E-mail archiveren

Overheidsmedewerkers versturen en ontvangen dagelijks ontelbare e-mails. Tussen al deze mailtjes kan belangrijke correspondentie zitten. Daarom moeten overheidsorganisaties deze e-mails goed en gestructureerd archiveren. Voor de Rijksoverheid is er nu één verplichte werkwijze. Zo kunnen we beter en eenvoudiger laten zien hoe beleid tot stand komt – uiteraard zonder de privacy uit het oog te verliezen. 

Deze methode gebruikt de overheid om e-mails te archiveren

De hele Rijksoverheid gaat werken met ‘automatische bulkopslag’. Dat houdt in dat alle zakelijke mails in alle mailboxen automatisch worden gearchiveerd. Daarmee voldoet het Rijk aan de Archiefwet, Wet open overheid (Woo) én de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). En maken we het medewerkers zo makkelijk mogelijk. 

Implementatiemanagers en programmamanagers bij de ministeries moeten hiermee als eerste aan de slag: er is aan de Tweede Kamer toegezegd automatische bulkopslag in te voeren vóór 31 december 2022. Voor andere rijksorganisaties geldt 31 december 2026 als deadline. Zij moeten dan volgens het 'pas toe of leg uit'-principe via automatische bulkopslag of een andere methode e-mailarchivering hebben geïmplementeerd.

Automatische bulkopslag is één van de methodes om e-mails te archiveren, en kan met andere methodes gecombineerd worden. De handreiking e-mail archiveren (Nationaal Archief) biedt een overzicht van mogelijke archiveringsmethodes met daarbij de voor- en nadelen.

Instrumenten en diensten over e-mailarchivering

Om ambtenaren en professionals zo goed mogelijk te helpen met de nieuwe archiveringsmethode voor e-mail vind je verschillende tools onder ‘Instrumenten en diensten’. Op dit moment zijn de volgende instrumenten beschikbaar:

  • De Handreiking bewaren van e-mail Rijksoverheid beschrijft de nieuwe werkwijze 'automatische bulkopslag' van de Rijksoverheid: alle relevante e-mails van ambtenaren worden bewaard voor een periode van tien jaar. Na die periode worden de e-mails óf vernietigd óf overgedragen aan het Nationaal Archief. In de handreiking lees je hoe dit precies werkt. 
  • In het Implementatieplan bij de handreiking staat hoe je deze werkwijze implementeert in je eigen organisatie. Dit gaat in verschillende fasen. Bij elke fase staat wat de belangrijkste aandachtsgebieden zijn en welke activiteiten je moet uitwerken, afstemmen en uitvoeren. 
  • Alleen met een vastgestelde ‘selectielijst’ mag je organisatie gearchiveerde e-mail na een bepaalde termijn vernietigen of naar het Nationaal Archief overbrengen. Om je te ondersteunen bij het opstellen van een selectielijst is er een Modelselectielijst automatischebewaarde e-mail, die je kunt aanpassen naar de specifieke situatie van jouw organisatie. In de toelichting staat hoe de selectielijst voor e-mail verschilt van andere selectielijsten en een verantwoording van de gemaakte keuzes.
  • Soms kunnen e-mails worden uitgezonderd van vernietiging. Dat wil zeggen dat ook deze e-mail blijvend bewaard wordt en op termijn overgebracht naar het Nationaal Archief. Je leest er meer over in het Informatieblad voor het uitzonderen van vernietiging van e-mail
  • Voor het archiveren moeten e-mails worden ‘veiliggesteld’: ze kunnen dan niet worden gewist of verwijderd. E-mails van medewerkers worden automatisch veiliggesteld als ze tien weken oud zijn. Daarvoor kan iedere medewerker e-mails uitzonderen, bijvoorbeeld omdat ze niet-functioneel en niet-werkgerelateerd zijn of bijzondere persoonsgegevens bevatten. Het Informatieblad voor het uitzonderen van veiligstelling van e-mail geeft hier meer informatie over. 
  • Een belangrijk onderdeel van e-mailarchivering is het technisch en functioneel inrichten van – zoveel mogelijk geautomatiseerde – systemen om de archivering te regelen. De interpretatie van de handreiking ondersteunt je daarbij en beschrijft de functionele en productonafhankelijke eisen en wensen. 
  • De e-mails die we in bulk archiveren, bevatten – mogelijk bijzondere – persoonsgegevens. Daarom is op de werkwijze voor e-mailarchivering die staat beschreven in de handreiking een Privacy Impact Assessment en een PAR uitgevoerd waarin de impact op de privacy van betrokkenen wordt beschreven.
  • Om gearchiveerde e-mailberichten doorzoekbaar te maken moet je organisatie een ‘regeling voor onderzoek in e-mail of bestanden’ vaststellen. Hiervoor kun je de Modelregeling voor onderzoek gebruiken en waar nodig aanpassen. 
  • Het Voorbeeldcommunicatieplan implementatie e-mailarchivering helpt bij het ontwikkelen van een strategie om de juiste mensen op een passende manier te informeren.
  • In de Handreiking e-mail archiveren (Nationaal Archief) staat een aantal archiveringsmethodes met daarbij de voor- en nadelen.

Bekijk alle instrumenten en diensten over e-mail archiveren.

Hulp nodig?

Heb je vragen of opmerkingen over e-mailarchivering of instrumenten en diensten op deze pagina? Neem contact met ons op.