Daarom Open Overheid

Welke motieven zijn er voor Open Overheid? Wat leveren Open Contact, Open Aanpak, Open Data en Open Verantwoording op? En wat is de samenhang tussen die vier verschillende vormen van Open Overheid? In deze blog staat een antwoord op deze vragen, geïllustreerd met concrete voorbeelden van een overheid die steeds vaker inspeelt op de behoefte aan meer openheid.

Sommigen maken veel werk van Open Overheid omdat het praktisch gezien wat oplevert. Internationaal boegbeeld Barack Obama benoemt in één adem verschillende economische, maatschappelijke en democratische baten: “Meer burgers participeren, ook in het maken van beleid. Meer ondernemers gebruiken Open Data om te innoveren en nieuwe bedrijven te starten. Er is meer helderheid over belastinguitgaven. En meer overheden stellen zich op als partner van de maatschappij in de strijd tegen corruptie en het vinden van nieuwe vormen van goed bestuur”.

“Principieel is het: ‘Openbaar, tenzij’”

Anderen, zoals Digicommissaris Bas Eenhoorn, zeggen: “Ik vind dat praktische prachtig, maar ik vind dat wij principieel openbaar bestuur zijn. Principieel zijn we van iedereen. Principieel is het dus: ‘open, tenzij’”. Weer anderen legitimeren hun drang naar meer openheid in door te verwijzen naar wet- en regelgeving zoals de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), de richtlijn Hergebruik of recent aangenomen 2e Kamer moties die oproepen tot het ontsluiten van Open Data.

Vier aanvliegroutes
In de praktijk zien we bijna altijd een mix van bovenstaande motieven om met één of meer van de vier vormen van Open Overheid te starten: Open Contact, Open Aanpak, Open Data en Open Verantwoording. Wij zien dit als vier verschillende aanvliegroutes die als ze elkaar raken het geheel van Open Overheid vormen.

Figuur: vier aanvliegroutes van Open Overheid

1. Open Contact
Een overheid die Open Contact aangaat is nabij, laagdrempelig, bereikbaar en betrouwbaar. Publieke professionals kunnen zo beter inspelen op de behoeftes van mensen. Bijvoorbeeld door op sociale media te laten zien wat ze doen, maken zij de overheid toegankelijker en kan de Overheid zelf gebruik maken van de ideeën en vragen die uit de samenleving komen. Een vaak gehoord voorbeeld van Open Contact is de informele aanpak zoals die gepropageerd door het programma Prettig Contact met de Overheid. Dat betekent dat ambtenaren vaker bellen vóór ze een juridisch doorwrochte brief schrijven. Als de ambtenaren bellen met een eerlijke en nieuwsgierige houding, actief luistert en doorvraagt, kom komen ze er vaak snel achter wat er precies aan de hand is. Zo kunnen zij dure en tijdrovende juridische procedures voorkomen.

2. Open Aanpak
Een Open Aanpak leidt tot beter onderbouwd en genuanceerder beleid en slimme oplossingen. Uiteindelijk sluit het beleid beter aan op de wensen van de samenleving. Met een Open Aanpak kunnen overheden een goed resultaat voor alle partijen bereiken. Als zij vóór de besluitvorming goed luisteren naar mensen en hen begrijpelijk informeert, kun zij rekenen op meer begrip en betere interne processen. Een best practice is de gemeente Tilburg met MijnWOZ. Via MijnWOZ geeft de gemeente inzicht in de opbouw van de WOZ-waarde van huizen. Inwoners kunnen hier hun gegevens controleren, huizen vergelijken en wijzigingen doorgeven. Resultaat: betrokken inwoners en een efficiënt proces bij de gemeente. Met veel minder bezwaarschriften.

3. Open Data
Steeds meer overheidsorganisaties kiezen er voor om gegevens kosteloos, rechtenvrij, openbaar, machineleesbaar en volgens open standaarden beschikbaar te stellen. Of omdat een gemeente, provincie of waterschap simpelweg transparant wil zijn. Overheidsdata zijn immers op kosten van de burger verzameld, en moeten dus ook voor hún doelen beschikbaar zijn. Of om maatschappelijke en economische activiteit te stimuleren. Eén van de vele voorbeelden is OmgevingsAlert, een toepassing die inwoners vertelt waar in hun omgeving een verbouwing of een wegopbreking plaats zal vinden.

4. Open Verantwoording
Mensen willen weten wat de overheid doet. Bijvoorbeeld wat er met hun belastinggeld gebeurt en hoe ze dit kunnen veranderen. Als overheidsorganisaties de inkomsten en uitgaven actief openbaar maken, zien burgers waaraan hun geld wordt besteed en kunnen ze meedenken over alternatieven. En in het concrete voorbeeld van watdoetHengelo is ook heel helder benoemd wat de gemeente anders kan doen.

“Maatschappij en overheid dringen aan op Open Overheid.”

Vier niveaus van communicatie
Wat is nu de samenhang tussen Open Contact, Open Aanpak, Open Data en Open Verantwoording? De onderliggende theorie bij deze vier vormen van Open Overheid is het vier-laags communicatiemodel. Een overheid die volledig open is, is open op alle lagen van communicatie. Een Open Overheid:
• deelt inhoud en kan deze ook ‘platslaan’ tot machineleesbare en –verwerkbare data (Open Data)
• verschaft informatie over de context van deze inhoud, met name de rol binnen de procedures en structuur van de overheidsprocessen (Open Verantwoording)
• is open in de aanpak van maatschappelijke problemen, gaat de interactie aan en communiceert over de eigen rol en functie (Open Aanpak)
• maakt op gevoelsniveau contact met inwoners, werkt vanuit de collectieve intuïtie van de community, inclusief die van de overheid (Open Contact)

“Een Open Overheid communiceert op alle niveaus.”

Figuur: vier niveaus van communicatie

Een voorbeeld hierbij is budgetmonitoring, een good practice uit Amsterdam Oost waarbij inwoners en overheid samenwerken en open in gesprek zijn over financiële keuzes. Dit bestaat voor een deel uit het ter beschikking stellen van begrotingsgegevens in de vorm van Open Data. Maar deze data op zichzelf doen nog niets. Inwoners kunnen er pas mee aan de slag als ze de procedures rond begrotingen kennen (Open Verantwoording). Als een inwoner invloed wil uitoefenen, wat zijn dan de mogelijkheden? Die mogelijkheden verschillen sterk per moment in het jaar en bovendien is informatie nodig om de haalbaarheid van alternatieven te kunnen inschatten. Budgetmonitoring in Amsterdam werkt daar sterk vanuit interactie en rol (Open Aanpak) dus inwoners en overheid praten o.a. over wat de overheid doet en welke taken inwoners kunnen overnemen. Zonder het gevoel van vertrouwen en intuïtief weten dat de deur vanuit de inwoners en de overheid altijd openstaat is dit niet mogelijk. Zonder Open Contact en het daaruit voortvloeiende vertrouwen is er niet veel mogelijk. Daarom is het voor overheden altijd zinvol om te investeren in goede contacten met inwoners, openlijk werken via de sociale media en Community Building.

Alle medewerkers zijn nodig
Een Open Overheid onstaat vaak vanuit één dominante aanvliegroute, één van de soorten van Open Overheid. Deze focus is handig om snel succes te boeken en daarna uit te breiden richting andere soorten van Open Overheid. Een Open Overheid heeft alle soorten medewerkers nodig.

Figuur: Open Overheid heeft alle soorten medewerkers nodig

In het voorbeeld van budgetmonitoring betekent de samenwerking met inwoners tevens een grootscheepse samenwerking binnen de ambtelijke organisatie. In het begin, voor het opleveren en ontsluiten van Open Data zijn er vooral handige informatie- en ICT-medewerkers nodig. Maar al snel moet dit in een breder kader geplaats, verklaard en uitgelegd worden (Open Verantwoording). Om er dan écht iets mee te doen vanuit de maatschappij dan zijn er vooral wijkambtenaren nodig (Open Contact) die daar waar het bijvoorbeeld een wijzigende rol van de gemeente betreft verbindend optreden tussen inwoners en staf- en beleidsmedewerkers (Open Aanpak). En dan zijn hier nog maar enkele soorten medewerkers genoemd. Natuurlijk zijn er meer soorten en die zijn allemaal nodig.

“De verandering doet beroep op alle soorten medewerkers.”

De belangrijkste tips die we vanuit het Leer- en Expertisepunt daarbij geven:
1. Uiteindelijk zijn alle soorten van Open Overheid nodig. Zonder Open Contact en Open Aanpak blijft de beweging te technisch en inhoudelijk, vaak ook zonder werkelijke samenwerking. En zonder Open Data en Open Verantwoording is er te weinig inhoudelijke basis.
2. Start bij één van de aanvliegroutes, de aanvliegroute die bij jouw eigen organisatie het beste past. Dat geeft focus en kans op snel succes.

Bovenstaande tekst verscheen als hoofdstuk in het boek Open Gemeenten, onder redactie van David Kok en Ewoud de Voogd. Het boek is gratis te downloaden via de website van Frankwatching en te bestellen via managementboek.