Archivarissen aan zet
3 over democratie (deel 5)

Wat kunnen archivarissen bijdragen aan nieuwe vormen van democratie? Dat is de centrale vraag in deze vijfde blog van een tiendelige serie over Open Overheid en democratie. Aan het woord komen Merel Heijke, Martijn Kool en Hans Alberse. Merel is consultant inzicht en sturingsadvies bij KING, Kwaliteitsinstituut Nederlandse gemeenten en sterk betrokken bij Democratic Challenge. Martijn is directeur van het Centrum voor Budgetmonitoring en Burgerparticipatie en oud-partijvoorzitter van een lokale afdeling van een politieke partij). Hans is oud-raadslid, oud-wethouder in de gemeente Rheden en oud-burgemeester binnen de gemeente Lingewaal en Oude-IJsselstreek; ooit begonnen als vrijwilliger in een wijkcentrum en sinds vorig jaar als zelfstandige werkzaam als adviseur Vernieuwing Democratie.

Van links naar rechts: Merel Heijke, Martijn Kool, Hans Alberse

Iedere blog start met een citaat uit een eerder gehouden interview over Open Overheid. Dit keer is dat een citaat van Marens Engelhard: “Archieven zijn een hoeksteen van de rechtstaat. In een democratie is een archief een open instelling. Hoe minder burgerrechten, des te geslotener de archieven. (…) Departementen of andere overheidsorganisaties die hun archief aan ons overdragen leggen vaak beperkingen aan de openbaarheid op voor een bepaalde periode of onder bepaalde voorwaarden. Wij bekijken dat heel kritisch en adviseren geregeld minder beperkingen op te leggen.”

Op welke wijze kunnen archivarissen volgens Hans, Martijn en Merel bijdragen aan de toekomst van democratie?
Hans Alberse: De archivaris moet meer bij het begin van de werkprocessen in beeld komen vind ik. Ambtenaren en politici moeten leren zo te werken en te schrijven dat we aan de toets van de openbaarheid kunnen voldoen. Zo zijn we een keer bezig geweest voor een Wob-verzoek. Het screenen van het dossier leek eindeloos te duren. Dat moeten we niet willen. Je zou als het ware met een nieuw zintuig moeten werken: alles is open dus moet je tijdens het hele proces bedenken dat alles wat je schrijft ‘naar buiten’ gaat. Daarbij expliciet benoemen wat je niet open wilt en waarom.

“De archivaris moet meer bij het begin van de werkprocessen in beeld komen.” – Hans Alberse

Martijn Kool: Wijze woorden van Marens Engelhard! Misschien kunnen we het zelfs als voorwaarde voor goed bestuur stellen, want openheid heeft een sterk zelfreinigende kracht!

“Openheid heeft een sterk zelfreinigende kracht!” – Martijn Kool

Merel Heijke: Mijn beeld van een archivaris is iemand die in een hoek vol met stoffige dossiers zit, dus de vraag is voor mij een verrassende. Waarschijnlijk weet ik niet goed genoeg wat een archivaris doet. Ik ga er vanuit dat hackers toch wel overal kunnen komen. Waarom moet er een Wikileaks zijn? Ik vind dat openheid veel vanzelfsprekender moet worden. En als archivarissen daaraan kunnen bijdragen, ja, dan graag!

“Ik vind dat openheid veel vanzelfsprekender moet worden. En als archivarissen daaraan kunnen bijdragen, ja, dan graag!” – Merel Heijke

Stel je hebt een dergelijk belangrijk archiefstuk in handen Merel, en je krijgt een vraag van een journalist daarover. Juridisch is er geen uitzondering te maken. Je moet het stuk dus geven, maar het komt de bestuurder niet uit. Wat doe je dan?
Merel Heijke: Ben ik loyaal aan de wet of aan de bestuurder, dat is dan de vraag. Ik vind dit lastig. Met welke consequenties wil ik leven? Ik denk dat ik de journalist zou zeggen dat het archiefstuk er is en dat de bestuurder uitsluitsel geeft of het openbaar wordt.

Tot slot een reactie van Marens Engelhard met wiens citaat deze blog begon. Wat wil hij nog toevoegen naar aanleiding van bovenstaande?
Marens Engelhard: De huidige informatievoorziening van de overheid leent zich eigenlijk niet goed voor openbaarheid. Openbare en niet openbare informatie zit overal dwars door elkaar heen. Dat maakt ‘openbaar maken’ vaak een inspannende bezigheid. Terwijl openbaar maken iets moet zijn dat iedere ambtenaar en bestuurder scherp op zijn netvlies heeft. Zij dienen het publieke belang: burgers moeten kunnen zien en volgen wat we als overheid doen. Je moet daarom niet alleen over openbaarheid nadenken als je informatie creëert, maar ook als je processen gaat inrichten. Als je dat niet goed organiseert, dan bestaat het risico dat je de greep op je informatie kwijtraakt en dan kan de overheid zich ook niet meer verantwoorden.