"Met de werkomgeving van de toekomst wordt onze manier van werken transparanter en logischer"
Minder verschillende systemen. Minder mails. Makkelijker informatie uitwisselen met andere departementen. Het moet allemaal mogelijk worden met de ‘Werkomgeving van de Toekomst’ van het programma Beter Samen Werken. Hoe gaat dit er concreet uitzien? En welke voordelen gaat de nieuwe omgeving bieden? Magchiel van Meeteren is Chief Information Officer (CIO) bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) en voorzitter van de stuurgroep Beter Samen Werken. Tanja van Burgel is plaatsvervangend CIO bij het ministerie van Financiën en lid van de stuurgroep. Zij vertellen er meer over.
Interviewserie: de realisatie van de werkomgeving van de toekomst wordt voorbereid binnen het programma Beter Samen Werken. In dit programma werken de vier departementen: Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), Financiën, Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), SSC-ICT en de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding samen in een koplopersgroep. In drie dubbelinterviews vertellen de stuurgroepleden van dit programma meer over de aanleiding en aanpak. In elk interview zoomen we in op een ander onderwerp.
De Werkomgeving van de Toekomst. Wat wordt daar nu precies mee bedoeld?
Magchiel: ”De informatie waar we als overheid mee werken staat nu vaak op allerlei verschillende plekken: op netwerkschijven, in Document Management Systemen als DigiDoc Online en Marjolein, in mailboxen, WhatsApp-berichten… We moeten er elke keer gericht in zoeken en weten niet of we het daar ook gaan vinden. Daardoor zijn medewerkers elke dag veel tijd kwijt aan het zoeken naar informatie. We willen de informatieberg bij de overheid verkleinen en toegankelijk maken en tegelijkertijd zorgen voor meer transparantie. En daarmee bijdragen aan het herstel van het vertrouwen tussen overheid en de samenleving.”
Tanja: “Bij Financiën krijgen we regelmatig Woo-verzoeken die ook informatie raken van onze uitvoeringsorganisaties, zoals de dienst Toeslagen. Om die verzoeken goed af te handelen, moeten we verschillende bronnen raadplegen. Dat kost veel tijd en bemoeilijkt het verkrijgen van de juiste informatie op het juiste moment. Wat dit extra ingewikkeld maakt, is dat wij binnen Financiën werken met een andere werkomgeving dan bijvoorbeeld de Belastingdienst, Douane en Toeslagen. Dit onderstreept het belang van een goede eigen informatiehuishouding binnen het ministerie.”
Magchiel: “Bij de overheid zijn we al veel langer bezig om de grip op onze informatie te verhogen. Maar met bewustwording alleen ben je er niet. We hebben ook betere en gebruiksvriendelijkere systemen nodig. Daarom werken we binnen ons programma met vier departementen aan een betere ICT-ondersteuning, die potentieel voor de hele Rijksoverheid inzetbaar is, met betere koppelingen tussen de verschillende systemen. Een omgeving waarin het werken én samenwerken transparanter én logischer, dus intuïtiever wordt. Het maken van informatie, maar ook het zoeken, vinden, het beschikbaar stellen aan de samenleving en uiteindelijk archiveren ervan. Vanuit een overzichtelijk dashboard waar je je werkdag mee begint en met een goede zoekfunctionaliteit. Dat zie ik als de werkomgeving van de toekomst.”
Tanja: “Het werk moet daarbij niet alleen efficiënter worden, maar ook makkelijker, en misschien ook wel leuker. Belangrijke informatie opslaan in een DMS als DigiDoc Online wordt bijvoorbeeld vaak als een last ervaren. In de werkomgeving van de toekomst willen we dat meer gaan automatiseren. Zodat collega’s meer tijd over houden voor hun eigenlijke werk en op een prettige en gemakkelijke manier kunnen samenwerken.”
Magchiel: “Denk bijvoorbeeld ook aan metadata vullen, wat nu vaak als corvee wordt ervaren. Dat willen we meer gaan automatiseren. Daar wil ik wel nog bij opmerken dat bewust met informatie omgaan een wezenlijk onderdeel van ons werk blijft. Als het gaat over open overheid besteden we momenteel veel aandacht aan gedragsverandering. En ook dat blijft nodig.”
Hoe gaat die nieuwe werkomgeving er concreet uitzien?
Tanja: “Op 8 juli voeren we met een kleine groep medewerkers van Financiën, SZW, BZK en VWS een test uit om een eerste stap te zetten richting de werkomgeving van de toekomst. We onderzoeken hoe samenwerken eruit kan zien, en wat dat vraagt op het gebied van informatiehuishouding, gebruiksvriendelijkheid en beheer. We testen geen techniek, maar vooral functionaliteiten en hoe mensen samenwerken aan bijvoorbeeld een dossier of project."
Magchiel: “We voeren deze test uit met Microsoft Teams. Dit was oorspronkelijk de keus in het programma voor samenwerkingsfunctionaliteit. De afgelopen maanden krijgt het thema digitale autonomie steeds meer prioriteit binnen het programma, en met de incidenten rondom het ICC zien we de politieke en maatschappelijke discussie.. Daarom onderzoeken we, onder de noemer ‘open BSW’, serieus de mogelijkheden van alternatieve open source-oplossingen, waarmee we de digitale soevereiniteit van de Rijksoverheid beter kunnen borgen. Over deze keus gaan we met de ICBR in gesprek. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek zullen we later dit jaar een besluit nemen. Voor nu doen we ervaring op met bestaande tools, om gevoel te krijgen bij de gebruikerseisen en randvoorwaarden van een toekomstige werkomgeving. Die inzichten zijn waardevol, ongeacht het platform dat uiteindelijk gekozen wordt.
De werkomgeving van de toekomst gaat niet alleen over systemen, maar vooral over ‘grip op informatie’. Wat wordt daar precies mee bedoeld?
Magchiel: “We willen veel beter kunnen zien welke route bepaalde informatie heeft afgelegd. En alle informatie en communicatie rondom een dossier moet zodanig worden opgeslagen dat het in één keer bij elkaar te vinden is, van documenten tot mails en chats. Dat vraagt om een soort informatiecatalogus, waarin we van elk informatieobject continu de status weten.”
Tanja: “Denk bijvoorbeeld aan de status van een bepaalde beleidsnotitie. Daarbij is het niet alleen belangrijk wat de meest actuele versie is, maar ook hoe daarover politiek geadviseerd is. En wat bijvoorbeeld de bewaartermijn is. Dat moet als metadata bij het document bewaard kunnen worden. Zodat je gepresenteerd krijgt wat voor jou op dat moment relevant is, in plaats van dat je in de berg van 25 verschillende versies moet gaan lopen zoeken.”
Magchiel: “En hoe beter wij ambtenaren kunnen faciliteren, hoe beter we ook de rechtstaat en maatschappij kunnen dienen. Ik zie kansen om informatie straks sneller en makkelijker actief openbaar te maken voor de maatschappij. De inwoners van Nederland zouden daarmee uiteindelijk gewoon een plek in de informatiestroom kunnen krijgen, waarbij toegang tot bepaalde informatie een onderdeel is van de afhandeling van een dossier.”
Hebben jullie het idee dat ambtenaren zitten te wachten op de werkomgeving van de toekomst? En hoe lang moeten ze nog geduld hebben?
Tanja: “Bij de vier kopdepartementen die deelnemen aan de test is de behoefte er zeker. Ook zij willen meer grip krijgen op alles wat ze doen; beter samenwerken, beter versiebeheer en sneller de juiste informatie vinden. We zijn wel bezig met een verwachtingsmanagement. Hier gaat gewoon echt wat tijd in zitten. Zeker de koppeling met de achterliggende systemen. Maar aan het eind van het jaar zal een grotere groep medewerkers er wel iets van gaan merken.”
Magchiel: “Ook ik merk dat veel ambtenaren wel op een andere manier willen werken, maar in de praktijk gehinderd worden door systemen. De oplossing die we hiervoor bieden zal zorgen voor meer duidelijkheid. Maar ook voor meer sturing. Met mailtjes met bijlagen moeten we dan bijvoorbeeld echt stoppen. Het wordt dus makkelijker, maar ook ánders.”
En wat motiveert jullie persoonlijk om daar vanuit de stuurgroep een bijdrage aan te leveren?
Magchiel: “Ik zie dat er al lang om dit vraagstuk heen wordt gelopen. Het is taai en complex, maar wel nodig. Ik vind het ook niet meer goed uitlegbaar dat de overheid allerlei verschillende oplossingen gebruikt voor processen die over departementen heen eigenlijk best aardig op elkaar lijken.”
Tanja: “Als Rijksoverheid horen we onze informatiehuishouding op orde te hebben. En interdepartementaal moeten we efficiënter gaan samenwerken en informatie delen. Vanuit de stuurgroep zetten we daar nieuwe stappen in. En hoop ik een bijdrage te kunnen leveren aan een transparantere overheid.”
In het volgende interview vertellen Ralf Krooshof (ministerie van SZW) en Wim Westland (ministerie van VWS) meer over de route naar de werkomgeving van de toekomst: hoe brengt samenwerking binnen en buiten het programma het doel dichterbij?