De overheid maakt steeds meer documenten actief openbaar. Notities, vergaderverslagen, beslisdocumenten en soms zelfs interne mails vinden uiteindelijk hun weg naar de samenleving. Dat is goed voor de democratie, maar vraagt ook iets van de manier waarop ambtenaren schrijven. Om die bewustwording te vergroten startte het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) de campagne ‘In 7 stappen beter schrijven voor openbaarmaking’.
Brechje Schouwerwou, adviseur actieve openbaarmaking bij het programma Open Overheid.
Brechje Schouwerwou, adviseur actieve openbaarmaking, was nauw betrokken bij de campagne. “Openbaarmaking hoort bij het werk van een ambtenaar”, zegt Brechje. “Maar veel collega’s staan daar nog niet elke dag bij stil.”
Wat is schrijven voor openbaarmaking?
Volgens Brechje is schrijven voor openbaarmaking vooral: helder, zorgvuldig en toegankelijk formuleren. “Documenten worden steeds vaker openbaar. Via Woo-verzoeken, via de Tweede Kamer, of doordat we zelf meer actief openbaar maken”, legt ze uit. “Dan moet je voorkomen dat stukken vol jargon staan of dat ze niet leesbaar zijn voor mensen buiten je eigen afdeling.”
"Burgers en journalisten moeten kunnen zien welke afwegingen ambtenaren maken en waarom. Die informatie moet wel begrijpelijk zijn."
Leesbaar schrijven begint bij begrijpelijke taal, bij voorkeur op B1-niveau. Maar ook digitale toegankelijkheid speelt een grote rol. “Veel collega’s wisten bijvoorbeeld niet dat je een PDF met één druk op de knop machineleesbaar kunt maken. Of dat je tabellen anders moet opbouwen, zodat een screenreader de inhoud goed kan voorlezen. Dat soort kleine dingen kan echt een groot verschil maken.”
Daarnaast helpt zorgvuldig formuleren om later onnodig lakwerk te voorkomen. “In interne vergaderverslagen staan vaak namen of persoonlijke meningen van deelnemers. Als zo’n stuk openbaar moet, kost dat veel tijd om te redigeren. Door bijvoorbeeld te schrijven dat ‘een organisatie twijfels heeft bij een voorstel’, in plaats van een individuele medewerker te citeren, blijft de inhoud overeind én kan het document eenvoudiger openbaar worden.”
Kleine veranderingen, groot effect
De campagne ontstond vanuit de praktijk. Tijdens projecten waarin steeds meer verslagen openbaar werden gemaakt, zag Brechje hoe vaak documenten onbedoeld lastig leesbaar of ontoegankelijk bleken. “Veel verslagen zijn jarenlang alleen voor intern gebruik geschreven. Intern weet iedereen wat er dan bedoeld wordt, maar ook buitenstaanders moeten het kunnen begrijpen.”
Dat inzicht leidde tot de wens om kleine, praktische tips onder de aandacht te brengen. Niet als complexe training, maar als laagdrempelige campagne. De basis daarvoor lag in een bestaande e-learning van het Leerhuis Informatiehuishouding. De zeven stappen uit die e-learning vormden een logische kapstok.
De campagne: zichtbaar, speels en praktisch
Het 3D-model van het getal 7 bij het ministerie van BZK.
Zeven weken lang verscheen op elke verdieping van de BZK-torens op de Turfmarkt een opvallend 3D-model van het getal 7. Daarbij lagen kaartjes. Elke week kwam er nieuw kaartje met één van de 7 stappen bij. “Ik liep op woensdagmiddag met een doos vol kaartjes alle afdelingen af om de nieuwe stap toe te voegen”, vertelt Brechje. “Collega’s konden de kaartjes meenemen of sparen. Door die grote 7 kon je het eigenlijk niet missen.”
Ook weten wat die 7 stappen dan zijn? Bekijk dan de folder van de campagne en de kaartjes met praktische tips die te vinden waren bij het ministerie van BZK.
"Veel collega’s wisten bijvoorbeeld niet dat je een pdf met één druk op de knop machineleesbaar kunt maken."
De boodschap was bewust luchtig en uitnodigend. “We wilden laten zien: dit is helemaal niet ingewikkeld. Het zijn kleine handelingen die je even in je werk moet opnemen. Als je dat doet, maak je niet alleen je eigen werk makkelijker, maar zorg je ook voor betere, transparante informatie voor de samenleving.”
Duidelijk schrijven schept vertrouwen
“De meeste mensen vinden het heel logisch dat ze begrijpelijk moeten schrijven. Dat roept geen weerstand op. Maar omdat het onderwerp niet nieuw is en omdat mensen niet altijd weten hóé ze beter schrijven, voelen ze minder urgentie”, vertelt Brechje.
Daarnaast is er spanning rondom transparantie. “Beleidsmedewerkers willen zorgvuldig advies kunnen geven en zijn soms bang dat totale openheid dat moeilijk maakt. Maar in de praktijk zien we juist het tegenovergestelde: duidelijk opschrijven wat je bedoelt, maakt het makkelijker te laten zien wat je doet. Dingen in het midden laten of er vaag over doen, roept sneller wantrouwen op.”
Het is volgens haar vooral een cultuurverandering. “Transparantie vraagt soms dat je even over een drempel heen moet. Maar als stukken eenmaal openbaar zijn, zie je vaak dat mensen denken: zie je wel, het is helemaal niet zo spannend.”
Daarom doet het ertoe
Voor Brechje staat het belang van openbaarmaking vast: “Een gezonde democratie vraagt om een overheid die controleerbaar is. Burgers en journalisten moeten kunnen zien welke afwegingen ambtenaren maken en waarom. Die informatie moet wel begrijpelijk zijn.”
Maar als stukken eenmaal openbaar zijn, zie je vaak dat mensen denken: zie je wel, het is helemaal niet zo spannend.
Gericht schrijven voor openbaarmaking helpt niet alleen burgers, maar ook de overheid zelf. “Het maakt ons werk overzichtelijker. En het laat zien hoeveel zorg en expertise er in beleid en besluitvorming zit.”
Een stap vooruit
Of de campagne al meetbare resultaten oplevert, is lastig te zeggen. “Er worden enorm veel documenten gepubliceerd. Maar mensen herkennen de ‘7 stappen’ nu wél en vragen om meer workshops. Dat is winst”, zegt Brechje. De workshops die naast de campagne werden gegeven, bevestigden dat er veel behoefte was aan concrete tips. Vooral over digitale toegankelijkheid en metadata bleken veel collega’s nog vragen te hebben.
Voor Brechje was de kern van de boodschap eenvoudig: “Doe het gewoon. Het hoeft niet groot of spannend te zijn. Kleine stappen maken het verschil.”
Contact
Heb je een vraag over het opruimen, bewaren of delen van informatie? Over actieve openbaarmaking of openbaarmaking op verzoek (het afhandelen Woo-verzoeken)? Neem dan contact op met programma Transparant van BZK via programma.transparant@minbzk.nl.