Als een collega uit dienst gaat, is het belangrijk dat het werk terug te vinden is voor collega’s en opvolgers. Zorg er daarom voor dat vertrekkende collega’s hun werk compleet in het documentmanagementsysteem (DMS) en/of zaaksysteem opslaan. Het gaat hierbij om alle relevante informatie die in de mailbox, op de netwerkschijf en samenwerkruimten staat.
Reik hiervoor een checklist Offboarding aan, zoals bijvoorbeeld het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) of het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) heeft gemaakt. Deze kun je aanpassen aan je eigen organisatie.
Door informatie op de juiste plek op te slaan:
- is de informatie toegankelijk voor je collega’s;
- kan de organisatie verantwoording afleggen, bijvoorbeeld bij Woo-verzoeken.
Maak hierover afspraken met je collega’s. Controleer regelmatig of alle zakelijke informatie is opgeslagen in het DMS, zodat er vlak voor het vertrek geen achterstallig onderhoud is.
Voor leidinggevenden
Als leidinggevende ben je verantwoordelijkheid om het vertrek van de werknemer in goede banen te leiden. Bespreek tijdig samen wat er nog te doen is rondom het opslaan en opschonen van de digitale werkomgeving. Prettig voor de vertrekkende werknemer en handig straks voor jou en je team. Zorg ervoor dat alle gesprekken, taken en verantwoordelijkheden op tijd en zorgvuldig zijn afgerond. Gebruik eventueel een checklist om te bepalen wat er in het overdrachtsdossier moet staan, dit kan per organisatie verschillen.
Bekijk hier de tips van OCW (2025).