De staatssecretaris van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Eric van der Burg heeft het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) op 3 juli 2026 om advies gevraagd. Dit advies moet gaan over de randvoorwaarden die nodig zijn voor de ontwikkeling van meer generieke voorzieningen.
De Rijksoverheid werkt aan verschillende generieke voorzieningen voor informatiebeheer, waaronder een chat- en e-mailarchiveringsdienst, geautomatiseerde laktooling, één zoekfunctionaliteit voor rijksambtenaren en een documentmanagementstelsel (DMS). Deze generieke voorzieningen moeten overheidsorganisaties helpen om bestaande wet- en regelgeving na te leven, zoals de Wet open overheid (Woo), de nieuwe Archiefwet en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Het uitgangspunt is dat deze voorzieningen hier in het ontwerp al rekening mee houden (by design).
Knelpunten in de praktijk
Bij de ontwikkeling van generieke voorzieningen kampen de leveranciers met verschillende eisen uit wet- en regelgeving en organisatiespecifieke wensen. In de praktijk is het daarom vaak niet mogelijk om alle afspraken over hoe lang overheidsinformatie moet worden bewaard of wanneer vernietigd goed na te leven. Daardoor wordt informatie niet of niet op tijd verwijderd, terwijl de hoeveelheid gegevens binnen de overheid juist snel groeit. Dit maakt goed informatiebeheer steeds lastiger en zet de uitvoering van de Woo en de nieuwe Archiefwet onder druk.
Advies over randvoorwaarden en kaders
Tegen deze achtergrond is het ACOI gevraagd om te adviseren over de randvoorwaarden voor de ontwikkeling van generieke voorzieningen. De adviesaanvraag richt zich onder meer op:
- de algemene eisen waaraan deze voorzieningen moeten voldoen;
- de kaders en afspraken die nodig zijn voor het beheren, bewaren en vernietigen van informatie;
- de vraag of één set rijksbrede afspraken hiervoor toereikend is;
- de bruikbaarheid van bestaande modellen, zoals die voor e-mail- en chatberichten en het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid;
- eventuele aanvullende kaders om beter te voldoen aan de Woo, de nieuwe Archiefwet en de AVG.
Het doel is om voorzieningen zo te ontwikkelen dat ze organisaties helpen de regels na te leven. Het advies van het ACOI wordt eind 2026 verwacht. De uitkomsten worden gebruikt bij de verdere ontwikkeling van generieke voorzieningen.