Veelgestelde vragen over openbaarmaking
Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen.
Actieve openbaarmaking houdt in dat de overheid uit eigen beweging informatie publiceert en voor iedereen toegankelijk maakt. Bij actieve openbaarmaking gaat aan de openbaarmaking dus geen verzoek vooraf vanuit de Kamer of vanuit de samenleving. Volgens de Wet open overheid (Woo) is de overheid verplicht zoveel mogelijk informatie actief openbaar te maken (art. 3.1 Woo), mits deze openbaarmaking een redelijk belang dient en dit zonder onevenredige inspanning of kosten redelijkerwijs mogelijk is. De actieve openbaarmaking van 17 specifieke informatiecategorieën (art. 3.3 Woo) wordt op termijn verplicht. Van deze categorieën worden er enkele ook nu al actief openbaar gemaakt. Ook beslisnota’s bij Kamerstukken worden op dit moment al actief openbaar gemaakt.
Het actief openbaar maken van documenten betekent een verandering in de levenscyclus van die documenten (van totstandkoming tot permanente bewaring dan wel vernietiging, op basis van een selectielijst). Wat deze verandering precies inhoudt zal verschillen per informatiesysteem, maar ook per informatiecategorie. Bijvoorbeeld, de Woo kent vijf categorieën die als geheel, zonder informatie te lakken, openbaar zullen worden gemaakt (art. 3.3, eerste lid Woo). Andere actief openbaar te maken documenten worden beoordeeld op uitzonderingsgronden. Dit beoordelen en lakken, en daarmee het creëren van een afzonderlijke publicatieversie van de documenten, zal dus moeten worden ingericht in de werkprocessen.
Het kan nodig zijn, de inrichting van processen en informatiesystemen opnieuw te doordenken en daarbij rekening te houden met zowel open by design als archiveren by design (zie ook de vraag Wat is open by design en wat is het verschil met ‘schrijven voor openbaarheid’?). Bijvoorbeeld, voor de verplicht openbare categorieën in art. 3.3 Woo geldt een maximale termijnen waarbinnen de informatie actief openbaar gemaakt moet worden. Het gaat hierbij in de meeste gevallen om een termijn van twee weken tussen vaststelling en openbaarmaking van het document (art. 3.3, vierde en vijfde lid Woo). Sommige organisaties verkennen daarom de mogelijkheden om het beoordelen en (voor-)lakken van een document al eerder in het creatieproces plaats te laten vinden (open by design), in plaats van pas na de vaststelling. Dit helpt om de openbaarmakingstermijn te halen.
De Wet open overheid (Woo) die op 1 mei 2022 in werking is getreden, verplicht overheidsorganisaties zo veel mogelijk informatie actief openbaar te maken, “indien dit zonder onevenredige inspanning of kosten redelijkerwijs mogelijk is” (art. 3.1 Woo). Het actief openbaar maken van 17 specifieke informatiecategorieën wordt op termijn verplicht (art. 3.3 Woo). Deze verplichting wordt de komende jaren gefaseerd, per categorie, ingevoerd. Het is nog niet bekend wanneer welke categorie openbaar moet worden. Dit wordt voor elke categorie vastgesteld door middel van een Koninklijk Besluit.
De 17 verplicht actief openbaar te maken categorieën zijn:
1. Wet- en regelgeving
2. Overige besluiten van algemene strekking
3. Ontwerpen van wetten, voorschriften en besluiten waarover extern advies is aangevraagd
4. Inzicht in de organisatie en werkwijze, waaronder de taken en bevoegdheden van de organisatieonderdelen
5. Bereikbaarheid van het bestuursorgaan en zijn organisatieonderdelen en de wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend
6. Kamerstukken (ingekomen stukken bedoeld voor behandeling in de Tweede Kamer)
7. Vergaderstukken en verslagen van de Kamers en de verenigde vergadering der Staten-Generaal en hun commissies
8. Vergaderstukken en verslagen van provinciale staten, gemeenteraden en algemene besturen van waterschappen
9. Agenda’s en besluitenlijsten van de vergaderingen van de ministerraad, gedeputeerde staten, colleges van burgemeester en wethouders en dagelijkse besturen van waterschappen
10. Adviezen
11. Convenanten
12. Jaarplannen en -verslagen
13. Verplichtingen tot verstrekking van subsidies, anders dan met een beschikking
14. Informatieverzoeken en verstrekte informatie
15. Ambtelijk of extern opgestelde onderzoeksrapporten
16. Beschikkingen
17. Schriftelijke oordelen in klachtprocedures
Daarnaast is het actief openbaar maken van beslisnota’s bij alle Kamerstukken verplicht, sinds 20 september 2022. Dit gebeurt niet op grond van de Woo, maar als een invulling van artikel 68 van de Grondwet. Dit wordt in de vraag hieronder verder uitgelegd.
Een beslisnota is een nota – of zijn meerdere nota’s – die de bewindspersoon heeft gebruikt voor de besluitvorming. In een beslisnota staat compact beschreven wat alle afwegingen zijn geweest die ten grondslag liggen aan bepaalde keuzes en/of hoe deze keuzes tot stand gekomen zijn. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een terugblik op contacten met derden bij de voorbereiding van een beleidswijziging waarover de Kamer wordt geïnformeerd. Ook de aantekeningen van een bewindspersoon bij de nota vormen onderdeel van deze besluitvorming en worden openbaar. Beslisnota’s kennen een aantal vaste kopjes: aanleiding, geadviseerd besluit, kernpunten, toelichting en informatie die niet openbaar gemaakt kan worden. Daarmee is een beslisnota een behulpzaam document om inzicht te krijgen in de totstandkoming van een besluit.
Om het parlement en de samenleving ook dit inzicht te geven, heeft het Kabinet besloten beslisnota’s openbaar te maken. Slechts informatie waarvan verstrekking aan het parlement in strijd zou zijn met het ‘belang van de staat’ wordt daarbij niet openbaar gemaakt. De Beleidslijn actieve openbaarmaking nota’s 2022 werkt dit ‘belang van de staat’ uit in een aantal aspecten. Deze worden gebruikt om aan te geven waarom bepaalde informatie in een beslisnota niet openbaar is gemaakt. Persoonlijke beleidsopvattingen vallen niet onder het belang van de staat en worden dus (geanonimiseerd) openbaar gemaakt. De verstrekking van nota’s aan het parlement op grond van de hiervoor genoemde beleidslijn valt buiten het kader van de Wet open overheid.
Beslisnota’s worden openbaar gemaakt door de publicatieversie (waarin de niet-openbare informatie is gelakt) aan te leveren met het Kamerstuk en aan rijksoverheid.nl. Dit proces staat beschreven in de Generieke werkinstructie beslisnota’s (beschikbaar op de samenwerkruimte Open Overheid). Daarnaast heeft elk departement een departementale instructie, die de wijze van aanleveren voor de eigen organisatie beschrijft.
Binnen de Rijksoverheid zijn tools beschikbaar die verschillende stappen in de behandeling van Woo-verzoeken ondersteunen:
Procesvolgsystemen bewaken het behandelproces en genereren data die inzicht kan geven in de status van Woo-verzoeken binnen dit proces. Die data kan gebruikt worden in een dashboard. Zo is bijvoorbeeld vast te stellen waar ze ergens in het proces langer blijven liggen. Met die informatie kan verderop in het proces worden bijgestuurd om toch de termijn te halen. En over de lange termijn kan worden geanalyseerd of en welke verbetermaatregelen nodig zijn.
Enterprise search-oplossingen als Zoek en Vind helpen medewerkers efficiënter te zoeken met één zoekvraag over alle aangesloten systemen. Voorwaarde is wel dat de medewerkers geautoriseerd zijn om door deze systemen te mogen zoeken. Ook kan enterprise search de gevonden documenten ontdubbelen en automatisch een (voorlopige) inventarislijst genereren.
Laksoftware ondersteunt het lakken van documenten, bijvoorbeeld door persoonsgegevens automatisch te identificeren. Zo volstaat een controle en hoeft de medewerker niet zelf alle persoonsgegevens in de tekst te vinden.
Veel laksoftware heeft daarnaast functionaliteit om het ontdubbelen en opschonen van de gevonden documenten te automatiseren. Bijvoorbeeld het exporteren naar een ‘hermetisch’ (onherstelbaar) gelakte, doorzoekbare PDF. Tot slot kan laksoftware de definitieve inventarislijst genereren, waarop ook eventuele niet openbaar gemaakte documenten staan.
Open by design en schrijven voor openbaarheid zijn twee termen die betrekking hebben op maatregelen die je aan het begin van de levenscyclus van een document kunt nemen om openbaarmaking (verderop in die cyclus) makkelijker te maken.
‘Schrijven voor openbaarheid’ houdt in dat de opsteller van een document, bij het schrijven van de tekst, rekening houdt met toekomstige openbaarmaking. Bijvoorbeeld: het document leesbaarder te maken voor een extern publiek door afkortingen de eerste keer voluit te schrijven. Maar ook door het onnodig vermelden van persoonsgegevens te vermijden; rekening te houden met digitale toegankelijkheid in de documentstructuur, tabellen en afbeeldingen; en af te stemmen met andere departementen wanneer hun standpunten in de tekst genoemd worden.
Open by design wil zeggen: het borgen van toekomstige openbaarmaking in (technische) hulpmiddelen en werkprocessen. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van een sjabloon dat niet-openbare informatie apart zet in het document en dat het document de juiste metadata meegeeft voor publicatie. Of door niet-openbare informatie al bij het opstellen van het document te markeren, al dan niet in een aparte publicatieversie.
Open by design en schrijven voor openbaarheid vullen elkaar aan; in praktijk heb je beide nodig om toekomstige openbaarmaking efficiënt in te regelen. Beslisnota’s zijn een voorbeeld van teksten die open by design worden opgesteld en die worden geschreven voor openbaarheid. Zie deze animatie en deze infographic voor meer informatie.
De beweging naar meer (actieve) openbaarmaking en een opener bestuurscultuur raakt alle medewerkers. Bij sommigen zorgt dit voor aarzelingen en dilemma’s, zeker in deze beginfase. Komt mijn informatie straks in het nieuws? Kan ik dit wel zo opschrijven? Wat als iedereen kan zien dat de minister mijn advies niet heeft opgevolgd? Het is belangrijk dat medewerkers zich de benodigde kennis en kunde eigen kunnen maken. En dat leidinggevenden hen ondersteunen bij eventuele dilemma’s, een open cultuur stimuleren, erop sturen en zelf het goede voorbeeld geven.
Om medewerkers en leidinggevenden meer kennis te geven over het onderwerp (actieve) openbaarmaking, heeft RDDI e-learnings ontwikkeld. Deze e-learnings worden aangeboden door de Rijksacademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid (RADIO). De e-learnings gaan ook in op de impact van actieve openbaarmaking op het werk van (beleids-)medewerkers en op de steun die leidinggevenden hierbij kunnen geven. Daarnaast is er een gesprekstool beschikbaar: een set kaarten met stellingen en vragen om binnen teams in gesprek te gaan over openbaarmaking en de dilemma’s daarbij. Voor leidinggevenden vanaf schaal 15 zijn er regelmatig masterclasses over Actieve openbaarmaking, in samenwerking met het Bureau Algemene Bestuursdienst. Deze bestaan uit een e-learning en een online of fysieke bijeenkomst. Tot slot biedt RDDI de training werken aan verandercapaciteit aan voor leidinggevenden. Deze training helpt leidinggevenden bij het vormgeven van gedragsverandering rondom informatiehuishouding en actieve openbaarmaking in hun teams.
Het document ‘de Wet open overheid in 40 vragen’ geeft veel informatie over de Woo.
Juridische informatie over de Woo is te vinden op de website van het Kenniscentrum voor Beleid en Regelgeving (registratie voor een account is verplicht).
De werkwijze voor het behandelen van Woo-verzoeken bij de Rijksoverheid staat beschreven in de Rijksbrede instructie voor het behandelen van Woo-verzoeken.
Meer informatie over het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) is te vinden op de website van KOOP (het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties), dat open.overheid.nl ontwikkelt.