Eerste test van de Werkomgeving van de Toekomst
Stel je voor: je begint je werkdag en alles staat klaar. Je zoekt niet meer eindeloos naar documenten. Je ziet snel wat je moet doen. Je werkt makkelijk samen met collega’s, ook van andere ministeries. Dat is het idee achter de werkomgeving van de toekomst. Op 8 juli vond een belangrijke stap plaats in de ontwikkeling daarvan: een testdag met medewerkers van de vier ministeries in de kopgroep – De ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK), Financiën, Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en de stelselpartijen SSC-ICT en de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding.
Tijdens deze dag werkten deelnemers in teams aan twee opdrachten: het organiseren van een evenement en het opstellen van een Kamerbrief. Daarmee verkenden ze de mogelijkheden van samenwerken in één digitale omgeving, en ontdekten ze wat in de praktijk goed werkt – en wat beter kan.
“Het is fijn om in zo’n setting met elkaar te werken aan een opdracht die je in de praktijk ook kunt tegenkomen.”
In twee groepen gingen deelnemers aan de slag in de digitale testomgeving met herkenbare werkopdrachten. De ene groep organiseerde een feestdag voor de lancering van de Werkomgeving van de Toekomst, de andere schreef samen een Kamerbrief als reactie op een motie. Beide opdrachten vroegen om samenwerking, documentatie en communicatie in een gedeelde digitale omgeving: precies waar het bij Beter Samen Werken om draait. Een derde groep hield zich bezig met de informatiehuishouding. Werden aangemaakte documenten in de testomgeving wel op de juiste manier aangemaakt en opgeslagen in het document management systeem (DMS)? Dit alles met hulp van de collega’s van SSC-ICT die aanwezig waren voor de nodige technische ondersteuning.
Samenwerken in een digitale omgeving
Voor sommige deelnemers was het even wennen: werken in een nieuwe omgeving met nieuwe tools en applicaties. Al snel raakten de teams ingewerkt. “Vooral de ochtend was erg leerzaam,” vertelde een van de deelnemers ‘s middags. “Inmiddels gaat het samenwerken op deze manier al een stuk efficiënter.” Ook van de andere deelnemers kwamen veel positieve reacties over het samenwerken aan één onderwerp in deze eerste versie van de werkomgeving van de toekomst.
Op locatie of afstand: samenwerken kan altijd
Deelnemers zagen het voordeel van realtime samenwerken in hetzelfde document, maar ook de meerwaarde van videobellen en gedeelde notities. “Voor ingewikkelde vragen werkt beeldbellen toch beter, maar snel schakelen gaat prima via de chat.”
Alles op één plek
Whiteboards, documenten, mappen en planning waren voor iedereen tegelijkertijd toegankelijk. Dat werkte prettig, zolang je als team goede werkafspraken maakt. “Je moet echt afspreken hoe je samenwerkt in een document, anders werk je elkaar tegen.”
Informatiehuishouding: zicht op de achterkant
Informatieprofessionals van de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) richtten zich op de technische kant: metadata, bewaartermijnen en rechten. De digitale omgeving moet uiteindelijk voldoen aan de DUTO-eisen: informatie moet duurzaam toegankelijk blijven.
“De digitale omgeving moet voldoen aan DUTO: informatie moet vindbaar, leesbaar en betrouwbaar blijven.”
Tijdens het testen werden mogelijkheden ontdekt om de koppeling tussen de werkomgeving en de systemen te verbeteren. BSW is al bezig met deze verbeteringen om te zorgen dat de werkomgeving hierdoor nog beter zal aansluiten bij de wensen van de gebruikers.
Demo van open-source alternatieven
Gezien de politieke en maatschappelijke discussie rondom het thema soevereiniteit en digitale autonomie onderzoekt het programma BSW onder andere onder de noemer ‘Open BSW’ de mogelijkheden van alternatieve open source-oplossingen, waarmee we de digitale autonomie en soevereiniteit van de Rijksoverheid beter kunnen borgen. Om die reden kregen deelnemers na de lunch een korte demonstratie van het project Open BSW. Hierin werken overheden samen aan een leverancier-onafhankelijke, breed herbruikbare digitale werkplek. Deelnemers kregen onder andere Mijn Bureau te zien: een modulaire werkomgeving met open source-componenten van oplossingen zoals Nextcloud, OpenZaak en Collabora Online. De aanwezigen waren overwegend positief over MijnBureau al waren er uiteraard ook vragen over de gebruiksvriendelijkheid en in hoeverre de functionaliteiten overeenkomen met de manier waarop deze nu in MSTeams gebruikt worden.
Testen en leren
De testdag leverde waardevolle inzichten op. Tegelijkertijd samenwerken aan een Kamerbrief in één document werd als veel efficiënter ervaren dan heen-en-weer-mailen.
Deelnemers gaven ook aan dat behoefte is aan één centrale plek voor taken, zodat deze niet verspreid raken over mail, apps en andere systemen.
“Het was een mooi samenspel tussen praktijk en de technische werkelijkheid. Er is nog veel werk te doen, maar dit levert ontzettend waardevolle inzichten op.”