wil scoren. Ook ziet hij mogelijkheden voor Open Contracting.

Geef Open Overheid een centrale plek
Wat kunnen Nederland en andere landen leren van Costa Rica? Allereerst denk ik dat het bewonderenswaardig is wat Costa Rica voor elkaar krijgt zonder budget voor Open Overheid. Er is dus niet altijd veel budget nodig om resultaten te behalen. Israel noemt daarnaast nog twee punten waar andere landen iets aan kunnen hebben:

  • Costa Rica heeft Open Overheid op een hele centrale plek binnen de overheid geplaatst, waardoor het onderwerp veel prioriteit krijgt. Volgens Israel is dit een van de dingen waar andere landen van kunnen leren: pas als Open Overheid een echt centrale en belangrijke plek binnen de overheid heeft, kun je echt zorgen dat iedereen ervan doordrongen raakt. In Costa Rica heeft het Ministerie van de President het onderwerp onder zich.
  • Open Overheid kan een uitkomst bieden bij samenwerking met verschillende soorten minderheidsgroepen, Costa Rica is hier een goed voorbeeld van. Israel doelt dan niet alleen op samenwerking met inheemse bevolkingsgroepen. Met Open Overheid heb je handvatten om de dialoog en samenwerking aan te gaan en dan maakt het niet uit tot welke ‘groep’ je behoort.

Dag Open Overheid

Dag Open Overheid

Kun je afscheid nemen van Open Overheid? Ik denk ik niet. Toch ga ik dat met deze afscheidsblog een beetje doen. Na bijna 2,5 jaar onderdeel te zijn geweest van het Leer- en Expertisepunt Open Overheid (LEOO) stop ik ermee. Niet omdat het werk gedaan is, maar wel omdat het avontuur roept: ik ga mooie reizen begeleiden en maken in Latijns-Amerika.

Begrijpelijke taal
1 maart 2016 was mijn eerste dag bij het LEOO en daarmee ook mijn allereerste dag in overheidsland. In deze nieuwe wereld ging het over ‘benen op tafel sessies’, ‘voorportalen’, ‘hij is echt heel rood’, ‘iets tegen iemand aanhouden’ en ‘de lijn’. Als nieuwkomer was het flink wennen aan de woordkeuze van mijn collega’s. Stiekem heb ik er nooit echt aan kunnen (lees: willen) wennen. Ik wil dan ook iedereen die zichzelf af en toe dit soort dingen hoort zeggen oproepen om eens te kijken of het niet anders kan. Kun je het op een andere manier zeggen? Op een manier die begrijpelijk is voor iedereen: ook voor mensen buiten jouw kantooromgeving. En dat geldt eigenlijk voor alles wat je zegt en schrijft. Want duidelijke communicatie is wat mij betreft essentieel voor een transparante en open overheid.

Kleurtjes
Hoe maken we nog meer mensen warm voor een opener overheid? Bij het LEOO hield ik me bezig met communicatiezaken en dus ook met deze vraag. Ik schreef een communicatieplan, voerde veranderingen op de website door en hield me bezig met communicatie uitingen, zoals publicaties, posters en kennisinstrumenten. In sommige gevallen kon dat wel beter, vond ik. Zo bestond er een presentatie waar mijn ogen echt een beetje pijn van gingen doen: “Al die kleurtjes!” Na mijn gezeur – en vooral na alle grappen – over kleurtjes heb ik mijn collega’s Marieke en Paul daarom een heel kleurrijk afscheidscadeau gegeven, zodat zij mij in ieder geval niet meer vergeten!

Dropsleutels
Ik ben echt trots op een aantal dingen die we met het LEOO hebben neergezet. Zo werkte ik mee aan het Hoe Open festival in december 2016 in Tivoli Vredenburg. Met een bomvol programma zorgden we dat bezoekers van alles konden leren over hoe ze met Open Overheid en Open Data aan de slag kunnen. En vorig jaar boden we bezoekers van de Dag van de Lokale Democratie een speciale Nu Open route. Ik vond het leuk om na denken over een manier om op te vallen tijdens een evenement waar zoveel – stuk voor stuk interessante – andere onderwerpen aan bod kwamen. Ik leerde dat dropsleutels hier een uitstekend middel voor zijn: lekker en natuurlijk super praktisch als je de overheid wilt openen.

Het leukste aan mijn baan? Na – hoe kan het ook anders – mijn collega’s Marieke en Paul, volgen alle interessante mensen uit de Open Overheid community waar ik de afgelopen tijd kennis mee heb mogen maken en die ik soms ook interviewde voor open-overheid.nl. Met Sebastiaan ter Burg interviewde ik recent nog vijf experts over democratie en digitalisering. Ook ben ik trots op het feit dat onze website nog opener is geworden voor bijdragen vanuit de Open Overheid community. Zo is er sinds een jaar de mogelijkheid om een gastblog in te sturen. Dit leverde al leuke blogs op. Maak me blij en schrijf er ook een!

Verder kijk ik met veel plezier terug op alle Open Overheid bijeenkomsten die we organiseerden, bijvoorbeeld over digitale burgerparticipatie en financiële transparantie. En Open Gov Week benadrukte hoe goed het is om wat vaker buiten Den Haag te komen. Het was ontzettend leerzaam om kennis te maken met collega’s die zich in Winsum en Lochum hard maken voor Open Overheid en Open Data.

En nu?
Op afstand blijf ik alle ontwikkelingen rondom Open Overheid zeker volgen. Natuurlijk ben ik erg benieuwd hoe het verder gaat met het nieuwe Actieplan Open Overheid. Het idee dat ik straks helemaal niet meer met Open Overheid bezig ben voelt toch een beetje gek. Gelukkig zijn er verschillende Open Overheid projecten in Latijns-Amerika. Hoe pakken ze het daar aan? En wat kan Nederland hiervan leren? In Costa Rica en in Argentinië probeer ik hierachter te komen en ik hoop op een interview met onze ‘collega’s’ daar. Natuurlijk lezen jullie hier dan meer over op open-overheid.nl.

Dag Open Overheid, het was me een genoegen. Houd je goed, blijf groeien en tot ziens!

Hasta luego,
Ilse

Foto: Quintin van der Blonk

“Ook op inkoopgebied geldt: hoe transparanter, hoe beter”

“Ook op inkoopgebied geldt: hoe transparanter, hoe beter”

Rondom aanbestedingstrajecten van de overheid is vaak veel doen. Hoe deze processen precies verlopen is voor velen een grote vraag. Robert Jansen, vanuit UBR-interim programmamanager bij aanbestedingsprojecten bij ICT-bestedingen van het Rijk, en zijn team proberen daar verandering in te brengen door een open aanbestedingstraject op te zetten. Wij vroegen hem hoe hij dat deed en welke resultaten dit opleverde.

Wat doe je precies op het gebied van aanbestedingen?
De laatste twee jaar houd ik me bezig met verandermanagement op het gebied van aanbestedingen van het Rijk. Het gaat dan specifiek om een tiental Rijksbrede ICT-aanbestedingen, samen goed voor ongeveer 700 miljoen euro. Voor dit traject is een programma opgesteld. Het aanbestedingstraject is namelijk groot van omvang en een apart aanbestedingsprogramma is dan wenselijk. Inmiddels hebben we zeven aanbestedingen met succes afgerond.

Jij vindt openheid en transparantie erg belangrijk bij aanbestedingen, waarom?
In het geval van aanbestedingen beschikt de markt over de meeste kennis. Mijn aanpak is dan ook vooral om het samen met de markt te doen. Alhoewel je bij aanbestedingstrajecten rekening moet houden met de Aanbestedingswet en het onderhouden van het level playing field, hecht ik veel belang aan het delen van kennis.

Ook op inkoopgebied geldt: hoe transparanter, hoe beter. De markt denkt van alles over de overheid en de overheid op haar beurt over de markt. Maar in mijn beleving ben je collega’s van elkaar, ook al heb je een ander perspectief. Als je wilt samenwerken met de markt op het gebied van ICT, dan is het belangrijk dat je dat als overheid zelf initieert. Het ‘samendoen’ betekent ook dat je informatie deelt. In de media staat regelmatig iets over ICT-projecten bij de overheid en dat is niet altijd even fraai. Ook over het inkoopbeleid van de overheid is men niet altijd positief. Dus hoe meer transparantie, hoe beter!

“Het ‘samendoen’ betekent ook dat je informatie deelt.”

 

Hoe hebben jullie dat toegepast?
Bij ons programma kozen we het uitgangspunt ‘hoe transparanter, hoe beter’. Dus: vertel maar overheid! Vertel wat je weet en wat je niet weet. Deel waar de uitdagingen en kansen zitten en deel die informatie met de markt. Dat hebben wij vanaf dag één gedaan. Op onze website stond al onze informatie. Eigenlijk hadden we al onze informatie dubbel, omdat we ook Tendernet (een platform dat aanbestedingen digitaal aanbiedt aan diverse partijen) gebruikten. Tendernet is juridisch gezien leidend.

En wat leverde deze Open Aanpak op?
We vroegen na zeven afgeronde aanbestedingen – waar we ongeveer anderhalf jaar aan werkten – aan de markt wat ze ervan vonden. De markt reageerde verrast op deze uitvraag: dat hadden ze nog nooit meegemaakt! Terwijl je zou zeggen dat het vrij logisch is om zo’n evaluatie te doen bij grote Rijksbrede projecten. Als je wilt leren, moet je aan de markt vragen wat ze ervan vinden.

Uit de evaluatie bleek dat de markt de zorgvuldigheid, de kwaliteit van de stukken, de transparantie en de integriteit van de overheid zag én waardeerde. De partijen waren erg positief en spraken, vanwege het belang en de omvang van de aanbestedingen, over de ‘Champions League’ van de aanbestedingen. Daar waren we natuurlijk blij mee! Ik denk echt dat transparantie daaraan heeft bijgedragen.

“De partijen waren erg positief en spraken over de ‘Champions League’ van de aanbestedingen.”

 

Waarom denk je dat?
Op het moment dat je al jouw informatie deelt via een website, dan heeft iedereen in de markt dezelfde informatiepositie. De markt kan haar keuze op basis daarvan maken: “Doen we mee of niet?”. Daarnaast hebben we marktpartijen laten meedenken over de strategie. We deden vrij veel marktconsultaties, zowel in de voorfase – over de strategie – als tijdens de aanbestedingsfase, over bijvoorbeeld de prijsmodellen en de gemaakte keuzes. De marktpartijen waren dus niet alleen op de hoogte: ze hadden ook zeggenschap. Op deze manier kunnen marktpartijen bedenken of ze de aanbesteding wel of niet iets vinden. Dat leidde in ons geval tot goede aanbestedingen. En blijkbaar voor de markt ook.

Welke belangrijke leerpunten komen naar voren uit de marktevaluatie?
Een belangrijk punt is dat men in de voorfase nog meer betrokken had willen worden. Wij kwamen al met een voorstel en een strategie. Die stond wel open voor discussie, maar was wel al uitgewerkt. En de reactietermijn was niet heel ruim, omdat we met aflopende contracten te maken hadden.

Wat betreft openheid en transparantie werden twee dingen benoemd. Allereerst: begin eerder, nu heeft de markt het gevoel dat ze de eisen voor de aanbesteding op het laatste moment krijgen. Dus de transparantie – en alle documenten – eerder!

Een tweede punt is dat de markt soms het gevoel heeft dat je uitvraagt wat je al hebt. En daar bedoelen ze mee dat de huidige leverancier daar voordeel bij heeft. Een huidige leverancier kan wellicht voordeel hebben, maar dat is aanbestedingsrechtelijk niet zo. We delen namelijk alle informatie. Daar is transparantie heel belangrijk: het delen van de opgebouwde kennis met de huidige leverancier én met de markt. Op die manier heeft de huidige leverancier geen informatievoordeel. Als partijen hier toch kritisch over zijn, gaan we daar na het proces ook het gesprek over aan. Huidige leveranciers kunnen natuurlijk een concurrentievoordeel hebben omdat ze bepaalde dingen al langer doen. Dat is nu eenmaal zo en daar kunnen we niks aan doen.

Normaal gesproken worden er nog weleens rechtszaken aangespannen. Bij jullie was er maar één. Dit is uniek?
Soms is het inderdaad één op één. Een rechtszaak of kort geding is eerder regel dan uitzondering. Zo was er een aanbesteding na ons met meerdere rechtszaken. Wij hadden met zeven aanbestedingen slechts één rechtszaak. En die ene rechtszaak is op alle gronden afgewezen. Tegen de verwachting in hadden we maar weinig problemen met leveranciers tijdens deze aanbestedingsprocedure.

“Natuurlijk moet je altijd goed nadenken over wat je beschikbaar stelt en waarom. Maar wees niet te terughoudend en doe het: je wordt verrast door de mogelijkheden.”

 

Eerder tijdens ons gesprek zei je: “Open Overheid, daar vind ik wel wat van.” Wat dan precies?
Ik denk dat argwaan niet je grondhouding moet zijn als je op een grote hoeveelheid data zit. Natuurlijk moet je altijd goed nadenken over wat je beschikbaar stelt en waarom. Maar wees niet te terughoudend en doe het: je wordt verrast door de mogelijkheden.

Bij onze aanbestedingsprocedure hebben wij onze informatie gedeeld. Dat zorgde mede voor positieve resultaten. Waar we nog geen gebruik van hebben gemaakt is Open Data. En dat zouden we in het vervolg wel kunnen doen. We krijgen geld uit publieke middelen, dus in essentie kun je zeggen dat je die data openbaar maakt. Zo lang je maar niks vertelt over gevoelige informatie van private organisaties.

De overheid is daar zelf ook bij gebaat: die informatie is bruikbaar voor de hele overheid. En bedrijven kunnen op die manier al eerder nadenken over wat ze de overheid willen en kunnen aanbieden. Hetzelfde geldt voor informatie over aanbestedingen, die is niet makkelijk vindbaar. Hoe ging het eraan toe bij vorige aanbestedingen? Hoe vaak was er een kort geding? Naar die informatie moet je echt graven. Dat kan ook opener!

“Ik denk dat argwaan niet je grondhouding moet zijn als je op een grote hoeveelheid data zit.”

 

Delen jullie onderling – met collega’s die zich met aanbestedingen bezig houden – die informatie?
We hebben een schat aan informatie na zeven aanbestedingen. Dat is het begin van een benchmark. We kunnen precies vertellen wat een bepaald onderdeel van het aanbestedingsproces kost. Maar helaas is het nog niet nodig geweest om onze dranghekken uit de kast te halen. Er is soms te weinig animo om de kennis over aanbestedingsprocessen te delen. We doen er van alles aan om de informatie actief te delen, zodat anderen daarop verder kunnen bouwen. We hebben veel documenten met lessons learned, waar generieke informatie in staat die handig kan zijn voor verschillende typen aanbestedingen. Het is niet nodig om het wiel opnieuw uit te vinden: maak vooral gebruik van de kennis die er al is.

Achtergrond
Dit aanbestedingsprogramma wordt in opdracht van Jan Gudde (Chief Information Officer bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) en in samenwerking met Lucien Claassen (categoriemanager ICT) uitgevoerd.

 

De aanbestedingen hebben betrekking op vaste werkplekken, pc’s in alle vormen en maten, beeldschermen, LAM (laptops, accessoires en mobile devices) en printers. En bijvoorbeeld ook het softwareplatform dat ervoor zorgt dat je Rijksbreed kunt printen en scannen. Dat laatste is natuurlijk ook getest bij een proof of delivery en dat werkte. Maar ook telefonie: simkaarten, sms-gateway en inbound.

“Onze opvatting over wat kennis is moet ook open”

“Onze opvatting over wat kennis is moet ook open”

Het Leer- en Expertisepunt Open Overheid (LEOO) werkt al een tijd samen met Kennisland. Vorig jaar organiseerden we samen het Gemeentelijk Leernetwerk Open Data en momenteel werken we samen aan ‘Open Overheid in de Praktijk – Aardgasvrije wijken‘. De hoogste tijd dus voor een interview! Waarom is openheid belangrijk voor Kennisland? En wat doen ze zelf aan openheid?

Hoe kijkt Kennisland tegen openheid aan?
Thijs:
Openheid is verbonden met onze geschiedenis. Kennisland begon als een lobbyorganisatie met ideeën over hoe Nederland er eigenlijk uit hoort te zien: Kennisland als een tegenbeweging tegen ‘Nederland distributieland’. Tegenwoordig hebben we nog steeds als missie om Nederland een slimmer land te maken, maar we richten ons steeds meer op de vraag: hoe betrek je mensen en hoe gebruik je de capaciteit van mensen? Vooral van mensen die normaal gesproken niet in processen worden meegenomen.

Bijvoorbeeld bij vraagstukken over ouder worden en zorg. We proberen de kennis en ervaring te gebruiken van mensen die te maken krijgen met bepaalde problemen. Om dat te doen moet je jouw eigen opvatting over wat kennis is ‘open maken’ en nadenken over hoe je mensen betrekt. Openheid speelt daarbij dus een belangrijke rol.

Hoe raken de projecten van Kennisland  aan openheid en Open Overheid?
Tessa:
Eén van de projecten waar ik nu mee bezig ben is Amsterdammers, Maak je Stad! We werken samen met de gemeente Amsterdam, Amsterdam Economic Board,  Pakhuis de Zwijger, Waag Society, Amsterdam Smart City en Amsterdam Institute for Advanced Metropolitan Solutions (AMS) om de samenwerking met ‘stadmakers’ te verbeteren. We hebben een uitvraag gedaan voor de beste initiatieven op het gebied van de talentvolle en gezonde stad. Nu zijn we bezig om hen te helpen hun initiatief te versterken.

“Het is een uitdaging om mensen die de Open Aanpak onderschrijven te vinden.”

 

We proberen ook te kijken naar hoe de gemeente Amsterdam, de Amsterdam Economic Board en kennisinstellingen kunnen veranderen om beter samen te werken en open te staan voor ‘stadmakers’. Je komt soms wel grote cultuurverschillen tegen waarbij het soms gaat over OSM (ons soort mensen) en DSM (dat soort mensen). Het is een gemiste kans om er zo naar te kijken; als stad hebben we ‘stadmakers’ hard nodig om alle actuele vraagstukken op te pakken.

Maken jullie bij ‘Amsterdammers, Maak je stad!’ gebruik van Open Overheid principes?
Tessa: We zijn nu met de gemeente Amsterdam bezig om matches te maken. We zoeken pionnetjes binnen de gemeente die als een soort ambassadeurs opstaan voor innovatie en samenwerking. Het is een uitdaging om mensen die de Open Aanpak onderschrijven te vinden en om zo die aanpak vanuit de organisatie zelf verder uit te bouwen.

Waar lopen jullie tegenaan als het gaat om openheid bij de overheid?
Thijs:
Waar ik vaak tegenaan loop is dat veranderingen – zoals de decentralisatie van de zorg en het sociaal domein – enorm beslag leggen op een organisatie. Gemeenten hebben het gevoel dat ze overlopen in het werk en dat ze steeds opnieuw aan het uitvinden zijn. Ik denk dat het slimmer en anders kan.

Bijvoorbeeld met een Open Aanpak: bedenk vijf of zes jaar van tevoren wat zo’n transitie betekent. Al experimenterende met die transitie kun je zo oefenen met de toekomst. Met hoe zo’n toekomst en samenleving eruit zou moeten zien. Dat kan in iedere gemeente anders zijn.

Jullie zijn recentelijk gestart met het leerprogramma Open Overheid in de Praktijk – Aardgasvrije wijken. Hoe gaat het daarmee? En met de Open Overheidsprincipes die hierbij worden toegepast?
Thijs:
We gebruiken die principes vrij expliciet bij dit project. Het is een leuke en spannende manier om een transitie te bekijken en vorm te geven. Dit project – de Green Deal en de transitie naar een aardgasloze toekomst – is voor Kennisland een heel nieuw domein. Het is één van de actuele thema’s die we belangrijk vinden. Als Kennisland kun je je natuurlijk niet overal mee bemoeien, maar hierin zagen we wel een kans. Vooral om te onderzoeken of zo’n thema, toch vrij technisch, op een sociale manier aan te pakken is. Het is namelijk echt een sociaal project, waarbij je al snel met mensen en met belangen van mensen te maken krijgt.

Wat wij interessant vinden aan het project, is dat de Open Overheidsprincipes kunnen helpen om een transitie als een sociaal fenomeen te kaderen. Als overheid kun je je op verschillende manieren opstellen ten opzichte van burgers, kennisinstellingen en in dit geval de energiebedrijven. Het onderzoeken van die rol is heel interessant.

“De Open Overheidsprincipes kunnen helpen om een transitie als een sociaal fenomeen te kaderen.”

 

Tegelijkertijd is dit nog maar een klein beginnetje. We doen dit nu met vijf gemeenten en een aantal wijken in die gemeenten. Het wordt een uitdaging om het proces op te schalen naar een grotere groep gemeenten. De vraag is: hoe maak je het werken aan transities met Open Overheid principes aantrekkelijker? Dat is nog wel een opgave.

Gelukkig is er in Nederland al een beweging van openheid, want anders was het helemaal moeilijk geweest. Wie zijn wij als Kennisland om gemeenten iets over Open Overheid te vertellen? Het is fijn dat er een Leer- en Expertisepunt Open Overheid is waar kennis en informatie te halen valt. Je hebt toch een soort legitimiteit nodig om dit te kunnen doen.

Hoe was de eerste bijeenkomst van het leerprogramma Open Overheid in de Praktijk – Aardgasvrije wijken?
Thijs:
De eerste bijeenkomst is inderdaad achter de rug en in september komt er een tweede bijeenkomst. Leuk is dat er toch een soort kwetsbaarheid is. De gemeenten durven open op tafel te leggen waar ze staan en waar ze mee worstelen. Het gaat dus niet om “nou we hebben het allemaal wel onder controle.” Het gaat juist om het stellen van de juiste vragen en elkaar gebruiken als netwerk om die vraag op te lossen.

Tessa: In de bijeenkomst kwam naar voren dat Open Overheid ook betekent dat je als overheid toegeeft de waarheid niet in pacht te hebben. Je kunt als overheid ook niet alles weten. Ik denk dat er in de toekomst steeds meer vraagstukken zijn waarbij het lastig is om een compleet overzicht te hebben van alle informatie die er is. Ook bij deze transitie zeggen gemeenten dat ze eerst alle informatie willen hebben voordat ze gaan communiceren. Maar alle informatie boven tafel krijgen lukt niet omdat het gewoon te complex is.

Wil je meer weten over het leerprogramma Open Overheid in de Praktijk – Aardgasvrije wijken? Lees dan de blogs van de gemeenten waarin zij open bijhouden waar ze mee worstelen en bekijk de reader van het leerprogramma.

Vorig jaar organiseerden we samen het Gemeentelijk Leernetwerk Open Data, wat viel jullie daar op?
Tessa:
Daar was het zichtbaar dat er soms een spanning is tussen wat er vanuit Rijksoverheid wordt verwacht en hoe het er bij gemeenten aan toe gaat. Bijvoorbeeld hoeveel capaciteit er beschikbaar is. Het is nogal een verschil of je met Amsterdam en Eindhoven spreekt of met Lansingerland, waar één iemand zijn best doet om Open Data op de agenda te zetten. Het leernetwerk bleek een erg goed middel om mensen bij elkaar te krijgen, kennis te laten uitwisselen en ervaringen te delen. Dat (en meer) is ook terug te lezen in de verschillende berichten over het leernetwerk.

“Het is effectiever is om vanuit een maatschappelijk vraagstuk te werken.”

 

Wat is de belangrijkste les uit dit leernetwerk?
Tessa: De uitkomst van het Open Data Leernetwerk was dat het goed is om data te openen, maar dat het effectiever is om vanuit een maatschappelijk vraagstuk te werken. En te kijken welke datasets relevant kunnen zijn voor bepaalde vraagstukken. Om die reden hebben we als vervolg het leerprogramma ‘Open Overheid in de Praktijk – Aardgasvrije wijken’ opgezet.

Thijs: Dat leerprogramma is echt meer vanuit de maatschappelijke vraag geïnitieerd en de Open Overheid principes helpen ons op weg. Het is heel verleidelijk om naar oplossingen en uitkomsten te kijken; dan vergeten mensen vaak dat het in iedere context weer anders is. Wat in de ene gemeente werkt, hoeft in de andere gemeente niet te werken. De Open Overheid principes gidsen je in dit geval om met de materie aan de slag te gaan.

Dan even terug naar Kennisland als organisatie. Wat doen jullie zelf aan openheid?
Tessa:
Daar hebben we zelf ook vaak gesprekken over. Hoe blijf je proactief verantwoording afleggen en effectief kennis delen als non-profit denktank? We zijn bijvoorbeeld vorig jaar begonnen met een oplegger op ons jaarverslag om inzicht te geven in diversiteit en genderbalans. Dat is iets waar we kritisch naar kijken. Hoe inclusief zijn we zelf?

Thijs: Verder zijn we ook gewoon een organisatie die daar dagelijks mee worstelt. Want hoe makkelijk is het niet om je in je eigen projecten te verliezen en te vergeten dat je erover moet communiceren. Het effect is natuurlijk veel groter als je meer mensen aan boord hebt en als meer mensen weten wat je doet. Dat zie ik ook wel als een transparantieding. Als je laat zien wat je doet en je maakt op een aantrekkelijke manier zichtbaar wat je activiteiten zijn, dan is de kans dat mensen met je mee willen doen veel groter.

“Hoe makkelijk is het niet om je in je eigen projecten te verliezen en te vergeten dat je erover moet communiceren.”

 

Tessa: Ik denk dat de verhuizing naar Spring House ook een goede stap is geweest. Spring House is echt ingericht op interactie. We zaten eerst op de Keizersgracht, maar hier zijn we continue in gesprek zijn met mensen die ook met maatschappelijke vraagstukken bezig zijn. Zo hebben we beter zicht op wat er allemaal in Nederland gebeurt en hoe we ons tot andere initiatieven verhouden.

Thijs: Alles is hier open. Op de begane grond is een café en restaurant, dus ook als je van buiten komt kun je gewoon binnenlopen. De plek heeft een enorme aantrekkingskracht. Tegelijkertijd blijft het natuurlijk zo dat het toch niet voor iedereen is, dat voelt iedereen. Ik zou graag willen dat het voor nog meer mensen ook open voelt. We doen daarnaast ons best zoveel mogelijk uitingen en creaties open te delen, door van Creative Commons-licenties gebruik te maken.

In een blog op jullie website over het huidige Actieplan Open Overheid zegt Thijs “dat er voor een tamelijke veilige route is gekozen”. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) start binnenkort met de voorbereidingen van het nieuwe Actieplan: wat is jullie advies voor deze voorbereidingen?
Thijs:
Het Actieplan is iets waar je mensen in mee wilt nemen. Om mensen mee te nemen zou ik er voorstander van zijn als dingen wat radicaler of extremer werden neergezet. Ik denk dat als je een ambitie extremer en verderop neerlegt, dat de kans dan groter is dat mensen meer die richting opschuiven. De ambities waren nu te voorzichtig en niet echt een missie. Een ambitie is iets wat je kunt vastpakken en doen, maar een missie is het ultieme doel en dat las ik er niet echt in. Open Overheid is een middel om iets anders te bereiken, maar wat is dat andere dan?

“Stuur aan op meer missiegedreven actiepunten in het Actieplan Open Overheid.”

 

Mijn advies zou zijn: stuur aan op meer missiegedreven actiepunten in het Actieplan Open Overheid. Open Overheid is niet echt een doel, het is een middel om ergens te komen. Dat kan iets over 20 jaar zijn of iets dat in beweging is, maar het kan wel iets zijn waar mensen zich aan kunnen vastklampen.

Tot slot, hebben jullie nog iets wat je van het hart moet?
Tessa: Ik hoop dat Open Overheid een belangrijk thema wordt voor het nieuwe kabinet en dat het Leer- en Expertisepunt Open Overheid zijn werk kan blijven voortzetten.

Thijs: En dat er weer wat meer naar buiten wordt gekeken. Ik vond BZK echt een voorbeeld van een ministerie dat veel naar buiten ging. De laatste jaren zie ik toch een trend van naar binnen keren. Ik denk dat het LEOO zich hard moet blijven maken voor die blik naar buiten. Wij houden heel graag het partnerschap en de sfeer van samenwerken in stand. Belangrijk daarvoor is dat de lijnen kort blijven. Samen komen we zo verder!

“We streven er naar om overheidsinformatie – waar en wanneer dat kan – openbaar en vindbaar te maken.”

Maak kennis met MOOI:
Modernisering Openbaarmaking Overheidsinformatie

In januari 2016 ging bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties het programma MOOI van start. MOOI staat voor Modernisering Openbaarmaking OverheidsInformatie. Wat houdt dat precies in? En wat wil MOOI bereiken? Marie-Louise van Muijen (programmamanager MOOI) en Angelique Genemans (programmasecretaris MOOI) vertellen er meer over.

Waarom is er nu het programma MOOI?
Op 19 april 2016 stemde de Tweede Kamer in met het initiatiefwetsvoorstel open overheid (Woo). De fracties van GroenLinks en D66 dienden het wetsvoorstel in om overheden en semioverheden transparanter te maken en om zo het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter te dienen. De huidige wet openbaarheid van bestuur (Wob) schiet op dat gebied – volgens velen – tekort. Dat de Tweede Kamer het initiatiefwetsvoorstel aanvaardde, laat wel zien dat een verdergaande mate van openbaarheid welkom is.

Achtergrond: impactanalyse Woo en rol MOOI
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) gaf ABDTOPConsult de opdracht om een Quick Scan uit te voeren en zo de impact van de Woo in beeld te brengen. Het eerste deel van deze impactanalyse is in december 2016 aan de Eerste Kamer aangeboden en gaat over de rijksdienst, landelijke uitvoeringsorganisaties, zelfstandige bestuursorganen en de politie. ABDTOPConsult concludeert, op basis van een juridische interpretatie van de Woo, dat de wet niet uitvoerbaar is én erg duur.

 

De Eerste Kamer besloot, tijdens de procedurevergadering op 20 december 2016, om pas weer verder te gaan met de behandeling van de Woo als ook het tweede deel van de impactanalyse klaar is. Dat tweede deel richt zich op bestuursorganen zoals gemeenten, provincies en de semipublieke sector en is in juni gereed. In afwachting van het besluit van de Eerste Kamer denken we bij MOOI alvast na hoe we tegemoet kunnen komen aan de wens van meer openheid en transparantie. Hiervoor willen we natuurlijk gebruik maken van een moderne (lees: digitale en duurzame) informatiehuishouding. We letten daarbij goed op de uitvoerbaarheid (hoe zit het met de werklasten?) en op de kosten.

 

Dat doen we niet alleen in de volle breedte van BZK, maar ook interdepartementaal. Openbaarmaking van overheidsinformatie gaat immers alle departementen aan. We doen dat ook interbestuurlijk, met de andere overheden. Ook praten we met andere (semipublieke) organisaties over de wijze waarop en de voorwaarden waaronder zij data/informatie openbaar willen en kunnen maken. Of dat juist (nog) niet willen en kunnen.

 

We willen een goede balans vinden tussen openheid en openbaarheid en de vertrouwelijkheid die bestuurders en ambtenaren nodig hebben om tot afgewogen keuzes te komen.

Hoe verhoudt MOOI zich tot Open Data en Open Overheid?
Het openen van overheidsdata biedt mogelijkheden voor hergebruik van de geopende data door burgers, bedrijven, overheden. Zij kunnen de data zelf interpreteren en (her)gebruiken voor eigen toepassingen. Open overheidsdata dragen bij aan publieke verantwoording van de overheid. Een grotere beschikbaarheid van open overheidsdata leidt tot meer marktkansen en een groter maatschappelijk nut van overheidsinformatie.

De minister van BZK is verantwoordelijk voor het open databeleid zoals dat in de Nationale Open Data agenda vastligt. Het beleidsmatige uitgangspunt daarbij is ‘open tenzij’. Dat is ook één van de actiepunten van het Actieplan 2016-2017. De Wet hergebruik van overheidsinformatie is van toepassing op overheidsinformatie die als open data beschikbaar is. Maar die wet verplicht niet tot het actief openstellen van overheidsdata. Het uitgangspunt ‘open tenzij’ zou kunnen worden doorvertaald in een nadere wettelijke basis voor het beschikbaar stellen van overheidsgegevens als open data. Wellicht vindt een nieuw kabinet dat de moeite waard?

Welke stappen gaan jullie zetten met MOOI?
Voor de korte termijn werken we aan een wettelijk kader op hoofdlijnen, inclusief een implementatieplan. Afhankelijk van de koers die het nieuwe kabinet kiest, werken we de contouren en het implementatieplan verder uit. Dat doen we in nauwe samenwerking met OCW, vanwege de samenhang met de (herziening van de) Archiefwet. Dit moet leiden tot een integraal wettelijk kader dat – in tegenstelling tot de huidige Woo – wél uitvoerbaar is tegen redelijke kosten en tegelijkertijd voldoet aan hedendaagse eisen rond transparantie, digitalisering, uitvoerbaarheid, betaalbaarheid, duurzaamheid en gebruiksvriendelijkheid.

“Afhankelijk van de koers die het nieuwe kabinet kiest, werken we de contouren en het implementatieplan verder uit.”

 

Voor de langere termijn hebben we ook een aantal doelen voor ogen. Vooral de versterking van de informatiehuishouding van overheden – om deze geschikt te maken voor het beoogde alternatieve wettelijk kader – is voor ons belangrijk. Daarbij maken we gebruik van technologische mogelijkheden die medewerkers zoveel mogelijk ontzorgen op het gebied van informatiebeheer. In pilots wordt aan de automatisering van informatiebeheer gewerkt.

Ook zullen we toezien op de implementatie van het wettelijk kader door overheden en andere aangewezen organisaties en ondersteunen we hen met diverse instrumenten. En komen we tot een nieuwe BIHR (Baseline Informatie Huishouding Rijk).

Wat gaat Nederland merken van MOOI?
We streven er naar om overheidsinformatie – waar en wanneer dat kan – openbaar en vindbaar te maken én naar het verbeteren van de vindbaarheid van die informatie door het (duurzame) digitaal beheer ervan op orde te brengen. Dat is belangrijk om aan wensen van burgers tegemoet te komen. Maar ook om de democratische controle op het handelen van de overheid te ondersteunen en om bronnen voor (cultuur)historisch onderzoek veilig te stellen.

“We streven er naar om overheidsinformatie – waar en wanneer dat kan – openbaar en vindbaar te maken. ”

Een moderne overheid is in staat om beter beleid te maken met gebruik van haar eigen openbare gegevens en door het (wederzijds) delen van informatie met burgers en bedrijven maatschappelijke vraagstukken beter aan te pakken. Veel informatie kan tenslotte zonder enig probleem openbaar zijn!

 

Minister van Open Overheid

Minister van Open Overheid

Als minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) bewaakt Ronald Plasterk de kernwaarden van de democratie. Een open overheid hoort daar volgens hem natuurlijk bij. ‘Burgers behoren op een democratische manier invloed en controle kunnen uitoefenen op het bestuur. Dan moeten we ze daar wel toe in staat stellen door hen goede informatie te verstrekken.’

Wat betekent openheid in de dagelijkse praktijk van een minister?
Ik probeer alles zoveel mogelijk in de openheid te doen. Dat begint bij het openbaar maken van de agenda. Daarin staan bijvoorbeeld afspraken met belangengroepen of voorzitters van raden, werkbezoeken, overleggen in de Kamer en Ministeriële Commissies. Natuurlijk kan ik niet alles delen, denk aan de verantwoordelijkheid voor de AIVD. Ook in mijn eigen werk hanteer ik dus de lijn: ‘open, tenzij’. Dat geldt ook voor contact met journalisten. Een paar maanden terug waren een paar journalisten bezig met een achter-de-schermen-verhaal over kabinet Rutte II. Ik had een ‘off the record’ gesprek kunnen voeren, waaruit journalisten me dan niet mogen citeren. Ik koos ervoor om te zeggen ‘ik spreek alleen maar on the record’. De journalisten namen het gesprek op, dus dan telt het principe ‘gezegd is gezegd’. Openheid hangt samen met vertrouwen in elkaar.

“Ik probeer alles zoveel mogelijk in de openheid te doen. Dat begint bij het openbaar maken van de agenda.”

 

Wat kan dat vertrouwen opleveren?
Ik denk heel veel. Zo gaat openheid niet alleen over een overheid die data en informatie geeft. Open overheid gaat ook over nieuwe vormen van samenwerking in en met de maatschappij. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe vormen van burgerparticipatie en nieuwe vormen van democratie waarbij mensen veel meer doen dan eens per vier jaar een hokje rood maken. Schrijver David van Reybrouck noemt dat ‘deliberatieve democratie’, zoals bijvoorbeeld G1000 waar duizend inwoners samen de toekomst van hun dorp of stad bespreken. Je ziet dat mensen op allerlei manieren proberen om verbinding met elkaar te maken. De overheid moet daarin een faciliterende rol spelen. Bijvoorbeeld met het beschikbaar stellen van data, informatie en kennis.’

Waarom vindt u dat belangrijk?
Data en informatie zijn geen eigendom van de overheid. Door data te delen komen burgers in een betere informatiepositie. Hierdoor kunnen ze, als ze dat willen, een krachtiger rol spelen in de samenleving en ten opzichte van de overheid. En als je informatie geeft over hoe besluitvorming tot stand komt, dan leidt dat ook tot meer begrip bij mensen. Burgers kunnen dan zien wat tegen elkaar afgewogen is en kunnen zelf beslissen of dat een afweging is die zij ook gemaakt zouden hebben.

“En ze vielen helemaal steil achterover toen ik vertelde dat alle ministers en topambtenaren al hun bonnetjes openbaar maken.”

 

Hoe staat Open Overheid internationaal op de kaart?
Vlak voor de jaarwisseling was ik in Parijs voor de bijeenkomst van het Open Government Partnership, 6 jaar geleden opgericht door onder andere de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk. Ik sprak daar ook met de minister van Roemenië, want die hebben zelfs een speciaal departement voor openheid en transparantie. Toen ik aan haar en anderen vertelde over onze wet Openbaarheid van bestuur, de Wob, toen keken ze daar toch wel van op. En ze vielen helemaal steil achterover toen ik vertelde dat alle ministers en topambtenaren al hun bonnetjes openbaar maken. Dan zie je dat wij als Nederland toch wel voorop lopen en is het belangrijk dat goede voorbeeld internationaal uit te dragen. Zo mocht het Nederlandse Open State Foundation (een van de actiehouders van het Actieplan Open Overheid) ook een award in ontvangst nemen voor hun project Open Spending. Hierin worden zoveel mogelijk financiële details openbaar gemaakt van de verschillende overheden, zodat inwoners zien waar het naar toe gaat.

Als wetenschapper maakte u al kennis met Open Data toch?
Jazeker. In de tijd dat ik in de biologie werkte, toen speelde de vraag of DNA-informatie open en precompetitief beschikbaar moest zijn of opgesloten in patenten. Er is toen voor open gekozen. En je ziet nu dat er allerlei apps zijn. En ja die hebben ook een verdienmodel. Maar dat is niet erg, want de informatie over DNA is gratis, net zoals informatie over de kaart van de wereld en de sterren aan de hemel. Die is van ons allemaal. En ik geloof dat zulke informatie heel erg belangrijk is en innovatie kan bevorderen. Daarom moeten we zo veel als mogelijk van die data openbaar zien te maken.

Bij het zoeken naar datasets bij de Rijksoverheid hebben we wel een interessant model gebruikt. Jeroen Dijsselbloem kwam met het idee om een gideonsbende te maken: stagiaires en trainees van de departementen van BZK en Financiën die samen de collega’s afstruinen op zoek naar data die we publiek zouden kunnen maken. Dat blijkt zo’n  bottom up aanpak veel meer en ook veel interessantere datasets op te leveren dan wanneer je bijvoorbeeld aan de directeur-generaal vraagt of hij of zij nog iets weet om openbaar te maken.

“Openheid zou toch als basishouding heel vanzelfsprekend moeten zijn.”

 

Waarom werkte u de afgelopen vier jaar als minister aan een open overheid?
Mijn voornaamste punt is dat het bij een open overheid niet alleen om wetten en regels gaat, maar ook om een ingesleten cultuur. Openheid zou toch als basishouding heel vanzelfsprekend moeten zijn. Dat betekent ook dat we als overheid de verantwoordelijkheid hebben om uit te leggen waarom sommige zaken niet of nog niet openbaar kunnen worden. Bij al die openheid moeten we trouwens niet de illusie hebben dat inwoners dan meteen zeggen ‘oh, dan zijn we nu opeens tevreden’. We moeten als overheid gewoon transparant zijn, omdat we zelf vinden dat dat nodig is.

 

Foto: Sebastiaan ter Burg

Wij werken in alle openheid aan TOP: Transparante en Open Provincie

Wij werken in alle openheid aan TOP: Transparante en Open Provincie

“Als je aan transparantie werkt, dan kan het niet zo zijn dat je dat in beslotenheid doet”, zeggen Henk Burgering en Frans de Graaf van de provincie Zuid-Holland. Zij zijn de eindverantwoordelijken van het programma TOP, dat staat voor Transparante en Open Provincie. Het gaat bij TOP om de combinatie van het openbaar maken van data en documenten in samenhang met een Open Aanpak. Dat wil zeggen: netwerkend werken met de partners van de Provincie Zuid-Holland. En die combinatie werkt goed. De openheid van de provincie leverde onder meer een Quick Scan met bijna honderd inspirerende voorbeelden op waar de Open Overheid community dankbaar gebruik van maakt.

Wat viel jullie op toen jullie met Open Overheid aan de slag gingen?
Frans: Dat iedereen Open Overheid anders aanvliegt. De één benadrukt Open Overheid als communicatie instrument en de ander wil Open Overheid inzetten om de bedrijfsvoering te verbeteren. De één wil met openheid economische bedrijvigheid stimuleren en de ander ziet openheid gewoon als een democratische verplichting. Ik vind het belangrijk om al die redenen goed in beeld te houden bij alles wat we vanuit TOP doen.

Wat was jullie belangrijkste doel de afgelopen twee jaar?
Frans: We wilden alle gegevens van de provincie – die niet geheim – zijn openbaar maken. En dan ook zo dat hergebruik mogelijk is. Eén van de belangrijkste wapenfeiten van vorig jaar is de publicatie van besluiten en alle achterliggende stukken van ons bestuur, het college van gedeputeerde staten. Dat was best een grote klus. En dat kwam niet zozeer door de hoeveelheid documenten, maar door wat dit in de organisatie teweeg bracht aan veranderingen in houding en gedrag. We moesten veel bestuurders overtuigen dat anderen én zijzelf er echt iets aan zouden hebben. Toen iedereen zag dat dit lukte, hebben we een sterk signaal afgegeven aan de organisatie: het is menens en het is ons gelukt om iedereen, van bestuur tot collega’s, achter ons te krijgen.

Henk: Een ander wapenfeit is het openstellen van de agenda’s van de gedeputeerden. De eerste was de agenda van onze gedeputeerde Rogier van der Sande. Dit doen we in navolging van bewindslieden bij de Rijksoverheid, zoals de minister van Financiën, Jeroen Dijsselbloem. We stellen niet hun hele Outlook agenda open; dit in verband met persoonsgevoelige informatie en veiligheid, maar we laten wel de belangrijkste grote afspraken zien. Hiermee komen we heel dicht bij het persoonlijke handelen van de bestuurders zelf. Dat raakt hen. Doordat we onze bestuurders mee kregen, kregen we de ambtenaren daarna ook gemakkelijker mee. Dat was cruciaal. TOP begint bij de top.

“Een ander wapenfeit is het openstellen van de agenda’s van de gedeputeerden.”

 

Jullie werken in alle openheid aan Open Overheid. Waarom?
Frans:
Als je aan transparantie werkt, dan kan het niet zo zijn dat je dat in beslotenheid doet. Deels omdat heel veel overheden al bezig zijn en daar kunnen we van leren. En deels principieel: openheid vraagt om een Open Aanpak waarbij je met anderen samenwerkt. Die aanpak van netwerkend werken is min of meer bij onze provincie uitgevonden. Zo werken wij samen met de Haagse Hogeschool, de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur, de Open State Foundation en ook met het Leer- en Expertisepunt Open Overheid (LEOO). We zijn ook blij dat we met het beleidsteam Open Overheid van BZK samenwerken; zo denken en doen wij ook mee aan het Actieplan Open Overheid 2017 – 2018.

Henk: Uit deze werkfilosofie ontstond ook het idee van de Quick Scan openheid en transparantie: we leren graag van anderen hoe het beter kan. Dan voelen we ook de verplichting richting anderen om te delen waar wij mee bezig zijn. Daarom wilden we een vergelijkend onderzoek doen naar verschillende provincies, gemeenten, waterschappen etc. en dat publiceren. Na een eerste interne proef hebben we vorig jaar een onderzoek gedaan in samenwerking met onder andere het LEOO. We merken dat wij en anderen heel veel hebben aan dit onderzoek. Dit onderzoek, de Quick Scan, leverde bijna honderd goede voorbeelden op! Zo worden we door andere overheden gebeld met vragen als “we lezen in de Quick Scan dit of dat …” en zelf bellen we ook andere overheden om van hen te leren. Zo leerden we veel van de provincie Flevoland en de gemeente Zaanstad over Open Spending. Als het om Smart City-achtige onderwerpen gaat, dan leren we van de gemeente Eindhoven. Bijvoorbeeld informatie delen over de verkeersintensiteit. Van Angelsaksische en Scandinavische overheden leren we veel over Open Verantwoording. Ook dit jaar werken we graag weer samen om de Quick Scan 2018 te publiceren.

We hoorden dat jullie een beleidsregel actieve openbaarmaking invoerden. Hoe kwam die tot stand?
Henk:
We dachten eerst dat een beleidsregel niet nodig was, maar we maakten hem toch. We merkten dat we de collega’s moesten helpen met het schrijven van stukken die vrijwel rechtstreeks gepubliceerd kunnen worden. Als een document bij ons in de workflow gaat dan moet het in principe al Wob-proof zijn: scheiden van feiten en meningen, geen commercieel vertrouwelijke zaken, etc. Dit is best een tour de force geweest. We maakten hier uiteindelijk een praktische werkinstructie voor. Daarnaast is ook fundamenteel de vraag wanneer iets Wob-proof is en dat antwoord staat in de beleidsregel. Die beleidsregel leverde best veel vragen op. Bijvoorbeeld hoe de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is ingeweven in de beleidsregel. De beleidsregel heeft wel zijn vruchten afgeworpen. Zo krijgen we vanuit de Rijksoverheid vragen over het delen van deze beleidsregel. En ja hoor, natuurlijk hebben we hem online gezet! Ik verbaasde me dat hier zoveel belangstelling voor was. Want eigenlijk is het niet heel veel meer dan een preventieve Wob-check. Je doet niets anders dan je normaal gesproken achteraf doet met de zwarte stift.

“Cultuurverandering ontstaat dus vooral terwijl je aan je programmadoelen werkt.”

 

Frans: Intern was het een hele omslag. Daarvoor hebben we alle registers open getrokken. Zo organiseerden we een zomerschool waar beleidsmedewerkers met hun besluitnota onder de arm een heel intensieve sessie kregen waarbij ze die nota omvormden naar een publicabel stuk. Verder hebben we ambassadeurs aangewezen en flimpjes en blogs op intranet geplaatst. We weten dat we hiermee niet iedereen bereiken, maar op een gegeven moment moet je het toch doen. En als je dat doet, dan brengt dit een enorme versnelling teweeg. Want de collega’s die zich een beetje gedeisd hielden, die moeten dan toch mee in de verandering. Cultuurverandering ontstaat dus vooral terwijl je aan je programmadoelen werkt.

Wat maakt jullie aanpak zo succesvol?
Henk:
We wisten van tevoren niet of er weerstand was, dus we hebben dit eerst intern onderzocht met een aantal interviews. We interviewden de zogeheten ‘veelplegers’, degenen die veel nota’s schrijven. Dat is voor ons een belangrijke groep om mee te krijgen. We wilden weten waar ze tegenop zagen en welke hulp zij nodig dachten te hebben. Daar kwam dan bijvoorbeeld uit dat iemand bang was dat er over zijn schouder werd meegekeken; dat was iemand die bang was om aan social media te doen. Dat soort signalen nemen we heel serieus. We kwamen zo al pratende op de aanpak van de zomerschool die Frans al schetste: samen de nota herschrijven. Op dat moment merkten we dat die gevoelens verdwenen.

Frans: We werken rechtstreeks onder de provinciesecretaris, een bijzonder goede plek in de organisatie, want we werken er samen met andere veranderprogramma’s, zoals opgavengericht werken. Vanuit deze positie overzien we de gehele provincie. We krijgen echt ambtelijke en bestuurlijke prioriteit. Onze gedeputeerde Rogier van der Sande speelt daarbij een hele sterke en belangrijke rol.

Wat wil je meegeven aan iedereen die zijn of haar ambtelijke en politieke top wil overtuigen?
Frans:
Een belangrijke succesfactor, is dat we heel goed definiëren wat we niet transparant maken en wat we wél transparant maken. Dan kun je met je aanpak verstevigen dat de circa 10% van de stukken ook écht niet openbaar wordt gemaakt en de 90% juist wél. We kozen ervoor om het gehele besluitvormingsproces transparant te maken en daardoor hielden we het proces zelf ook tegen het licht. Het proces werd daar efficiënter van. De ambtelijke top is vaak gevoelig voor dat soort argumenten.

Henk: De politieke top wijst vaak op zaken die in het verleden zijn misgegaan. Dat kun je ook omdraaien en zeggen: “Als je je interne bedrijfsvoering op orde had gehad, dan hadden écht vertrouwelijke stukken niet openbaar geworden. En is de kans op publieke uitglijders veel kleiner”.

“We denken sterk aan hoe iets overkomt op inwoners. Daarom ontwikkelden we bijvoorbeeld een burgerwoordenboek.”

 

Wat levert de openbaarheid tot nu toe op?
Frans:
We werken natuurlijk het liefste evidence based als het om opbrengsten gaat. Eén van onze doelstellingen is bijvoorbeeld om het aantal Wob-verzoeken terug te brengen. Maar het is nog te vroeg om daar iets over te zeggen. We merken wel dat sommige beleidsdossiers, zoals de bestuurlijke herindeling van de Hoekse Waard, bovenmatig vaak worden gedownload. Dat lijkt me trouwens prima. Daar blijkt voor mij de kracht van die 90% openheid.

Henk: We willen data uit onze organisatie in ruwe vorm vrijgeven. We investeren hier veel in. We kozen voor een ‘data warehouse’ oplossing. Een document kun je ook gewoon zien als data. We willen dat anderen gratis en vrij in dat gegevens warenhuis kunnen winkelen. Bijvoorbeeld collegebesluiten koppelen aan financiële data.

Frans: Daarbij denken we ook sterk aan hoe iets overkomt op inwoners. Daarom ontwikkelden we een burgerwoordenboek. Open Overheid is wat mij betreft ook dat je een verbinding maakt tussen het ambtelijk jargon en alledaagse taal. Ik kan me bijvoorbeeld niet voorstellen dat iemand ooit zelf op het idee zou komen om de zoekterm ‘rijwielvlakken’ in te toetsen. Een rijwielvlak is de ambtelijke term voor een fietspad. Wij moeten dus zorgen dat inwoners gewoon naar ‘fietspaden’ kunnen blijven zoeken op onze website.

Leidt meer openbaarheid tot een meer integere overheid?

Leidt meer openbaarheid tot een meer integere overheid?

Wat doet een integriteitscoördinator eigenlijk? En welke rol speelt Open Overheid in de werkzaamheden van een integriteitscoördinator. We vroegen het Johri Maat, integriteitscoördinator bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

Wat houdt jouw functie als integriteitscoördinator precies in?
Ik adviseer de departementsleiding over het departementale integriteitsbeleid en over de omgang met integriteitsmeldingen. Voor dat laatste ben ik ook het interne en externe meldpunt. Het lijnmanagement kan bij mij terecht om te sparren over integriteitsissues, denk aan nevenwerkzaamheden, ongewenste omgangsvormen of vermoedens van diefstallen of fraude. Hierin werk ik overigens nauw samen met HRM Advies. Verder houd ik me bezig met de ‘integriteitsinfrastructuur’ binnen de organisatie, zoals de vertrouwenspersonen, de klachtencommissie ongewenste omgangsvormen en de decentrale integriteitsfunctionarissen. Tot slot vertegenwoordig ik het departement op het dossier integriteit en houd ik me bezig met voorlichting en communicatie hierover.

Waarom vind je Open Overheid belangrijk en welke rol speelt Open Overheid in je dagelijkse werkzaamheden?
We kunnen als overheidsorganisaties van elkaar leren. En we kunnen ook leren van private partijen, en zij van ons. Integriteit is echt niet typisch iets voor de overheid, het gaat om het vertrouwen in de organisatie, of het nu om burgers, medewerkers, klanten of aandeelhouders gaat. Gelukkig hebben we interdepartementaal een goede samenwerking op dit vlak. Ook met veel andere partijen wisselen we ‘good practices’ uit.

“BZK is de hoeder van integriteit binnen de overheid, dan moeten we zelf ook het goede voorbeeld geven en daar open over zijn.”

 

Leidt meer openbaarheid tot een meer integere overheid?
Dat denk ik wel. In de Nederlandse code voor goed openbaar bestuur wordt integriteit samen met openheid als eerste van de zeven beginselen genoemd. Als overheid moeten we verantwoording afleggen over de wijze waarop is omgegaan met de middelen, de informatie en bevoegdheden die we ten dienste van de samenleving hebben gekregen. BZK is de hoeder van integriteit binnen de overheid, dan moeten we zelf ook het goede voorbeeld geven en daar open over zijn. Bij elke casus stel ik me de vraag ‘Kunnen we uitleggen hoe we met deze casus zijn omgegaan?’. Overigens wil ik benadrukken dat discretie ook belangrijk is. Een manager moet in vertrouwen een casus kunnen bespreken. En als iemand een disciplinaire sanctie heeft gehad moet deze persoon ook een keer een nieuwe start kunnen maken. We gebruiken bewust onze eigen casuïstiek in voorlichting en communicatie, maar zorgen er wel voor dat dit soort casussen niet direct herleidbaar zijn.

Verder merk ik bij teamsessies dat het helpt als leidinggevenden zelf ook open zijn over de integriteitsdilemma’s waar zij in hun werk tegenaan lopen. Zeker als ze aangeven dat ze – achteraf gezien – ook wel eens verkeerde keuzes maken. Dat maakt het voor medewerkers ook makkelijker om hierover te praten. Leidinggevenden en medewerkers doen soms domme dingen, ze vergissen zich of maken verkeerde afwegingen. Dat kun je vanuit de organisatie niet altijd voorkomen. Als organisatie kunnen we wel werken aan een cultuur waar het toegeven van fouten en het herstellen hiervan ‘normaal’ is.

“Discretie ook belangrijk is. Een manager moet in vertrouwen een casus kunnen bespreken.”

 

Welke voorbeelden kun je geven van hoe openbaarheid en integriteit invloed op elkaar hebben (gehad)?
Voorheen waren we als organisatie reactief. Er kwam een Wob-verzoek en dan moest je binnen een bepaalde termijn de informatie openbaar maken. Dat kwam altijd ongelegen en je kreeg nauwelijks de gelegenheid om zaken goed toe te lichten. Daardoor werden zaken soms uit het verband gerukt en opgeblazen. Dat leidt onnodig tot hijgerigheid en verkramptheid. Het verrassende is dat we vorig jaar zaken pro-actief openbaar hebben gemaakt, die vroeger bij een Wob-verzoek tot de nodige media-aandacht zouden hebben geleid. En nu kwam daar geen enkele reactie op!

Tegenwoordig adviseer ik bij zwaardere casussen ook altijd om gelijk voor een woordvoeringslijn te zorgen, zodat duidelijk is waarom voor een bepaalde aanpak en afdoening is gekozen. Waarom is voor een bepaald onderzoek gekozen, welke disciplinaire maatregel wordt genomen als een schending is vastgesteld, zijn er leer- en verbeterpunten voor de organisatie? Dan hoef je dat niet achteraf nog te reconstrueren, met als risico dat de betrokken functionarissen of gegevens niet meer beschikbaar zijn.

Journalisten geven zelf aan dat ze heus wel snappen dat er af en toe wat mis gaat in organisaties. In mijn verzorgingsgebied zitten ongeveer 8.000 medewerkers en externen. Het is dan toch heel logisch dat daar soms wat mis gaat? Soms gaat het om een misverstand of een verkeerde afweging maar blijkt men wel te goeder trouw te zijn geweest. Maar natuurlijk zijn er ook gevallen dat men willens en wetens verkeerde keuzes heeft gemaakt of voor het eigen belang heeft gekozen.

“Als overheid moeten we verantwoording afleggen over de wijze waarop is omgegaan met de middelen, de informatie en bevoegdheden die we ten dienste van de samenleving hebben gekregen.”

 

Afhankelijk van het type organisatie is 0,5 tot 1 procent van de medewerkers op jaarbasis betrokken bij een integriteitsmelding. Wijk je daar als organisatie heel sterk vanaf, dan moet je volgens mij wel een goede verklaring hebben. Zit je er sterk onder, dan is het bewustzijn en de meldingsbereidheid waarschijnlijk laag. Zit je er flink boven, dan zijn de normen wellicht wat strak, maar zelfs daar kan een goede reden voor zijn.

Welke barrières ondervond je bij het openbaar maken van de integriteitsmonitor?
Eigenlijk is me dat heel erg meegevallen. Ik heb het idee eerst besproken met de secretaris-generaal (SG) en de woordvoerders van de ministers. Die stonden er positief tegenover. Toen de rapportage gereed was heb ik het voorgelegd aan beide ministers. Zij zagen ook geen bezwaren. BZK is het eerste departement dat zo pro-actief de informatie openbaar maakt en ik zie nu diverse departementen die deze aanpak willen volgen.

Wat levert de openbaarheid van integriteitsgegevens – zoals de integriteitsmonitor – op?
Naast de verantwoording kunnen we vooral van elkaar leren en bepaalde ontwikkelingen beter herkennen. Het levert ook goede gespreksstof op om te gebruiken bij werkoverleggen en management team-overleggen. Een casus die bij een andere organisatie heeft plaatsgevonden, zou ook bij ons plaats kunnen vinden. Het is goed om te bespreken welke beheersmaatregelen je hierop wilt nemen en welke restrisico’s je moet of wilt accepteren. Want integriteitsdilemma’s zullen altijd blijven bestaan. Gelukkig maar, anders zou het werk wel wat saai worden, aldus een knipogende Johri.


Foto: Rob Acket

“Hoe werken we samen met de veranderende samenleving?”

“Hoe werken we samen met de veranderende samenleving?”

Eén van de actiepunten van het Actieplan Open Overheid is Actiepunt 7: De ambtenaar als vakman in de energieke samenleving. Joke de Vroom (programmamanager bij het ministerie van Infrastructuur en Milieu) en Mieke Visch (senior adviseur participatie) van het ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM) zijn verantwoordelijk voor dit actiepunt. Zij organiseren sinds eind 2016 werkateliers bij IenM om meer bewustzijn te creëren voor het idee van de vakman in de energieke samenleving. Hoe doen zij dat? En waar lopen ze tegenaan?

Kunnen jullie iets vertellen over de werkateliers die jullie organiseren?
Joke: De werkateliers zijn een ontdekkingsreis. Hoe gaat samenwerken met de energieke samenleving in zijn werk? En wat betekent dat voor je eigen dossier? Tijdens de driedaagse werkateliers praten alle medewerkers en hun leidinggevenden (van beleid) met elkaar over deze vragen.

De medewerkers van IenM delen we in groepen, ook wel tranches, in. Op 13 oktober was de aftrap van de eerste tranche. Er werken ongeveer 850 mensen in het beleid, vanaf Directoraat-Generaal (DG) tot aan projectondersteuning. Vanuit elk beleidsonderdeel komen er steeds twee groepen per tranche. Dus per tranche zes groepen van ongeveer 80 medewerkers.

We hopen dat medewerkers na afloop van de werkateliers dezelfde taal spreken en dat we van elkaar weten waar we het over hebben als het over de energieke samenleving gaat. En dat kan zich voor iedereen verschillend concretiseren. Maar we hebben dan wel een algemeen kader.

“We hopen dat medewerkers na afloop van de werkateliers dezelfde taal spreken.”

 

Jullie werken met de NSOB-kwadranten om dit ‘algemene kader’ vorm te geven, kun je daar iets meer over vertellen?
Met de kwadranten van de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur (NSOB) – de rechtmatige overheid, de presterende overheid, de netwerkende overheid en de responsieve overheid – geven we richting aan de werkateliers. De kwadranten zorgen voor een uitgangspunt voor de discussie.

We weten heel goed wat het betekent om een presterende overheid of rechtmatige overheid te zijn. Maar de ambtenaar in de energieke samenleving gaat veel meer richting de netwerkende en de responsieve overheid. Dit zijn vrij lege termen en het onderscheid tussen netwerken en responsief is ingewikkeld. Tijdens de werkateliers zoeken we samen met de deelnemers naar de invulling van die ‘lege’ termen. Wat is de responsieve samenleving? En wat heb je eraan in je werk?

Mieke: De NSOB-rollen zijn eigenlijk vooral een praatmodel en zo wordt het model in de werkateliers ook gebruikt. Voor sommige mensen voelt het misschien wel van: “Oh, moeten we dan met z’n allen die kant op.” Maar dat is niet wat we willen: we willen juist met elkaar in gesprek hierover.

Joke: Bij de werkateliers staan de begeleiders, de zogenaamde hosts (geen trainers!), zelf in de buitenwereld. Dat is hun meerwaarde. De hosts reiken allerlei instrumenten aan, om de ontdekkingstocht met elkaar te maken.

Dat is aan de ene kant heel leuk, maar aan de andere kant is het heel spannend omdat veel mensen zoiets hebben van: “kom maar op, vertel het me maar.” Als dat niet duidelijk is, dan krijg je vragen over wat de werkateliers eigenlijk opleveren. Voordat we beginnen is dat niet zo helder, ook omdat het per beleidsdossier verschilt. We reiken wel een aantal handvatten aan, want er zijn een aantal dingen duidelijk. Maar wat het oplevert voor je eigen dossier, dat is echt een ontdekkingstocht van jezelf, samen met je collega’s.

Hoe leggen de hosts de energieke samenleving uit aan de deelnemers van de werkateliers?
Mieke: Er zijn best wel wat manieren om dat uit te leggen. Wat mij betreft gaat het vooral om initiatieven uit de samenleving, maatschappelijke initiatieven, maatschappelijke bedrijven. Maar dat is een van de onderwerpen die we in de werkateliers bespreken: wat is de energieke samenleving voor jou?

Joke: Voor mij is het breder, bedrijven zijn ook onderdeel van de energieke samenleving. Als je naar de gevestigde bedrijven kijkt, zoals Shell, dan  maken zij een beweging van fossiele naar de duurzame oplossingen. Ook zij zien dat ze niet in het oude patroon kunnen blijven. Er zijn veel niet-gevestigde spelers die veel verder zijn, zoals energiecollectieven. Ik zou het goed vinden als we zowel de gevestigde orde als de niet-gevestigde orde opzoeken.

Mieke: Dat is ook wat we in de werkateliers aangeven. Het is niet zo dat het vierde kwadrant, de responsieve overheid, het beste is. Gevestigde bedrijven gaan misschien juist eerder de samenwerking met de overheid aan, de netwerkende overheid, of spreken de overheid aan op haar rechtmatige taak. Het is interessant om te onderzoeken welke organisaties meer in de responsieve hoek zitten.

“We moeten als ambtenaren bezig blijven met de vraag: hoe werken we samen met een veranderende samenleving?”

 

Hoe waren de reacties van de deelnemers aan de eerste tranche?
Mieke: Ik heb zelf meegedaan met een beleidsgroep en er zaten best wat kritische mensen in die groep. Sommige deelnemers verwachten dat de hosts vertellen wat ze moeten doen. Ik vond het mooi om te zien dat men hier tijdens de werkateliers over in gesprek ging. Dat is belangrijk: de werkateliers starten het gesprek over de energieke samenleving en daarna is het belangrijk dat het gesprek gaande blijft. We moeten als ambtenaren bezig blijven met de vraag: “hoe werken we samen met een veranderende samenleving?”

Joke: Doordat er steeds grote groepen naar de werkateliers gaan, brengen we een steeds grotere beweging op gang. Na elke tranche halen we de resultaten op en vragen we wat mensen ervan vonden. Dat proberen we dan ook terug te laten komen in het volgende werkatelier. Zo maken de werkateliers een ontwikkeling door.

Hoe gaan jullie om met weerstand?
Mieke: Enerzijds schoten sommige mensen in de weerstand, maar anderzijds waren ze ook erg bezig om het werkatelier te verbeteren. Dat is mooi!

Joke: Mensen met weerstand hebben we extra aandacht gegeven. Zo ga ik met hen in gesprek. Vooral om te ontdekken waar het mis ging en of we hier iets aan kunnen verbeteren.

Wat bijvoorbeeld voor spanning zorgde was het idee dat iedereen als responsieve overheid moet werken. Dit is natuurlijk niet zo! Elke rol is belangrijk. Ook hier gaat het over tijdens het werkatelier. En over de spanning met de politiek. Het dagelijkse werk richt zich heel vaak op het politieke deel van ons werk.  Kamervragen beantwoorden, nota’s schrijven, etc. Daar wordt je meestal op afgerekend. Niet op welke partners je bij je beleidsdossier hebt betrokken.

“Je zit als ambtenaar middenin die tweebenigheid: de spagaat tussen de politiek die dingen wil en de buitenwereld die zich daar niet altijd mee verhoudt.”

 

We zijn er voor de politiek en we zijn er om de politiek te bedienen. Beleid neerzetten is onze opdracht. Tegelijkertijd willen we dat doen met de buitenwereld en dat is ingewikkeld. Je zit als ambtenaar middenin die tweebenigheid: de spagaat tussen de politiek die dingen wil en de buitenwereld die zich daar niet altijd mee verhoudt.

Mieke: Eén iemand in de groep zei: “Het is mijn taak om de minister goed te bedienen en dat betekent ook dat ik moet weten wat er in de buitenwereld speelt.” Hij deed het doen lijken alsof het makkelijk is, maar dat is het helemaal niet.

Wat ook belangrijk is bij weerstand is leiderschap. We informeren leidinggevenden van tevoren over de werkateliers. Het helpt als leidinggevenden ook op andere momenten, bijvoorbeeld tijdens een werkoverleg, in gesprek gaan over de werkateliers. Dit is vooral belangrijk voor de versterking en de borging.

Het woord versterking is al een paar keer gevallen, kunnen jullie hier iets meer over vertellen?
Mieke: We ontdekten dat vakmanschap verder gaat dan de werkateliers ‘borgen’, wat beschermen tegen verwateren betekent. Rond dit thema spelen veel meer dingen en het is eigenlijk een cultuurverandering. Een paar bijeenkomsten krijgen dat niet voor elkaar. Daarom komt er nu een groter programma waarvoor iemand met ervaring met transities is aangetrokken. Het doel is om het gesprek gaande te houden, zodat medewerkers er niet alleen tijdens de werkateliers mee bezig zijn.

Joke: Een cultuurverandering duurt ongeveer vijf jaar. Het is nu nog onduidelijk hoe lang het programma gaat duren. Dat zou in ieder geval tot en met 2018 moeten zijn. En daarna is het ook nog niet klaar.

Hebben jullie – naar aanleiding van de werkateliers – tips voor andere publieke professionals om de verbinding met de samenleving aan te gaan?
Joke: Ga niet als een kip zonder kop de samenleving in. Denk aan wat jouw opgave is en wat er rond die opgave in de buitenwereld speelt. Kijk daarbij niet alleen naar de ‘natuurlijke schil’ (usual suspects). En laat los: we hebben toch vaak een bepaald doel in ons hoofd – je zit hier natuurlijk ook om iets te realiseren – maar dat hoeft niet altijd op de manier die jij hebt bedacht. Wees nieuwsgierig en open.

Mieke: Inderdaad: wees nieuwsgierig en open. Rondom wetgeving kun je ook – zoals bij de omgevingswet – veel stakeholders betrekken. Als je het hebt over openheid, dan kan dat zeker in alle kwadranten.

Dus ga in gesprek met je stakeholder. Dit was ook een succes tijdens de werkateliers. We hadden het onderdeel ‘gast aan tafel’ tijdens een diner. Deelnemers nodigden hiervoor hun eigen stakeholder uit. Dat werkte goed omdat je normaal gesproken niet echt open in gesprek gaat met je stakeholder over hoe hij of zij het ministerie ziet. Je ziet elkaar wel op bijeenkomsten, maar dan heb je altijd een vooropgesteld doel.

Joke: Die gesprekken met je ‘gast aan tafel’ gaan vooral over wat de stakeholder eigenlijk zou willen. Je hebt het samen over de manier van werken en over wat dat op zou kunnen leveren.

Er is ook een mooi overzicht van wanneer welke benadering kansrijk is. Hierin worden netwerkend en responsief naast elkaar gezet. Het verschil tussen die twee is vaak wel ingewikkeld.

“Ik zou het mooi vinden als er met een bepaalde vanzelfsprekendheid wordt geschakeld tussen de verschillende kwadranten.”

 

Wat hopen jullie na de laatste werkateliers in 2018 bereikt te hebben?
Joke: Ik zou blij worden als ik merk dat mensen – en dat is vaag – reacties geven als “hier heb ik wat aan in mijn werk”. En dat je ziet dat men van tijd tot tijd de responsieve overheid opzoekt.

Mieke: Ik zou het mooi vinden als er met een bepaalde vanzelfsprekendheid wordt geschakeld tussen de verschillende kwadranten. En dat de responsieve overheid gewoon als onderdeel van het werk wordt gezien.

Joke: Jij bent dus nog ambitieuzer! Uiteindelijk streven we daar ook naar. Maar ik zou al heel blij zijn als we met elkaar weten wat de responsieve overheid is en welke kansen dit biedt. En natuurlijk ook als er zo nu en dan ook gebruik van wordt gemaakt en collega’s niet stoppen bij het derde kwadrant. En vooral dat het gewaardeerd wordt en is terug te zien in onze manier van werken en aansturing.

 

Beeld: Quintin van der Blonk