Open door samenspel: stap voor stap kijken wat je waar kunt maken

Dankzij de Wet open overheid (Woo) heeft iedereen meer en gemakkelijker toegang tot overheidsinformatie. Maar dan moet de overheid de informatiehuishouding rijksbreed wel op orde hebben. Met het actieplan Open op Orde zijn daar sinds anderhalf jaar belangrijke stappen in gezet. Maar de aanpak moet breder. ‘Je kunt het niet alleen vanuit die informatiehuishouding aanvliegen. Het vergt een gezamenlijke aanpak vanuit de lijn.’

Hofvijver in Den Haag
Beeld: ©Rob Poelenjee / Mediatheek Rijksoverheid

Ook al is elk departement voortvarend aan de slag gegaan met eigen verbeterplannen vanuit het actieplan, toch is besloten het actieplan Open op Orde te integreren in het bredere programma Open Overheid, vertelt directeur Lucas Lombaers van het programma. ‘Dat besluit hebben we genomen omdat het een te strakke aanpak bleek. Het actieplan ging alleen uit van het informatievraagstuk. Het vraagstuk van een meer open overheid kun je echter niet alleen vanuit die informatiehuishouding aanvliegen. Het vergt een gezamenlijke aanpak vanuit de lijn, vanuit de informatiemensen, de juristen, het archief, de ict’ers en ambtelijk vakmanschap.’

‘Met Open Overheid en al die sporen eronder ontstaat er een veel meer geconsolideerde aanpak. Zo krijg je mensen mee,’ voegt Carel Meijer toe, plv. programmamanager Open Overheid/spoor Informatiehuishouding Rijk bij het CIO Rijk en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Optimisme

Dat de nadruk op technologie vaak zo groot is bij verbetering van informatiehuishouding, is niet geheel onlogisch. De afgelopen 20 jaar heerste de gedachte dat met technologie de informatiehuishouding wel op orde zou komen, aldus Lombaers. ‘We waren veel te optimistisch: als je maar een goed documentmanagementsysteem bouwt, wat de meeste ministeries hebben gedaan, dan zit daar die informatie in en ben je niet meer afhankelijk van mensen, was het idee. Maar we hebben in diezelfde periode enorme bezuinigingen gezien. Ieder jaar moest er weer zoveel percentage mensen af.’

Daardoor is die informatiehuishouding uiteindelijk achteruitgegaan, gaat hij verder. ‘We zitten nu op een kantelpunt. Uit onderzoek van adviesbureau Berenschot van 2 jaar geleden blijkt dat 70 procent van de ambtenaren informatie in de eigen informatiesystemen niet kan vinden. Dat maakt het ongemakkelijk wanneer een journalist belt. Daarom zijn we nu een nieuw fundamenteel spoor aan het starten, waarbij inhoud, ict en openbaarheid gelijk gaan lopen. We gaan er maar liefst 780 miljoen euro in investeren. Deze investeringen worden nu uitgewerkt in een soort roadmap. Wat heb je aan de technische kant nodig, maar ook: wat heb je aan experts nodig en aantallen mensen om die informatiefunctie weer te versterken op de ministeries?’

'De kwaliteit van de informatiehuishouding zit op een kantelpunt'

Pilots

De technische kant wordt later dit jaar verkend door vier ministeries in een pilot, waarbij ze gaan uitproberen of ze met de inzet van ict, waaronder de modernste sofware zoals AI, Woo-verzoeken beter kunnen organiseren, om ze sneller te kunnen beantwoorden. Lombaers: ‘Net als andere grote organisaties als banken en verzekeraars heb je te maken met een enorme legacy. Er staat bijvoorbeeld een architectuur, die je niet in een paar stappen hebt veranderd. Daarom hebben we het afgelopen jaar software ingekocht van de markt die in staat is informatie achter die verschillende systemen bij elkaar te brengen, te ordenen.’

Bij de vier pilots zal overkoepelend een set indicatoren worden gebruikt in een dashboard, vult Meijer aan. ‘Daarmee kun je zien wat werkt in welke pilot en hoe je het kunt opschalen. Wat is de doorlooptijd en welke processtappen zitten eronder? Zo kun je iteratief gaan bouwen. Door in de pilots gebruik te maken van voorlopers, krijg je draagvlak mee, en doe je veel meer learnings op dan dat je in een proeftuin zou krijgen. Daarom gaan we dus daadwerkelijk aan de slag bij vier departementen. Dat is dan niet meteen klaar, maar het geeft wel heel goed inzicht in wat werkt en wat je gaat uitrollen.’

Oude dogma’s

Aan een betere informatiehuishouding wordt al jaren gewerkt, maar tot nu toe ontbrak het samenspel, stelt Lombaers. ‘Informatiemensen, juristen, beleidsmedewerkers, vakmensen, ict’ers en lijnmanagers, iedereen was op zijn eigen vlak enorm actief bezig. Het is ook niet makkelijk met al die verschillende wetten die erop inspelen, zoals de AVG, de Woo, de Archiefwet, en de wet Hergebruik. Er is 20 jaar hard bezuinigd en heel erg vertrouwd dat de ict het wel oplost. We zoeken nu dus een nieuwe weg en proberen dat juist door met pilots vanuit de praktijk te voeden.’

‘Dat betekent ook opnieuw nadenken over oude dogma’s. Komt bijvoorbeeld een archief goed tot stand als iedere medewerker elke week een halfuurtje gaat archiveren? Jarenlang is het een soort selfservice geweest. Bouw je eigen archief. Nu moeten we constateren dat medewerkers de informatie niet meer kunnen vinden. Tegelijk zien we het aantal vragen groeien rond maatschappelijke vraagstukken vanuit de Tweede Kamer, bewindslieden en journalisten.’

'We moeten opnieuw nadenken over oude dogma's'

Lijndirecteuren

Vanuit de directies zou daar meer op gestuurd moeten worden. Maar beleidsdirecteuren voelen zich nog altijd niet verantwoordelijk voor de informatiehuishouding, zo bleek onlangs uit een rondetafelgesprek van directeuren over departementale dashboards. ‘Als lijndirecteuren niet sturen op het tijdig beantwoorden van Woo-verzoeken, dan lukt het niet,’ benadrukt Lombaers. ‘Ze moeten hiermee dus echt aan de slag. Daar kunnen de departementale dashboards bij helpen. Ook moet er een professionele staf zijn die hen zowel op juridisch als informatiegebied ondersteunt. Kortom, we moeten het deels opnieuw gaan organiseren. Als we dat niet goed doen, zie je dat meteen terug op de voorpagina’s in het chagrijn van de pers. Waarom duurt het allemaal zo lang voor wij onze informatie krijgen?’

Als stip aan de horizon hopen Lombaers en Meijer over 10 jaar een paradigmashift te hebben gerealiseerd in informatiehuishouding. ‘Nu worden archieven na twintig jaar opgebouwd en overgedragen naar het Nationaal Archief. Als er nu een verzoek komt om je te verantwoorden met informatie, dan is het eigenlijk altijd improviseren. Over 10 jaar hopen wij dat de archivering ter hand wordt genomen op het moment dat de informatie wordt aangemaakt. Als er vragen komen van medewerkers, pers of burgers is die informatie veel sneller te vinden. Het is een grote opgave. Per uur worden er 100.000 e-mails aangemaakt met enorm veel verschillende thema’s. We moeten dus een methode hebben om die hoeveelheid mails per uur te ordenen. Wat bewaard moet worden, moet in dossiers komen, alle kopietjes en niet-nuttige dingen kunnen weg. We gaan nu stap voor stap kijken wat we kunnen waarmaken.’

Uit: Vakblad Od