“Doe het gewoon en laat de angst niet regeren"

In maart 2022  is Wieneke Olthof begonnen als adviseur Wet open overheid en datasturing bij de gemeente Zevenaar. Sindsdien houdt ze de ontwikkelingen rondom openbaarmaking en de Woo-index nauwlettend in de gaten. “Zodra het kon, heb ik direct het Woo-redacteur account aangevraagd en bekeken wat alles precies inhoudt. Veel informatie die ingevuld moest worden was al beschikbaar, dus het was vooral een kwestie van knippen en plakken.”

Liep je ergens tegen aan bij de informatiecategorieën Organisatie en werkwijze en Bereikbaarheidsgegevens?

“Voor de informatiecategorie Organisatie en werkwijze moet je ook een organogram opvoeren. Het was mij niet duidelijk tot op welk detailniveau dat beschreven moet zijn. Ik dacht dat ik daar nog iets voor moest doen. Maar uit het wekelijkse overzicht van KOOP waarin staat of je als bestuursorgaan al voldoet aan de verplichting, werd duidelijk dat hetgeen wij hebben staan al voldoende is. Navraag leerde mij dat je gewoon moet publiceren wat je hebt en niet iets nieuws hoeft te maken."

Jullie publiceren ook al documenten uit de andere categorieën. Hoe pakken jullie dat aan?

"We hebben een grove inschatting gemaakt van de hoeveelheid documenten per categorie en pakken de publicatie nu per categorie op. We kijken eerst bij welke afdelingen de informatiecategorie ligt. Daarna gaan we in gesprek met de afdelingen over wat er allemaal moet gebeuren. Welke systemen moeten anders ingericht worden? Welke medewerkers moeten getraind worden voor bijvoorbeeld anonimiseersoftware? De afdelingen bepalen zelf wie de publicaties doet. Is dat een administratief medewerker of doet elke vakinhoudelijke ambtenaar dat zelf? "

Kun je een voorbeeld geven van een informatiecategorie waarbij jullie dit al hebben gedaan?

"De categorie Convenanten hebben wij al opgepakt omdat dit bij ons een kleinere stroom aan documenten is. Het is wel een hele ingewikkelde categorie. Hij kan bij alle afdelingen liggen en mensen hebben er niet vaak mee te maken. Dat maakt trainen op deze categorie moeilijker. Ook komen convenanten vaak van buitenaf. Deze convenanten voldoen vaak niet aan de eisen voor digitale toegankelijkheid. Bij de oude maar nog geldende convenanten heeft een werkteam geholpen en samen met de verantwoordelijke ambtenaren de documenten geanonimiseerd. Voor nieuwe convenanten hebben we een systeem ingericht met een sjabloon en een workflow erachter. In het sociaal domein heeft een administratief medewerker hierop een coördinerende rol."

Zijn alle documenten die jullie openbaar maken digitaal toegankelijk?

"Nee. Wij hebben ervoor gekozen de documenten eerst te publiceren en niet te wachten totdat deze digitaal toegankelijk zijn. De eisen voor digitale toegankelijkheid zijn zeer complex. Veel van onze systemen en sjablonen zijn daar nog niet op ingericht. Wij hebben in die zin een pragmatische aanpak. Een niet toegankelijk gepubliceerd document is nog steeds beter dan een niet-gepubliceerd document. Ondertussen zijn we intern bezig met de transformatie naar een digitale organisatie. Daarin krijgt ook digitale toegankelijkheid aandacht."

Welke tips heb je voor andere overheidsorganisaties?

"Begin gewoon en laat de angst niet regeren. Ik gun mensen dat ze niet verlamd raken door de complexiteit. Stap over de angst heen dat je niet voldoet aan de regeltjes."

Hulp nodig?

Is jouw organisatie nog niet zover? Bekijk de werkdefinities en de vernieuwde handreiking 'Actief openbaar maken doe je zo!'. Ook kun je aansluiten bij een van de digitale invulsessies of inloopspreekuren.