“Ik doe het voor de stad, dat staat bij mij voorop”

Donovan Karamat Ali is de eerste en tot nu toe enige informatiecommissaris van Nederland, bij gemeente Utrecht. Wat doet een informatiecommissaris? Hoe vult Donovan zijn rol in en waar loopt hij tegenaan? En heeft hij al successen geboekt in het beschikbaar stellen van meer overheidsinformatie?

Jij bent aangesteld als informatiecommissaris. Wat houdt dat precies in?
Dat klopt inderdaad! Het is een nieuwe functie, die bestaat sinds afgelopen zomer, naar aanleiding van een motie van de gemeenteraad hier in Utrecht. Het was voor mij dan ook in het begin een zoektocht naar de invulling van de functie.

Want je bent in Nederland ook de eerste met deze functie, toch?
Inderdaad, ja. De functie van informatie commissaris bestaat al wel in het buitenland. Niet op lokaal, maar op landelijk niveau. Kort gezegd houd ik me bezig met het sneller en beter beschikbaar maken van overheidsinformatie, meer informatie ook. En er zit een duidelijke proactieve en niet-juridische benadering in. Dat klinkt allemaal een beetje wollig, maar ik zie het vooral als informatie over onderwerpen die leven in de stad aanbieden op een manier die voor inwoners goed werkt. Ik doe het voor de stad, dat staat bij mij voorop.

Hoe breng je dat in praktijk?
Ik richt me op een aantal onderwerpen, zoals Wob-verzoeken, apps, www.utrecht.nl en het klantcontactcentrum (KCC). Daar probeer ik met kleine stappen winst te boeken. We hebben binnen de gemeente bijvoorbeeld ook een Newsroom. Dat is een goed initiatief. In de Newsroom werken de disciplines publieksvoorlichting (KCC, webcare, webredactie), persvoorlichting en nieuwsanalyse nauw samen door te luisteren en monitoren. Op basis daarvan gaan we de dialoog aan, zowel reactief als proactief. Zo proberen we op een slimme manier samen te werken. Daarnaast zijn we nu bezig om kwalitatieve informatie, die het KCC krijgt, te analyseren en te verrijken. Op die manier kunnen we er waardevolle inzichten uithalen, waarmee we onze informatievoorziening en dienstverlening kunnen verbeteren.

“Een belangrijke ambitie is Wob-verzoeken beter doorzoekbaar maken.”

Wat is jouw ambitie als informatiecommissaris?
Een belangrijke ambitie is om Wob-verzoeken beter doorzoekbaar te maken, zodat hergebruikers meer inzicht krijgen wat er gaande is omtrent Wob-verzoeken in Utrecht. Zodat mensen bijvoorbeeld kunnen opzoeken welke Wob-verzoeken er in 2015 over afval waren en welke Wob-verzoeken een afhandelingstermijn langer dan 14 dagen hadden. Daarmee maak je voor mensen inzichtelijker wat er al is en dat kan mogelijk leiden tot minder behoefte om een Wob-verzoek te doen. En de doelen zijn deels ook intern: van elkaar weten waar we mee bezig zijn en wat er al gedaan wordt op dit vlak. Daarnaast willen we Wob-verzoeken sneller afhandelen en zorgen dat ze in ieder geval niet ergens tussen wal en schip raken.

Heb je ook al eens moeten optreden omdat er ergens een geschil was, bijvoorbeeld omdat iemand informatie wilde van de gemeente en de gemeente dat niet wilde geven?
Het zou wel binnen mijn rol horen, denk ik, maar ik heb het tot nu toe nog niet meegemaakt. Ik denk ook dat als er ergens een signaal komt dat wij informatie niet willen vrijgeven, dat ik me er dan voor inzet om te kijken waar dat dan door komt. Soms zijn er belangrijke redenen om informatie niet te geven, zoals privacy. Als de reden niet uit te leggen is, dan geef ik wel aan dat er geen uitzonderingsgronden zijn. Ik streef er naar om als gemeente zoveel mogelijk vrij te geven, waar mogelijk.

“Als ik het signaal krijg dat wij ergens geen informatie willen vrijgeven, dan zet ik me er voor in om te kijken waardoor dat komt.”

Jij bent van oorsprong organisatiepsycholoog. Moet je een organisatiepsycholoog zijn om een goede informatiecommissaris te zijn?
Goede vraag! Ik denk wel dat het heel erg helpt. Het wordt vaak gezien als een onlogische combinatie. Maar ik denk wel dat het misschien juist één van de achtergronden is die je nodig hebt in zo´n rol. Omdat het nieuw is, omdat het veel impact heeft organisatorisch gezien en het is één grote cultuurverandering, echt een omslag in het denken, ook samen met de stad. Ik merk dat het heel veel van pas komt.

Wat zijn voor jou de belangrijkste do’s and don’ts voor een informatiecommissaris?
Ik begin met een don’t: alles tegelijk willen doen. Dus wat een do is: focussen op een aantal dingen en daar met kleine stapjes resultaat halen. Want het is een brede functie en je kan niet alles half of een beetje doen, je zal echt focus moeten aanbrengen. Een do is zoveel mogelijk samen met de stad doen. Dat is met name bewoners, via panels bijvoorbeeld, vragen naar wat zij vinden en waar zij belang aan hechten. Dus samen met de stad onze dienstverlening testen. Wat is dan nog een don’t? Even denken. Ik denk dat ik moet voorkomen dat ik degene ben die ´er van is´, maar dat ik juist de anderen ervan bewust moet maken dat het een gezamenlijk belang is. Ik initieer een verbetertraject, ik ben erbij betrokken en ik verbind.

Welk mandaat heb jij, als informatiecommissaris?
Feitelijk heb ik als informatiecommissaris geen mandaat om te zeggen “dit mag open”. Het is nog steeds zo dat het organisatieonderdeel, de business, verantwoordelijk is en moet aangeven wat open gaat. Daarbij speelt onze privacyfunctionaris ook een belangrijke rol. Wel ben ik een stuwende kracht, ik geef aan om welke redenen openbaarheid belangrijk is. Soms helpt het als ik een vraag van buiten krijg, bijvoorbeeld van iemand die opzoek is naar specifieke data. Dat maakt het sterker. Zo hadden we laatst iemand die graag de data over laadpalen voor auto´s wilde hebben voor een toepassing die hij aan het maken is. Na bemiddeling is die data nu ook echt beschikbaar, dat zijn mooie resultaten.

“Ik maak anderen ervan bewust dat het een gezamenlijk belang is”

Als informatiecommissaris heb ik op dat gebied dus niet een feitelijk mandaat, maar het is een rol is die ik naast de rol open data coördinator vervul, die combinatie helpt enorm. Ik werk nauw samen met de privacyfunctionaris. Samen komen we vaak op een punt uit waarbij we zeggen “dit kan en dit kan niet”. Dat is heel belangrijk. Ik denk dat dat voor andere organisaties vaak ook een struikelblok is, van “hoe beginnen we hiermee, want hoe moeten we privacy afdekken?”. Dan heb je dus iemand nodig die dat weet en is het belangrijk dat je elkaar ook in de organisatie weet te vinden.

Utrecht wordt door andere gemeenten vaak genoemd als goed voorbeeld op het gebied van Open Data. Hoe komt dat denk je?
Wij hebben een gemeenteraad die er behoorlijk open en transparant in zit. Ik zeg er gelijk bij: dat helpt. De vorige gemeentesecretaris, Maarten Schurink, heeft de trend binnen de organisatie gezet als het gaat om datagedreven werken. Dat heeft mensen bewust gemaakt. We zijn daarnaast ook een grote gemeente met de mogelijkheden om te investeren in innovatie. De open data coördinator en informatiecommissies spelen hierbij dus een belangrijke rol. Voor een kleine gemeente zal dat anders zijn. In de regio Utrecht hebben we sinds vorige zomer een open data convenant met gemeenten in de regio.

“Je moet zorgen dat je de vraag goed kent en actief ophaalt, of verkent. Dat is bij ons altijd één van de voorwaarden: je moet het met de stad doen.”

Een vraag die wij erg vraag krijgen is hoe je vraag en aanbod van Open Data beter op elkaar aan kunt laten sluiten. Hoe doen jullie dat?
Daar moet je in investeren, vind ik. Dat is iets anders dan dat je zelf dingen, zoals apps en websites, gaat maken. Je moet zorgen dat je de vraag goed kent en actief ophaalt, of verkent. Dat is bij ons altijd één van de voorwaarden: je moet het met de stad doen. Wij wisten bijvoorbeeld dat er een open data community is in Utrecht met innovatielabs, mensen die bij hackathons bijeenkomen. We wisten ook wel ongeveer wie dat waren. Vervolgens hebben we moeite gedaan om dat uit te breiden.

Hoe hebben jullie dat gedaan?
We hebben af en toe eens in een cafeetje met wat mensen gezeten om te horen wat ze precies doen. Er op af gaan dus. En dat helpt wel. We hebben ook gezegd: we gaan niet de community naar de gemeente halen, maar we gaan als deelnemer daarop inpluggen, anders werkt het niet. Je kan niet als gemeente een community bouwen. Dat is volgens mij niet wat je moet willen in deze tijd en het lukt je ook niet, denk ik. Maar een club als SETUP bijvoorbeeld, dat is een medialab op het gebied van digitale innovatie, die zijn met veel datagedreven dingen bezig, ze publiceren artikelen, er zijn heel veel interessante dingen waar ze over nadenken. Die hebben soms iets nodig van de gemeente, zoals bepaalde data, of ze zeggen “hé, gemeente, denk eens mee”. Inwoners vinden het in ieder geval fijn dat wij zelf de stap nemen om bij hun wereld aan te sluiten.

Beeld: Sebastiaan ter Burg