Verplichte actieve openbaarmaking: informatiecategorieën

De indeling van categorieën in tranches is tot stand gekomen in overleg met de stuurgroep van het programma PLOOI. In deze stuurgroep zijn verschillende typen overheidsorganisaties vertegenwoordigd – zoals gemeenten, zbo’s en ministeries. Categorieën die relatief simpel leken om openbaar te maken kregen prioriteit, bijvoorbeeld de categorie Bereikbaarheidsgegevens. Hetzelfde gold voor  categorieën die door veel organisaties nog niet openbaar werden gemaakt of waarvan de vindbaarheid kon worden verbeterd, bijvoorbeeld Convenanten. Ook is de indeling zo gekozen dat men voor de wijze van openbaarmaking van categorieën uit een latere tranche kan leren van die uit een eerdere tranche. Een voorbeeld daarvan is openbaarmaking in een overzicht. Dat kan bij klachtoordelen (tranche 2) en beschikkingen (tranche 3).

De volgorde van verplichtstelling wordt bepaald op basis van de ervaringen van organisaties met het openbaar maken van de categorie. Wat is de impact, welke aanpassingen aan bijvoorbeeld informatiesystemen en processen zijn er nodig? Deze volgorde is nog niet bepaald en volgt niet per se de indeling in tranches.

Dit is nog niet bepaald (zie de vorige vraag). Wanneer deze datum is vastgesteld voor een categorie, wordt deze actief en breed gecommuniceerd. Maar er is geen reden om te wachten op deze verplichting: de inspanningsverplichting om zo veel mogelijk informatie actief openbaar te maken geldt nu al.

De werkdefinitie voor elke categorie wordt uitgewerkt in een werkgroep van praktijkexperts, inhoudelijk experts en juridische experts. Ook wordt een informele consultatieronde gehouden op een conceptversie, en wordt soms gebruik gemaakt van een klankbordgroep. In al deze stappen kunnen vraagstukken naar boven komen waarvoor in de werkgroep en/of met andere geraadpleegde experts een oplossing wordt bedacht. Rond sommige categorieën, zoals convenanten en klachtoordelen, spelen veel vraagstukken, waardoor het gereed maken van de werkdefinitie meer tijd kost.

Nee. Maar de inspanningsverplichting om zo veel mogelijk informatie actief openbaar te maken geldt nu al (artikel 3.1 van de Woo). Ook is de Woo-index in gebruik. Je kunt dus nu al aan de slag om informatie actief openbaar te maken, ook met terugwerkende kracht.

Op de informatiecategorieën die al een vastgestelde werkdefinitie hebben en op de categorieën waarvan je verwacht dat openbaarmaking een grote impact op de organisatie zal hebben.  Bijvoorbeeld doordat veel medewerkers met die categorie te maken krijgen of doordat openbaarmaking een grote aanpassing in een informatiesysteem vereist.

De werkdefinitie helpt bij het concreet afbakenen van de informatie die ten minste openbaar gemaakt moet worden onder die categorie. Ook kun je voor die categorieën aansluiten bij de inloopspreekuren en vragen stellen waar je in de praktijk tegenaan loopt.

Daarnaast is het aan te bevelen om een impactanalyse uit te voeren op alle informatiecategorieën die binnen jouw organisatie voor kunnen komen. Daaruit kan blijken dat de openbaarmaking van een bepaalde categorie veel impact heeft, bijvoorbeeld doordat veel medewerkers met die categorie te maken krijgen of doordat openbaarmaking een grote aanpassing in een informatiesysteem vereist. Ga ook alvast aan de slag met die categorieën, om voldoende tijd te hebben voor de benodigde aanpassingen voordat de verplichting in werking treedt.

De verplichting tot actief openbaar maken van de 17 informatiecategorieën zit er hoe dan ook aan te komen. De inspanningsverplichting om actief openbaar te maken geldt nu ook al. Door nu met actieve openbaarmaking  aan de slag te gaan, kun je je praktijkervaringen nog inbrengen in de uitwerking en meedenken over oplossingen bij eventuele vraagstukken, bijvoorbeeld de precieze afbakening van een categorie of de eisen aan de wijze van openbaar maken. Daarmee kun je de uitvoerbaarheid voor jouw organisatie verbeteren. Met de verplichtstelling ligt de afbakening van een categorie en de wijze van openbaarmaking vast. Door af te wachten kun je hier geen invloed meer op hebben.

Veelgestelde vragen over aanluiting op en werken in de Woo-index vind je op KOOPoverheid.nl.

Een goede eerste stap in de voorbereiding op de verplichte actieve openbaarmaking, is een impactanalyse binnen de eigen organisatie. Over welke van de 17 informatiecategorieën beschikt de organisatie, en waar in de organisatie komen deze voor?  Bijvoorbeeld afdelingen, processen, informatiesystemen, welke functiegroepen werken ermee? De uitkomsten van zo’n analyse geven een goed beeld van de aanpassingen die nog gedaan moeten worden voordat actieve openbaarmaking ‘ingebouwd’ is in de werkwijze van de organisatie. Lukt het niet om een impactanalyse voor alle categorieën te doen, begin dan met de categorieën die al een vastgestelde werkdefinitie hebben en de categorieën waarvan je een grote impact verwacht. RDDI heeft een inventarisatiesheet ontwikkeld om je te helpen bij een impactanalyse. Deze is inmiddels verouderd, maar nog steeds bruikbaar.  Momenteel wordt gewerkt aan een actuele versie van de inventarisatiesheet en de bijbehorende instructie. Deze worden in in Q1 2024 verwacht.

Uiteraard kun je ook ‘gewoon’ beginnen met het openbaar maken van een informatiecategorie en het registreren van de URL naar die categorie in de Woo-index. Dit kan ook wanneer je nog geen platform hebt dat geschikt is voor het publiceren van álle categorieën. Bij categorieën zoals Jaarplannen en jaarverslagen en Organisatie en werkwijze gaat het niet om grote aantallen documenten. Door deze categorieën al openbaar te maken, kun je eventuele knelpunten nu signaleren en oplossen voordat je omvangrijkere categorieën openbaar maakt.

Zie ook de RDDI-handreiking Actief openbaar maken doe je zo! voor hulp bij het starten met actieve openbaarmaking. Deze handreiking wordt naar verwachting in de eerste helft van 2024 geactualiseerd.

Hierbij helpt het om eerst in kaart te hebben gebracht per categorie bij welke afdeling(en) deze voorkomt en welke functiegroep(en) met de categorie werken. Zorg ervoor dat actieve openbaarmaking wordt opgenomen in de werkinstructies voor deze afdelingen/functies en dat er hulpmiddelen beschikbaar zijn op een (digitale) plek die door de doelgroep vaak wordt bezocht. Ook een interne communicatiecampagne gericht op bewustwording kan hierbij helpen. Vanuit het Programma Open Overheid gaan hier ook communicatiemiddelen voor worden ontwikkeld.

De Woo stelt geen eisen aan de digitale toegankelijkheid van actief openbaar gemaakte documenten. Wel moeten deze documenten, voor zover mogelijk, machineleesbaar zijn. Digitale toegankelijkheid is al verplicht op grond van andere wetgeving.

Zie voor meer informatie: Wat is verplicht? | Digitoegankelijk

De website Een toegankelijke digitale overheid | Digitoegankelijk geeft meer informatie over de eisen rond digitale toegankelijkheid voor de overheid en over ondersteuning om aan deze eisen te voeldoen.

Deze website, open-overheid.nl, wordt op dit moment opnieuw ingericht zodat alle werkdefinities, handreikingen en andere hulpmiddelen rond actieve openbaarmaking hier op een overzichtelijke manier op te vinden zijn. De KIA-groep Informatiecategorieën Woo wordt gebruikt voor informele consultatierondes op een conceptversie van elke werkdefinitie of hulpmiddel en voor een terugkoppeling van wat gedaan is met de feedback. Vastgestelde versies zijn daar niet te vinden, die komen op open-overheid.nl.

Hoe de eigen website wordt ingericht en hoe de documenten daarop goed vindbaar worden gemaakt zijn keuzes die een bestuursorgaan zelf maakt. De Woo-index maakt het mogelijk dat gebruikers vanaf één plek (en in de toekomst met één zoekopdracht) bij alle bestuursorganen kunnen zoeken. Dat is waartoe de Woo verplicht. De Woo-index biedt ook overzicht omdat deze zich over alle bestuursorganen uitstrekt. 

Dit is nog niet bepaald (zie ook de andere vragen en antwoorden op deze pagina die gaan over het moment van inwerkingtreding). Zodra hier meer over bekend is, wordt dit aangevuld op deze site.

Voor veel categorieën geldt dat in zo’n geval een afweging gemaakt moet worden of het belang van openbaarmaking opweegt tegen de mogelijke gevolgen van openbaarmaking voor de burger of de ondernemer. Hierbij gaat het om de categorieën waar bijvoorbeeld persoonsgegevens of concurrentiegevoelige informatie in voor zou kunnen komen, zoals beschikkingen, Woo-besluiten en convenanten. Deze staan opgesomd in artikel 3.3, tweede lid van de Woo. Documenten in deze categorieën worden in sommige gevallen niet openbaar gemaakt of er wordt informatie in gelakt, omdat er andere belangen zwaarder wegen dan het belang van openbaarmaking. Bijvoorbeeld privacy. Sommige documenten, zoals beschikkingen over financiële bijstand aan een individu of over bijzondere persoonsgegevens, worden om die reden uitgezonderd van openbaarmaking. Deze staan benoemd in de tekst van de Woo, met uitleg in de memorie van toelichting.

Bij documenten die niet onder zo’n uitzondering vallen, maar waarbij betrokkenen zoals burgers en ondernemers wel bezwaar zouden kunnen hebben tegen openbaarmaking, moet je hen vóór openbaarmaking om een zienswijze vragen. Per categorie kan verschillen op welk moment je dit het beste kan doen en wat de gevolgen zijn voor de openbaarmakingstermijn. We nemen informatie over het uitvragen van zienswijzen op in de hulpmiddelen per categorie.

Voor alle zienswijzen geldt: als organisatie (bestuursorgaan) kun je besluiten een zienswijze niet over te nemen en de informatie toch openbaar te maken. In zo’n geval moet je dit mededelen aan de indiener van de zienswijze. Die mededeling is een besluit waartegen de indiener in bezwaar of beroep kan gaan.

De verplichte actieve openbaarmaking in art. 3.3 van de Woo is nog niet in werking getreden. Er zijn dus nog geen documenten die op grond van de Woo verplicht actief openbaar moeten worden gemaakt. Wel kan het zijn dat documenten die onder een van de 17 verplichte Woo-informatiecategorieën vallen, op dit moment al op grond van een andere wet actief openbaar moeten worden gemaakt. Dit geldt bijvoorbeeld voor wetten, voor veel jaarplannen en jaarverslagen, en binnen de Rijksoverheid voor extern opgestelde onderzoeksrapporten, voor convenanten en voor Woo-besluiten.

De Woo kent met artikel 3.1 ook een inspanningsverplichting. Die geldt op dit moment al. De inspanningsverplichting is niet specifiek gericht op bepaalde documenten, maar verplicht organisaties om zoveel mogelijk ‘open, tenzij.’ te werken. De informatiecategorieën uit artikel 3.3 worden op termijn in elk geval verplicht. Daarmee beginnen - vooruitlopend op de verplichting-  is een inspanning die volledig in lijn met de Woo is.

De categorie ‘Organisatie en werkwijze’ verplicht het openbaar maken van een beschrijving van de taken en bevoegdheden per organisatieonderdeel. Dit kun je in de vorm van een geannoteerd organogram openbaar maken (geannoteerd wil zeggen, met de taken en bevoegdheden bij elk organisatieonderdeel in het organogram), maar een tekstuele beschrijving mag ook. Het maken van een geannoteerd organogram is dus niet de enige mogelijkheid.

Digitale terinzagelegging houdt in dat documenten voor bepaalde tijd digitaal beschikbaar worden gesteld, zodat betrokkenen inspraak kunnen leveren. Het kan daarbij gaan om de ontwerpversie van een besluit (dus het besluit in concept) waar betrokkenen een zienswijze op kunnen geven. Of om de definitieve versie, waartegen betrokkenen in bezwaar of beroep kunnen gaan. Vaak moeten besluiten voor een periode van zes weken digitaal ter inzage worden gelegd. Zie voor meer informatie deze pagina van KOOP over digitale terinzagelegging.

Bij openbaarmaking op grond van de Woo gaat het om de vastgestelde versie van bepaalde documenten: ten minste de documenten die vallen onder de 17 informatiecategorieën in artikel 3.3. Dit betreft voor burgers relevante informatie. De openbaarmaking van deze informatie beoogt bij te dragen aan inzicht in de bestuursvoering en is onmisbaar voor democratische participatie en voor controle van het bestuur (zie de memorie van toelichting op de Woo, p. 14). Actief openbaar gemaakte informatie moet voor een langere periode openbaar blijven, om bij te dragen aan dit doel.

Bij de Woo gaat het dus om inzicht en controle achteraf, op vastgestelde versies. Is de versie die digitaal ter inzage is gelegd de vastgestelde versie, en is deze voor een langere periode online beschikbaar, dan hoef je deze niet nogmaals te publiceren voor de Woo. Zorg er wel voor dat het document via de Woo-index en de zoekfunctie vindbaar is. Dit geldt bijvoorbeeld voor documenten die in een decentraal blad ter inzage zijn gelegd. Is de ter inzage gelegde versie een ontwerp dat later nog is gewijzigd, en/of is het ter inzage gelegde document maar voor een korte periode online beschikbaar, publiceer dan de vastgestelde versie alsnog voor de Woo.

Een eerste stap is om in kaart te brengen waar in de organisatie deze documenten zich bevinden, en daarmee welke medewerkers het betreft. Vaak komen onderzoeksrapporten en convenanten op één plek terecht, bijvoorbeeld als vergaderstuk in een raadsvergadering, of voor ondertekening bij een directeur of andere hoge leidinggevende. Of wellicht is er een bepaalde afdeling of team vaak betrokken bij het opstellen van of adviseren over convenanten of onderzoeksrapporten. Voor extern opgestelde onderzoeksrapporten zal dit bijvoorbeeld een financiële afdeling zijn – deze afdeling zal de offerte voor het onderzoek verwerken en de factuur betalen. Ook kan de mandaatregeling van je organisatie helpen om in kaart te brengen wie in de organisatie gemandateerd is voor het geven van een opdracht tot het doen van een onderzoek of voor het tekenen van een convenant. Je kunt convenanten en onderzoeksrapporten ‘afvangen’ op zo’n centrale plek voor een bepaalde periode, om in kaart te brengen waar uit de organisatie ze allemaal vandaan komen. Zo breng je de doelgroep in kaart om /met een bewustwordings- of verandertraject te bereiken.

Zorg er ook voor dat hulpmiddelen en communicatiemiddelen terecht komen op een plek waar deze doelgroep vaak komt, bijvoorbeeld hun interne kennisbank of samenwerkruimte. Denk verder aan het opnemen van informatie over actieve openbaarmaking van deze categorieën in opleidings- en onboardingsprogramma’s voor nieuwe medewerkers en voor leidinggevenden.

Nee. Agenda’s maken onderdeel uit van de informatiecategorieën Vergaderstukken Staten-Generaal (2b), Vergaderstukken decentrale overheden (2c) en Agenda’s en besluitenlijsten bestuurscolleges (2d). Bij categorie 2b en 2c gaat het om de agenda die vooraf met de deelnemers aan het overleg is gedeeld, bij categorie 2d om de agenda zoals die eruit ziet vóór aanvang van de vergadering. Maak je gebruik van een dynamische agenda, maak dan ook de versie van de agenda op die momenten openbaar. Daarmee voldoe je wel aan dit onderdeel van de Woo.

Artikel 3.3a van de Woo geeft organisaties de mogelijkheid om klachtoordelen in een overzicht te bundelen, oftewel om vergelijkbare klachten over een organisatieonderdeel gegroepeerd weer te geven, indien ook het oordeel en de conclusies vergelijkbaar zijn. Daarbij moet dan duidelijk zijn om hoeveel oordelen het bij dat type klachten per maand gaat. Uit het overzicht kan dus worden afgeleid hoeveel klachten van een bepaald type er in een bepaalde maand bij een organisatieonderdeel tot een oordeel hebben geleid.

Ook in een overzicht zonder bundeling is het mogelijk om bij de omschrijving van de klacht gebruik te maken van vaste categorieën in plaats van een individuele omschrijving van elke klacht.

Let er in beide gevallen op dat de categorisering zodanig specifiek is dat  deze een buitenstaander een duidelijke indicatie geeft van de inhoud van de klacht. Een categorie als ‘overig’ is bijvoorbeeld niet voldoende.

Val je als organisatie onder de Woo (oftewel, ben je een bestuursorgaan of een organisatie die door de Woo gelijk gesteld wordt met een bestuursorgaan) dan kun je gebruik maken van de Woo-index. Wijs een persoon aan binnen je organisatie die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de Woo-index, de zogenaamde Woo-redacteur. Meld deze persoon aan als Woo-redacteur bij Logius/KOOP, de ontwikkel- en beheerorganisatie van de Woo-index. Dit kan met dit formulier van KOOP. Na registratie door KOOP ontvangt de Woo-redacteur een handleiding en kan de redacteur de Woo-index gaan invullen voor jouw organisatie.

Organisaties die al een redacteur hebben voor het Register van Overheidsorganisaties (ROO), kunnen deze ROO-redacteur ook de Woo-index bij laten houden. Een aparte Woo-redacteur is dan niet nodig (maar mag wel). Zbo’s en gemeenten hebben geen ROO-redacteur binnen de eigen organisatie, dus voor hen is dit niet mogelijk.

Nee. Ondertekenende afspraken binnen de Rijksoverheid zijn geen convenanten, omdat convenanten enkel gesloten kunnen worden tussen verschillende rechtspersonen. Organisaties van de Rijksoverheid maken deel uit van dezelfde rechtspersoon, de Staat der Nederlanden (de departementen, uitvoeringsorganisaties, zbo’s zonder eigen rechtspersoonlijkheid, en de adviescolleges en commissies die door de wetgever, het kabinet of een minister zijn ingesteld). Wanneer ondertekende afspraken tussen organisaties van de Rijksoverheid relevant kunnen zijn voor burgers, journalisten, wetenschappers of andere informatiezoekers, dan wordt het aanbevolen deze wel openbaar te maken.

Ja. Een convenant is een ondertekende set van afspraken. De termijn van maximaal twee weken begint pas te lopen op het moment dat deze ondertekening compleet is.  

Treedt een partij later toe tot een convenant, dan maak je die toetreding apart openbaar als addendum bij het oorspronkelijke convenant.

Eén van de samenwerkingsvormen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen betreft de ‘Regeling zonder meer’ (artikel 1 Wgr). Dit is een lichte vorm van samenwerking tussen overheden, waar delegeren en mandateren niet aan de orde is. Een Regeling zonder meer kan de vorm hebben van een convenant. Daarin wordt de intentie tot samenwerking geregeld, evenals het doel, de aard en de wijze waarop deze zal plaatsvinden. Dergelijke convenanten moeten actief openbaar worden gemaakt onder de Woo. Ze worden eveneens opgenomen in het GR (Gemeenschappelijke Regelingen)-register en bekendgemaakt in bijvoorbeeld een decentraal blad zoals een gemeenteblad of waterschapsblad.

Het gaat bij deze categorie om ontwerpversies van wet- en regelgeving. Doorgaans zal een juridische afdeling betrokken zijn bij het opstellen van deze documenten en/of bij de adviesaanvraag. Het kan geen kwaad om ook bij beleidsafdelingen een inventarisatie te doen naar documenten die vallen onder deze categorie.