Volgens de Wet open overheid (Woo) moet elk bestuursorgaan een of meer contactpersonen aanwijzen bij wie burgers en organisaties terecht kunnen met vragen over overheidsinformatie (artikel 4.7). Maar welke rol of rollen moet deze Woo-contactpersoon zoal vervullen? Welke competenties zijn daarvoor nodig? En hoe zorg je ervoor dat de Woo-contactpersoon goed wordt ingebed en gepositioneerd in de organisatie? De profielomschrijving van de Woo-contactpersoon en het implementatieadvies geven daarvoor handvatten.
Wat is de Woo-contactpersoon?
De Woo-contactpersoon is het eerste aanspreekpunt voor burgers, journalisten en andere externe partijen die op zoek zijn naar overheidsinformatie. Als brug tussen burgers, bestuur en collega’s speelt de Woo-contactpersoon zo een centrale rol als uitvoerder van een transparante en responsieve overheid. Om invulling te geven aan deze rol, heeft BZK Open Overheid samen met RDDI en de werkgroep Woo-contactpersoon een profielomschrijving en implementatieadvies opgesteld.
Richtinggevend met ruimte voor maatwerk
De publicatie is bedoeld voor iedereen die binnen een overheidsorganisatie betrokken is bij de invulling en implementatie van de rol van Woo-contactpersoon, zoals HR-adviseurs, (Woo)-teamcoördinatoren en leidinggevenden. Samen geven de profielbeschrijving en het advies een richtinggevend kader met ruimte voor maatwerk, afgestemd op de structuur, cultuur en omvang van de eigen organisatie.
“De Woo-contactpersoon vervult een verbindende rol tussen verzoeker en organisatie. Door toegankelijk te zijn en duidelijkheid te bieden over het proces, draagt de contactpersoon bij aan vertrouwen en een soepele afhandeling van verzoeken.”
- Deelnemer werkgroep Woo-contactpersoon
Resultaten, gedragsindicatoren en competenties
De profielbeschrijving beschrijft welke resultaten, gedragsindicatoren en competenties verwacht worden van een Woo-contactpersoon: welke – benodigde en optionele – taken en activiteiten komen daarbij kijken, welke kennis en vaardigheden zijn daarvoor nodig en om welke houding en gedrag vraagt dat? Daarbij ligt de nadruk op het dienstverlenend aspect, het dejuridiseren van het proces en het bevorderen van transparantie.
Inbedding in de organisatie
Het implementatieadvies biedt vervolgens context en verdieping: hoe positioneer je de Woo-contactpersoon in de organisatie, hoe zorg je voor zichtbaarheid en hoe kun je de Woo-contactpersoon ondersteunen? Daarbij is het belangrijk dat elke organisatie zelf afweegt hoe de rol het beste kan worden ingevuld en belegd. Dit kan overigens bij één specifieke medewerker, bij meerdere medewerkers binnen een team of in combinatie met andere functies zoals die van Woo-coördinator of juridisch adviseur.
Leermiddelen
De profielbeschrijving en het implementatieadvies is het eerste hulpmiddel dat is ontwikkeld voor de Woo-contactpersoon. De werkgroep heeft ook de behoefte geuit aan verschillende leermiddelen. De eerste stappen voor een e-learning zijn, samen met het Leerhuis Informatiehuishouding, inmiddels gezet.
Lees de publicatie Woo-contactpersoon – profielomschrijving en implementatieadvies.