Openbaar maken via de Woo-index
Eén centrale plek waar informatie van alle bestuursorganen vindbaar en doorzoekbaar is. Dat is een van de doelstellingen van de Wet open overheid (Woo). De Woo-index moet daarvoor zorgen. Bestuursorganen kunnen nu aansluiten op de Woo-index.
In de Woo-index moeten documenten die vallen onder een of meer informatiecategorieën vindbaar en doorzoekbaar zijn. Om dat mogelijk te maken noteren overheidsorganisaties de url’s van internetlocaties waar zij documenten openbaar maken in de Woo-index.
Om aan te sluiten op de Woo-index is het dus belangrijk dat overheidsorganisaties de betreffende documenten al op internet publiceren. Hoe dat werkt, leggen we uit in de video.
*Muziek speelt op de achtergrond*
Host: Een open en transparante overheid is belangrijk voor iedereen en het aan de overheid zelf om beter te functioneren. Daarom wordt zo veel mogelijk informatie actief openbaar gemaakt. Dit is vastgelegd in de Wet Open Overheid. Daarin staat wie verplicht zijn om bepaalde informatie actief openbaar te maken.
Maar wat houdt dat eigenlijk in? Actief openbaar maken? En wat moeten jullie daarvoor doen?
Actief openbaar maken betekent dat je ongevraagd bepaalde informatie voor iedereen toegankelijk en vindbaar maakt. Dat kun je bijvoorbeeld doen door de informatie op je website te publiceren. Dit geldt minimaal voor een bepaalde informatie, onderverdeeld in zeventien informatie categorieën. Maar het mag natuurlijk meer. Bijvoorbeeld omdat daar veel vraag naar is. We noemen dat open, tenzij.
Beeldtekst: Goed vindbaar.
Host: De wetgever vind het ook belangrijk dat informatie goed vindbaar is, zodat iemand niet door verschillende websites hoeft te zoeken naar bepaalde overheidsinformatie. Daarom is er nu de Woo-index.
Beeldtekst: Wat is de Woo-index?
Host: Om de documenten van jouw organisatie ook hier vindbaar te maken. Moeten de links naar de internet locaties opgevoerd worden. Kan iedereen dat doen? Nee. Om mis informatie te voorkomen kan alleen een redacteur die toegang heeft tot de WAO index links toevoegen.
Beeldtekst: Eisen.
Host: Het moet voor de Woo-index mogelijk zijn om de documenten in te lezen. De website waarop gepubliceerd wordt, moet daarom aan een aantal technische eisen voldoen. Check daarvoor open streepje over twee punten, nl slash WO strepen index en kijk samen met je leveranciers wat hiervoor nodig is.
Beeldtekst: Samenvatting. Even samengevat. Check of je website voldoet aan de publicatie standaarden. Zorg dat je een redacteur voor de WO index hebt aangewezen, publiceerde documenten en voeg de links toe aan de WAO index.
Beeldtekst: Begin vandaag. Host: Je kan dus vandaag al aan de slag gaan met het openbaar maken van informatie via de Woo-index. Daarmee geef je iedereen op één plek toegang tot de door jou openbaar gemaakte informatie.
Meer weten? Ga naar www.open-overheid.nl/woo-index.
*Muziek eindigt*
Beeldtekst: Werken aan een Open Overheid.
Hoe kunnen bestuursorganen aansluiten op de Woo-index?
Om aan te sluiten op de Woo-index hebben bestuursorganen een Woo- of ROO (Register van Overheids Organisaties)-redacteur nodig.
Meer informatie over aansluiten op de Woo-index
Wanneer moeten documenten actief openbaar gemaakt worden
Het is nog niet bekend wanneer welke categorie uiterlijk openbaar moet worden. De datum waarop de verplichting van het actief openbaar maken van een categorie in werking treedt, wordt bekend gemaakt in een Koninklijk Besluit. De volgorde van verplichtstelling wordt bepaald op basis van de ervaringen van organisaties met het openbaar maken van de categorie. Wat is de impact, welke aanpassingen aan bijvoorbeeld informatiesystemen en processen zijn er nodig? Voor categorieën met een grotere impact zal de verplichting later ingaan dan voor categorieën waarvoor de impact klein is.
Voordat het openbaar maken van een categorie verplicht wordt gesteld, doorloopt die categorie een proces van vijf fases:
- Startbesluit: eerst worden de vraagstukken die spelen bij openbaarmaking van een categorie in kaart gebracht Er wordt een werkgroep samengesteld van experts uit verschillende organisaties die onder de Woo vallen en die met die categorie te maken hebben.
- Onderzoek en voorbereiding: de werkgroep gaat aan de slag met het oplossen van de vraagstukken, het uitwerken van een concept-werkdefinitie en wijze van openbaar maken voor die categorie. Ook maakt de werkgroep hulpmiddelen bij die categorie, als daar behoefte aan is.
- Vaststelling werkdefinitie en wijze van openbaar maken: via een informele consultatieronde worden de concept-werkdefinities, wijze van openbaar maken en/of hulpmiddelen voorgelegd aan organisaties die onder de Woo vallen. Na de verwerking van deze feedback wordt een nieuwe conceptversie van de producten verder afgestemd en vastgesteld door de stuurgroep PLOOI.
- Ervaring opdoen: de vastgestelde werkdefinitie, wijze van openbaarmaking en/of hulpmiddelen worden op deze website geplaatst, zodat organisaties deze kunnen gebruiken om ervaring op te doen met het openbaar maken van de betreffende informatiecategorie. Zij kunnen hun ervaringen, vragen en andere feedback doorgeven in een van de digitale inloopspreekuren. Deze ervaringen en vragen worden meegenomen in het bepalen van de datum waarop de betreffende categorie verplicht actief openbaar wordt gemaakt.
Verplichtstelling: de uiteindelijke definitie en wijze van openbaar maken, aangepast op basis van de ervaringen uit fase 4, wordt vastgelegd in een ministeriële regeling. In een Koninklijk Besluit komt de datum te staan waarop het openbaar maken van de categorie, volgens de definitie en wijze beschreven in de ministeriële regeling, verplicht wordt gesteld.
Agenda
Heb je vragen over de werkdefinities van de informatiecategorieën of over het openbaar maken via de Woo-index? Regelmatig worden verschillende sessies georganiseerd waarin je vragen kunt stellen.