“Veel van de informatie die wij verzamelen is ook erg nuttig voor anderen”

Tom Cordeweners is beleidsmedewerker bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Tom was betrokken bij twee pilots voor het actief openbaar maken van onderzoeksrapporten. Waar gingen die pilots precies over en welke gevolgen heeft actieve openbaarmaking voor de manier van werken? We vroegen het aan Tom:

Op welke manier ben jij bezig met Open Overheid?
Het ministerie van BZK staat voor een goed en slagvaardig openbaar bestuur. Daar lever ik een bijdrage aan door de informatie over het openbaar bestuur die BZK verzamelt en produceert, beschikbaar te stellen op de www.kennisopenbaarbestuur.nl. Vanuit deze rol was ik betrokken bij twee pilots gericht op de actieve openbaarmaking van onderzoeksrapporten. Ik was binnen mijn organisatieonderdeel verantwoordelijk voor het tijdig publiceren van rapporten. Nu probeer ik mijn ervaringen uit de pilots te delen met anderen die aan de slag gaan met dit onderwerp.

Kun je vertellen wat er gebeurt binnen de pilots voor het actief openbaar maken van onderzoeksrapporten?
Ministeries laten regelmatig onderzoek uitvoeren door universiteiten, onderzoeksbureaus of andere partijen. Dit resulteert in de meeste gevallen in een rapport. De pilots waren gericht op het versneld toesturen van deze onderzoeksrapporten aan de Tweede Kamer en het actief openbaar maken van rapporten via www.rijksoverheid.nl en in mijn geval ook via www.kennisopenbaarbestuur.nl. Actieve openbaarmaking wil zeggen de overheid uit zichzelf informatie beschikbaar stelt. Het streven was om rapporten binnen vier weken na afronding te publiceren. Tijdens de pilots werd ervaring opgedaan in een traject van uitproberen, leren en opschalen. Aan de eerste pilots namen de ministeries van BZK en OCW deel. Bij de tweede pilot sloten de ministeries van VWS, BZ en Financiën aan.

“Tijdens de pilots werd ervaring opgedaan in een traject van uitproberen, leren en opschalen.”

Welke gevolgen heeft dat voor de manier van werken?
Het betekent dat je als ministerie moet weten welke onderzoeken in jouw opdracht worden uitgevoerd en wanneer ze worden afgerond. Verder moeten er afspraken worden gemaakt over wie verantwoordelijk is voor de openbaarmaking van een rapport en hoe ervoor wordt gezorgd dat dit ook tijdig gebeurd. Tot slot moet je ervoor zorgen dat alle betrokkenen, met name de medewerkers die zich bezighouden met onderzoeksopdrachten, op de hoogte zijn van de gemaakte afspraken en het belang ervan inzien. Het is dus een kwestie van proces inrichting en bewustwording.

Wat is het resultaat van de pilots?
Uit de pilots is gebleken dat de meeste onderzoeksrapporten zonder problemen openbaar gemaakt kunnen worden. Ze bevatten geen persoonsgegevens of andere gegevens die openbaarmaking in de weg staan. Het is dan wel noodzakelijk dat er een werkwijze is die door alle betrokkenen gekend wordt. Dit kost tijd en vergt blijvende inspanning. De ministeries die deelnamen aan de pilots, waaronder BZK, gaan door op de weg die zij zijn ingeslagen, zodat actieve openbaarmaking staande praktijk wordt binnen de hele organisatie. De ministeries die nog niet meededen, sluiten aan.

Waarom vind je dit eigenlijk een belangrijk onderwerp?
Veel van de informatie die wij verzamelen door middel van onderzoek is, behalve voor onszelf, ook erg nuttig voor anderen. Denk hierbij aan gemeenten en provincies. Zij zijn vaak het onderwerp van onderzoeken die wij als ministerie van BZK laten uitvoeren en kunnen de resultaten gebruiken bij het maken van beleid. Daarnaast worden onderzoeken in opdracht van de rijksoverheid gefinancierd met publieke middelen. Het is niet meer dan logisch dat de resultaten hiervan voor iedereen beschikbaar zijn.

“Veel van de informatie die wij verzamelen door middel van onderzoek is, behalve voor onszelf, ook erg nuttig voor anderen.”

Welke dilemma’s ben je tegengekomen bij het actief openbaar maken van onderzoeksrapporten?
Dat is vooral de afweging tussen snelle openbaarmaking enerzijds en volledigheid en zorgvuldigheid anderzijds. We willen onderzoeksrapporten zo snel mogelijk publiceren, maar soms is het nodig om iets meer tijd te nemen. Het rapport kan dan voorzien worden van context en duiding, bijvoorbeeld door het toevoegen van een beleidsreactie. De informatie in het rapport wordt hierdoor bruikbaarder voor anderen.

Wat heeft je het meest verrast in dit traject?
Wat mij het meest verbaasd heeft is dat processen rondom onderzoeksprogrammering en openbaarmaking bij elk ministerie, en daarbinnen bij elk organisatieonderdeel, op een andere manier zijn georganiseerd. Dit betekent dat actieve openbaarmaking van onderzoeksrapporten niet rijksbreed volgens een standaard werkwijze kan worden gerealiseerd, maar dat maatwerk nodig is.

Kom je veel weerstand tegen? Zo ja, waarover gaat dit dan?
Over het algemeen viel het erg mee met de weerstand. De meeste collega’s vonden het, net als ik, logisch dat onderzoeksrapporten die in onze opdracht worden opgesteld niet in een la verdwijnen. Wat ook hielp was dat de pilots het antwoord vormden op een concrete vraag van de Tweede Kamer. Dat zorgde voor een extra stimulans. Het bevorderen van openbaarmaking was in dit geval dus niet zozeer een kwestie van overtuigen, maar vooral van bewust maken en attenderen. Oftewel, ervoor zorgen dat openbaarmaking niet vergeten wordt in de dagelijkse drukte en hectiek van het werk.

“Maak zo veel mogelijk gebruik van bestaande structuren binnen je organisatie. “

Heb je tips voor mensen die aan de slag zijn, of nog aan de slag gaan met het actief openbaar maken van onderzoeksrapporten?
Maak zo veel mogelijk gebruik van bestaande structuren binnen je organisatie. Dat kan een netwerk van onderzoekscoördinatoren zijn of een systeem waarin onderzoeksopdrachten worden geregistreerd. En presenteer de openbaarmaking van onderzoeksrapporten niet als een afzonderlijk ‘klusje’ dat moet gebeuren, maar als een logische en onvermijdelijke stap op weg naar een overheid die op een open en transparante manier met haar informatie omgaat.

Beeld: Quintin van der Blonk