Informatie in e-mails moet net als andere informatie netjes veiliggesteld en bewaard worden. Kan AI ons daarbij helpen? Ja, dat kan, zo blijkt uit de geslaagde pilot die in opdracht van het programma Open Overheid is afgerond. De pilot liet zien dat geautomatiseerde ondersteuning van e-mailbeheer binnen de Rijksoverheid technisch haalbaar én juridisch verantwoord is. Maar de techniek is niet het belangrijkste aspect.
Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) voerde de pilot uit bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). Deze richtte zich op de rol van AI bij het automatisch classificeren van e-mails. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen berichten die direct betrekking hebben op werk of besluitvorming (functionele mails) en berichten zonder relevante zakelijke informatie (niet-functionele mails).
“Deze pilot biedt concrete aanknopingspunten en vervolgstappen binnen de rijksbrede verbetering van de informatiehuishouding.” – Jacqueline Rutjens, Directeur Open Overheid
Technisch haalbaar en juridisch verantwoord
De pilot is nu afgerond en heeft laten zien dat geautomatiseerde ondersteuning van e-mailbeheer binnen de Rijksoverheid technisch haalbaar en juridisch verantwoord is. Modellen halen daarbij een nauwkeurigheid van ongeveer 85% en zijn aantoonbaar betrouwbaar als het gaat om het maken van onderscheid tussen functionele en niet-functionele e-mails.
Automatische classificatie kan dus bijdragen aan het beheersbaar maken van e-mailvolumes en het verbeteren van de toegankelijkheid van overheidsinformatie. Tegelijkertijd maakt de pilot duidelijk dat succes niet primair wordt bepaald door de technologie. Datakwaliteit, duidelijke kaders en een zorgvuldige inrichting van de governance zijn hierin van veel grotere waarde.
Van experiment naar oplossing
De pilot automatische e-mailclassificatie krijgt een vervolg. We gaan verder aan de slag met het opschalen en professionaliseren van deze aanpak. Hierin is expliciet aandacht voor privacy, drempelwaarden en de rol van menselijke controle. Op die manier hebben we het niet langer over een experiment maar over een toepasbare en toekomstbestendige oplossing voor e-mailbeheer binnen de overheid.