Een convenant, wat is dat eigenlijk?
Is een serie afspraken tussen bestuursorganen altijd een convenant? En hoe zit het met de openbaarmaking als de gevonden documenten volledig onder een uitzonderingsgrond vallen? De Wet open overheid schrijft voor (art. 3.3) dat bestuursorganen zeventien informatiecategorieën, op termijn, openbaar moeten maken. Wát precies onder deze informatiecategorieën wordt verstaan, daar is de wet alleen niet altijd even duidelijk in. Daarom worden de definities nu uitgewerkt. Carina Jacobi, senior beleidsmedewerker bij Programma Open Overheid, legt uit wat daarbij komt kijken.
Programma Open Overheid en het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) zijn begonnen aan de uitwerking van alle informatiecategorieën. In april zijn de werkgroepen van de eerste informatiecategorieën gestart: Woo-verzoeken en -besluiten, convenanten, vergaderstukken en organisatie- en bereikbaarheidsgegevens. In juni volgde een informele consultatieronde voor deze informatiecategorieën. Tot 30 juni kon er feedback worden gegeven op een conceptversie van de uitgewerkte definitie van elke categorie.
Waarom hebben jullie voor deze categorieën gekozen?
“We hebben, in overleg met de betrokken bestuursorganen, de categorieën beoordeeld op drie punten: hoe makkelijk is het (technisch en organisatorisch) om een bepaalde categorie openbaar te maken, hoe relevant is openbaarmaking van die categorie voor de samenleving en in hoeverre wordt de categorie op dit moment al openbaar gemaakt. Zo zijn organisatie en bereikbaarheidsgegevens relatief eenvoudig om openbaar te maken en zijn Woo-verzoeken- en besluiten maatschappelijk heel relevant. We wilden in deze eerste groep (tranche) categorieën ook een ‘moeilijke’ categorie waar nog veel onduidelijkheid over is. Daarom hebben we nu ook de convenanten meegepakt.”
De definities worden in werkgroepen uitgewerkt. Hoe zijn deze werkgroepen samengesteld?
“Via ons eigen netwerk en de VNG, die een groot netwerk hebben van gemeenten, hebben we mensen opgeroepen om mee te denken over de eerste categorieën. Daar hebben we veel reacties op gekregen. Iedere werkgroep bestaat uit acht tot tien personen, waarbij we gelet hebben op voldoende ervaring met de betreffende categorie. Want om te bepalen wat we onder een bepaalde categorie verstaan heb je ervaringen uit de praktijk nodig.
Iedere werkgroep heeft een mix van projectleiders die zich bezighouden met de implementatie van open overheid en mensen die inhoudelijk bezig zijn met een informatiecategorie. Dat betekent voor de werkgroep convenanten dat er veel juristen in zitten. Bijvoorbeeld van het interdepartementaal convenantenoverleg, dus de experts die binnen een departement adviseren over het afsluiten van convenanten en niet zo zeer met openbaarmaking bezig zijn. En bij Woo-verzoeken en – besluiten zie je veel Woo-coördinatoren, zij die daadwerkelijk Woo-verzoeken afhandelen.
Voor de categorie vergaderstukken nam de VNG het voortouw en zijn veel mensen van gemeenten en waterschappen betrokken. Voor die werkgroep is veel gecheckt bij gemeentegriffiers, want zij hebben veel te maken met ingekomen stukken en vergaderstukken. Zo hebben we ook veel externe kennis binnengehaald.”
Hoe wordt de uitwerking van een categorie aangepakt?
“Iedere categorie heeft andere vraagstukken. Bij convenanten ligt de focus erg op de definitie van een convenant. Om dat ook straks in de praktijk helder te krijgen, hebben we ook een hulpmiddel ontwikkeld. Deze is nog in concept, net als de definities, maar moet straks helpen om te bepalen of een document een convenant is volgens de Woo.
Bij Woo-verzoeken en -besluiten gaat het meer over wat je wel en niet openbaar maakt in verschillende situaties. Bijvoorbeeld als de afhandeling van een verzoek langer duurt dan verwacht, moet je de correspondentie daarover ook openbaar maken? Of hoe ga je om met stukken die later openbaar gemaakt worden? Zet je die bij de rest of moet je alles als geheel opnieuw publiceren? De uitwerking daarvan is dus veel praktischer en gaat meer over de processen dan over de definitie van een Woo-verzoek of -besluit.”
Er zijn 78 reacties binnengekomen op de conceptdefinities en hulpmiddelen? Hoe nu verder?
“Op de conceptdefinities zijn veel reacties binnen gekomen, met vaak meerdere vragen of opmerkingen per reactie. We gaan de reacties verwerken. De werkdefinities die daar uitkomen worden vastgesteld in de stuurgroep van ons programma. Hier zijn alle bestuurslagen in vertegenwoordigd, dus de ministeries, zbo’s en uitvoering, gemeenten, provincies en waterschappen. Zodra de werkdefinities zijn vastgesteld, gaan we erover communiceren naar de bestuursorganen en kunnen zij de werkdefinities gebruiken om hun eigen processen van openbaarmaking op te baseren. Dat zal vanaf het najaar zijn voor de eerste categorieën. Daarna volgt een periode van ervaring opdoen waar nog verbeterpunten uitkomen. Deze nemen we mee in de definitieve definities. Die worden verplicht als uitgangspunt voor actieve openbaarmaking van de 17 categorieën, zodra dat onderdeel van de Woo in werking treedt.”
Start werkgroepen volgende informatiecategorieën
De werkgroepen voor de volgende tranche van categorieën zijn inmiddels gestart. Omdat de informatiecategorieën ontwerpen van wet- en regelgeving met adviesaanvraag en adviezen nauw samenhangen, worden zij in één werkgroep opgepakt. De andere categorieën zijn onderzoeksrapporten, klachtoordelen en agenda’s en besluiten van bestuurscolleges. De verwachting is dat de conceptdefinities van deze informatiecategorieën dit najaar klaarliggen. Ook dan zal er weer een informele consultatieronde via KIA.pleio.nl plaatsvinden, waarbij iedereen feedback kan geven. Daarnaast worden voor de eerste categorieën ook aanvullende afspraken gemaakt over hóe ze openbaar gemaakt moeten worden. Hou dus onze KIA-groep in de gaten voor nieuwe conceptproducten en deze website voor de vastgestelde werkdefinities en hulpmiddelen.
Reageren kan niet meer, maar je kunt de conceptdefinities en opmerkingen nog wel bekijken op KIA.pleio.nl.