Uit de jaarlijkse analyse van de volwassenheidsmetingen informatiehuishouding van rijksorganisaties zijn nieuwe inzichten gekomen. Deze inzichten worden gedeeld met rijksorganisaties zodat zij kunnen komen tot gerichte volgende verbeterstappen.
De volwassenheid van de Informatiehuishouding blijft over de gehele linie groeien maar welke onderdelen goed op weg zijn en welke een stap extra blijkt pas na een grondige analyse. Er zijn kerndepartementen en kleinere, overzichtelijke onderdelen die hoger scoren dan grote uitvoeringsorganisaties of complexere onderdelen. Maar de analyse laat ook zien dat uitgaan van concernbrede gemiddelden kan verhullen waar de feitelijke opgave zit.
Deelname aan het Leerhuis Informatiehuishouding helpt bij de opgave
Uit de analyse blijkt over de hele linie dat er een positieve correlatie is tussen het gebruik maken van het aanbod van het Leerhuis Informatiehuishouding en de informatievolwassenheid van de informatieprofessionals, medewerkers en uiteindelijk de overall score van de informatiehuishouding van de organisatie.
Daarnaast is het hebben van een informatiebeheerplan als organisatie noodzakelijk voor een volwassen informatiehuishouding. Uit de analyse blijkt dat steeds meer organisaties daarover beschikken. Opvallend is de stijging van de kwaliteit van informatiesystemen. Er is meer geïnvesteerd in toepassingen voor de medewerker. Verder laat de kwantitatieve analyse zien dat er nog geen overtuigend verband is tussen de groei in volwassenheid en de verkorting van de termijn van afhandeling van Woo verzoeken. Andere factoren zoals een centrale aanpak van Woo verzoeken blijkt een belangrijkere verklaring.
Uitdagingen in realisatie generieke voorzieningen en het vinden van goede medewerkers
Uit de analyse blijken ook uitdagingen. Organisaties geven aan dat er sterke behoefte is aan generieke voorzieningen om de volwassenheid te kunnen behalen. De rijksbrede prioritaire voorzieningen voor chatarchivering , e-mail classificatie, geavanceerde Zoek en Vind en (een volledig geautomatiseerde) generieke Woo publicatievoorziening zijn echter nog volop in ontwikkeling vanwege o.a. de overheidsbrede digitale autonomie- en soevereiniteits-ontwikkelingen. Ook het vinden en behouden van deskundige medewerkers blijkt een uitdaging, vooral voor kleinere organisaties.
AI gaat helpen en betere sturing helpt nu al
Uit de analyse blijkt dat organisaties verwachten dat AI een belangrijke bijdrage gaat leveren aan de volwassenheid van de informatiehuishouding. Eén van de sterkste rode draden is dat governance, sturing en bewustwording sneller verbeteren dan de technische en procesmatige uitvoering. Kijkend naar de cijfers laten alle (4) actielijnen en de hoofddoelstelling ook in 2025 weer een stijging zien t.o.v. de vorige meting over 2024 en stijgt het overall gemiddelde daarmee naar 2,6. Ook in 2025 zijn er weer een groei in het aantal organisatieonderdelen binnen de Rijksoverheid die de score 3 hebben behaald.
Ieder jaar worden de resultaten van de volwassenheidsmetingen geanalyseerd op basis van beschikbare data en door middel van gesprekken met de indieners. Daarmee vormen de metingen input voor het Rijksbrede beleid en weten organisaties beter welke acties ze in gang kunnen zetten voor verbeteringen. Rijksbreed is afgesproken dat organisaties einde dit jaar (2026) gemiddeld een volwassenheidsniveau drie zullen scoren. De organisaties begonnen in 2021 op een gemiddeld volwassenheidniveau 1.
De metingen en de analyse helpen ons om gerichte acties te ondernemen ten behoeve van het realiseren van de ambities en doelstellingen van het Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding 2026-2030. Het programma Open Overheid eindigt in 2026 maar de opgave Open Overheid blijft.
Groei informatiehuishouding actielijnen 1-4
Op actielijn 1 is inzicht in benodigde capaciteit aanwezig, en goed opgeleide professionals worden als cruciaal gezien. Toch worstelen met name kleine organisaties met het creëren van KWIV-gebaseerde functies en het aantrekken van personeel, waardoor inhuur vaak noodzakelijk is. Trainingen van het Leerhuis IHH zijn beschikbaar, maar worden niet consistent benut. Er is een positieve correlatie tussen deelname aan deze trainingen en hogere scores op deze actielijn.
Actielijn 2 laat een lichte groei (+0,2) zien, mede dankzij verbeterd informatiebeheer via informatiebeheerplannen. Knelpunten zijn vertraagde oplevering van generieke voorzieningen (zoals Zoek en Vind2.0, e-mail- en chatarchivering) en technische belemmeringen bij overbrenging naar het Nationaal Archief. Website- en social media-archivering zijn wel grotendeels op orde.
Op actielijn 3 is eveneens een stijging (+0,2) zichtbaar, ondanks vertragingen in de oplevering van generieke IHH-voorzieningen. Organisaties kampen met gefragmenteerde, verouderde systemen en beperkte interoperabiliteit, wat goed informatiebeheer bemoeilijkt. By-design-principes en DUTO-eisen zijn nog onvoldoende geïmplementeerd, hoewel de bekendheid met DUTO toeneemt. Het BSW-traject voor een opvolger van DMS’en is eind 2025 stopgezet.
Actielijn 4 scoort het hoogst (2,9), maar groeit het minst (+0,1). Programmasturing is bij veel organisaties goed belegd, tot op managementniveau, en de overdracht naar de lijn is bij sommige al afgerond. Toch ontbreekt bij de meeste organisaties nog een volledige PDCA-cyclus voor IHH. Kleine organisaties integreren IHH vaak in breder jaarplannen, in plaats van een apart strategisch informatiebeheerplan. In 2026 zal de stap naar lijnsturing voor de meeste deelnemers (inclusief BZK) worden gezet, met als uitdaging het borgen van bereikte resultaten en managementaandacht.
Conclusie
De informatiehuishouding professionaliseert, maar de echte uitdaging ligt in de uitvoering. Het daadwerkelijk realiseren, borgen en uniformeren van IHH gebeurt in de dagelijkse praktijk. Dit vraagt om een scherpere sturing op uitvoeringskracht en generieke voorzieningen, aandacht voor concernverschillen (én focus op achterblijvende onderdelen), structurele borging in de lijnorganisatie en gebruik van nieuwe technologie. De ambitie voor 2026 (niveau 3) is haalbaar, maar vereist een versnelling en gerichte actie op de knelpunten.
Toekomst: van tijdelijke meting naar structurele kwaliteitszorg
Op 1 juli 2026 is een bijeenkomst georganiseerd om de volwassenheidsmeting voor 2026 voor te bereiden. Belangrijke conclusies: De meting blijft in 2026 ongewijzigd, maar er zijn aanbevelingen voor de uitvoering, zoals het werken met een gedeelde en expliciete scope en het organiseren als gezamenlijk kwaliteitsproces. Er wordt geïnvesteerd in een generieke set indicatoren, normen en een dashboard om de informatiehuishouding structureel te borgen.