Een open vraag over…
Open Raadsinformatie

Bij het Leer- en Expertisepunt Open Overheid komen regelmatig vragen binnen over uiteenlopende onderwerpen die te maken hebben met Open Overheid. We hebben daarbij vaak de rol van kennismakelaar: wij hebben lang niet alle antwoorden, maar betrekken degenen die ze wel hebben. Omdat de vragen en antwoorden ook voor anderen nuttig kunnen zijn, delen we deze in de rubriek ‘Een open vraag over…’.

De vraag
Vanuit een gemeente kregen we onderstaande vraag:

In het Actieplan Open Overheid wordt een negental actiepunten genoemd. Een van de actiepunten heeft betrekking op ‘Open over besluitvorming bij gemeenten: Open Raadsinformatie’​.

Aangezien wij dit jaar een aanbesteding starten voor een raadsinformatiesysteem, zijn we benieuwd hoe we de aanbesteding moeten insteken om ‘Open Data’ te genereren van onze raadsinformatie.

Het antwoord
Om te kijken naar waar je rekening mee moet houden om raadsinformatie te kunnen weergeven als Open Data, is het handig om eerst te kijken naar waar het nu mis gaat op dat vlak. Het komt vooral neer op de volgende tekortkomingen:

1. Geen open toegang naar het raadsinformatiesysteem voor derden, dit maakt Open Data onmogelijk. Op deze manier ‘sluit’ de Raadsinformatiesysteem-leverancier (RIS-leverancier) de data op in het eigen systeem en kunnen derden daar weinig mee.

2. Slechte koppeling met archieven, zodat Raadsinformatie met veel pijn en moeite uiteindelijk in het archief terecht komt en niet in de vorm zoals je dat zou willen.

3. Eigendom: er zijn RIS-leveranciers die auteursrecht/eigendom claimen op toegevoegde data van bijvoorbeeld de videoverslagen van vergaderingen. Wanneer deze videoverslagen overgedragen worden aan de gemeente worden ze gestript van metadata (data over data, zoals wanneer de wethouder met zijn termijn begint of wanneer agendapunt 2 start). Het eigendom van alle data, ook de metadata, zou bij de gemeente moeten blijven, zodat zij kan kiezen de informatie open te delen.

4. Gebrek aan goede metadatering maakt het lastig om te achterhalen wat personen in de raad gestemd hebben en of ze aanwezig of afwezig waren bij een bepaalde vergadering. Daarnaast ontbreekt thematische koppeling op het gebied van dossiers.

Dit geeft in een notendop weer waar de verbeterpunten liggen. Het betekent dus eigenlijk dat bij een marktverkenning de volgende eisen aan een RIS-leverancier op tafel gelegd moeten worden:

1. Open data functionaliteit: de RIS-leverancier moet een zogenaamde API-toegang bieden naar de raadsinformatie zodat derden vrijelijk met de publieke raadsinformatie aan de slag kunnen. Laat je hier niet met een kluitje het riet insturen, maar maak hier een harde eis van. Sommige leveranciers bieden deze functionaliteit al aan.

2. Maak afspraken over de overdracht naar archieven en eDepot van de raadsinformatie en verzeker je ervan dat dit goed en betrouwbaar gebeurt. Dit moet zowel gebeuren met de ‘ruwe documenten’ als door RIS-leveranciers toegevoegde metadata/tags. Vraag of de RIS-leverancier compliant is met de TMLO-standaard voor archivering en uitwisseling van informatie (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden).

3. Bepaal in de contractuele voorwaarden dat de gemeente en de gemeente alleen het auteursrecht en eigendom bezit van de raadsinformatie en de daaraan toegevoegde metadata, zonder uitzonderingen. De raadsinformatie is publieke informatie en RIS-leveranciers worden betaald met publiek geld. De data en metadata komt daarom de samenleving toe.

4. Verzeker je ervan dat stemmingen geregistreerd kunnen worden op persoonsniveau, net als aanwezigheid, en zorg dat documenten toegevoegd kunnen worden aan thema’s en dossiers en dat deze metadata ook beschikbaar komt als Open Data.

Heeft de vraagsteller iets aan het antwoord gehad?
“Ja, voorlopig kan ik ermee verder. We gaan starten met een plan van aanpak en dat zal eind dit jaar worden afgerond. Hierbij werken we nauw samen met onze raadsleden. We streven naar invoering medio 2017.”

Zelf een ‘Open vraag’?
Heb je zelf een vraag waar je een antwoord op wilt? Laat het ons weten dan behandelen we je vraag wellicht in deze rubriek. Antwoord krijg je in ieder geval!