“Alles begint met eerder contact maken, juist als het schuurt!”

Maak kennis met het actiepunt Dilemmalogica

In oktober 2018 presenteerde het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties het derde Actieplan Open Overheid. In het nieuwe Actieplan tref je een verscheidenheid aan onderwerpen en actiehouders. Wij interviewden alle actiehouders om een beeld de te krijgen van de actiehouders en hun actiepunten: wie zijn ze en wat willen ze bereiken?

We trappen de publicatie van de interviewreeks af met het actiepunt Dilemmalogica. Hierover spraken we met actiehouder Guido Rijnja van het ministerie van Algemene Zaken.

In een vorig interview (in augustus 2015) vertelde je dat je door een presentatie van Saskia Stuiveling geïnspireerd raakte door Open Overheid. Hoe kijk je op dit moment tegen Open Overheid aan?
Ik moet nog altijd denken aan het gedicht van Lucebert waarin na de zin ‘Alles van waarde is weerloos…’ staat ‘…wordt van aanraakbaarheid rijk’. Als overheid moet je aanraakbaar zijn. Op dit moment is dat sturend in mijn werk. Ik werk bij de Rijksvoorlichtingsdienst, een onderdeel van het ministerie van Algemene Zaken. Wij zorgen voor rijksbrede afspraken over duidelijk communiceren en voor het publiek bereikbaar zijn.

In 2008 werd de communicatiemissie ‘Rijksoverheid. Voor Nederland’ geformuleerd. Hierin lijkt het alsof wij als overheid alleen maar iets vóór anderen doen. Echter, veel zaken komen juist in samenspraak tot stand. Als overheid kunnen we niet alleen maar regels maken en die opleggen of uitleggen aan het publiek. Het is de hoogste tijd om naar die missietekst te kijken en vooral naar het gedrag dat daarbij hoort: hoe communiceren we?

Toen het nieuwe kabinet van start ging, hebben we het kabinet meegegeven waar zij in moet investeren om goed te communiceren in de huidige tijd. We noemen dit programma ‘ECHT’: communiceer in Eenheid, houd Contact, wees Herkenbaar en Transparant.

Waarom vind je dit zo belangrijk?
Het probleem is dat we als overheid vaak nadenken over een oplossing en die naar buiten brengen. Maar we moeten als overheid niet boven de mensen, maar tussen de mensen staan. Daarom noem ik de overheid ook weleens ‘tussenheid’. Als je personen eerder met elkaar in gesprek brengt en eerder open bent over de opgave die er is, dan heb je een grotere kans dat je minder hoeft uit te leggen.

“We communiceren pas in een laat stadium, in plaats van dat we energie steken in de dialoog over het probleem…”

Hoe is het actiepunt Dilemmalogica tot stand gekomen?
In het Secretaris Generaal-overleg van anderhalf jaar geleden vroegen ze ons, de Rijksvoorlichtingsdienst, om na te denken over actieve openbaarheid. En dan een keer niet op een juridische manier. Ze vroegen ons te kijken naar hoe medewerkers actief openbaar kunnen zijn.

We adviseerden onder meer om nog eens goed naar de zogeheten Oekaze Kok te kijken. In die regeling uit 1998 staat dat je als rijksambtenaar terughoudend moet zijn met het naar buiten brengen van informatie. Is dat nog wel van deze tijd? Een tijd waarin iedereen met iedereen kan communiceren? Daarnaast benadrukten we dat het eigenlijk vreemd is dat we vooral communiceren over oplossingen. We communiceren pas in een laat stadium, in plaats van dat we energie steken in de dialoog over het probleem, de opvattingen en de afwegingen die bij de oplossing om de hoek komen kijken. Laten we gaan communiceren over dilemma’s! Vanuit hier is het idee van Dilemmalogica ontstaan.

Wat houdt Dilemmalogica precies in?
Neem mensen mee in de probleemstelling. Dat kan met de drie stappen van Dilemmalogica.

1. Herkenning: Erken dat er een probleem is. Breng mensen met elkaar in gesprek en wees open over de opgave die er is. Waarom bemoei je je als overheid je ergens mee? Ga ik in gesprek met belanghebbenden? Stel de vraag: wat doet ertoe?
2. Ordening: Orden de overwegingen en belicht alle perspectieven van een probleem. Maak duidelijk wat wel en niet kan. Ga in gesprek over de mogelijke oplossingsrichtingen. Help met ordenen, laat zien dat je weet wat er gebeurt.
3. Perspectief: Vaak komt in het contact al naar voren wat mensen belangrijk vinden of nodig hebben om uitkomsten in eigen kring verder te brengen. Wat gaan we – of beter: wat gaat wie – doen?

Mensen willen kunnen snappen waarom er een keuze is gemaakt voor de stappen die zijn gezet. Je hoeft het niet zozeer met deze stappen eens te zijn, maar je wilt wel begrijpen waarom deze afwegingen zijn gemaakt.

Hiervoor is de overheid toch ook?! Wij zijn er omdat niet alles vanzelf gaat. We kunnen geen beslissingen maken en dan maar denken dat door een leuk verhaal erom heen te verzinnen het wel wordt geaccepteerd. Vandaag communiceren, is durven uiteenzetten wat je doet: helder zijn over wat wel en niet kan en vanuit hier beslissingen nemen.

“Het moet natuurlijk geen trucje worden.”

Heb je vaak te maken met polarisatie in dit soort processen?
Bart Brandsma, een politiek filosoof, zegt daar interessante dingen over. Als er een spanning is over een probleem, dan zie je vaak dat er twee uitersten zijn. Daar vind je mensen die heel hard roepen: ‘pushers’, en hierom heen ‘joiners’ verzamelen. Daartussen heb je ‘het stille midden’ (ongeveer 70%). Door actief over het dilemma te communiceren maak je het midden sterker. Investeer dus in mensen die zoeken en twijfelen: als je deze groep erkenning biedt en helpt woorden te vinden voor wat er aan de hand is, dan leidt dit vaak tot nieuwe oplossingen. In het midden wordt het gesprek gevoerd, aan de uitersten vooral gedebatteerd.

Hoe reageren mensen op Dilemmalogica?
Mensen waarderen vooral dat je herkent en erkent wat er aan de hand is. De overheid weet het ook niet allemaal en gaat het gesprek aan. Het moet natuurlijk geen trucje worden. Blijf goed luisteren naar wat er in gesprekken naar voren komt. Let wel op: het is cruciaal dat je er vervolgens wat mee gaat dóen en mensen daarin meeneemt.

Binnen de organisatie roept het trots op, merk ik. Mensen gaan bij de overheid werken omdat ze maatschappelijke problemen interessant vinden. Dat weten we uit arbeidsmarktonderzoek. Of iets preciezer: ambtenaren houden ervan problemen te snappen en te puzzelen. En dat is precies wat Dilemmalogica doet: organiseren dat je kennis deelt van wat er leeft en dat helpt ordenen. Dat vraagt om vakmanschap!

Wat is de winst van Dilemmalogica?
Het doel is niet dat je vriendjes wordt met iedereen, maar dat mensen beslissingen als logisch ervaren. Je bent eerlijk door een dilemma te herkennen. Door dit te doen heb je een kans dat mensen zeggen “ik ben het er niet mee eens, maar ik snap het.”

In het boek Ons feilbare denken schrijft Nobelprijswinnaar Daniel Kahneman dat we bij een verstoring als het ware met twee systemen reageren: mensen reageren eerst met het emotionele systeem. Iets voelt goed of niet. Door die gevoelens te erkennen en van daaruit verder te kijken en letterlijk uit te leggen wat ertoe doet, ontstaat ruimte voor het tweede, rationele systeem. Maar hoe vaak beginnen we niet andersom: eerst argumenteren en dan kijken hoe het valt?

“Alles begint met eerder contact maken, juist als het schuurt en ongemakkelijk voelt.”

Wat wil je zelf leren van het actiepunt Dilemmalogica?
Ik wil onderzoeken hoe ambtenaren met Dilemmalogica omgaan en beter snappen hoe die informatieverwerking van mensen verloopt zodra zich een dilemma voordoet. In welke situaties werkt het om over een dilemma contact aan te gaan en wanneer is het het stomste wat je kunt doen? Wat is de rol van ambtelijk lef? Hoe werkt die informatieverwerking precies: denk dan aan de rol van voorkennis over een onderwerp, de relevantie die mensen aan iets toekennen en de rol van eerdere ervaringen.

In het vorige interview sprak je in het kader van openheid over de bomenkap in Den Haag? Is dit een goed voorbeeld van Dilemmalogica?
Ja klopt! Daar zag je dat het eerst mis ging en dat er nieuwe inzichten ontstonden toen de zorgen en inzichten van bewoners serieus op tafel kwamen. Ik ben al lang bezig met nadenken over hoe je mensen van het begin kan meenemen in het maken van beslissingen. We moeten nog veel meer kennis verzamelen – en delen! – over hoe mensen informatie gaan zoeken. Alles begint bij eerder contact maken, juist als het schuurt en ongemakkelijk voelt. Niet alleen als wij dat als overheid handig vinden, maar juist als mensen je zoeken.

Dilemmalogica in een notendop
Bekijk ook deze video waarin Guido Rijnja kort en krachtig vertelt waar zijn actiepunt over gaat:

Foto: Bart Versteeg

Video: Sebastiaan ter Burg