Inventariseren kun je leren

Zoals in een vorige blog te lezen was, zet het kabinet in op het beschikbaar krijgen van overzichten van datasets bij overheidsorganisaties. Dat is minder eenvoudig voor elkaar te krijgen dan je in eerste instantie zou denken. De reden hiervoor ligt hem in het feit dat het werken vanuit data nog geen gemeengoed is. De overheid is ingericht op processen, en als daarvoor data nodig is dan draait dat in de kelders van de mainframes prima. Of als je als beleidsmaker een onderzoek laat doen, dan is het rapport het eindproduct en voor jou van belang. De achterliggende data is door de onderzoekers toch al geïnterpreteerd, dus wat moet je daar verder mee?

Natuurlijk is in de massale verwerking van uitvoeringsorganisaties de data op orde, anders zouden daar grote problemen in de uitvoering ontstaan. Maar het is juist in die massale verwerking van de uitvoeringsorganisaties dat het gaat om persoonsgebonden gegevens die pas na een gedegen anonimiseringsproces kunnen worden vrijgemaakt als Open Data. Een terrein waar het CBS al grote stappen heeft gezet. Dit heeft niet voor niets geleid tot ruim 3.000 datasets van het CBS (en allemaal vindbaar via data.overheid.nl).

En toch ligt daar die vraag van het kabinet om overzichten van datasets. Die moeten dus gemaakt worden, er moet geïnventariseerd worden. Overigens is het hebben van inzicht in de data die er binnen een organisatie is om meerdere redenen van belang. Data brengen ook vraagstukken omtrent beveiliging in beeld. En de kansen voor de organisatie met big data en analyse-oplossingen komen een stuk dichterbij. De kosten van het uitvoeren van een inventarisatie leveren dus meer op dan alleen maar het hebben van een overzicht van datasets ten behoeve van een eventuele ontsluiting als Open Data.

Hoe pak je zo’n inventarisatie aan?

Stap 1: Neem het besluit en beleg de opdracht

Het uitvoeren van een inventarisatie moet worden belegd. De wens van het kabinet om overzichten te bieden moet worden vertaald naar een opdracht die in uitvoering gegeven kan worden. Hiervoor is een bestuurlijk akkoord en een investeringsvoorstel nodig.

Stap 2: Stel een lijst op

Stel een lijst op. Een lijst maakt duidelijk waar naar gezocht moet worden en hoe dat dan op een geordende manier kan worden aangeboden. Onderstaand format geeft inzicht in de mogelijke opzet van een dergelijke tabel.

Stap 3: Bedenk hoe je gaat zoeken

Er zijn veel manieren om te zoeken naar data. Voor  het gemak noem ik dat “zoekhoeken”. Onderstaand plaatje illustreert wat ik daarmee bedoel. Er kan gezocht worden vanuit de financiële administratie, er kan gezocht worden in archieven, er kan gezocht worden in rapporten en ga zo maar verder. De mogelijkheden zijn groot. Het is wel verstandig om van te voren te bedenken welke zoekhoeken je gaat toepassen. Want daar kun je vervolgens een plan voor maken, bemensing regelen en een planning opstellen.

Bij de door de departementen uitgevoerde inventarisatie is gewerkt vanuit 3 zoekhoeken. Deze 3 zoekhoeken zijn relatief eenvoudig toe te passen en kunnen al een goed beeld opleveren van datasets die binnen de organisatie beschikbaar zijn:

1. Zoeken via de website
2. Zoeken in database overzichten
3. Zoeken op de “wettelijke taak”

Zoeken via de website
Het zoeken via de website als startpunt heeft als voordeel dat die datasets die je vindt al openbaar zijn. Je hoeft daarvoor dus geen openbaarheidstoets meer te doen. Bij het zoeken via de website gaat het dan vooral om die pagina’s waar je tabellen en rijtjes getallen tegenkomt. Daarvan kun je de vraag stellen of de achterliggende gegevens ook als Open Data beschikbaar gesteld kunnen worden.

Zoeken in database overzichten
Vanuit het systeemlandschap is vaak al een overzicht van de databases die in beheer zijn. Daarmee heb je al een deel van de vraag om een overzicht van datasets beantwoord. Het beschrijven van deze data betekent niet per definitie dat deze data ook als Open Data beschikbaar gesteld kan worden. Daarvoor is een nadere analyse van de gegevens en een openbaarheidstoets nodig.

Zoeken op de “wettelijke taak”
Overheden werken vanuit een taak. Dat kan een wettelijk vastgestelde taak zijn, maar ook een taak die voortkomt uit een beleidsvraag. Deze taak is dan ook vaak weer het primaire proces van een organisatie en hangt vaak ook samen met het verzamelen of genereren van data. Deze data is ook weer een dataset die in het overzicht kan worden opgenomen. Ook hier moet de openbaarheids kwestie apart onderzocht worden. Maar de data zelf is alvast weer input voor de lijst.

De 3 genoemde zoekmethoden zijn een goede start. Het kan echter zomaar zijn dat het werken met een andere zoekhoek betere resultaten of andere resultaten oplevert. Ook dat is goed natuurlijk! Graag hoor ik van jullie andere ervaringen met het vinden van data binnen de organisatie. Deze zoekmethoden kunnen we hier dan ook weer delen met anderen. Op deze manier maken we het inventariseren van datasets steeds makkelijker voor overheidsorganisaties.