Elke nieuwe collega verdient een goede inwerkperiode. Vanuit een open overheid vraagt zo'n onboarding in ieder geval aandacht voor het volgende.
Wat doe je?
- Ga ervan uit dat informatie in principe openbaar is, tenzij er een reden is om dat niet te doen. Alles wat je schrijft kan openbaar worden, bijvoorbeeld na een Woo-verzoek.
- Sla belangrijke informatie op, zodat besluitvormingsprocessen later te reconstrueren zijn. Vergeet daarbij de Samenwerkruimten niet.
- Werk altijd vanuit een Document Management Systeem (DMS).
- Houd mailboxen en netwerkschijven opgeruimd.
Waar let je op?
- App met beleid, maar niet over beleid.
- Een Woo-verzoek moet binnen 4-6 weken worden afgehandeld. Begin meteen met je onderzoek zodra je een verzoek ontvangt. Neem contact op met je leidinggevende als de termijn knelt.
Wat bespreek je?
- Bespreek dilemma’s over het openbaar maken van informatie met collega’s, blijf er niet alleen mee rondlopen.
Hulpmiddelen
Hieronder vind je handige hulpmiddelen om je nieuwe collega mee te geven.
- Met de introductieflyer ‘Wij doen ons werk ZO’ heb je in handig A5-formaat een mooie ingang voor een gesprek over informatie en openbaarmaking. Beschikbaar voor drukwerk of digitaal.
- Infographic/poster over het waarom: Sla overheidsinformatie op de juiste manier op
- De video ‘Bijdragen aan een open overheid' (2 minuten en 31 seconden) legt uit waarom het belangrijk is om goed om te gaan met informatie en waar je op moet letten.
- Op deze A4-poster staan praktische tips: ZO ga je goed om met overheidsinformatie.
- Inforgraphic 'App met beleid; niet over beleid', inclusief de Infographic ‘Moet ik een bericht opslaan?’
- Infographic ‘6 tips voor het zorgvuldig opruimen van je mailbox’, , inclusief de ‘Infographic Checklist e-mail’. Daarnaast is er de video 'Zorgvuldig omgaan met e-mail' (2 minuten en 9 seconden).
- In de e-learning Werken met overheidsinformatie (circa 30 minuten) maakt de rijksmedewerker kennis met de basisprincipes van overheidsinformatie.
- De manier waarop organisatie hiermee omgaan kan verschillen. Verzamel daarom de informatie die binnen jouw organisatie beschikbaar is op het Rijksportaal of ga in gesprek met informatieprofessionals.
- In de e-learning ‘Schrijven voor openbaarheid' leer leer je meer over jouw rol, praktische richtlijnen en dilemma’s die je kunt tegenkomen bij schrijven voor openbaarheid. De Quickstart (4 pagina’s) is een handig naslagdocument.
- In de e-learning 'Actieve openbaarmaking voor medewerkers', ontdek hoe jij kunt bijdragen aan een open en transparante overheid.
Tip(!)
Heb je binnen jouw organisatie (een van) deze initiatieven? Kijk dan hoe omgaan met informatie en informatie openbaar maken daarin al een plek hebben. Bijvoorbeeld in:
- een introductieboekje (eventueel digitaal)
- een introductieweek
- het intranet
Leven lang leren met het Leerhuis
Het op orde brengen of houden van informatiehuishouding is een continu proces. Het blijft dus ook na de onboarding een aandachtspunt. Laat de nieuwe medewerker kennismaken met het uitgebreide leeraanbod van het Leerhuis, zodra hij of zij is ingewerkt. Er staan allerlei interessante trainingen, e-learnings, webinars en podcasts klaar.