“Dit is hét moment om openbaarheid in te bouwen in de machinekamer van het openbaar bestuur.”

Maak kennis met het actiepunt Open by Design

Van 2018 tot en met 2020 wordt het derde Actieplan Open Overheid uitgevoerd. In het nieuwe Actieplan, dat het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) coördineert, tref je een verscheidenheid aan onderwerpen en actiehouders. Wij spraken alle actiehouders om een beeld de te krijgen van de actiehouders en hun actiepunten: wie zijn ze en wat willen ze bereiken?

Het derde interview uit onze interviewreeks gaat over het actiepunt Open by Design. Hierover spraken we met actiehouder Guido Enthoven, oprichter van het Instituut Maatschappelijke Innovatie.

Waarom is een Open Overheid belangrijk volgens jou?
Er zijn verschillende redenen waarom een overheid open zou moeten zijn. In het kader van democratie en verantwoording kun je het openstellen van overheidsinformatie zien als een democratische plicht. Burgers hebben het recht om te zien wat er met hun belastinggeld gebeurt, welke regels van toepassing zijn en welke prestaties de overheid levert.

Verder vormt overheidsinformatie een belangrijke grondstof voor nieuwe producten en diensten. Diensten zoals file-informatie en de NS-reisplanner zijn bijvoorbeeld gebaseerd op het gebruik van Open Data van overheden.

Tenslotte kun je met openheid de controleerbaarheid van het overheidshandelen vergroten. Neem als voorbeeld het openbaar maken van ‘bonnetjes’. Dit kan bijdragen aan zuiniger declareergedrag. In de Verenigde Staten noemen ze dit ‘de reinigende werking van openbaarmaking’.

“In het kader van democratie en verantwoording kun je het openstellen van overheidsinformatie zien als een democratische plicht.”

Waarom denk jij dat de overheid soms terughoudend is op het gebied van openheid?
Een risico van openbaarheid is reputatieschade. Openbaarmaking kan leiden tot ongenuanceerde beeldvorming. Overigens is het verstandiger om zelf de regie te nemen bij het naar buiten brengen van informatie, in plaats van wachten op een scoop van journalisten of kritische Kamerleden.

Een andere reden voor terughoudendheid kan zijn dat anders ieder woord zal worden afgewogen en dat bepaalde relevante informatie alleen mondeling wordt besproken. De kwaliteit van informatie is soms afhankelijk van de vertrouwelijkheid van de verstrekte informatie.

Een laatste reden is dat organisaties vaak niet weten waar ze moeten beginnen met het uitbreiden van de actieve openbaarheid en op welke manier ze dat het beste kunnen organiseren.

Wat houdt het actiepunt Open by Design precies in?
De beslissing over het actief openbaar maken van overheidsinformatie moet zoveel mogelijk een plaats krijgen in het primaire proces. Actieve openbaarheid zou – net als het waarborgen van privacy – een plaats moeten krijgen in ‘de machinekamer van het openbaar bestuur’. Bij de productie van informatie houdt men er dan rekening mee welke informatie wel en welke informatie niet openbaar kan worden. In de literatuur noemt men dit ‘Open by Design’.

“Een opener overheid vermindert de kosten van passieve openbaarmaking, zoals bij Wob-verzoeken.”

Waarom heeft Open by Design baat bij een Open Overheid?
Met Open by Design is het mogelijk om vooraf te bepalen welke informatie openbaar wordt – direct openbaar of bij een Wob-verzoek – en welke informatie écht niet openbaar gemaakt kan worden. Als je pas later in het proces deze informatie duidt, blijft de omvang en actualiteit van de documenten en data altijd beperkt.

Daarnaast vermindert een opener overheid de kosten van passieve openbaarmaking, zoals bij Wob-verzoeken. Doordat men duidelijker in kaart brengt welke gegevens wel of niet openbaar gemaakt mogen worden, scheelt dit veel tijd bij het arbeidsintensieve proces van het ‘weglakken’ van informatie. En omdat bij een Open by Design werkwijze meer informatie al beschikbaar is, neemt wellicht het aantal Wob-verzoeken af.

Kun je een voorbeeld noemen van Open by Design?
Sommige provincies werken aan het openbaar maken van achterliggende ambtelijke stukken bij de besluiten van de Gedeputeerde Staten (GS). Ambtenaren weten vanaf het begin dat de stukken openbaar gemaakt kunnen worden. Als er gevoelige of persoonlijke informatie in staat, dan wordt deze opgenomen in een aparte bijlage. Op deze manier kan het hoofddocument altijd, actief of passief, openbaar gemaakt worden.

En wellicht kan ik binnenkort ook een ander voorbeeld noemen: het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) verkent op dit moment de mogelijkheden van Open by Design. Samen met het Rijksprogramma voor Duurzame Digitale Informatiehuishouding (RDDI) worden ook nog andere overheden gezocht die hiermee willen experimenteren.

“Open by Design vraagt om een grote cultuurverandering.”

Wat zie je als uitdagingen voor het actiepunt Open by Design?
Bij het openbaar maken van overheidsdocumenten is er altijd een spanningsveld tussen het bestuurlijk willen, het juridisch mogen en de technische mogelijkheden. Het gaat om de afweging tussen het mogen, kunnen en willen openstellen van overheidsinformatie. En die afwegingen verschillen per informatiecategorie.

Open by Design vraagt daarnaast om een grote cultuurverandering. Alle stukken dienen te worden voorzien van metadata. Dat betekent dat ambtenaren eerder moeten nadenken over de openbaarheid.

Wat is jouw boodschap aan de lezers van dit interview?
Het is de hoogste tijd om nu echt vaart te maken met Open Overheid. De maatschappij verwacht steeds meer transparantie van de overheid. Dit is het moment om openbaarheid in te bouwen in de machinekamer van het openbaar bestuur.

Open by Design in een notendop
Bekijk ook deze video waarin Guido Enthoven kort en krachtig vertelt waar zijn actiepunt over gaat:

Foto: Bart Versteeg

Video: Sebastiaan ter Burg

Met veel dank aan Rosanne Braak voor het afnemen van dit interview.