Hoe zorgen we ervoor dat belangrijke informatie goed vindbaar blijft? En hoe maken we het werken met e-mail overzichtelijker voor iedereen? Deze maand staat e-mailarchivering opnieuw centraal.
Video e-mailarchivering (deel II)
Ja jongens, lekker.
Ik zou zeggen; die mag er helemaal uit van mij.
Als we dat bordje daar opzetten hebben we het mooi, netjes onder controle toch?
Hey, ik zie je denken. E-mailarchivering.
Die hebben we toch al gehad?! Klopt.
Hopelijk ziet jouw inbox er ondertussen uit zoals deze kast.
Alle belangrijke e-mails netjes gearchiveerd en niet zakelijke e-mails verwijderd.
Maar nu komt de echte uitdaging: ervoor zorgen dat iedereen dit ook volhoudt.
Daarom besteden we deze maand opnieuw aandacht aan het onderwerp.
En sorry als ik in herhaling val. Maar als leidinggevende speel je een sleutelrol.
Geef het goede voorbeeld als je e-mails verstuurt. Neem het voortouw als het om e-mailarchivering gaat en blijf oefenen met je team.
Met dat laatste gaan we je helpen, met dit gloednieuwe kaartspel. Het heet Opslaan!.
Het leert spelers herkennen wat voor e-mails je moet bewaren en welke je kunt weggooien.
Leuk en leerzaam.
Oké, dat was ‘m voor nu.
Volgende week meer.
Tot Woensdag ZO-dag.
Opslaan! Oké...
Hoezo? En wat heb je hier dan?
Aan de slag
Bekijk allereerst bovenstaande video en download de video van deze vijfde maand over e-mailarchivering voor jouw organisatie. Voor welke uitdagingen staan we met elkaar?
Benieuwd naar de insteek van deze maand? Download en lees het bestuurdersbericht. Hierin lees je waarom e-mailarchivering belangrijk is en welke stappen we samen zetten.
In week 3 ga je met jouw team het spel Opslaan! spelen. Zorg dat je CIO-office de toolbox op tijd voor je bestelt.
Voor inspiratie kan je dit interview met een van de koplopers op het gebied van e-mailarchivering lezen.
En ga je nu écht e-mails archiveren? Zet een playlist aan! Kies jouw genre en ga ervoor! Een paar nummers of de hele lijst. Zo wordt opschonen, opslaan en terugvinden van e-mails nét wat leuker. Alle kleine beetjes helpen.
Kies jouw favoriete genre:
Ook deze maand zetten we de hulpmiddelen voor e-mailarchivering weer voor je op een rij. Of je nu net begint of eerder al eens met de toolbox hebt gewerkt: er zitten handige materialen tussen voor medewerkers én leidinggevenden. In de toolbox vind je onder andere tips en instructies voor Outlook, handvatten voor het opslaan van e-mails, een presentatie voor leidinggevenden en een e-learning over slim omgaan met e-mail.
Voor jou als leidinggevende
Algemene hulpmiddelen
- Tips en instructies: Slim omgaan met Outlook
- Tips en instructies: Een minder volle mailbox?
- Tips en instructies: Welke e-mails sla je op?
Maatwerk
De volgende documenten zijn op maat te maken voor jouw organisatie. Vraag aan je CIO-Office om deze organisatiebreed te bestellen via deze pagina over de campagne e-mailarchivering.
- Tips en instructies: E-mails opslaan (aanvraag per organisatie)
- Tips en instructies: Kleinere e-mails (link in plaats van bijlage) (aanvraag per organisatie)
Voor informatieprofessionals, leidinggevenden en Rijksmedewerkers is deze e-learning ‘Slim omgaan met je e-mail’ van het Leerhuis Informatiehuishouding beschikbaar (30 tot 45 minuten).
Kies deze week een moment om samen met je team e-mails te archiveren.
Heb je nog wat extra hulp nodig? Gebruik hiervoor het werkblad en de bijbehorende instructies van gedragsbureau Duwtje. Met een paar eenvoudige stappen zorg je ervoor dat belangrijke informatie vindbaar blijft én je mailbox overzichtelijker wordt. Onderzoek samen welke knelpunten jullie ervaren en welke oplossingen mogelijk zijn. Wat kunnen jullie, binnen de beperkingen van de huidige systemen, verbeteren in de omgang met e-mail?
Speel het Opslaan!-spel
Speciaal voor deze maand ontwikkelden we het Opslaan!-spel. Op een leuke en interactieve manier oefen je het herkennen van e-mails die je moet bewaren én leer je waar je deze correct opslaat. Zo houd je niet alleen je mailbox op orde, maar zorg je ook dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt.
Herken jij als eerste de Opslaan!-kaarten wanneer ze op tafel verschijnen? En lukt het jou om de meeste punten te scoren? Daag je collega's uit en ontdek wie wint!
Ook hebben we een checklist voor leidinggevenden én medewerkers om in een kwartier je mailbox op te ruimen. Verder hebben we een tekstvoorbeeld voor een artikel op jullie eigen intranet, foto’s om de posts te ondersteunen en narrowcasting slides in verschillende formats voor op jullie interne tv schermen.
De maand zit er bijna op. Hopelijk heeft iedereen inmiddels een goed beeld van welke e-mails je bewaart, waar je deze opslaat en welke berichten je gerust kunt verwijderen. Maar e-mailbeheer stopt niet na één maand. Juist door ervaringen te delen en van elkaar te leren, wordt archiveren een vanzelfsprekend onderdeel van het dagelijkse werk.
We nodigen je uit lid te worden van de groep ‘Leidinggevenden’ op KIA en jouw ervaringen te delen. Zo helpen we elkaar verder en bouwen we samen aan beter informatiebeheer binnen de overheid.
Heb je nog vragen over de toolbox, e-mailarchivering of het toepassen van de materialen binnen jouw organisatie? Sluit dan aan bij het online Q&A-uurtje op maandag 13 juli van 15.00 tot 16.00 uur voor leidinggevenden, informatieprofessionals en communicatieadviseurs. Tijdens deze bijeenkomst neemt een deskundige je mee langs de belangrijkste inzichten en is er ruimte om vragen te stellen en ervaringen uit te wisselen. Wil je deelnemen? Stuur een e-mail naar salwa.hammoudi@minocw.nl en ontvang de Teams-link.