Een open vraag over…
Open Data up-to-date houden

Bij het Leer- en Expertisepunt Open Overheid komen regelmatig vragen binnen over uiteenlopende onderwerpen die te maken hebben met Open Overheid. We hebben daarbij vaak de rol van kennismakelaar: wij hebben lang niet alle antwoorden, maar betrekken degenen die ze wel hebben. Omdat de vragen en antwoorden ook voor anderen nuttig kunnen zijn, delen we deze in de rubriek ‘Een open vraag over…’. We ontvingen onderstaande vraag van een ministerie.

De vraag

‘Nu we de datasets geïnventariseerd en gepubliceerd hebben, hoe regelen we dan dat als we nieuwe data hebben, de datasets opnieuw gepubliceerd worden?’

Het antwoord

De eerste slag is geslagen! Je hebt een inventarisatie van datasets uitgevoerd binnen je organisatie, overwogen of ze openbaar gemaakt kunnen worden, een plekje gezocht om ze op te slaan én je hebt de registratie op data.overheid.nl natuurlijk gedaan. Dan kan het rusten op de lauweren beginnen…. Of toch niet?

Data wordt constant gebruikt in je organisatie. Daarmee worden datasets aangevuld, verbeterd, er komt nieuwe data bij of er wordt data verwijderd (voor de technisch onderlegden onder ons CRUD: Create, Read, Update, Delete). Er gebeurt dus veel met de data en als je die weer als Open Data beschikbaar wilt stellen vraagt dat aandacht. Hoe zorg je ervoor dat Open Data actueel blijft?

Het up-to-date houden van Open Data komt in verschillende varianten voor, in onderstaande scenario’s worden deze toegelicht.

Gepubliceerde bestanden overschrijven voorgaande versie

De data staat al online en wordt voorzien van een nieuwe versie. Dat kan handmatig gebeuren waarbij de bestaande versie wordt overschreven. In dit geval gaat de bestaande versie van het bestand verloren en is alleen de nieuwe versie beschikbaar als Open Data. De registratie in data.overheid.nl moet worden aangepast met de nieuwe periode waar de data betrekking op heeft.

Gepubliceerde bestanden vullen voorgaande versie aan

De data staat al online en wordt aangevuld met een nieuwe versie. Dat kan handmatig gebeuren waarbij naast de bestaande versie ook de nieuwste versie wordt gepubliceerd. De registratie op data.overheid.nl moet worden aangevuld met een verwijzing naar het nieuwe bestand en de nieuwe periode waar de data betrekking op heeft.

Bestanden automatisch updaten

In bovenstaande scenario’s is een handmatig proces beschreven, maar dat kan natuurlijk ook automatisch plaatsvinden, een overschrijffunctie of publicatiefunctie kunnen geautomatiseerd worden met natuurlijk dan ook een automatische registratiefunctie in data.overheid.nl. Dat laatste kan worden ingeregeld via de programmeerinterface van data.overheid.nl.

API’s

Bovenstaande scenario’s gaan uit van Open Data als bestanden. Open Data kan ook beschikbaar zijn via een directe koppeling met de data van de organisatie via een API (Applicatie Programmeer Interface). Via een API kan de gebruiker direct werken met de laatste versie van de data zoals deze in de organisatie beschikbaar is. Voor het werken met een API is specifieke programmeerkennis noodzakelijk.

Historische gegevens

Bij het beschikbaar stellen van Open Data wordt niet altijd de historie beschikbaar gesteld en wordt alleen de laatste versie beschikbaar gesteld als Open Data. Of wordt via een API alleen de laatste stand van zaken doorgegeven. De mogelijkheden voor hergebruik worden hiermee beperkt. Zo zijn de regenradarbeelden van de actuele situatie natuurlijk interessant, maar de vraag: ‘Regende het op mijn geboortedag?’, kan dan niet beantwoord worden.

Veel van deze historische data is wel beschikbaar binnen overheidsorganisaties. De ontsluiting daarvan kan ook weer leiden tot nieuwe innovatieve toepassingen. Het is daarom aan te raden om ook de historische data beschikbaar te stellen en daar bij de ontwikkeling van het Open Data beleid – en de uitvoering daarvan – rekening mee te houden.

Mensen

Mensen? Alle scenario’s vergen inzet, inzet van systeembeheerders of data-beheerders maar ook inzet van hun managers en van de bestuurders van de organisatie. Allemaal moeten ze het erover eens zijn dat het up-to-date houden van Open Data een taak is die hoort bij de organisatie. Dat zal zeker in het begin lastig zijn. De Open Data wordt nog maar weinig hergebruikt en dan is de vraag ‘waar doen we dit voor?’ al snel gesteld. Voor je het weet zijn de prioriteiten verlegd en is de Open Data verouderd. En met verouderde data kunnen hergebruikers weer niet zoveel, waardoor ze de Open Data niet gebruiken.

Stimuleer hergebruik

De beste garantie voor het up-to-date houden van Open Data is gelegen in hergebruik. Als zichtbaar is dat de Open Data wordt gebruikt voor nieuwe toepassingen, versterking van beleid, economische en maatschappelijke toepassingen is het up-to-date houden van de Open Data een logische taak waarvan duidelijk is dat deze baten heeft voor de organisatie en voor de maatschappij.

Tips

1.      Organiseer en beleg het management en beheer van de Open Data scenario’s.

2.      Maak het up-to-date houden van Open Data een formele taak van de organisatie.

3.      Zorg dat bestuurders zich hard maken voor het uitvoeren van het Open Data beleid.

4.      Stel ook historische gegevens beschikbaar als open data.

5.      Stimuleer hergebruik.

Zelf een ‘open vraag’?

Heb je zelf een vraag waar je een antwoord op wilt? Laat het ons weten dan behandelen we jouw vraag wellicht in deze rubriek. Antwoord krijg je in ieder geval!