Verslag Meedenksessie Open Inkoop

14 oktober 2020

Het Leer- en Expertisepunt Open Overheid organiseert verschillende thematische meedenksessies om ideeën op te halen voor het Actieplan Open Overheid 2020-2022. Op 14 oktober vond de meedenksessie over het thema Open Inkoop plaats. Samen met betrokkenen actiehouders gingen we hierover het gesprek aan met een divers gezelschap. Hieronder tref je een verslag van deze online sessie.

Introductie Actieplan Open Overheid
Marieke Schenk (Leer- en Expertisepunt Open Overheid) start de bijeenkomst met een toelichting op het Actieplan Open Overheid. De insteek van het nieuwe actieplan is: een open overheid voor een open democratie. Ook licht zij toe dat het actieplan onderdeel is van het Nederlandse lidmaatschap aan het Open Government Partnership (OGP).

Lees meer over het Actieplan Open Overheid

Vandaag hebben we het over Open Inkoop, en specifieker het project Contract Register. Het doel is om zoveel mogelijk input en ideeën op te halen voor dit actiepunt.

Open Inkoop, het project contract register
Het project Contract Register betreft onderzoek hoe, en onder welke technische voorwaarden, een platform voor alle openbare Inkoopdata Rijk kan worden gerealiseerd, het Contract Register. Een platform waar vervolgens over deze informatie actief de dialoog met burgers, belangenorganisaties en bedrijven kan worden georganiseerd en gevoerd, bijvoorbeeld over de openbaar gemaakte categorieplannen. Deze plannen bevatten per inkoopcategorie van het Rijk (bijvoorbeeld catering, dienstkleding, mobiele telefoons, vervoer etc.) de wijze waarop Rijksaanbestedingen in de markt zullen worden gezet. Input en ideeën die gebruikt kunnen worden bij het opgang brengen van de dialoog rondom het onderwerp open inkoop en het openbaar maken van contractinformatie zijn welkom. Het doel is om bedrijven, burgers en belangenorganisaties bij de plannen te betrekken. Zo ontstaat (meer) transparantie en democratische besluitvorming.

Aan alle deelnemers wordt gevraagd om een korte reactie te geven op de toelichting.

Een samenvatting van de reacties:

• Maak duidelijk wie de eigenaar is van de data die uit een contract voortvloeit. Dit is nu vaak niet goed vastgelegd. Stel ook eisen aan het toegankelijk maken van contracten. Hoe worden contracten vormgegeven?
• Er zit nog een kloof tussen de gemaakte contractafspraken en het toepassen van nieuwe technologieën. Bij de start van een project weet je soms niet wat je uiteindelijk met elkaar afspreekt en oplevert. Zorg voor transparantie en duiding gedurende het proces.
• Er is behoefte aan achtergrondinformatie en de scope van dit project. Hebben we het hier over het ontwikkelen van een nieuw systeem? En hoe verhoudt een openbaar contractregister zich tot het huidige Tenderned waar ook chatmogelijkheden zijn?
  • Het betreft hier alle Rijksinkoop, met een focus op de grote ICT leveranciers en categoriemanagement.
  • De scope is het hel inkoopproces van het Rijk: onderzoek, categorieplan, Rijksaanbestedingskalender, Rijksaanbestedingen, Rijkscontracten en Rijksuitgaven
• Wat verandert er concreet voor ambtenaren die producten en diensten willen inkopen of een uitvraag doen richting de markt?
• Is er ook draagvlag bij andere decentrale overheden om op deze plannen aan te sluiten en contractinformatie via het nieuwe platform te ontsluiten? (Deze verkenning vindt plaats via stakeholder gesprekken)
• De actiehouder licht naar aanleiding van de vragen toe: Wat willen we anders gaan doen? Het doel is om actief met onze stakeholders de dialoog aan te gaan over de openbare inkoopinformatie voor het inkoopproces van het Rijk . Is deze informatie relevant, ontbreekt er informatie? De dialoog rondom het openbaar maken van gegevens is nu niet georganiseerd. Stap 2: Bij de categorieplannen willen we de dialoog bevorderen door bij burgers, bedrijven en belangenorganisaties na te gaan welke informatie zij willen zien en hoe zij daarover met het Rijk van gedachten willen wisselen. Categorieplannen zijn moeilijk leesbaar (juridisch taalgebruik) en bevatten vaak meer dan 100 pagina’s met tekst. We zoeken naar een manier om de communicatie hierom te organiseren.
• Het project ‘open inkoop’ bestaat uit 3 fases met een tijdbestek van 1,5 jaar. De eerste fase is een brede consultatie (start 2021) waarbij stevig wordt ingezet op het ophalen van behoeften bij belangrijke stakeholders. Denk aan: type data, functionaliteiten, privacy, transparantie. Fase 2: technische ontwerp, hoe gaat het contractregister er concreet uitzien. Fase 3: gebruikers motiveren en hergebruik stimuleren.
• Vervolgens worden meer reacties gegeven:
• Projectleiders binnen de overheid zijn gebaat bij informatie over nieuwe en bestaande aanbestedingen. Welke aanbestedingen komen eraan, wat gebeurt er als een aanbesteding afloopt, welke mogelijkheden biedt dit. Informatie is nu vaak lastig of niet te vinden.
• In de Rijksaanbestedingskalender, die openbaar is en elk kwartaal wordt ververst, bevat de planning voor alle Rijksaanbestedingen. Per categorie, bijvoorbeeld Inhuur ICT, kun je in deze kalender  zien welke aanbestedingen eraan zitten te komen.
• Wat is de maatschappelijke impact van inkoop? Hoe laat je in een contractregister zien dat de maatschappelijke impact (bijvoorbeeld minder uitstoot van CO2) is gerealiseerd. Hoe maak je de koppeling tussen product/dienst inkoop versus het opgeleverde resultaat?
• Het mooiste zou zijn als je een keten van informatie kunt oprichten van strategie, contracten en monitoring (het opgeleverde resultaat). Bij de start worden criteria opgesteld en de aanbestedende partij krijgt een verplichting om tussentijds en na afloop te rapporteren. Het zou mooi zijn als dit soort informatie ook via het register wordt ontsloten. Zowel het Rijk als de belanghebbende hebben baat bij deze informatie.
• Meerdere mensen hebben interesse in het monitoringsaspect. In de praktijk zie je nu dat er vaak net iets anders wordt opgeleverd dan vooraf afgesproken. Monitoring helpt ons om ons aan de afspraken te houden.
• Met het openbaar maken van informatie ben je er nog niet. Het actief opzoeken van de dialoog vraagt om menskracht en een tijdsinvestering.

Aan de deelnemers wordt vervolgens de specifieke vraag gesteld Hoe kunnen we met de juiste stakeholders in contact komen en de dialoog op de juiste manier voeren? Wat zijn jullie ideeën daarover?

• Maak vooraf duidelijk wat er met mijn mening en input gebeurt. Doe aan verwachtigingsmanagement. Hoe ga je om met individuele meningen? Organiseer het gesprek en organiseer op structurele basis dialoogsessies waar de juiste mensen (inkopers, beleidsmedewerkers, juristen) aan tafel zitten.
• Een open consultatie is een mooi streven maar hoe open mag het gesprek zijn, gezien de aanbestedingsregels? Tot waar kun je informatie delen en wat kan er niet? Maak dit vooraf duidelijk.
• Maak communicatie (dialoog) een onderdeel van het werkproces. Zorg ervoor dat alle contractmanagers, in dezelfde fase in gesprek gaan met hun stakeholders. Creëer een basisniveau. Het nieuwe register kan gezien worden als een extra instrument waarmee je de dialoog kunt organiseren.
• Maak informatie beter vindbaar. Informatie staat nu vaak versnipperd en op verschillende plekken.
• Formuleer een concrete vraag en maak vooraf duidelijk wat je met de informatie gaat doen. Doe een uitvraag en stel gezamenlijk een lijst samen met stakeholders die je wilt bevragen. Gebruik ook de bestaande communicatiekanalen om mensen mee te laten denken.
• Ook wordt gevraagd of er al een lijst is met stakeholders die betrokken kunnen worden. Aangegeven wordt dat deze lijst er nog niet is, maar dat wel het plan is om op korte termijn zo’n lijst te maken.
• Vraag helder uit welke informatie belangenorganisaties willen ontvangen.
• Organiseer een stakeholderforum die regelmatig bij elkaar komt.
• Organiseer een vragenuurtje of laat mensen via tools op een laagdrempelige manier (online) vragen stellen.
• Middelen: online community, Github, chats, Slack
• Meer suggesties zijn te vinden op het Miro bord: https://miro.com/welcomeonboard/McF8b2UVL53raAeGqFYItW6tM4bfCc2sRlpIVx3ByVBw4LmD56sCM6yvTasfA7XC

Vervolgstappen

Voor het project Contract Register

• Het ministerie van BZK en Open State Foundation hebben in december een vervolgafspraak staan. In december wordt een plan van aanpak geschreven waarin duidelijk wordt gemaakt hoe en welke stakeholders worden bevraagd. Er wordt vervolgens een inventarisatie gemaakt van hun behoeften.
• Er is 1,5 jaar om de plannen te realiseren.
• Er wordt nagedacht over hoe de categorieplannen leesbaarder gemaakt kunnen worden. BZK gaat een samenwerking verkennen met de Direct Duidelijk Brigade.

Afsluiting
Het Leer- en Expertisepunt Open Overheid en de betrokken (mede-)actiehouders werken de komende tijd verder aan de acties voor het actieplan. Volg de voortgang van Open Organisatie en het actieplan via de Open Overheid nieuwsbrief en de website open-overheid.nl. In november volgt hier een update over.