Hoe Open? Begin met de startdoelen Open Overheid

Een tocht van 1000 mijl moet beginnen met een eerste stap

Het is een oude wijsheid, heel oud zelfs, van ongeveer 600 jaar voor Christus: “Een tocht van 1000 mijl moet beginnen met een eerste stap”. De uitspraak is afkomstig van Lao-Tse, een Chinees filosoof. Recenter in de geschiedenis deed Martin Luther King een mooie uitspraak over het zetten van de eerste stap: “Als je vertrouwen hebt, hoef je niet de hele trap te zien om de eerste stap te zetten.”

Zo is het wellicht met Open Overheid ook: over het ‘Waarom’ van Open Overheid zijn we het vaak al snel eens. Er is enthousiasme, het vertrouwen is er, net als de wil om aan de slag te gaan. Maar waar begin je vervolgens? Onderstaand vind je voor elke aanvliegroute van Open Overheid drie startdoelen waar je mee zou kunnen beginnen, met een minimale en een maximale variant.

Open Contact

Startdoel 1: Zet de informele aanpak in

Geen juridisch doorwrochte brieven schrijven, maar de telefoon pakken en even bellen. Want is het wel 100% helder wat de briefschrijver eigenlijk dwarszit? Dat is waar de informele aanpak over gaat. Als je belt met een eerlijke en nieuwsgierige houding, actief luistert en doorvraagt, dan kom je er vaak snel achter wat er precies aan de hand is. Zo’n informele aanpak is oplossingsgericht en kan bovendien dure en tijdrovende juridische procedures voorkomen. Het is de moeite waard om te verkennen of de informele aanpak ook voor jouw organisatie praktijk kan worden. De website van Prettig contact met de overheid biedt veel voorbeelden, handleidingen, tips en trucs voor de informele aanpak. In de bibliotheek op de website vind je tal van publicaties, documenten en instrumenten waar je je voordeel mee kunt doen.

Minimale variant is dat je de informele aanpak in ten minste één organisatieonderdeel toepast en hierover actief ervaringen deelt binnen de organisatie.
Maximale variant is om de informele aanpak organisatiebreed in te zetten, hier beleid voor te ontwikkelen en dit uit te voeren.

Startdoel 2: Implementeer de informele aanpak van Wob-verzoeken

Wat doe je als het aantal Wob-verzoeken in korte tijd drastisch toeneemt, je capaciteit beperkt is en je mensen toch op een goede manier wilt informeren? Gouda stelde een Wob-team samen en ging voor de informele aanpak. Hierdoor nam het aantal ingebrekestellingen af en zijn er in 2014 geen dwangsommen meer uitbetaald, in tegenstelling tot het jaar er voor. Lees meer over de informele behandeling van Wob-verzoeken en de aanpak van Gouda.

Minimale variant is dat je de informele aanpak van Wob-verzoeken ten minste in één organisatieonderdeel toepast en hierover actief ervaringen deelt binnen de organisatie.
Maximale variant is om de informele aanpak van Wob-verzoeken volledig te implementeren en onderdeel te maken van de werkprocessen.

Startdoel 3: Stel de gebruiker centraal: informatie op maat

Hoe kan de overheid haar informatievoorziening zo aanpassen dat deze aansluit bij de individuele informatiewens van mensen? Het rapport ‘Informatie op maat’ biedt op grond van onderzoek een aantal richtlijnen bij het vormgeven van ‘informatie op maat’ zoals ‘wees zo specifiek mogelijk’, van ‘informatie naar contact’ en ‘bekijk alle processen vanuit de doelgroep’. Een van de belangrijkste conclusies uit het rapport is dat er een verandering nodig is van het enkel aanbieden van informatie naar het aangaan van contact. In het rapport ‘Informatie op maat’ lees je meer over hoe je deze verandering binnen jouw organisatie vorm kunt geven.

Minimale variant is om voor specifieke informatie, of in een kleine pilot of campagne, volgens de richtlijnen van ‘Informatie op maat’ aan te bieden.
Maximale variant is om in de gehele informatievoorziening de gebruiker centraal te zetten en te werken volgens de richtlijnen van ‘Informatie op maat’.

Open Aanpak

Startdoel 1: Breng maatschappelijke partners en initiatiefnemers in beeld

Maatschappelijke opgaven zoals een leefbare wijk of veilig verkeer zijn van iedereen. Overheidsorganisaties hebben formele taken waarbij het gewenst is om aan te sluiten op de denk- en doekracht uit de samenleving. Daarom is het belangrijk om maatschappelijke partners en initiatiefnemers in beeld te brengen zoals buurtbedrijven, individuele inwoners, stichtingen, belangenorganisaties en sociaal ondernemers.

Minimale variant is dat jouw overheidsorganisatie op de website de maatschappelijke partners benoemt voor de organisatie als geheel maar nog beter: per beleidsopgave.
Maximale variant is om een organisatiebrede afspraken over het in beeld brengen van maatschappelijke partners en maatschappelijke initiatiefnemers. Deze organisatiebrede afspraken kunnen vele vormen krijgen. Bijvoorbeeld een overzichtelijke kaart zoals jijmaaktutrecht.nl waardoor overheid en maatschappelijke partners onderling elkaar gemakkelijker kunnen vinden.

Startdoel 2: Maak verwachtingen helder bij burgerparticipatie

Bij burgerparticipatie participeren maatschappelijke partners in de processen van de overheid. Vaak zijn de wederzijdse verwachtingen onuitgesproken en niet expliciet. Wees helder over wat maatschappelijke partners van jouw organisatie mogen verwachten. Bijvoorbeeld: informeren, meedenken, meebeslissen, co- creëren, ontleend aan de bekende participatieladder en de vele varianten daarop.

Minimale variant is dat ten minste één organisatieonderdeel burgerparticipatie structureel inzet en daarbij de verwachtingen richting maatschappelijke partners helder maakt.
Maximale variant is om organisatiebreed de afspraak te maken om burgerparticipatie structureel in te zetten en daarbij te streven naar een zo hoog mogelijke trede. Voorbeelden van overheidsorganisaties die dat doen ontwikkelen bijvoorbeeld beleid rond ‘participatie voor gevorderden’ zoals right to challenge en maatschappelijk aanbesteden.

Meer lezen: www.participatiewijzer.nl/burgerparticipatie.

Startdoel 3: Maak verwachtingen helder bij overheidsparticipatie

Bij overheidsparticipatie participeert de overheid is de processen van maatschappelijke initiatiefnemers. Vaak zijn de wederzijdse verwachtingen onuitgesproken en niet expliciet. Wees helder over wat maatschappelijke initiatiefnemers van jouw organisatie mogen verwachten. Bijvoorbeeld:

1. Welke ruimte is er om beleid of regels aan te passen?
2. Is er een vergunning nodig en hoe lang duurt de procedure?
3. In hoeverre kan onze organisatie helpen met kennis, expertise en advies?
4. Zijn er subsidies of startsubsidies beschikbaar?
5. Kan onze organisatie financieel garant staan of geld lenen?
6. Kunnen we helpen met netwerken, contacten leggen?
7. Kan onze organisatie zorgen voor scholing?
8. Kunnen we steun of rugdekking organiseren, bijvoorbeeld vanuit beleid?
9. Welke aandacht en publiciteit kunnen we genereren?
10. Kunnen we een centrale contactpersoon bieden?

Minimale variant is dat ten minste één organisatieonderdeel overheidsparticipatie structureel inzet en daarbij de verwachtingen richting maatschappelijke initiatiefnemers helder maakt.
Maximale variant is om hier een organisatiebreed beleid voor te ontwikkelen en uit te voeren. Bijvoorbeeld door een inventarisatie te doen per maatschappelijke organisatie, bijvoorbeeld met een intake of een snel proces voor complexe initiatieven.

Meer lezen: www.participatiewijzer.nl/overheidsparticipatie.

Open Data

Startdoel 1: Inventariseer welke data jouw organisatie heeft

Ook het openen van data begint met een eerste stap. Een goede eerste stap is het krijgen van een overzicht van data in de organisatie die voor Open Data in aanmerking komt. Om dat overzicht te krijgen kun je een inventarisatie uitvoeren. Inventariseren kan je doen op verschillende manieren. Je kan de gehele organisatie interviewen of je gaat kijken wat het laaghangend fruit is. Inventariseren kun je doen aan de hand van de blog inventariseren kun je leren.

Minimale variant is dat je het “laaghangend fruit” in kaart brengt: bekijk de website van je organisatie, bekijk welke informatie zijn oorsprong vindt in data en publiceer de uitkomst van deze inventarisatie op de website van jouw organisatie.
Maximale variant is dat je alle zoekmethoden naar data toepast, je organisatie een openbaar dataregister heeft waarin alle data van de organisatie vindbaar is. De zoekmethoden vind je in de blog inventariseren kun je leren.

Startdoel 2: Beoordeel welke data ‘open’ mag

Via het startdoel inventarisatie heb je inzicht gekregen in de data die beschikbaar is binnen je organisatie. Alvorens je kunt besluiten deze data als Open Data beschikbaar te stellen dien je een check te doen op aansprakelijkheid en strijdigheid met rechtsregels. Hiertoe is op data.overheid.nl een uitgebreide handreiking beschikbaar waarmee je dit kunt vaststellen.

Minimale variant is het vaststellen van de juridische status van data op basis van een “quick-scan”. Het uitvoeren van een quick-scan is geen alternatief voor een volledige check, maar het helpt wel bij het krijgen van een eerste indicatie. Door Rijkswaterstaat wordt een quick-scan geboden, deze is hier te vinden.
Maximale variant is het vaststellen van de juridische status van Open Data op basis van de handreiking. Voor de uiteindelijke vaststelling is de eigen juridische afdeling van je organisatie altijd eindverantwoordelijk.

Startdoel 3: Publiceer!

Het publiceren van data start je met een aantal stappen. Maak de data duurzaam beschikbaar, zorg voor ontsluiting onder de juiste voorwaarden en zorg voor een plaats op het internet waar de data beschikbaar gesteld kan worden. Een overzicht van de stappen die je kunt zetten om Open Data te publiceren is gegeven in de blog Publiceer!

Minimale variant is het maken van een Open Data pagina op de website van je organisatie. Op deze pagina kun je bestanden neerzetten die gedwonload kunnen worden. Een goed voorbeeld hiervan is Open Data in Arnhem.
Maximale variant is het aanbieden van een volledig portaal met veel downloadfuncties en ook manieren om data te kunnen inzien alvorens je er mee aan de slag gaat. Een goed voorbeeld hiervan kun je vinden in Eindhoven.

Open Verantwoording

Startdoel 1: Breng in beeld welke informatiecategorieën je hebt en of je die openbaar gaat maken

Bepaal welke informatiecategorieën jouw overheidsorganisatie heeft. Je kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan onderzoeksrapporten, uitvoeringstoetsen, inkoopinformatie en subsidie-informatie. Als je hierover op de website publiceert dan wordt publiek bekend welke informatie jouw organisatie heeft en of jouw organisatie die openbaar gaat maken. Dat vergroot de kans dat belanghebbenden en belangstellenden die informatie weten te vinden.

Minimale variant is dat jouw organisatie op de website beschrijft welke informatiecategorieën er zijn en of jouw organisatie die openbaar gaat maken.
Maximale variant is dat jouw organisatie bovenop de minimale variant ook nog actief communiceert met belanghebbenden en belangstellenden en op basis hiervan ieder jaar meer informatiecategorieën actief openbaar maakt.

Startdoel 2: Maak één of meer informatiecategorieën actief openbaar

Bepaal welke informatie categorieën je actief openbaar maakt zoals onderzoeksrapporten, uitvoeringstoetsen, inkoopinformatie en subsidie-informatie. Om die informatie op een eenvoudige manier periodiek actief beschikbaar te stellen zijn waarschijnlijk aanpassingen in de informatievoorziening nodig. Openbaarheid inregelen kun je het best zo vroeg mogelijk in het proces doen. Toch kun je ook al stappen nemen zonder dat de informatievoorziening drastisch op de schop gaat. Kies je voor het actief beschikbaar stellen van informatie waar je veel op bevraagd wordt, dan profiteer je daar als organisatie ook van, door bij informatieverzoeken te verwijzen naar de plek waar de informatie al te vinden is. Als je communiceert over welke informatie actief beschikbaar gesteld wordt, is de kans bovendien groot dat men zelf de informatie weet te vinden.

Minimale variant is dat je ten minste één informatie categorie kiest die je actief openbaar maakt, bijvoorbeeld de categorie informatie waar je het meest op bevraagd wordt. Je kunt hiervoor een structurele aanpassing doorvoeren, maar om te beginnen kun je de informatie handmatig in een open formaat op de website van je organisatie publiceren en als Open Data aanbieden via data.overheid.nl.
Maximale variant is dat je alle informatie die openbaar kan zijn, openbaar maakt in een open formaat en hier je processen en systemen op aanpast: open by design.

Startdoel 3: Maak Open Raadsinformatie beschikbaar

Open Raadsinformatie maakt het mogelijk de informatiepositie van raadsleden, inwoners en (lokale) journalisten te versterken. De verbinding met de samenleving staat daarbij voorop, technologie wordt ingezet om dit te ondersteunen. Waar staat Open Raadsinformatie precies voor? Dat lees je in Open Raadsinformatie in 11 vragen. Er zijn meer initiatieven om raadsinformatie op een opener manier beschikbaar te stellen, bijvoorbeeld Open de Raad. Uit eerder onderzoek van Open State Foundation blijkt dat raadsinformatie vaak slecht vindbaar is en dat de informatie van verschillende gemeenten onderling niet te vergelijken is. Open Raadsinformatie heeft als doel daar een oplossing voor te bieden.

Minimale variant is dat de griffie er voor zorgt dat alle raadsinformatie die beschikbaar moet zijn goed vindbaar op de website van de gemeente wordt aangeboden.
Maximale variant is dat de griffie er bovenop de minimale variant voor zorgt dat de raadsinformatie in open formaat beschikbaar staat en er voor zorgt dat deze ook ontsloten is via data.overheid.nl. Als je aansluit bij bestaande initiatieven die een zekere mate van standaardisatie bewerkstelligen, maak je de informatie bovendien gemakkelijker vergelijkbaar en interessanter voor hergebruik.

Plus acht startdoelen voor financiële transparantie

Naast de drie startdoelen per aanvliegroute zijn er voor iedere aanvliegroute ook twee startdoelen voor financiële transparantie in brede zin. Lees daarvoor deze blog met acht startdoelen voor financiële transparantie.

Probeer, leer en zorg dat je stap voor stap verder komt

Om ook weer met een quote af te sluiten: “De meeste mensen willen niet zwemmen voordat zij het kunnen” tekende Herman Hesse ooit op. En toch hebben we het allemaal ooit geleerd. Laat je dan ook niet tegenhouden door koudwatervrees: probeer, leer en zorg dat je stap voor stap verder komt, bijvoorbeeld vanuit het niets naar de minimale variant en vanuit daar stap voor stap naar de maximale variant. Zie jij nog andere startdoelen? We weten dat er nog veel meer zijn… Of wil je jouw ervaringen, positief én negatief, met ons delen? Dat stellen we op prijs, neem gerust contact met ons op.