De overheid verzamelt steeds meer informatie, maar wie kan en mag daarbij? Voor de Rijksoverheid is nu het kader zoekprotocol opgesteld. Dit kader zoekprotocol gaat over veilig en efficiënt zoeken in overheidsinformatie en legt vast hoe dat binnen de overheid moet gebeuren. Het kader protocol is in het Chief Information Officers (CIO)-beraad vastgesteld en daarmee verplicht geworden voor rijksorganisaties die op zoek gaan naar informatie.
Het Kader zoekprotocol wordt door rijksoverheidsorganisaties uitgewerkt en vastgelegd in een eigen zoekprotocol dat minimale eisen en regels voorschrijft om ambtenaren op een veilige, consistente en correcte manier te laten zoeken naar informatie die binnen de overheid is opgeslagen. Het legt vast wie toegang heeft tot welke informatie, onder welke voorwaarden gegevens mogen worden gezocht en gebruikt, en hoe daarbij rekening wordt gehouden met bestaande wet- en regelgeving. Denk aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en regels rond openbaarheid.
Meer transparantie en betere dienstverlening
Overheidsorganisaties ontvangen dagelijks verzoeken om overheidsinformatie, bijvoorbeeld via de Wet open overheid (Woo). Om zulke verzoeken zorgvuldig en binnen de wettelijke termijn af te handelen, moet informatie goed vindbaar zijn. In de praktijk staat informatie vaak verspreid over verschillende systemen. Een eigen zoekprotocol helpt medewerkers om gestructureerd en verantwoord te zoeken. Niet alle informatie mag zomaar worden opgevraagd of gedeeld. Het geeft richting over wat wel en niet mag. Daarmee beschermt het de privacy van betrokkenen en waarborgt het zowel de informatiebeveiliging als de wettelijke eisen.
Een goede informatiehuishouding betekent niet alleen dat documenten worden opgeslagen, maar ook dat ze, als het mag, terug te vinden zijn door collega’s. Het eigen zoekprotocol draagt bij aan meer transparantie en betere dienstverlening. Daarnaast vormt het bovenliggende kader zoekprotocol een standaard die rijksorganisaties helpt om samen hetzelfde uitgangspunt te hanteren bij het zoeken en vinden van informatie. Hierdoor verkleinen organisaties de kans op fouten en verbeteren zij de samenwerking.
Een stap vooruit
Met de opname van het kader zoekprotocol in het Kaderboek 2026 zet de overheid een belangrijke stap in het professioneel, veilig en transparant omgaan met digitale informatie. Het kader versterkt de informatiehuishouding: medewerkers weten hoe zij zorgvuldig moeten zoeken en kunnen hun keuzes beter onderbouwen. Doordat rijksorganisaties volgens dezelfde richtlijnen werken, wordt informatie beter vindbaar en veilig gebruikt. Het ondersteunt betere dienstverlening aan burgers én efficiënt werken binnen overheidsorganisaties.
Het kader zoekprotocol is bedoeld voor medewerkers bij ministeries, rijksdiensten en andere overheidsorganisaties die informatie zoeken, verwerken of openbaar maken. Lees het kader Zoekprotocol op de website van Informatiehuishouding.