Bij de overheid wordt continu samengewerkt aan beleid, begrotingen en andere plannen. Het is dus belangrijk dat informatie makkelijk terug te vinden is. In de praktijk gaat het helaas nog weleens mis. Bestanden worden niet centraal opgeslagen, raken kwijt of krijgen een onduidelijke naam. Onhandig. Daarom staat deze maand in het teken van Samen Slim Opslaan. Nieuwsgierig? Begin met onderstaande video.
Video Samen Slim Opslaan
Wow...
Oké.
Ah, heb je het al gevonden?
Dit gezoek willen we juist voorkomen natuurlijk.
En ja, ik zou helpen maar...
...ah, kijk. Dankjewel.
Vergaderstukken, begrotingen, beleidsplannen.
Stuk voor stuk belangrijke documenten die zorgvuldig en centraal opgeslagen moeten worden.
Toch gaat het in de praktijk nog wel eens mis.
Mensen bewaren documenten op hun computer of in de mail.
Of maken telkens nieuwe versies van hetzelfde bestand.
Vaak met een onhandige naam.
Hierdoor zijn we gemiddeld meer dan een kwartier per dag bezig met het zoeken naar de juiste informatie of documenten.
Zonde!
Want als iedereen zijn zaken slim opslaat, is het voor anderen makkelijker snel te vinden.
Bovendien werken we zo samen aan een open overheid.
En slim opslaan is ook nog eens beter voor het milieu.
Minder digitale rommel kost minder energie.
Maar ik zie je denken. Waar begin ik en hoe?
Maak je geen zorgen.
De komende weken leer je daar samen met je team meer over.
Zo hebben we een kant en klare toolkit voor je gemaakt.
Ontwikkeld om met elkaar te ontdekken wat het beste werkt voor jullie.
Zonder ingewikkelde voorbereiding.
Dus hou de website in de gaten.
Je hoort van ons.
Tot Woensdag ZO-dag.
Lekker toch?
Aan de slag
Ook deze maand beginnen we rustig. Bekijk allereerst bovenstaande video en download de video over samen slim opslaan voor jouw organisatie. Misschien komt het je bekend voor…
Download en lees dit bestuurdersbericht, zodat je weet wat de insteek is van deze maand. Spoiler alert: we organiseren onder andere een webinar, meld je alvast aan via de website van KIA.
Zoek je meer inspiratie? Kijk deze webinars terug over duurzaamheid en samen slim opslaan: RADIO webinar: Denk na over je dataopslag! (00:57:18) en RADIO webinar: Ruim je digitale rommel op (01:00:34). Ideaal voor onderweg naar huis.
Week 2 staat in het teken van… Week 3! Want dan ga je met jouw mensen voor het eerst aan de slag met de toolkit over Samen Slim Opslaan. Gebruik deze week om je voor te bereiden. Download de instructie en bekijk alvast ter inspiratie het eerste werkblad. Lees het door zodat je weet wat je wachten staat en plan voor volgende week een moment in met je team. Gemiddeld duurt het een uur om het eerste werkblad te voltooien. Misschien tijdens je teamoverleg?
Voor jou als leidinggevende
Verdieping
Wil je meer weten over Samen Slim Opslaan? Bekijk dan deze korte video (1m:55s) over het onderwerp of luister naar deze aflevering van de podcast De veranderende rol van de informatieprofessional (44m:03s) met gasten Jay Galjus (RIVM) en Loes Kievitsbosch (Gedragsbureau Duwtje).
Herinnering
Heb jij je al ingeschreven voor het webinar over Samen Slim Opslaan? Aanmelden doe je via de website van KIA.
Vorige week heb je een inkijkje gekregen in het eerste werkblad. Nu kun je de gehele toolkit downloaden. Gebruik het eerste werkblad om te inventariseren wat er leeft bij je mensen. Wat gaat er goed? Wat kan er beter? Zet daarna een grove koers uit met stippen op de horizon en plan meteen een moment in om werkblad 2 en 3 door te nemen.
Heb je vragen of kun je wel wat hulp gebruiken bij het werken met de toolkit? Meld je dan aan voor de bijna maandelijkse online instructie Toolkit Samen Slim Opslaan, verzorgd door het Leerhuis Informatiehuishouding (1u:30m). De eerstvolgende online instructie vindt plaats op 19 mei.
Om intern aandacht te besteden aan het onderwerp Samen Slim Opslaan, vind je hier een voorbeeldartikel voor op het intranet, foto’s om posts mee te maken en narrowcasting slides in verschillende formats voor op de interne tv schermen bij jou op kantoor.
Week 4
De derde maand loopt bijna af. De eerste teamsessie zit erop en werkblad 1 is ingevuld!
Tijd voor de volgende stap: sessie 2 en 3. Plan ze in met je team en download werkblad 2 en 3 uit de toolkit om je voor te bereiden. Blik ook terug op sessie 1: wat heeft het opgeleverd en wat neem je mee naar de volgende sessies?
Online bijeenkomsten
Kun je wel wat hulp gebruiken bij het werken met de toolkit? Of wil je juist wat extra verdieping als je ergens tegenaan loopt? Sluit dan aan bij een van onderstaande online bijeenkomsten.
Op dinsdag 12 mei van 15.30 tot 16.30 uur is het webinar 'Samen Slim Opslaan: zo doe je dat in de praktijk'. Tijdens dit webinar neemt Mariëlle Slooff-Slieker je mee in het werken met de toolkit en krijg je praktische voorbeelden en handvatten om verder te komen. Als veranderkundige en auteur laat zij zien hoe je gedrag rond informatiehuishouding in beweging krijgt — niet alleen wat er moet veranderen, maar vooral hoe je collega’s daarin meeneemt. Nog niet aangemeld? Doe dat vandaag nog via de website van KIA.
Liever eerst de basis onder de knie krijgen? Bijna maandelijks organiseert het Leerhuis Informatiehuishouding de online instructie Toolkit Samen Slim Opslaan (1u:30m). Hierin word je op weg geholpen om met de toolkit aan de slag te gaan. De eerstvolgende instructie is op 19 mei.