“Open Overheid staat voor mij vooral voor democratische legitimiteit”

Marens Engelhard is de algemene rijksarchivaris en algemeen directeur van het Nationaal Archief. Waarom vindt hij Open Overheid van belang? En hoe ziet hij de rol van archiefinstellingen en van archivarissen als het om openbaarheid gaat?

Op welke manier speelt Open Overheid een rol in jouw werk?
De doelstelling van een publieke archiefinstelling zoals het Nationaal Archief is ieders recht op overheidsinformatie te dienen. Archieven zijn in die zin een hoeksteen van de rechtstaat. In een democratie is een archief een open instelling. Hoe minder burgerrechten, des te geslotener de archieven. Daarom sluit het doel en filosofie van Open Overheid naadloos aan bij het doel van het Nationaal Archief. Het speelt dagelijks een rol in ons werk, omdat wij betrokken zijn bij de beslissingen om informatie al dan niet met beperkingen te beheren. Departementen of andere overheidsorganisaties die hun archief aan ons overdragen leggen vaak beperkingen aan de openbaarheid op voor een bepaalde periode of onder bepaalde voorwaarden. Wij bekijken dat heel kritisch en adviseren geregeld minder beperkingen op te leggen.

“Ik geloof in de effectiviteit van informatie delen en beschikbaar stellen.”

Waarom vind jij Open Overheid belangrijk?
Omdat het vertrouwen van ons allemaal in onze eigen overheid gevoed wordt door transparantie. Burgers die niet weten wat, waarom en hoe hun overheid bestuurt en beslist, verliezen vertrouwen in de overheid. Open Overheid staat dus voor mij vooral voor democratische legitimiteit. Daarnaast geloof ik in de effectiviteit van informatie delen en beschikbaar stellen. Een systeem met checks en balances voelt vaak lastig voor efficiënte uitvoering, maar komt uiteindelijk denk ik de kwaliteit van bestuur ten goede. Open Overheid voorziet in zo’n check.

Wat kan een meer Open Overheid wat jou betreft opleveren? Heb je daar voorbeelden van?
Ik vind dat je op het gebied van stedelijke vernieuwing hele mooie voorbeelden ziet van – ik vind het een vreselijk woord – burgerparticipatie die voortkomt uit het delen van informatie. Als een gemeente aangeeft wat voor de ontwikkeling van een bepaalde plek of buurt de mogelijkheden zijn, dan is er enorm potentieel om zelf initiatieven te nemen. Voor archieven is crowdsourcing een onuitputtelijke  bron van publieke energie en deskundigheid die gebruikt kan worden om oude documenten te bewerken of te verrijken. Zie bijvoorbeeld het platform ‘Vele Handen’.

Wat is de rol van de archivaris als het om Open Overheid gaat?
Wij moeten proberen zoveel mogelijk overheidsinformatie met zo min mogelijk beperkingen beschikbaar te stellen aan het publiek. In de Archiefwet zijn er drie gronden waarop de organisatie die zijn archief aan ons overdraagt beperkingen mag opleggen: bescherming persoonlijke levenssfeer, staatsveiligheid en onevenredige bevoor- of benadeling van bijvoorbeeld bedrijfsbelangen. Het is onze taak om er op toe te zien dat die beperkingen niet onterecht of voor een te lange periode worden opgelegd. De langste periode waarvoor die beperkingen nu nog gelden is 75 jaar. Ieder jaar ‘vieren’ wij op Openbaarheidsdag dat er nieuwe archieven vrij komen. Openbaarheidsdag is de eerste dinsdag van het jaar. In 2016 komen bijvoorbeeld de archiefbescheiden van het Kabinet van de Koningin 1940 – 1945 vrij. Die bevatten de oorlogsjaren van koningin Wilhelmina.

“Het is onze taak om er op toe te zien dat die beperkingen niet onterecht of voor een te lange periode worden opgelegd.”

Wat zie jij als de belangrijkste uitdagingen op dit vlak?
We zijn als samenleving steeds voorzichtiger met privacy en bijvoorbeeld concepten als het recht vergeten te worden. In een digitale wereld waarin alle informatie direct beschikbaar, reproduceerbaar en verspreidbaar is, is dat heel begrijpelijk. Iets wat eenmaal online staat krijg je er eigenlijk nooit meer af. Aan de andere kant smijten we onbekommerd met onze persoonlijke gegevens in allerlei apps en toepassingen waar we niet meer buiten kunnen. Dat is de privacy paradox. Als je de Wet Bescherming Persoonsgegevens en het recht vergeten te worden op alle archieven volledig zou toepassen valt er in de toekomst niet veel meer te onderzoeken. We zien ook bij overheidsinformatie dat beperkingen eerder toenemen dan afnemen. Dat komt ten dele doordat digitale archieven vaak nog niet op orde zijn en daardoor niet goed raadpleegbaar. Men neigt er dan maar toe om op het geheel openbaarheidsbeperkingen te leggen. Een andere belangrijke reden is de toename van opvattingen rond privacy en zaken als bijvoorbeeld beleidsintimiteit.

Waar raken het belang van goede archivering en het belang van Open Overheid elkaar?
Hoe beter organisaties de inhoud van hun archieven kennen hoe preciezer ze kunnen bepalen wat openbaar kan worden en wat terecht voor een bepaalde periode dicht moet blijven. Bij het creëren van digitale informatie in alle mogelijke vormen, van e-mails tot tweets, databases en websites, geldt des te meer dat je aan het begin moet vaststellen wat openbaar mag worden. Achteraf is dat praktisch nauwelijks mogelijk en het gevolg is dat grote bestanden ontoegankelijk worden. Daarmee verliezen we het zicht op veel informatie die eigenlijk publiek toegankelijk zou moeten zijn.

Tijdens de KVAN-dagen vroeg spreker Roger Vleugels zich hardop af: “Waar is de opstand van archivarissen bij misstanden met betrekking tot openbaarheid?”. Hoe kijk jij daar tegenaan? Zie jij archivarissen die wel in opstand komen?
Ik zie archivarissen dat steeds meer doen, maar zij moeten altijd strijden om de aandacht voor zaken die van directer belang zijn. Directe productie, dienstverlening of beleidsvorming krijgen altijd voorrang. Dat is logisch vanuit de papieren traditie. Archief kwam achteraan het proces en papier was geduldig en verging niet. Digitale informatie vergaat wel, het publiek is assertiever geworden en de economische waarde van informatie als elementaire grondstof wordt steeds meer gezien. Archivarissen dragen flink bij aan de bewustwording hiervan.

Welke oproep zou jij aan archivarissen willen doen als het om Open Overheid en openbaarheid gaat?
Durf luis in de pels te zijn. Archieven zijn altijd plekken van macht en tegenmacht geweest. Wij staan voor het recht van iedere burger op rechtsvinding en bewijs. Vervolgens moet je mee willen denken hoe meer openbaarheid te bereiken. Zelf in contact zijn met degenen die informatie produceren en IT systemen inrichten. Hun drijfveren en vraagstukken begrijpen. Niet de verantwoordelijkheid overnemen, maar wel voor in het proces adviseren en kennis brengen.

“Archieven zijn altijd plekken van macht en tegenmacht geweest.”

Wat zijn de ambities van het Nationaal Archief met betrekking tot Open Overheid en Open Data?
Wij gaan met archiefvormers de discussie aan of beperkingen wel terecht worden opgelegd. Alle informatie die wij digitaal beschikbaar hebben, op dit moment ruim één petabyte aan documenten, foto’s, kaarten, genealogische informatie, is in principe rechtenvrij beschikbaar voor hergebruik. De afgelopen periode hebben we ons vooral gericht op het openen van onze collectiedata. Die zijn nu  als open data beschikbaar voor hergebruik. De komende periode willen we die lijn doortrekken naar onze bedrijfsinformatie en ook daar waar mogelijk deze beschikbaar stellen als open data. Daarnaast willen ook het archiefveld inspireren en ondersteunen bij het beschikbaar stellen van hun open data.

Zijn er wat jou betreft grenzen aan openheid? Waar liggen die?
Eerder noemde ik drie beperkingsgronden: Wij willen niet dat ieders persoonlijke leven op straat ligt. We willen niet dat de overheid de belangen schendt van bedrijven met wie ze zaken doet. En we willen niet dat onze veiligheid bedreigd wordt doordat wij al onze strategische of militaire informatie prijs geven. Die drie beperkingsgronden gronden zijn weloverwogen en goed, maar het gaat om zorgvuldige toepassing ervan. Zoals bij alle burgerrechten in een democratische staat gaat het om goed evenwicht tussen checks en balances.

“Open Overheid staat voor mij vooral voor democratische legitimiteit.”

Dit jaar wordt een nieuw Actieplan Open Overheid opgesteld. Wat moet wat jou betreft beslist in dit Actieplan komen?
Open discussie met bestuurders en ambtenaren over de principes, cultuur en attitudes die een Open Overheid stimuleren of juist in de weg staan. Open Overheid is niet alleen kwestie van techniek of wetgeving. Het is ook en misschien juist een cultuuruiting. Die verander je alleen als je het onderwerp goed met elkaar overdenkt en consequenties probeert te benoemen. Cultuur is altijd in beweging en is tijd- en plaats afhankelijk. We moeten er dus niet bij voorbaat vanuit gaan dat we niets kunnen veranderen. Vergelijking met landen die een andere openbaarheidscultuur hebben of hebben gecreëerd (sommige post communistische landen bijvoorbeeld) kan daarbij heel inspirerend zijn. Het Nationaal Archief geeft al een aanzet tot zo’n discussie met de studiemiddag ‘Archieven en open data – en nu?’ op 29 oktober. We willen iets dergelijks ook gaan organiseren voor CIO’s en andere betrokkenen van de departementen.

Foto: Anne Reitsma