“Ook op inkoopgebied geldt: hoe transparanter, hoe beter”

Rondom aanbestedingstrajecten van de overheid is vaak veel doen. Hoe deze processen precies verlopen is voor velen een grote vraag. Robert Jansen, vanuit UBR-interim programmamanager bij aanbestedingsprojecten bij ICT-bestedingen van het Rijk, en zijn team proberen daar verandering in te brengen door een open aanbestedingstraject op te zetten. Wij vroegen hem hoe hij dat deed en welke resultaten dit opleverde.

Wat doe je precies op het gebied van aanbestedingen?
De laatste twee jaar houd ik me bezig met verandermanagement op het gebied van aanbestedingen van het Rijk. Het gaat dan specifiek om een tiental Rijksbrede ICT-aanbestedingen, samen goed voor ongeveer 700 miljoen euro. Voor dit traject is een programma opgesteld. Het aanbestedingstraject is namelijk groot van omvang en een apart aanbestedingsprogramma is dan wenselijk. Inmiddels hebben we zeven aanbestedingen met succes afgerond.

Jij vindt openheid en transparantie erg belangrijk bij aanbestedingen, waarom?
In het geval van aanbestedingen beschikt de markt over de meeste kennis. Mijn aanpak is dan ook vooral om het samen met de markt te doen. Alhoewel je bij aanbestedingstrajecten rekening moet houden met de Aanbestedingswet en het onderhouden van het level playing field, hecht ik veel belang aan het delen van kennis.

Ook op inkoopgebied geldt: hoe transparanter, hoe beter. De markt denkt van alles over de overheid en de overheid op haar beurt over de markt. Maar in mijn beleving ben je collega’s van elkaar, ook al heb je een ander perspectief. Als je wilt samenwerken met de markt op het gebied van ICT, dan is het belangrijk dat je dat als overheid zelf initieert. Het ‘samendoen’ betekent ook dat je informatie deelt. In de media staat regelmatig iets over ICT-projecten bij de overheid en dat is niet altijd even fraai. Ook over het inkoopbeleid van de overheid is men niet altijd positief. Dus hoe meer transparantie, hoe beter!

“Het ‘samendoen’ betekent ook dat je informatie deelt.”

Hoe hebben jullie dat toegepast?
Bij ons programma kozen we het uitgangspunt ‘hoe transparanter, hoe beter’. Dus: vertel maar overheid! Vertel wat je weet en wat je niet weet. Deel waar de uitdagingen en kansen zitten en deel die informatie met de markt. Dat hebben wij vanaf dag één gedaan. Op onze website stond al onze informatie. Eigenlijk hadden we al onze informatie dubbel, omdat we ook Tendernet (een platform dat aanbestedingen digitaal aanbiedt aan diverse partijen) gebruikten. Tendernet is juridisch gezien leidend.

En wat leverde deze Open Aanpak op?
We vroegen na zeven afgeronde aanbestedingen – waar we ongeveer anderhalf jaar aan werkten – aan de markt wat ze ervan vonden. De markt reageerde verrast op deze uitvraag: dat hadden ze nog nooit meegemaakt! Terwijl je zou zeggen dat het vrij logisch is om zo’n evaluatie te doen bij grote Rijksbrede projecten. Als je wilt leren, moet je aan de markt vragen wat ze ervan vinden.

Uit de evaluatie bleek dat de markt de zorgvuldigheid, de kwaliteit van de stukken, de transparantie en de integriteit van de overheid zag én waardeerde. De partijen waren erg positief en spraken, vanwege het belang en de omvang van de aanbestedingen, over de ‘Champions League’ van de aanbestedingen. Daar waren we natuurlijk blij mee! Ik denk echt dat transparantie daaraan heeft bijgedragen.

“De partijen waren erg positief en spraken over de ‘Champions League’ van de aanbestedingen.”

Waarom denk je dat?
Op het moment dat je al jouw informatie deelt via een website, dan heeft iedereen in de markt dezelfde informatiepositie. De markt kan haar keuze op basis daarvan maken: “Doen we mee of niet?”. Daarnaast hebben we marktpartijen laten meedenken over de strategie. We deden vrij veel marktconsultaties, zowel in de voorfase – over de strategie – als tijdens de aanbestedingsfase, over bijvoorbeeld de prijsmodellen en de gemaakte keuzes. De marktpartijen waren dus niet alleen op de hoogte: ze hadden ook zeggenschap. Op deze manier kunnen marktpartijen bedenken of ze de aanbesteding wel of niet iets vinden. Dat leidde in ons geval tot goede aanbestedingen. En blijkbaar voor de markt ook.

Welke belangrijke leerpunten komen naar voren uit de marktevaluatie?
Een belangrijk punt is dat men in de voorfase nog meer betrokken had willen worden. Wij kwamen al met een voorstel en een strategie. Die stond wel open voor discussie, maar was wel al uitgewerkt. En de reactietermijn was niet heel ruim, omdat we met aflopende contracten te maken hadden.

Wat betreft openheid en transparantie werden twee dingen benoemd. Allereerst: begin eerder, nu heeft de markt het gevoel dat ze de eisen voor de aanbesteding op het laatste moment krijgen. Dus de transparantie – en alle documenten – eerder!

Een tweede punt is dat de markt soms het gevoel heeft dat je uitvraagt wat je al hebt. En daar bedoelen ze mee dat de huidige leverancier daar voordeel bij heeft. Een huidige leverancier kan wellicht voordeel hebben, maar dat is aanbestedingsrechtelijk niet zo. We delen namelijk alle informatie. Daar is transparantie heel belangrijk: het delen van de opgebouwde kennis met de huidige leverancier én met de markt. Op die manier heeft de huidige leverancier geen informatievoordeel. Als partijen hier toch kritisch over zijn, gaan we daar na het proces ook het gesprek over aan. Huidige leveranciers kunnen natuurlijk een concurrentievoordeel hebben omdat ze bepaalde dingen al langer doen. Dat is nu eenmaal zo en daar kunnen we niks aan doen.

Normaal gesproken worden er nog weleens rechtszaken aangespannen. Bij jullie was er maar één. Dit is uniek?
Soms is het inderdaad één op één. Een rechtszaak of kort geding is eerder regel dan uitzondering. Zo was er een aanbesteding na ons met meerdere rechtszaken. Wij hadden met zeven aanbestedingen slechts één rechtszaak. En die ene rechtszaak is op alle gronden afgewezen. Tegen de verwachting in hadden we maar weinig problemen met leveranciers tijdens deze aanbestedingsprocedure.

“Natuurlijk moet je altijd goed nadenken over wat je beschikbaar stelt en waarom. Maar wees niet te terughoudend en doe het: je wordt verrast door de mogelijkheden.”

Eerder tijdens ons gesprek zei je: “Open Overheid, daar vind ik wel wat van.” Wat dan precies?
Ik denk dat argwaan niet je grondhouding moet zijn als je op een grote hoeveelheid data zit. Natuurlijk moet je altijd goed nadenken over wat je beschikbaar stelt en waarom. Maar wees niet te terughoudend en doe het: je wordt verrast door de mogelijkheden.

Bij onze aanbestedingsprocedure hebben wij onze informatie gedeeld. Dat zorgde mede voor positieve resultaten. Waar we nog geen gebruik van hebben gemaakt is Open Data. En dat zouden we in het vervolg wel kunnen doen. We krijgen geld uit publieke middelen, dus in essentie kun je zeggen dat je die data openbaar maakt. Zo lang je maar niks vertelt over gevoelige informatie van private organisaties.

De overheid is daar zelf ook bij gebaat: die informatie is bruikbaar voor de hele overheid. En bedrijven kunnen op die manier al eerder nadenken over wat ze de overheid willen en kunnen aanbieden. Hetzelfde geldt voor informatie over aanbestedingen, die is niet makkelijk vindbaar. Hoe ging het eraan toe bij vorige aanbestedingen? Hoe vaak was er een kort geding? Naar die informatie moet je echt graven. Dat kan ook opener!

“Ik denk dat argwaan niet je grondhouding moet zijn als je op een grote hoeveelheid data zit.”

Delen jullie onderling – met collega’s die zich met aanbestedingen bezig houden – die informatie?
We hebben een schat aan informatie na zeven aanbestedingen. Dat is het begin van een benchmark. We kunnen precies vertellen wat een bepaald onderdeel van het aanbestedingsproces kost. Maar helaas is het nog niet nodig geweest om onze dranghekken uit de kast te halen. Er is soms te weinig animo om de kennis over aanbestedingsprocessen te delen. We doen er van alles aan om de informatie actief te delen, zodat anderen daarop verder kunnen bouwen. We hebben veel documenten met lessons learned, waar generieke informatie in staat die handig kan zijn voor verschillende typen aanbestedingen. Het is niet nodig om het wiel opnieuw uit te vinden: maak vooral gebruik van de kennis die er al is.