Expertisepunt Open Overheid

Tip 6. Denk en werk procesmatig
Als RtC in jouw gemeente mogelijk is dan doorloopt deze grofweg de volgende processtappen:

1. Aanbod
Een challenge start met een aanbod van buurtgebonden (sociale) ondernemers en/of actieve bewoners. Vaak wordt dit uitgelokt door een open en uitnodigende houding vanuit de gemeente, bijvoorbeeld richting inwoners en ondernemers die al eerder initiatieven ondernomen hebben. Van belang is dat de gemeente breed communiceert en heldere verwachtingen schept, onder andere wie het aanspreekpunt is voor RtC en waar de challenge neergelegd kan worden. Gemeente, zorg dat deze persoon neutraal is en niet inhoudelijk betrokken bij het onderwerp van de challenge. Dit is degene die toeziet op het verloop en escaleert als challenges vastlopen binnen de gemeente. Naast helderheid over het aanspreekpunt voor RtC is het belangrijk om er voor te zorgen dat alle ambtenaren en instanties die in contact staan met initiatiefnemers en mogelijk ‘uitdagers’ de mogelijkheden kennen van RtC. Bepaal gezamenlijk of het initiatief verder kan worden ontwikkeld als challenge/of dat al is, of dat het iets anders is zoals een ‘gewoon’ burgerinitiatief. Vooral in de beginfase van de ontwikkeling van RtC als instrument – de fase waar we nu in zitten – is het belangrijk om samen te kijken of een challenge wel de meest voor de hand liggende manier van samenwerken met de gemeente is of dat een initiatiefnemer juist beter kan challengen dan een gewone subsidie aan te vragen.

2. Afspraken
Als helder is of het wel of niet een challenge is, moeten gemeente en challengers afspraken maken over de starttermijn, resultaten (ook de maatschappelijke meerwaarde), randvoorwaarden en verantwoording.

Starttermijn. De termijn waarop de uitvoering kan starten is afhankelijk van de lopende afspraken die er zijn met professionele organisaties. Als het lang duurt voor gestart kan worden met de challenge, ga dan in gesprek met de huidige opdrachtnemer. Wellicht is deze bereid een deel van zijn taak af te staan? En kijk anders of de gemeente uit een (ander) budget geld beschikbaar kan stellen om toch alvast met de challenge te starten in overleg met de partijen waar al afspraken mee zijn.

Resultaten. De ‘uitdager’ en de gemeente maken vervolgens voor de start van de uitvoering samen afspraken over de resultaten (economisch en maatschappelijk), de gewenste ondersteuning/samenwerking en de verantwoording (inhoudelijk, op welke momenten en door wie).

Randvoorwaarden. Voor het slagen van een challenge is het belangrijk dat de randvoorwaarden helder zijn. Bespreek samen in detail de taken die overgenomen gaan worden, welke risico’s hier aan zitten, aan welke kwaliteit de uitvoering moet voldoen en hoe je de samenwerking ziet.

Verantwoording. Bepaal ook voor de start van de uitvoering samen hoe de verantwoording over de challenge plaats vindt. Dit kan traditioneel zijn op papier door de challengers, een horizontale verantwoording door de gebruikers, laat een derde partij dit doen of zoek naar een combinatie. Besef wel dat je een zakelijke relatie met elkaar aangaat en hier horen afspraken en verantwoording bij.
Onze tip: ‘timmer’ niet alle afspraken dicht en houd ruimte voor bijsturen en aanpassen. Deze manier van samenwerken is zo nieuw dat je vooraf niet alles kunt voorzien. En ook: wees hier transparant over naar het gemeentebestuur.

3. Uitvoering
Tijdens de uitvoering van de challenge is het belangrijk dat de challengers en gemeente goed contact met elkaar houden en blijven investeren in volwaardig partnerschap. Zie ook tip 7.

4. Opvolging
Evalueer iedere challenge! De verantwoording en evaluatie bepalen of de challenge doorgaat en welke toekomstige afspraken over de challenge gemaakt worden.

Of jouw gemeente begint of al aan het doorontwikkelen is: onze tip is ’houd het gezamenlijk gewenste proces voor ogen, denk en werk procesmatig’.

#6 Denk en werk procesmatig

Meer weten over de 10 tips

Tip 1. Kies er bewust voor
Tip 2. Bepaal samen de definitie
Tip 3. Leg een basis met transparantie
Tip 4. Experimenteer, leer en reflecteer!
Tip 5. Houd een breed perspectief
Tip 6. Denk en werk procesmatig
Tip 7. Werk toe naar volwaardig partnerschap
Tip 8. Zoek ruimte in de regels
Tip 9. Werk met een vaste contactpersoon
Tip 10. Laat je inspireren

Download hier het boekje met de 10 tips voor inwoners en gemeenten over Right to Challenge.