Geef het vrij!
Met tips uit de schijf van 5

Transparantie is geen instrument, maar een norm, schreef Jacques Wallage onlangs in een column in het Financieele Dagblad. Onbedoeld maar onverschrokken steekt het transparantiespook overal de kop op – en groeit uit tot één van de belangrijkste worstelthema’s in organisaties. Hoe ga je er mee om? Bijvoorbeeld als je als gemeente voornemens bent om een ondergrondse afvalcontainer voor iemands deur te plaatsen omdat dit volgens objectieve criteria écht de beste plek is. Bel je in zo’n situatie aan en leg je vriendelijk uit dat dit in het algemeen belang is? Of publiceer je het voornemen schielijk op het gemeentelijke mededelingenbord of met kleine lettertjes in het gemeentelijke weekblad? En dat heikele besluit over de subsidiekorting: verstrekken we dat maandagmorgen aan de pers of toch maar vrijdag in de namiddag?

Openheid in vier smaken

Op steeds meer terreinen is openheid geen vrije aangelegenheid meer. Voor de overheid bestaat al langer de plicht tot openbaarheid, wettelijk vastgelegd in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). In iedere branche is wel iets over transparantie vastgelegd: denk aan de verantwoording over sociaal beleid en duurzaamheid in jaarverslagen. Wij zien een laddertje, de vier niveaus van communicatie:
– Open Data, ofwel platgeslagen informatie: pure inhoud in z’n meest rauwe vorm, machine-leesbaar zodat we computerkracht kunnen inschakelen.
– Open Verantwoording over je afwegingen of over de gevolgde procedure.
– Open Aanpak: altijd een plek in je processen inbouwen voor samenwerken met inwoners, investeren in goede interactie, heldere rollen.
– Open Contact gaat om gevoel en intuïtie, dus ja: bel aan en zeg dat je er zelf ook van zou balen als je een ondergrondse afvalcontainer voor je deur zou krijgen. En dat de wethouder zich kwetsbaar voelt omdat het bij juridische procedures nog veel langer duurt voordat die container er in ieders belang staat.

Waar sta jij? Waarin investeert jouw organisatie vooral? Van Open Data naar Open Contact gaat het om een steeds verdergaande kanteling: van je eigen perspectief naar dat van de ander, van eenrichtings- naar tweerichtingsverkeer, van data en verantwoordingsinformatie vrijgeven ten behoeve van hergebruik tot samenwerken en authentiek contact maken. Het maakt ons niet uit op welk niveau je vooral actief bent, áls je maar actief bent.

“Zeg dat je zelf ook zou balen als je een afvalcontainer voor je deur zou krijgen.”

Wat of wie stuwt die aandacht zo aan?

De hang naar openheid heeft bij eerste oogopslag trekken van een hype. In tweede instantie zien we evenwel vier duurzame aanjagers.
– In de eerste plaats jaagt de behoefte aan verantwoording en onderbouwing de belangstelling aan. Geen beroepsgroep ontkomt aan het spook van accountability, het evidence beest, de behoefte aan waar voor je geld. Dat laat luiken voortdurend scharnieren.
– In de tweede plaats faciliteert de technologie: social media bieden SOS: gelegenheid om Snel en Openbaar op grote Schaal te informeren, te interacteren en mobiliseren. Dat maakt openheid tot fact of life. Bij haar aftreden als president van de Algemene Rekenkamer bepleitte Saskia Stuiveling afgelopen jaar om meer tijdens beleidsontwikkeling – ‘ex durante’ – Open Data te bieden/genereren, in plaats van de vertrouwde openheid vooraf (‘ex ante’) of na afloop (‘ex post’).
– In de derde plaats eist de ICT-gedreven branche aandacht op. Google staat als type onderneming model voor de welhaast brute wijze waarop alles open getoond en gewisseld wordt en een nieuwe norm voor communiceren zich nestelt. Openheid, je kunt er niet omheen en mag het niet eens.
– In de vierde plaats het toenemende wantrouwen onder sommige groepen in de samenleving. Voorbeeld. Een slimme energiemeter in huis? Dan wil ik tot op het kleinste dataniveau weten wat er in zo’n meter zit. Zodat ik zelf – of een ander die ik wél vertrouw – kan laten checken of zo’n slimme meter niet meer meet dan ik wil dat anderen van mij mogen meten.

Wat doe je? Vier copingstrategieën

Zoals bij veel schurende thema’s hebben we van nature neigingen om prompt te reageren:
– je vlucht en zoekt ontwijkmogelijkheden zoals ritualiseren, ridiculiseren, afhouden of wegpromoveren.
– je vecht: dendert als een olifant door de porseleinkast, kies een frame, spindoctort erop los, maar weinig deugdzaam en naar binnen gericht.
– je bevriest: verstard kijk je om je heen naar de boze buitenwereld. Gewoon ontkennen die wereld van chaos buiten, als het aantal parafen op de nota maar klopt. Niets doen, is dat echt een optie? Nee toch…

Niets mis mee, niks menselijks is ons vreemd, maar er is ook een tussenweg:
– Je verkent: zoekt de openheid op, speelt met de mogelijkheden en laat je verrassen. Ook wel bekend als vertrouwen in de uitleg van de econoom Bart Nooteboom uit 2006: de bereidheid om het risico te nemen, dat iemand je in de steek laat (in de verwachting dat-ie dat niet zal doen).
Opzoeken, die openheid dus. Geef het vrij. Kramp kan altijd nog.

“Het is slim als je je bonnetjes met declaraties gewoon zelf online zet.”

Spelen met openheid: de schijf van vijf

Tijd voor tips, vijf hele praktische tips. Kijk eens bij jezelf wat gebeurt er als je open bent in een lastige situatie. Ben je vooral open als de impact gering is? Zet je openheid vooral in als er veel onzekerheid is en de impact juist groot? Ervaringen ontbloten minimaal vijf manieren om van openheid te genieten. Onze schijf van vijf:

I. Toon moed: de pro-actieve boodschapper. Het is slim als je je bonnetjes met bestuursdeclaraties zelf gewoon online zet. Vaak krijg je er dan nooit meer vragen of nare publicaties over. Hardleers? Anno 14 oktober 2015 krijg je dan conversaties zoals deze:

Bestuursvoorzitter Bas Leerink maakte zich verre van populair. De reactie van Tweede Kamerlid Lea Bouwmeester is de meest milde die we konden vinden.

II. Toon je twijfel: maak duidelijk waar de schoen wringt. Zoals de burgemeester die uitlegt welke afweging zij maakt bij een langdurig veroordeelde die zijn straf heeft uitgezeten en ergens in Nederland weer een plek moet vinden voor een tweede kans.

III. Maak contact: bel even op. Wat doe je als het aantal Wob-verzoeken in korte tijd drastisch toeneemt, je capaciteit beperkt is en je mensen toch op een goede manier van informatie wilt voorzien? Gouda stelde een Wob-team samen en ging voor de informele aanpak van Wob-verzoeken. Dat werkt. Door vaker de telefoon te pakken of een afspraak te maken, komen ze sneller te weten welke informatie iemand nodig heeft. Door de vraag scherper te krijgen kun je iemand beter van dienst zijn.

IV. Beweeg mee: neem de privacyclaim serieus. Ofwel: blinde openheid is ook niet gewenst. Houd persoonsgegevens geheim, maar deel de gegevens op een hoger (geaggregeerd) niveau. Deel geen informatie die de staatsveiligheid in gevaar brengt, maar dan is er nog heel, heel, heel veel informatie en data die je gewoon kunt vrijgeven en waar anderen dan weer mooie dingen mee kunnen doen zoals een weer-app maken.

V. Vier de verrassing: wat is de mislukking van de week? Bekend, misschien ook wel door de verbluffende eenvoud: de medewerker van 3M die merkte met slecht plakbare lijm pagina’s in een kerkbundel zonder beschadiging te kunnen markeren en zo onbedoeld de post-it’s uitvond.

Toen wij deze schijf van vijf uitprobeerden merkten we dat we steeds vaker lachten (de kortste weg tussen mensen!), dat we steeds vaker spiegelden en gespiegeld werden. Dat we meer ontvingen en meer vrijgaven. Het voelde soms wat ongemakkelijk aan het begin, maar op het eind voelde het beter dan daarvoor. Vrij naar Lucebert: We werden door openheid ‘van aanraakbaarheid rijk’ (ontleend aan Lucebert’s dichtregels: ‘Alles van waarde is weerloos. Wordt van aanraakbaarheid rijk’). Vertaald naar de overheid bevelen we het volgende motto van harte aan: Een Open Overheid is een aanraakbare overheid. Aanraakbaar van data, tot verantwoording, van aanpak tot contact. Oefen eens met deze schijf van vijf. En laat weten wat jij tegenkomt en vul aan. Dat kan ook op communicatieonline.nl of via @OpenOverheidNL.

Bovenstaande tekst verscheen eerder in het Communicatie magazine van december 2015 en is geschreven door Guido Rijnja en Mikis de Winter. Guido Rijnja werkt bij de Rijksvoorlichtingsdienst en Mikis de Winter bij het Leer- en Expertisepunt Open Overheid.