Iedereen kan bij de overheid informatie opvragen via een Woo-verzoek. De overheid heeft dan 4 weken de tijd om de gevraagde informatie te verstrekken. Voor een groot of complex verzoek geldt een termijn van 6 weken. De versterkte informatie aan de verzoeker wordt ook openbaar gemaakt, uitzonderingen daargelaten (artikel 5.5 - 5.7 van de Wet open overheid).
Om de termijnen te halen en informatie tijdig aan te leveren, moeten organisaties een helder afhandelingsproces inrichten. Informatiebeheer op orde is daarvoor een randvoorwaarde. Sommige van onderstaande instrumenten ondersteunen deze afhandelingsprocessen. Ze helpen bijvoorbeeld relevante informatie in beeld te brengen of zorgen dat privacygevoelige informatie onleesbaar is.
Diensten en instrumenten over openbaar maken op verzoek
Onder ‘Instrumenten en diensten’ vind je verschillende tools die je organisatie helpen bij het op verzoek openbaar maken van documenten en bestanden. Op dit moment zijn de volgende instrumenten beschikbaar:
Applicaties
- Het inrichten van digitale werkomgeving kan met de applicatie Digidoc. De mappenstructuur van Digidoc bestaat uit een aantal niveaus: bedrijfstaken, bedrijfsprocessen, werkprocessen, dossiers, subdossiers en documenten. Organisaties kunnen met deze applicatie een eigen ‘Algemene Werkomgeving’ inrichten met specifieke keuzes en naamgeving voor de verschillende niveaus.
- Krijg je als organisatie een groot of complex Woo-verzoek? Dan kan de applicatie Zoek & Vind handig zijn. Deze applicatie maakt het mogelijk om door grote hoeveelheden documenten in verschillende applicaties en locaties te zoeken.
- Soms moeten documenten voor een deel onleesbaar gemaakt worden. Doc-Direkt biedt applicaties waarmee je geautomatiseerd informatie zwart kunt lakken.
Adviesdiensten
- Doc-Direkt heeft een adviesdienst. De adviseurs helpen overheidsorganisaties bij het inrichten van informatiebeheer, bij het vormgeven van het proces van openbaar maken en bij het zoeken naar relevante informatie.
- Op de website van het Nationaal Archief staat informatie over een goede informatiehuishouding en kennis van openbaarheidskwesties. Dit zijn randvoorwaarden voor openbaarmakingsprocessen.
- Je kan het Nationaal Archief ook vragen om advies in verbetertrajecten van de informatiehuishouding (link volgt).
Handreikingen en aanbevelingen
-
De quickstart ‘Schrijven voor openbaarheid’ is een handig hulpmiddel voor iedereen die bij de overheid werkt. Want in principe kunnen de stukken die jij schrijft openbaar gemaakt worden. Bovendien is het een van de uitgangspunten van ambtelijk vakmanschap: we werken vanuit verantwoording. En een waarde die hier nauw mee samenhangt is transparantie: we geven zicht in wat we doen, hoe we dat doen en waarom we dat doen. Onder meer door informatie actief en passief openbaar te maken. Hoe je dat doet? Dat vind je gemakkelijk terug in de quickstart!
-
In het kader van het Actieplan Open Overheid 2020-2022 van het ministerie van BZK, heeft het Instituut voor Maatschappelijke Innovatie (IMI) onderzoek gedaan naar beleidsintimiteit. Het daaruit voortvloeiende rapport ‘De toekomst van beleidsintimiteit’ verkent het dilemma tussen transparantie en vertrouwelijkheid in het openbaar bestuur en doet een aantal suggesties voor de toekomstige vormgeving van beleidsintimiteit bij de uitvoering van de Wet open overheid (Woo).
- De handreiking ‘Dilemmagesprekken. Als openbaarheid schuurt’ is vernieuwd. Het helpt om met collega’s helder te krijgen wat er speelt en op een ontspannen en behoedzame manier de volgende stap te kiezen. Er is een toelichting voor de deelnemer en één voor de gespreksleider. Voor deelnemers is er ook een werkblad ontwikkeld.
- Op de pagina veelgestelde vragen over openbaarmaking zijn antwoorden geformuleerd die veel mensen hebben over openbaarmaking op verzoek.
- De handreiking Woo-verzoeken sneller behandelen: maatregelen in de informatiehuishouding beschrijft voorbeelden en aanbevelingen om de informatiehuishouding achter de behandeling van Woo-verzoeken te verbeteren. Module 1 bevat maatregelen die het hele Woo-behandelproces raken; module 2 bevat maatregelen per stap in het Woo-proces.
- Een goede en tijdige afhandeling van Woo-verzoeken (voorheen: Wob-verzoeken) blijkt niet eenvoudig te zijn. In het rapport Verbeterpunten in de informatiehuishouding voor een tijdige en kwalitatief goede afhandeling van Wob-verzoeken staan succesvolle praktijkvoorbeelden uit 2020 en 2021.
Bekijk alle instrumenten en diensten over openbaar maken op verzoek.