Bij de overheid worden er elke dag ontzettend veel e-mails verstuurd. Veel van die mailtjes kunnen, nadat ze gelezen zijn, linea recta de prullenbak in. Andere mails moeten juist goed bewaard worden. Hoe maak je dat onderscheid? Daar gaan we het deze maand over hebben. Begin met het kijken van onderstaande video.
Video e-mailarchivering
E-mails.
Binnen de Rijksoverheid worden er per dag ontzettend veel verstuurd.
Veel mensen vinden het lastig om hun e-mails op de juiste manier te bewaren.
Want, wat sla je nou op en wat niet?
Bovendien kost het nu veel tijd.
Hoe fijn zou het zijn als de techniek dit voor ons deed?
Helaas is het nog niet zover.
Tot die tijd blijft het mensenwerk.
Wél kunnen we het onszelf makkelijker maken, door simpelweg wat minder e-mails te versturen en duidelijke titels te gebruiken.
Archiveren gaat dan sneller en eenvoudiger.
Als leidinggevende kun jij het juiste voorbeeld geven, maar, dan moet je wel weten hoe de vork in de steel zit.
Daarom hebben wij een toolbox e-mailarchivering ontwikkeld met praktische handvatten, tips en instructies.
Ik zeg, doe inspiratie op en ga ermee aan de slag.
Goed, dat is weer genoeg voor nu.
Volgende week verder.
Tot Woensdag ZO-dag.
Aan de slag
Kleine stapjes, overzichtelijk en behapbaar. We hebben het aanbod van de hulpmiddelen over de maand verspreid. Elke week komen er nieuwe tools beschikbaar.
We beginnen rustig. Bekijk bovenstaande video en download de video over e-mailarchivering voor jouw organisatie. Download en lees dit bestuurdersbericht, zodat je weet wat de insteek is van deze maand.
Voor inspiratie kan je dit interview met eerdere deelnemer aan de training e-mailarchivering lezen.
De campagne voor e-mailarchivering bestaat uit een toolbox, een instructie op maat en een kaartspel om medewerkers binnen de Rijksoverheid handvatten en instructies te geven om e-mails actief aan dossiers en zaken toe te voegen. De toolbox bestaat uit tips, instructies, en andere instrumenten voor zowel medewerkers als leidinggevenden. Je kunt deze materialen downloaden en vrij gebruiken. Kies middelen die jou helpen de kennis van jezelf en je team op peil te krijgen. Je hoeft niet per se alle middelen te gebruiken.
Voor jou als leidinggevende
Algemene hulpmiddelen
- Tips en instructies: Slim omgaan met Outlook
- Tips en instructies: Een minder volle mailbox?
- Tips en instructies: Welke e-mails sla je op?
Maatwerk
De volgende documenten zijn op maat te maken voor jouw organisatie. Vraag aan je CIO-Office om deze organisatiebreed te bestellen via deze pagina over de campagne e-mailarchivering.
- Tips en instructies: E-mails opslaan (aanvraag per organisatie)
- Tips en instructies: Kleinere e-mails (link in plaats van bijlage) (aanvraag per organisatie)
Voor informatieprofessionals, leidinggevenden en Rijksmedewerkers is deze e-learning ‘Slim omgaan met je e-mail’ van het Leerhuis Informatiehuishouding beschikbaar (30 tot 45 minuten).
Kies een moment om het onderwerp e-mailarchivering te bespreken met je team. Neem bijvoorbeeld een van de stappenplannen door, of bespreek de infographics. Vraag tegen welke problemen mensen aanlopen.
Ook hebben we een checklist voor leidinggevenden én medewerkers om in een kwartier je mailbox op te ruimen. Verder hebben we een tekstvoorbeeld voor een artikel op jullie eigen intranet, foto’s om de posts te ondersteunen en narrowcasting slides in verschillende formats voor op jullie interne tv schermen.
De maand zit er alweer bijna op. Als het goed is, begrijpt iedereen nu welke mails je opslaat en welke niet. Dus tijd om te evalueren. Speel daarvoor deze quiz met vijf vragen over het onderwerp e-mailarchivering. Degene met de meeste juiste antwoorden wint… Een gesigneerde foto van Ysbrant! Ook hebben we twee varianten voor een PowerPoint-slide met simpele tips voor je gemaakt die je gerust elke week mag herhalen tijdens het teamoverleg.
Contact
Heb je vragen of behoefte aan meer informatie? Stuur dan een e-mail.