10 vragen en antwoorden over Sociale Media Archivering

Sociale media bestaan uit een grote diversiteit aan online platformen waarin gebruikers met elkaar in contact komen door het plaatsen en delen van inhoud (content) of het reageren hierop. Onder sociale media verstaan we binnen dit project de volgende platformen:

• Facebook
• Twitter
• Instagram
• LinkedIn
• Youtube

Dit zijn de platformen die binnen de Rijksoverheid het meest gebruikt worden voor communicatie richting de burger. 

Bij het gebruik van sociale media door rijksorganisaties wordt een grote diversiteit aan content geproduceerd, gecommuniceerd en gedupliceerd. De content kan de vorm hebben van tekst, audio en beeld. Content kan permanent (zoals content op de tijdlijn van Facebook) of tijdelijk zijn. Ook een reactie op content van een andere gebruiker, of informatie over de gebruiker (zoals een biografie, de info op een gebruikers' Facebookpagina) behoort tot bruikbare informatie. Tot slot kunnen berichten onderling uitgewisseld worden en bieden sociale media platforms een optie tot privé communicatie tussen twee of meerdere gebruikers (Direct Messaging).

Het inzetten van sociale media sluit nauw aan bij de informatieplicht van de overheid. Beleid, alsmede de motieven en de overwegingen die daaraan ten grondslag liggen, dienen op actieve wijze onder de aandacht te worden gebracht bij een zo breed mogelijk publiek. Hierbij gebruiken rijksorganisaties alle communicatiemiddelen die beschikbaar zijn, in toenemende mate ook sociale media.

Wanneer sociale media gebruikt worden voor het uitvoeren van overheidstaken, dan valt dit onder de reikwijdte van de Wet openbaarheid van bestuur, en de Archiefwet. Dat betekent dat relevante overheidsinformatie op sociale media beschikbaar dient te zijn voor publieke controle en verantwoording.

Voor rijksorganisaties brengen deze en andere wet- en regelgeving met zich mee dat informatie op sociale media duurzaam toegankelijk dient te zijn voor kennisdeling, verantwoording, openbaarheids-verplichtingen en om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

De socialemedia-accounts van rijksorganisaties moeten gearchiveerd worden. Dit zijn de corporate accounts die door rijksorganisaties zijn aangemaakt en worden beheerd. Vanaf deze accounts wordt er vanuit het perspectief van het rijksonderdeel gecommuniceerd.  

Daarnaast moeten ook de uitspraken van bewindslieden worden gearchiveerd wanneer deze vanuit hun rol als bewindspersoon zijn geplaatst.

Om rijksorganisaties in staat te stellen sociale media veilig te stellen en via een rijksbreed gedragen methodiek duurzaam toegankelijk te maken richt het project zich op:

• Het bundelen van kennis en ervaringen.
• Het ontwikkelen van informatieproducten zodat de informatie uit sociale media bij rijksorganisaties (op korte termijn) door rijksorganisaties kan worden veiliggesteld, conform wet- en regelgeving. 
• Het project staat niets in de weg om als rijksorganisatie zelf al aan de slag gaan met voorzieningen voor sociale media. Integendeel, rijksorganisaties worden aangemoedigd om hierin stappen te zetten.
• Het onderzoeken van de mogelijkheden voor een rijksbrede methodiek zodat het archiveren van sociale media op de langere termijn structureel wordt ingebed in de informatiehuishouding van het Rijk.
• Het uitwerken van methodieken in scenario’s welke bij het Rijk voor implementatie in aanmerking komen, al dan niet gebruikmakend van één of meerdere (centrale) oplossingen/voorzieningen. In de scenario’s wordt de keuze meegenomen van één of meerdere oplossingsrichtingen, eventueel de verkenning van een centrale voorziening.
• Het (door)ontwikkelen van een methodiek en opstellen van een implementatievoorstel voor een rijksbrede socialemedia-archiveringsmethodiek in samenwerking met de projectgroep en nader te bepalen stakeholders op basis van het (eerder geaccordeerde) voorkeursscenario.

Buiten het bereik van het project valt:

• Het onderzoeken en ontwikkelen van kennisproducten en methodes voor het archiveren van procesinformatie die voortkomt uit monitoring, rapportage, analyses en sturing met behulp van gegevensstromen uit socialemediaplatformen. Denk hierbij aan processen zoals beleidsontwikkeling en beleidsmonitoring waarbij de informatie en gegevens worden gebruikt om beslissingen te nemen voor aanpassing of bijsturing van beleid.
• Het uiteindelijk implementeren en/of financieren van het voorkeursscenario voor socialemedia-archivering bij het Rijk.
• Het op juiste wijze gebruik maken van sociale media en daarbij conform wet- en regelgeving, beleid, kaders en dergelijk handelen. Aanpassing en sturing op deze praktijk bij rijksorganisaties valt buiten de omvang van het project.

Binnen RDDI staat het project ‘Archiveren sociale media’ niet op zichzelf. Er zijn afhankelijkheden met andere projecten uit het programma:

• Project Webarchivering Rijk, waarbij lessen kunnen worden gehaald uit de projectaanpak, het besluitvormingsproces, de archiveringsmethodiek, de technische oplossingsrichting en het implementatieplan, inclusief rijkskader.
• Aanbesteding Websitearchivering, waar het archiveren van sociale media optioneel is meegenomen in de uitvraag naar aanvullende dienstverlening(concepten) en mogelijk aanvullende kennis wordt gevraagd vanuit het projectteam.
• Project E-mailarchivering, welke aanknopingspunten kan bieden op het gebied van waardering en selectie en de borging van dit thema in de vorm van een rijksbrede richtlijn.
• Project Wob-hulp, van waaruit wordt toegewerkt naar oplossingen voor onder andere het zoeken/vinden, classificeren en anonimiseren/lakken van informatieobjecten in het kader van de Woo-afhandeling. Die oplossingen kunnen mogelijk worden gebruikt bij het zoeken, vinden en verwerken van informatie die is veiliggesteld vanuit sociale media.

De belangrijkste bepaling van de Archiefwet is dat overheden hun informatie (in dit geval uitingen op sociale media) in goede, geordende en toegankelijke staat moeten brengen en bewaren. De informatie moet dus makkelijk te vinden en te raadplegen zijn. Ook moeten overheden zorgen voor de vernietiging van informatie die daarvoor in aanmerking komt.

Het voldoen aan de Archiefwet vormt een zwaarwegende reden om de nu beschikbare sociale media content veilig te stellen en te archiveren. Op dit moment voldoen Rijksorganisaties, op een uitzondering na, namelijk niet aan de Archiefwet, als het aankomt op het bewaren van gepubliceerde informatie op sociale media. Dit wordt namelijk niet altijd gedaan wanneer dat zou moeten. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed hamert er sinds 2012 op, dat het niet bewaren van gepubliceerde informatie op sociale media door Rijksorganisaties in strijd is met de Archiefwet. Deze voortdurende overtreding brengt een zwaarwegend belang mee om met spoed over te gaan tot het archiveren van sociale media content.

Veiligstellen is een onderdeel van archiveren; een eerste minimale vereiste voor het beschikbaar houden van informatie. Beschikbaarheid is een onderdeel van archiveren, net als vindbaarheid, leesbaarheid, interpreteerbaarheid, en betrouwbaarheid.

Maatregelen die bij veiligstellen horen kunnen bijvoorbeeld zijn: migratie van gegevens, back-ups maken, de authenticiteit van de informatie bewaken, metagegevens vastleggen.

Volgens artikel 68 uit de Grondwet hebben de ministers en staatssecretarissen een actieve inlichtingenplicht aan het parlement. Kamerleden kunnen daarnaast vragen stellen, waarna er een plicht rust op de ministers en staatssecretarissen om de gevraagde inlichtingen te geven. Deze plicht strekt zich ook uit tot documenten (in dit geval sociale media content). Het parlement kan zijn controletaak niet uitvoeren als het niet over de daarvoor noodzakelijke informatie beschikt.

De Wet open overheid (Woo, voorheen de Wob) dient het belang van een goede en democratische bestuursvoering en het recht op openbaarmaking van informatie. In de Woo staat dat ieder bestuursorgaan (in de zin van de Algemene wet bestuursrecht) verzocht kan worden om informatie uit documenten, die te maken hebben met bestuurlijke aangelegenheden, openbaar te maken. Een document wordt hierbij gedefinieerd als een schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat.

Wanneer sociale media gebruikt worden voor het uitvoeren van overheidstaken, valt dit onder de reikwijdte van de Woo. Als er een informatieverzoek binnenkomt, dient de content die op de sociale mediakanalen wordt gepubliceerd voor het uitvoeren van overheidstaken bij de rijksorganisaties beschikbaar te zijn voor openbaarmaking in de zin van de Woo. Dit geldt ook voor content van derden (denk in dit geval aan reacties van burgers onder een bericht) en privéberichten. Documenten die naar hun aard reeds publiek zijn, zoals bij openbare berichten op sociale media het geval is, hoeven echter bij een Wob-verzoek niet nogmaals openbaar te worden gemaakt.

Wanneer sociale media gebruikt worden voor het uitvoeren van overheidstaken, valt de daarop geplaatste informatie onder de reikwijdte van de Woo. De Woo op zichzelf verplicht overheidsorganisaties niet direct om informatie te bewaren. Bovendien hoeven documenten die publiekelijk zijn, zoals bij openbare berichten op sociale media, bij een informatieverzoek niet nogmaals openbaar te worden gemaakt. Een belangrijke aanvulling hierop is dat documenten die publiek waren en later zijn verwijderd, mogelijk weer openbaar gemaakt moeten worden op grond van de Woo. Dit kan ook bij sociale media het geval zijn. Berichten kunnen bijvoorbeeld verwijderd worden en het platform kan ophouden te bestaan.

Hoewel de Woo niet verplicht tot bewaren van ‘documenten’ moeten ze wel beschikbaar zijn als aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Daarom is het belangrijk dat sociale media worden gearchiveerd. Sociale media kunnen op een bepaald moment wel openbaar beschikbaar zijn. Dan hoeft het niet meegenomen te worden in een Wob-verzoek. Maar als het in de toekomst uit de lucht is, wat dan? Dan is het niet meer openbaar en komt de informatie in aanmerking voor informatieverzoeken.