Om de informatiehuishouding op orde te krijgen, zijn zowel op de werkplek van medewerkers als in de grootschalige gegevenshuishouding verbeteringen nodig.
Om een echt bruikbare architectuur te ontwerpen, heeft de Regeringscommissaris informatiehuishouding aangegeven dat rekening gehouden moet worden met de specifieke functie die een organisatie(onderdeel) vervult.
Een onderdeel hiervan is een architectuur voor ‘De werkomgeving van de toekomst’, die medewerkers in alle typen werkprocessen, van beleid maken tot bedrijfsvoering, ondersteunt. Daarbij wordt niet meer uitgegaan van aparte applicaties voor document-management, mail en dergelijke, maar wordt voorzien in een integrale omgeving waarin aan een dossier wordt gewerkt en alle activiteiten worden ondersteund: communiceren, schrijven, registreren en archiveren.
Beter Samen Werken
De regeringscommissaris heeft aanbevelingen gedaan voor deze 'Werkomgeving van de toekomst', waarin de overheidsprofessionals in de eerste plaats moet worden geholpen bij het werk dat ze uitvoeren.
Niet langer een onoverzichtelijke brij aan gebruiksonvriendelijk systemen die ieder los van elkaar een taak vervullen, of het oneigenlijke gebruik van een mailbox of chatapp waarin veel bijlagen heen en weer gaan. Daarbij hoort de werkomgeving ervoor te zorgen dat de handelingen van de overheidsprofessional veel meer 'by-design' voldoen aan wetgeving in het kader van bijvoorbeeld archivering, openbaarheid, privacy en beveiliging. Zo ontzorgt het de professional en zorgt het voor de randvoorwaarden die nodig zijn om te voldoen aan gestelde wettelijke eisen.
Het programma Beter Samen Werken werkt voor een kopgroep van departementen aan een werkplek die geïntegreerde ondersteuning biedt voor onder andere het creëren, delen en bewaren van informatie. Daarmee worden goede stappen gezet, waarvan de onderstaande video een goed beeld geeft.